Fortunatamente, nel 2019, IBM aveva lanciato un piano per migrare i suoi sistemi di event marketing, un assortimento eterogeneo di strumenti proprietari e soluzioni vendor point, alla piattaforma SaaS (software-as-a-service) RainFocus, ospitata sulle tecnologie IBM Cloud . Una piattaforma scalabile che utilizza le funzionalità IBM Cloud non solo ha reso possibile una rapida transizione verso un formato virtuale, ma ha anche fornito nuove opportunità di innovazione.
La strategia cloud per la piattaforma era ancora valida. RainFocus e IBM erano nel mezzo di un rollout graduale, che inizialmente prevedeva l'esecuzione della piattaforma in un ambiente ibrido su IBM Cloud e altre tecnologie ospitate nel cloud, con l'intenzione di migrare completamente su IBM Cloud a metà del 2021.
All'epoca, RainFocus utilizzava IBM Cloud for Kubernetes Service per l'implementazione nel cloud, consentendo l'adozione di un approccio indipendente dal cloud secondo gli standard di settore. Utilizzava inoltre IBM Cloud Object Storage per archiviare i molteplici asset necessari per gestire un evento IBM, IBM Content Delivery Network per distribuire tali asset con velocità e coerenza e i sistemi di bilanciamento del carico globale IBM per mantenere un'elevata disponibilità, ospitando la piattaforma nei data center IBM a Dallas e Washington D.C.
Con l'infrastruttura cloud già pronta, i due team si sono concentrati sulla riconfigurazione della piattaforma RainFocus per gestire un evento online. La piattaforma fornisce un notevole insieme di funzionalità perfettamente adatte alle esigenze di event marketing di IBM: un'unica interfaccia integrata, un'architettura aperta e scalabile, un front-end intuitivo, l'integrazione con i sistemi di back-end IBM e solide funzionalità di reporting e analisi.
In primo luogo, i team hanno ristrutturato la conferenza in base alle aree in cui gli eventi digitali potevano offrire buoni risultati, come la fornitura di contenuti relativi alle sessioni, lo sviluppo delle competenze attraverso la formazione tecnica e i laboratori e le opportunità di networking.
Dal punto di vista tecnico, i team hanno affrontato questioni come la raccolta delle informazioni sui partecipanti al momento della registrazione, il monitoraggio delle presenze e del coinvolgimento, l'abilitazione del Single Sign On e l'integrazione dello scambio di informazioni tra la piattaforma e i sistemi di back-end IBM.
Quella della scalabilità si profilava come una grande sfida. Le iscrizioni agli eventi fisici avvengono in modo piuttosto prevedibile, aumentando gradualmente nelle settimane precedenti il giorno di apertura. Ma nessuno può prevedere la cadenza e il volume delle registrazioni a un evento virtuale.
Per prepararsi, RainFocus e IBM hanno condotto test di scalabilità delle funzioni di registrazione della piattaforma RainFocus e della sua integrazione nell'infrastruttura IBM. RainFocus ha creato una funzione di lobby, una sala d'attesa che si attivava quando le registrazioni raggiungevano una certa soglia, per gestire il traffico in eccesso, configurarlo ed eseguire test di carico per assicurarsi che potesse soddisfare la domanda.
E poi, dopo 46 giorni, tutto era pronto ed'è iniziato il test vero e proprio.