Fare chiarezza in un caos di dati: come Volkswagen Group Services ha portato le risorse umane a un livello superiore con IBM Planning Analytics
Volkswagen, una casa automobilistica leader a livello mondiale, opera in un settore altamente competitivo, in cui l'efficienza e l'innovazione sono fondamentali. Il suo fornitore di servizi interni, Volkswagen Group Services, conta 10.000 dipendenti e svolge un ruolo cruciale nell'intero Gruppo Volkswagen.
Tuttavia, il team HR di Volkswagen Group Services è rimasto bloccato e faticava a gestire e analizzare i dati HR. I cicli di rendicontazione erano lunghi e richiedevano molte risorse, e la mancanza di un sistema centralizzato per la gestione dei dati HR rappresentava un ostacolo importante, causando incoerenze nei dati e difficoltà nel prendere decisioni informate. Il team HR doveva cambiare marcia e trovare una soluzione robusta per automatizzare questi compiti, migliorare la qualità dei dati e fornire insight in tempo reale a supporto dei processi HR e del processo decisionale.
Ed è qui che è entrato in gioco IBM Planning Analytics, uno strumento potente in grado di aiutarli a rimettersi in carreggiata. Come afferma Alexander Beil, HR Controller di Volkswagen Group Services, "Avevamo bisogno di un sistema in grado di gestire tutte le nostre esigenze di dati HR, tra cui l'integrazione e il reporting dei dati".
Volkswagen Group Services ha scelto IBM Planning Analytics grazie a una raccomandazione del proprio dipartimento finanziario, che ha seguito la soluzione da otto anni. Christoph Hein, IBM Business Partner e consulente per Volkswagen Group Services, ha contribuito a implementare la soluzione, dalla prototipazione all'implementazione. Il risultato è stato un sistema su misura per le esigenze di Volkswagen Group Services, automatizzando i processi di reporting, fornendo un sistema consolidato per la gestione dei dati HR e facilitando l'analisi dei dati in tempo reale.
"Tutti coloro che hanno bisogno di lavorare con i dati delle risorse umane hanno accesso agli stessi set di dati, accurati e aggiornati. I manager possono personalizzare i report giornalieri e mensili in pochi secondi, con opzioni per scegliere filtri, modificare dimensioni e combinare metriche con un solo clic. Ad esempio, indirizzo, assenza e competenza. La soluzione si integra perfettamente con i sistemi esistenti, ed è supportata da controlli di qualità automatizzati che migliorano l'affidabilità dei dati". afferma Beil.
Oggi, più di 600 utenti in tutta l'organizzazione, inclusi team HR, manager e il consiglio aziendale, traggono beneficio dalla soluzione. IBM Planning Analytics ha potenziato la funzione HR con una singola fonte affidabile, il miglioramento della qualità dei dati e l'automazione delle attività di routine. La soluzione offre una visibilità completa sulle metriche e sui KPI della funzione HR provenienti da diverse fonti, oltre a moduli personalizzabili, permettendo ai manager di prendere decisioni più intelligenti sulla forza lavoro. "Nel modulo auditor, ad esempio, i team leader ricevono e-mail sui singoli dipendenti e possono pianificare una formazione specifica o consigliare risorse formative di conseguenza", spiega Beil. "Automatizzando i processi di routine, il team HR può dedicare più tempo a iniziative strategiche che supportano l'intera organizzazione," aggiunge.
Christoph Hein, ora Country Manager DACH presso Intito Group, riassume così l'impatto della soluzione: "Grazie all'eccezionale flessibilità e scalabilità di IBM Planning Analytics, Volkswagen Group Services è riuscita a fornire ai manager di tutti i livelli organizzativi un accesso sicuro, trasparente e tempestivo ai dati HR critici. Quella che era iniziata come una modesta implementazione per un piccolo gruppo di utenti si è ora evoluta in una soluzione a livello aziendale che supporta centinaia di manager nei processi decisionali quotidiani delle HR".
Grazie all’implementazione della soluzione, Volkswagen Group Services ha ottenuto significativi progressi nella produttività ed efficienza delle risorse umane. Come afferma Beil: “Con IBM Planning Analytics, abbiamo ridotto il tempo necessario per generare report mensili da 7 giorni a pochi secondi. La nostra produttività è aumentata dell’85%!”
I risultati principali includono:
- Dati HR accurati e aggiornati
- Accesso uniforme e controllato dai diritti ai dati delle risorse umane per 550 manager
- Calcoli HR automatizzati in un secondo su 10.000 dipendenti Con la nuova soluzione, il reporting può ora essere completato in pochi secondi e centinaia di utenti in tutta l’organizzazione beneficiano di un accesso rapido e affidabile a dati accurati sulla forza lavoro. “Con IBM Planning Analytics, Volkswagen Group Services ha creato una base di dati unificata e coerente.
Oggi, tutti gli utenti lavorano con gli stessi set di dati affidabili, garantendo allineamento e trasparenza”, aggiunge Beil. Spiega inoltre: “IBM Planning Analytics offre ai manager un accesso diretto e on-demand agli insight sulle HR, consentendo loro di prendere decisioni informate in modo più rapido ed efficace. La nostra soluzione personalizzata ha molto potenziale e può generare diversi tipi di report; gli utenti non devono fare altro che esplorare le possibilità,” afferma Beil.
Volkswagen Group Services ha costruito una base scalabile per l’analytics HR, una base che migliora l’efficienza oggi e posiziona l’organizzazione per l’innovazione futura. Con IBM Planning Analytics, hanno costruito una base di agilità, che ora va oltre la finanza e le risorse umane fino alle operazioni. Ci ricorda che quando le organizzazioni eliminano gli attriti dall’accesso ai dati e potenziano i team con un’automazione intelligente, creano spazio per il pensiero strategico, l’esecuzione più rapida e un impatto duraturo.
Volkswagen Group Services è un partner di servizi strategico del Gruppo Volkswagen, che fornisce servizi operativi personalizzati lungo l'intera catena del valore automobilistico, che si tratti di operazioni aziendali, tecnologia, supporto IT, servizi tecnici, servizi commerciali o logistica. Con circa 10.000 dipendenti, l'azienda offre soluzioni integrate che supportano il Gruppo Volkswagen e i suoi marchi in tutto il mondo.
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Gli esempi presentati sono solo illustrativi. I risultati effettivi variano in base alle configurazioni e alle condizioni del cliente e, pertanto, non è possibile fornire i risultati generalmente attesi.