Ai sensi della regola 204 (d) della FSMA, le organizzazioni che producono, elaborano, imballano e conservano qualsiasi articolo presente nell'elenco FTL devono raccogliere e conservare i dati chiave (KDE) sugli eventi critici di tracciamento (CTE, critical tracking event) in quello che la FDA definisce il "farm-to-table continuum" (continuum dalla fattoria alla tavola). Questi CTE includono:
- Harvesting (raccolta): il processo di rimozione delle materie prime agricole (RAC, raw agricultural commodities) in un'azienda agricola o in una struttura simile in cui vengono coltivate, allevate o preparate.
- First land-based receiver (primo ricevitore a terra): una designazione assegnata alla prima persona o entità che entra in possesso di un prodotto alimentare ottenuto direttamente da un peschereccio.
- Cooling (raffreddamento): qualsiasi processo attivo per ridurre la temperatura dei RAC, incluso il raffreddamento sottovuoto o l'uso di ghiaccio (per prodotti alimentari non ittici), l'idroraffreddamento o il tradizionale condizionamento dell'aria.
- Initial packing (imballaggio iniziale): per gli alimenti non ottenuti da un peschereccio, il primo imballaggio di un RAC.
- Shipping (spedizione): un caposaldo della supply chain che rappresenta lo spostamento del cibo "da un luogo all'altro". Questo CTE include le spedizioni infragruppo ma non le vendite o le donazioni dirette al consumatore.
- Receiving (ricezione): un caposaldo della supply chain che indica l'arrivo di un prodotto alimentare in un altro luogo fisico dopo la spedizione. Questo CTE include le spedizioni infragruppo ma non le vendite o le donazioni dirette al consumatore.
- Transformation (trasformazione): la produzione, la lavorazione, la mescolanza, il reimballaggio o la rietichettatura di un prodotto alimentare finito che è nell'elenco FTL.
A tutti gli alimenti nell'elenco FTL deve essere assegnato un identificatore o descrittore alfanumerico univoco, chiamato "traceability lot code" (TLC), quando vengono inizialmente imballati come RAC, ricevuti direttamente da una nave di spedizione o trasformati in un alimento regolamentato. Gli alimenti nell'elenco FTL ricevuti da aziende esentate dalle norme FSMA della FDA devono ricevere un TLC anche dai destinatari che non sono ristoranti.
Per una tipica catena di alimentari di 15 negozi che riceve in media tre spedizioni a settimana, la National Grocers Association stima che ogni CTE potrebbe richiedere 117.000 punti dati all'anno.
La Food Traceability Final Rule della FDA richiede inoltre alle aziende agricole e ai ristoranti di stabilire un piano di tracciabilità. Per le aziende agricole e gli stabilimenti alimentari, i requisiti minimi di informazione in materia di tracciabilità comprendono:
- Una descrizione della modalità di conservazione dei record
- Una descrizione di come vengono identificati gli alimenti dell'elenco FTL
- Una descrizione della modalità di assegnazione dei codici TLC
- Un punto di contatto designato
- Una mappa delle aziende agricole dove vengono coltivati gli alimenti FTL
- Tutti gli aggiornamenti alla tracciabilità risalenti a due anni fa
Inoltre, ai sensi della Sezione 204(d) della FSMA, le organizzazioni sono tenute a conservare copie originali cartacee, elettroniche o autentiche dei piani di tracciabilità e di altra documentazione correlata.
Le aziende agricole e alimentari producono questi registri entro 24 ore dalla richiesta della FDA. Allo stesso modo, in caso di "epidemia, richiamo o altra minaccia per la salute pubblica", le organizzazioni devono produrre un foglio di calcolo elettronico ordinabile che contenga "informazioni pertinenti sulla tracciabilità" entro 24 ore dalla richiesta.
Sul suo sito web, la FDA fornisce una guida completa che illustra in dettaglio come le organizzazioni possono soddisfare le regole di tracciabilità degli alimenti e altri requisiti di conservazione dei registri ai sensi della regola FSMA 204 (d). L'agenzia offre anche un foglio di calcolo elettronico ordinabile da scaricare, che può aiutare le organizzazioni a sviluppare sistemi di tracciabilità conformi.