Quando i robot aziendali fanno parte del team
Sicoob aumenta radicalmente l'efficienza dei processi con il software IBM Robotic Process Automation
Una filiale Sicoob

I robot tendono ad avere una cattiva reputazione, principalmente perché sostituiscono gli esseri umani. Ma questo non è il caso a System of Credit Unions of Brazil (Sicoob). Il più grande sistema di cooperative di credito del paese utilizza la tecnologia IBM Robotic Process Automation per costruire robot aziendali in grado di eseguire le attività di processo più banali e ripetitive, e i dipendenti non potrebbero essere più felici.

"La cultura della nostra organizzazione è che lavoriamo in team", spiega il dott. Everton Gomede, Head of Technology di Sicoob. "Io svolgo un'attività, un'altra persona svolge quella successiva e così via, e produciamo insieme. Ma c'è un limite al numero di attività che le persone possono svolgere in un giorno."

Molti processi di Sicoob, come quelli legati ai preventivi assicurativi, i prestiti sui salari e la registrazione dei clienti, prevedono un'enorme quantità di documenti e moduli e di immissione di dati. Ad esempio, fino a poco tempo fa, l'apertura di un conto cliente era un processo di due diligence che durava due giorni, in cui i dipendenti esaminavano e valutavano la legittimità di più moduli forniti dal cliente stesso. A seguire, inserivano manualmente i dati nel sistema ERP. Quando si verificavano errori, i dipendenti dovevano tornare indietro, perdendo altro tempo. Questa procedura si ripeteva per ogni richiesta di apertura di un conto, ovvero circa 150 volte al giorno.

"Quando le persone immettono dati tutto il giorno, la qualità dei dati ne risente", afferma il Dott. Gomede. "Gli esseri umani sono molto bravi a creare le cose, ma quando si tratta di ripetere compiti o attività più e più volte, non siamo molto bravi."

Anche garantire la conformità alle complesse normative sulla protezione dei dati rappresentava una sfida, perché gli errori possono esporre l’azienda al rischio di sanzioni e multe. "Era molto difficile garantire che tutte le attività venissero svolte nel rispetto delle regole di conformità", aggiunge il dottor Gomede.

Nel 2019, Sicoob ha lanciato un'iniziativa di Robotic Process Automation (RPA) volta a ridurre i tempi di consegna dei principali processi aziendali. Ma altrettanto importante era l'obiettivo di liberare i dipendenti da mansioni di poco valore, in modo che potessero impegnarsi e contribuire all'azienda in modo più significativo.

Risparmio di tempo

 

A seconda del processo aziendale, si può risparmiare fino all'80% di tempo

Riduzione dei costi

 

L’utilizzo dell’automazione offre un risparmio sui costi del 10% – 20%.

L'automazione riduce le perdite e i costi, non le persone. Dott. Everton Gomede Head of Technology System of Credit Unions of Brazil
Robot alla riscossa

Sicoob ha esaminato diverse soluzioni RPA prima di scegliere la tecnologia IBM Robotic Process Automation. A spiccare sono state l'integrazione e le solide funzionalità della soluzione, come le capacità di monitoraggio, il machine learning e l'archivio delle password, che supporta la privacy e aiuta a mitigare i casi di frode.

Il Dott. Gomede spiega: "Avevamo una serie di funzionalità specifiche che volevamo implementare con i nostri sistemi e ci è piaciuto ciò che abbiamo trovato nella soluzione RPA di IBM. La protezione delle password è ottima, perché possiamo impedire a utenti specifici di accedere a determinati software. Inoltre, utilizziamo la funzionalità di monitoraggio per raccogliere dati di registro e creare report per i manager in modo che possano vedere, ad esempio, quante attività sono state completate oggi o il mese scorso."

Il programma RPA è iniziato con un proof of concept (POC), per testare la soluzione e capire come la tecnologia avrebbe potuto influire sull'infrastruttura, sui processi aziendali e sulla forza lavoro dell'azienda. "A procedura conclusa, avevamo la sicurezza necessaria per andare avanti e creare bot diversi per problemi diversi", aggiunge il dott. Gomede.

I robot di Sicoob sono assistiti, cioè vengono attivati dai dipendenti e lavorano al loro fianco per completare attività specifiche in un processo, come l'inserimento di dati o le analisi. Molti robot supportano processi di due diligence intensiva in cui la raccolta, la verifica, la valutazione e l’analisi delle informazioni fornite dai clienti richiedono molto tempo.

