SLTN, da 28 anni provider di soluzioni IT ad aziende nei Paesi Bassi e in tutto il mondo, è cresciuta fino a diventare uno dei maggiori system integrator privati d'Europa. SLTN impiega più di 600 professionisti IT altamente qualificati e il suo team HR ha la responsabilità di supportare l'ulteriore crescita e assunzione di personale, mantenendo al contempo questo personale di talento felice e produttivo.

"Siamo un team HR piccolo ma dedicato, composto da cinque persone, e il volume di domande, che spaziano da chiarimenti di base sulle policy, fino a questioni personali delicate, può essere schiacciante", afferma Yrjan Dommerholt, Senior HR Business Partner di SLTN. "Stiamo dedicando così tanto tempo a rispondere a domande di base che è difficile trovare il tempo per lavori più complessi o strategici. La produttività e la soddisfazione dei dipendenti sono talvolta influenzate dai tempi di risposta di due o tre giorni nei periodi di punta delle domande riguardanti l'HR".  

Molti dei problemi per i quali i dipendenti si rivolgono all'HR sono estremamente personali, in particolare per quanto riguarda le condizioni di lavoro, i benefit aziendali e questioni familiari, come congedi parentali, malattie e lutti. Il team HR desiderava disporre del tempo e dello spazio d'azione necessari per gestire questi problemi con attenzione e sensibilità, al fine di dedicare sempre ai colleghi il tempo e il supporto necessari. Poiché questo significava trovare un modo per ridurre il workload del team, SLTN ha deciso di esplorare l'AI per capire se potesse offrire una soluzione praticabile.

Il team delle risorse umane si è avvalso dell'aiuto degli esperti di AI dello studio Professional Services di SLTN. Mark Pieplenbosch, Practice Lead for Professional Services, afferma: "Volevamo creare qualcosa di innovativo che mostrasse ai nostri clienti il valore dell'AI. Quindi, quando l'HR si è rivolto a noi, si è trattato di un abbinamento perfetto".

SLTN, tre volte vincitore dell'IBM Beacon Award, vanta una solida partnership pluriennale con IBM e ha visto nel portfolio IBM watsonx un ulteriore vantaggio. "La collaborazione con IBM sull'AI aveva perfettamente senso, vista la sua leadership nell'AI e nella governance dell'AI", afferma Pieplenbosch. "Via via che il mercato diventa più maturo, i nostri clienti si stanno rendendo conto che la governance è essenziale per l'uso sicuro e responsabile dell'AI, quindi eravamo molto interessati a metterne alla prova il potenziale con IBM watsonx e l'HR".

Dopo avere valutato diverse opzioni, SLTN ha scelto IBM watsonx per la sua enfasi sulla privacy e sulla governance. Il team ha avviato un progetto di proof-of-concept utilizzando la piattaforma di AI IBM watsonx.ai e IBM watsonx Assistant per sviluppare Sophie, il chatbot HR di SLTN con tecnologia AI. Inizialmente, il modello linguistico di grandi dimensioni (LLM) del chatbot è stato addestrato per rispondere a domande basate sui termini e sulle condizioni di lavoro di SLTN. Nel corso del progetto è stato anche integrato il sistema HR principale dell'azienda, per consentire al chatbot di rispondere alle domande dei dipendenti in modo più personalizzato.

"Oggi le persone possono fare domande come 'Quanti giorni di ferie mi sono rimasti per quest'anno?' e il chatbot interroga il nostro sistema HR per fornire una risposta immediata", spiega Dommerholt. "Possono persino inviare una richiesta di ferie tramite il chatbot, evitando di accedere direttamente al sistema HR".

Dopo il clamoroso successo del suo progetto pilota, SLTN ha distribuito Sophie a tutti i 600 dipendenti. Integrandosi con Microsoft Teams e Active Directory, il chatbot fornisce risposte personalizzate e sensibili al contesto mantenendo la privacy dei dati dei dipendenti con il supporto di IBM watsonx.governance.

"L'uso responsabile dell'AI è estremamente importante", afferma Mark Pieplenbosch. "Abbiamo lavorato duramente per garantire che le informazioni sensibili dei dipendenti siano adeguatamente protette e l'IBM watsonx.governance toolkit ci offre gli strumenti per mantenere la privacy dei dati via via che lo sviluppo dell'AI si espande".

Mentre opera nel rispetto di questi parametri, il chatbot sblocca nuovi insight per aiutare il team HR a migliorare ogni aspetto della gestione delle persone in tutta l'azienda. Inoltre, il team HR può ottenere preziosi insight sulle risorse umane utilizzando le funzionalità di analytics di Sophie. "Analizzando le domande più comuni, possiamo perfezionare in modo proattivo la formazione o le policy per soddisfare al meglio le esigenze dei dipendenti", spiega Pieplenbosch.

Il chatbot sta già aiutando a trasformare l'esperienza di interazione con l'HR per i dipendenti di SLTN. "Ora le persone possono ottenere risposte immediate 24 ore al giorno ed eseguire azioni senza effettuare la registrazione a sistemi separati", afferma Dommerholt. "Se sei a casa la sera a discutere dei progetti per le vacanze con il tuo partner e non devi aspettare il giorno dopo per verificare con l'HR i tuoi giorni di ferie".   

 "L'HR è il punto di incontro tra la vita personale e la vita professionale delle persone", conclude Dommerholt. "La creazione di questo chatbot con la tecnologia IBM watsonx ci ha dato il tempo e lo spazio per esserci per i nostri colleghi quando hanno davvero bisogno di noi".

SLTN è uno dei maggiori system integrator privati d'Europa, con un fatturato annuo di oltre 285 milioni di euro e uno staff di oltre 600 professionisti IT altamente qualificati. L'azienda lavora con piccole e medie imprese, grandi aziende e multinazionali nei Paesi Bassi e gestisce progetti per i clienti in tutto il mondo.