Tutto andava secondo i piani. Il team che si occupa di IBM® Think, l'evento annuale di punta di IBM, si stava preparando per un'altra edizione di successo nel maggio 2020.
Le location erano state prenotate, gli hotel si stavano riempiendo, il materiale di marketing era nelle fasi finali di preparazione e la nuova piattaforma di event marketing RainFocus di IBM era pronta a gestire i 40.000 partecipanti previsti.
Poi, è scoppiata la pandemia da COVID-19 e tutti i piani si sono bruscamente interrotti. È apparso subito evidente che l'evento IBM Think non si sarebbe svolto, almeno non in una sede fisica a San Francisco. Invece di annullare del tutto l’evento, i team IBM e RainFocus hanno preso una decisione coraggiosa: passare da un formato in presenza a uno virtuale. Il problema? Mancavano solo 46 giorni all'evento.
Entrambe le squadre sono entrate in azione, lavorando giorno, notte e nei fine settimana. Gran parte della preparazione tecnica per l'evento fisico era quasi completata: era necessario rielaborare molti aspetti.
La corsa contro il tempo era iniziata.
Scalabilità in base alle necessità
Passaggio da 40.000 registrazioni previste per un evento fisico a 122.000 registrazioni per un evento virtuale
Migrazioni più rapide
Migrazione da un evento fisico a un formato di evento virtuale in 46 giorni
Fortunatamente, nel 2019, IBM aveva lanciato un piano per migrare i suoi sistemi di event marketing, un assortimento eterogeneo di strumenti proprietari e soluzioni vendor point, alla piattaforma SaaS (software-as-a-service) RainFocus, ospitata sulle tecnologie IBM Cloud . Una piattaforma scalabile che utilizza le funzionalità IBM Cloud non solo ha reso possibile una rapida transizione verso un formato virtuale, ma ha anche fornito nuove opportunità di innovazione.
La strategia cloud per la piattaforma era ancora valida. RainFocus e IBM erano nel mezzo di un rollout graduale, che inizialmente prevedeva l'esecuzione della piattaforma in un ambiente ibrido su IBM Cloud e altre tecnologie ospitate nel cloud, con l'intenzione di migrare completamente su IBM Cloud a metà del 2021.
All'epoca, RainFocus utilizzava IBM Cloud for Kubernetes Service per l'implementazione nel cloud, consentendo l'adozione di un approccio indipendente dal cloud secondo gli standard di settore. Utilizzava inoltre IBM Cloud Object Storage per archiviare i molteplici asset necessari per gestire un evento IBM, IBM Content Delivery Network per distribuire tali asset con velocità e coerenza e i sistemi di bilanciamento del carico globale IBM per mantenere un'elevata disponibilità, ospitando la piattaforma nei data center IBM a Dallas e Washington D.C.
Con l'infrastruttura cloud già pronta, i due team si sono concentrati sulla riconfigurazione della piattaforma RainFocus per gestire un evento online. La piattaforma fornisce un notevole insieme di funzionalità perfettamente adatte alle esigenze di event marketing di IBM: un'unica interfaccia integrata, un'architettura aperta e scalabile, un front-end intuitivo, l'integrazione con i sistemi di back-end IBM e solide funzionalità di reporting e analisi.
In primo luogo, i team hanno ristrutturato la conferenza in base alle aree in cui gli eventi digitali potevano offrire buoni risultati, come la fornitura di contenuti relativi alle sessioni, lo sviluppo delle competenze attraverso la formazione tecnica e i laboratori e le opportunità di networking.
Dal punto di vista tecnico, i team hanno affrontato questioni come la raccolta delle informazioni sui partecipanti al momento della registrazione, il monitoraggio delle presenze e del coinvolgimento, l'abilitazione del Single Sign On e l'integrazione dello scambio di informazioni tra la piattaforma e i sistemi di back-end IBM.
Quella della scalabilità si profilava come una grande sfida. Le iscrizioni agli eventi fisici avvengono in modo piuttosto prevedibile, aumentando gradualmente nelle settimane precedenti il giorno di apertura. Ma nessuno può prevedere la cadenza e il volume delle registrazioni a un evento virtuale.