Il primo robot, chiamato Eva e costruito nel 2020, si concentra sul rilevamento delle frodi. Oggi, altri 13 robot aziendali sono in produzione per supportare i seguenti processi:

  • Aggiornamento della registrazione: riceve ed esamina i documenti dei clienti e aggiorna le informazioni di registrazione in base alle richieste dei clienti.
  • Analisi dei limiti di credito: esegue analisi del credito sui moduli forniti dal cliente, inserisce i dati nel software ERP e aggiorna di conseguenza i limiti di credito.
  • Preventivi assicurativi: riceve le richieste dei clienti, accede ai siti web di varie compagnie assicurative, determina i prezzi e offre ai clienti l'opzione migliore.
  • Apertura di un conto corrente: gestisce il processo di apertura di un nuovo conto dall'inizio alla fine, ottenendo i documenti del cliente, analizzando la validità delle informazioni, inserendo i dati nel software ERP e fornendo un conto corrente pronto all'uso.
  • Convertitore di file: legge e converte i documenti in formati diversi specificati dai dipendenti dopo il caricamento dei documenti nel software del workflow.
  • Prestiti sui salari: ottiene e rivede i documenti dei clienti, inserisce i dati nel sistema ERP e genera una proposta di credito.
  • Modulo di registrazione: legge e valuta l'accuratezza dei documenti di registrazione.

Il dott. Gomede afferma che la chiave per integrare gli esseri umani con l'automazione digitale consiste nel coinvolgimento di tutte le aree dell'organizzazione. "L'IT partecipa, l'area aziendale fornisce le informazioni sui processi e le risorse umane definiscono i dipendenti a tempo pieno e quali competenze sono necessarie d'ora in poi, con la riprogettazione delle attività".

Avevamo una serie di funzionalità specifiche che volevamo implementare con i nostri sistemi e ci è piaciuto ciò che abbiamo trovato nella soluzione RPA di IBM. Dott. Everton Gomede Head of Technology System of Credit Unions of Brazil
Persone e robot, insieme, risparmiano tempo

Dall'implementazione dei suoi robot aziendali, Sicoob ha ottenuto in media un risparmio di tempo dell'80% per i principali processi aziendali. Ciò si traduce in un risparmio sui costi del 10%-20%, a seconda del processo. "Riducendo i tempi di elaborazione e di consegna abbiamo anche ridotto le spese, perché le spese sono legate alle persone, alla correzione degli errori e alla gestione delle informazioni", spiega il dottor Gomede. "Inoltre, quando utilizziamo i robot, gli errori sono quasi zero”.

Oggi, ad esempio, i conti dei clienti vengono aperti in 30 – 40 minuti invece che in due giorni, e i dati sono privi di errori. In passato, questo processo veniva gestito manualmente e non forniva alcuna visibilità sulla posizione di un'attività nel processo. Ora, con le nuove funzionalità di creazione di report, i manager hanno visibilità sui processi e sull'intero workflow.

Con l'archivio delle password, il processo di rilevamento delle frodi, che prima richiedeva fino a 10 ore al giorno, è ora completamente automatizzato. Il dipendente responsabile di tale attività utilizza ora le proprie skill per indagare su tipi e cause avanzati di frode. L'archivio delle password supporta inoltre gli sforzi di conformità e sicurezza, perché consente a Sicoob di controllare chi può accedere ai sistemi e a quali delle loro parti. Ad esempio, quando un bot RPA utilizza l'archivio, ha accesso esclusivo alla piattaforma, al sistema e al conto finanziario. Senza conoscere la password, i dipendenti possono accedere solo alle informazioni presenti a sistema ma non alla piattaforma, il che la protegge.

"L'automazione riduce le perdite e i costi, non le persone", afferma il dott. Gomede. "Il bot è un membro del team che svolge molte attività. Il punto interessante della tecnologia è il modo in cui viene assorbita dall'organizzazione. I robot migliorano la nostra velocità e le nostre strategie aziendali, aiutandoci a raggiungere i nostri obiettivi."

Quando si implementano nuovi robot, il dott. Gomede rispetta profondamente il valore della conoscenza umana. "È importante pensare a che tipo di attività può svolgere un bot e quali invece possono essere svolte dagli esseri umani", conclude. "Perché c'è una differenza enorme. I bot elaborano informazioni e attività, mentre gli esseri umani creano nuovi processi, interagiscono con i clienti e pensano alla nostra strategia e al nostro business."

Logo Sicoob
Informazioni su System of Credit Unions of Brazil (Sicoob)

Fondata nel 1998, Sicoob Link esterno è la più grande cooperativa finanziaria brasiliana, di cui i suoi oltre cinque milioni di clienti sono anche i proprietari. I prodotti includono conti correnti, carte di credito, pensioni e molto altro. Con sede a Patos de Minas, Minas Gerais, Sicoob dà impiego a oltre 41.000 persone e gestisce più di 3.000 punti di servizio e bancomat in 22 stati, oltre ai suoi canali digitali.

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Note a piè di pagina

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Prodotto negli Stati Uniti d'America, dicembre 2021.

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