Nel 2008, la State Oil Company of Azerbaijan Republic (SOCAR) acquistò Petkim, l'unico produttore petrolchimico della Turchia. È stato il primo passo verso la creazione di quella che oggi è nota come SOCAR Turkey Enerji A.S. Oggi, SOCAR Turkey gestisce 13 filiali, tra cui un impianto eolico, linee in fibra ottica, il più grande porto per container nella regione dell'Egeo e un progetto di gasdotto che un giorno trasporterà gas naturale verso la Turchia e oltre.
Tuttavia, con la crescita del portafoglio dell'azienda, la complessità dei suoi processi aziendali è aumentata in modo esponenziale. Nel corso degli anni è diventato sempre più difficile monitorare le operazioni e la documentazione delle filiali di SOCAR Turkey, ognuna delle quali opera su una propria piattaforma.
Berna Gençoğlu, IT Project Management Office Group Manager di SOCAR Turkey, spiega: "Avevamo bisogno di un modo unico e preciso per visualizzare i documenti e i sistemi di tutta la nostra organizzazione. Nella ricerca di una piattaforma che aiutasse a trasformare le nostre operazioni, abbiamo valutato diverse soluzioni di fornitori differenti. Abbiamo scelto IBM Cloud Pak for Business Automation per consolidare i nostri sistemi eterogenei su una piattaforma unificata con servizi automatizzati".
Riduzione dei costi grazie all'automazione
L'automazione dei processi aziendali aiuta la SOCAR Turkey a ridurre i costi di USD 300.000 all'anno
Impronta di carbonio ridotta
La digitalizzazione di contratti, corrispondenza e documenti tecnici consente di risparmiare 8.258 kg di anidride carbonica all'anno
SOCAR Turkey ha collaborato a stretto contatto con IBM e IBM Business Partner AKSIS per implementare i servizi di Enterprise Content Management disponibili nella soluzione IBM Cloud Pak for Business Automation. Integrando accuratamente la soluzione con le principali applicazioni aziendali delle filiali di SOCAR Turkey, il team ha creato processi integrati, automatizzati e digitalizzati end-to-end in tutta l'organizzazione.
La soluzione ora gestisce automaticamente i documenti a livello aziendale di SOCAR Turkey dalla creazione all'archiviazione o allo smaltimento. SOCAR Turkey utilizza inoltre la soluzione per classificare le informazioni, sviluppare strutture di cartelle dinamiche e concedere l'accesso ai documenti in base alla struttura organizzativa fornita nella soluzione HR dell'azienda. Inoltre, il team di sviluppo ha utilizzato la soluzione IBM per creare standard di elaborazione che aiutino a gestire la conformità con gli standard internazionali di gestione dei documenti e con il framework del Regolamento generale sulla protezione dei dati (GDPR).
Tutte le filiali di SOCAR Turkey ricevono ed elaborano ogni giorno ingente corrispondenza e la soluzione IBM Cloud Pak for Business Automation aiuta ad automatizzare e gestire questi documenti. Oggi, quando nuova corrispondenza arriva a SOCAR Turkey, viene scansionata e inviata alla soluzione IBM, che applica un insieme di business rules per classificarla e quindi crea un numero di caso. In seguito, a seconda della classificazione, la lettera viene assegnata automaticamente a un operatore del caso oppure inviata alla dashboard di un manager, dove può essere assegnata manualmente.
Man mano che gli assistenti esaminano e rispondono a ogni caso, il sistema tiene traccia del suo avanzamento, inviando ogni nuovo documento a un archivio di contenuti a elevato livello di sicurezza. Dopo la risoluzione, tutti i documenti del caso vengono archiviati insieme in un archivio consultabile. In totale, SOCAR Turkey ha automatizzato 3.000 processi di corrispondenza.
SOCAR Turkey utilizza la soluzione IBM per gestire i contratti interni ed esterni in modo analogo. Automatizzando quasi 6.000 processi di gestione dei contratti, SOCAR Turkey è riuscita ad accelerare, standardizzare e semplificare la gestione dei contratti.
Anche i dipartimenti di ingegneria di SOCAR Turkey traggono vantaggio dal progetto di automazione. Gran parte della documentazione tecnica è generata da fornitori terzi, che ora possono utilizzare la soluzione per inviare i propri risultati a SOCAR Turkey. Le funzionalità automatizzate del workflow della soluzione garantiscono che i documenti raggiungano gli stakeholder appropriati dell'azienda, dove i documenti possono essere esaminati, commentati e approvati. "Con IBM Cloud Pak for Business Automation, i nostri stakeholder ci dicono che non hanno più la sensazione di lavorare per il sistema. È il sistema a lavorare per loro", afferma Zehra Özcömert, Responsabile del gruppo Informazioni e documenti di SOCAR Turkey.
Dall'implementazione del software IBM Cloud Pak for Business Automation, SOCAR Turkey ha migrato circa 500.000 documenti nella soluzione e ha automatizzato più di 14.000 processi. Di conseguenza, il tempo di ciclo della documentazione è diminuito del 20%–40%, la produttività dei dipendenti è aumentata del 20%–30% e la soddisfazione del cliente è migliorata del 30%–50%. Inoltre, l'organizzazione ha ridotto il numero di documenti da stampare e archiviare ed è in grado di dimostrare meglio la propria conformità alle diverse normative.
Ma forse i miglioramenti più sensibili sono legati agli impatti finanziari e ambientali della soluzione. "La soluzione consente a SOCAR Turkey di risparmiare circa 300.000 USD all'anno in carta, stampa, affrancatura, archiviazione e amministrazione e ha ridotto l'impronta di carbonio di 8.028 kg di CO2", conclude Özcömert.
SOCAR Turkey (link esterno a ibm.com) è una filiale della State Oil Company of Azerbaijan Republic (SOCAR), una delle maggiori compagnie petrolifere e di gas naturale del mondo. Ha iniziato a operare in Turchia nel 2008 e oggi gestisce 13 filiali dedicate alla produzione, allo stoccaggio e alla fornitura di energia a oltre 1,5 milioni di clienti. SOCAR Turkey ha sede a Istanbul e conta oltre 5.000 dipendenti.
Fondato nel 1994, il Business Partner IBM Aksis (link esterno a ibm.com) si concentra sull'aiutare le organizzazioni con soluzioni ECM (Enterprise Content Management). L'azienda offre anche sistemi di documenti elettronici e di business process management soluzioni mobili, elaborazione delle immagini, robotic process automation e altro ancora. I suoi clienti provengono da un'ampia varietà di settori, tra cui finanza, automotive, chimica farmaceutica e pubblica amministrazione. Aksis ha sede a Istanbul.
Legale
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Prodotto negli Stati Uniti d'America, settembre 2021.
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