Per prepararsi, RainFocus e IBM hanno condotto test di scalabilità delle funzioni di registrazione della piattaforma RainFocus e della sua integrazione nell'infrastruttura IBM. RainFocus ha creato una funzione di lobby, una sala d'attesa che si attivava quando le registrazioni raggiungevano una certa soglia, per gestire il traffico in eccesso, configurarlo ed eseguire test di carico per assicurarsi che potesse soddisfare la domanda.
E poi, dopo 46 giorni, tutto era pronto ed'è iniziato il test vero e proprio.
La piattaforma RainFocus, ospitata nel cloud ibrido IBM, ha funzionato perfettamente durante la conferenza. Alla fine si sono registrati più di 122.000 partecipanti, rispetto ai 30.000 dell'evento in presenza del 2019. È stato un traguardo importante. "IBM Think è stata una delle più grandi conferenze online mai realizzate", afferma Sherman. "È stata la prima di queste dimensioni ed è stata convertita in corso d'opera da evento fisico a evento virtuale: incredibile!"
Questo grado di successo si traduce in una potente prova dell'impatto che le tecnologie di marketing possono avere sui profitti di un'azienda. "Se sei il CIO di una grande azienda e stai valutando una piattaforma di event marketing da implementare a livello globale, vuoi assicurarti che quella piattaforma sia attendibile", afferma Sherman. "Offrire una piattaforma che è in grado di essere indipendente dal cloud e funzionare completamente in IBM Cloud, e avere questo tipo di ambiente SaaS con la ridondanza e le funzionalità che siamo stati in grado di creare grazie a questa collaborazione, ci distingue da chiunque altro nel nostro settore".
Uno degli aspetti più interessanti del formato virtuale è l'esperienza personalizzata che offre ai partecipanti, fornendo raccomandazioni lungo il percorso per i contenuti, le sessioni e le riunioni e le opportunità di collaborazione. L'esperienza IBM Think, ad esempio, è stata adattata agli interessi e alle attività di ciascun partecipante, dando vita a 122.000 eventi Think individuali.
Insieme, RainFocus e IBM hanno anche raggiunto un obiettivo fondamentale del progetto: creare un modello di evento durante IBM Think 2020 che potesse essere adattato agli oltre 600 eventi annuali di IBM. Il modello alleggerisce il carico dei 300 gestori di eventi locali di IBM, fornendo un'unica piattaforma centralizzata per eventi con funzionalità preconfigurate che possono utilizzare per i propri eventi.
Il rapporto di collaborazione tra IBM e RainFocus è sempre più intenso. La migrazione completa a un ambiente IBM Cloud è ancora in corso e il lancio è previsto per la metà del 2021, dopo la conferenza virtuale IBM Think 2021. Entrambe le aziende continuano a spingersi reciprocamente verso livelli di innovazione sempre più elevati. "IBM ha davvero migliorato le nostre prestazioni in termini di trasmissione di dati quasi in tempo reale a sistemi di terze parti", afferma Sherman. "Anche se in questo caso non si tratta di un fornitore separato, ma dei vari sistemi IT, di marketing e di dati di IBM". Le due aziende stanno unendo le forze per un'altra conferenza virtuale IBM Think e non vedono l'ora di mostrare gli ultimi risultati del loro lavoro di squadra.
Fondata nel 2013, RainFocus (link esterno a ibm.com) è una piattaforma di event marketing di nuova generazione costruita da zero per acquisire, analizzare e sfruttare una quantità di dati senza precedenti con l'obiettivo di migliorare in modo significativo eventi e conferenze. Come vera e propria piattaforma SaaS, RainFocus semplifica la registrazione agli eventi, la gestione dei contenuti e l'attivazione degli espositori senza soluzione di continuità attraverso esperienze fisiche, virtuali e ibride, il tutto da un'unica dashboard. L'azienda ha sede a Lehi, nello Utah.
Legale
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Prodotto negli Stati Uniti d'America, maggio 2021.
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