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Case Studies
Department of Community Affairs del New Jersey
Department of Community Affairs del New Jersey
Aumentare le prestazioni con una soluzione di ispezione degli ascensori basata sul cloud
Dal 1856, anno in cui fu installato il primo ascensore a New York, gli ascensori sono diventati dei mezzi di trasporto essenziali e onnipresenti nelle città e hanno reso possibile vivere e lavorare nei grattacieli e in edifici particolarmente alti. Con oltre 900.000 ascensori in funzione solo negli Stati Uniti, un ascensore trasporta, in media, oltre 20.000 persone all'anno.
Nello Stato del New Jersey, l'unità di sicurezza degli ascensori della DCA registra, ispeziona e certifica ascensori, scale mobili, tappeti mobili e altri tipi di dispositivi di sollevamento. La missione di sicurezza pubblica è garantire che tutti i dispositivi per ascensori siano conformi agli standard di sicurezza per evitare che gli utenti subiscano lesioni a causa di problemi delle attrezzature o relativa manutenzione.
Il sistema DCA implementato per supportare le ispezioni degli ascensori prevedeva rapporti di ispezione cartacei inseriti ed elaborati da un sistema informatico mainframe. La combinazione poco confortevole di processi cartacei supportati da un sistema informatico obsoleto e frammentato ha portato a un servizio clienti più lento di quanto previsto per la DCA. I proprietari degli edifici — responsabili della manutenzione degli ascensori—dovevano collaborare con più team per coordinare le ispezioni e verificare i pagamenti.
Anche controllare i registri cartacei come riferimento o per una risoluzione delle controversie era un processo lungo. Nel complesso, il tempo necessario per elaborare una tipica ispezione di un ascensore variava da 21 a 28 giorni e questo programma di completamento era troppo lungo sia per gli ispettori sia per i proprietari degli edifici.
Per la DCA, l'aggiornamento di quel sistema era una oramai una priorità. Una possibilità era quella di inserire Elevator Safety in una suite di soluzioni di ispezione leggermente più moderna utilizzata per altre aree di ispezione DCA. Ma quel sistema era "costoso da mantenere e di proprietà del fornitore che lo aveva sviluppato e noi volevamo abbandonarlo", dichiara John Harrison, Director of IT presso DCA.
A complicare ulteriormente la manutenzione del sistema sono stati i cambiamenti strutturali nel modo in cui lo Stato del New Jersey supportava l'IT nei vari dipartimenti. "La DCA si affidava alle risorse di sviluppo del New Jersey Office of Information Technology (NJOIT). Entrambi hanno sviluppato e ospitato i sistemi utilizzati dalla DCA", afferma Harrison. “Ma poi un ordine esecutivo ha sciolto lo sviluppo di NJOIT e abbiamo dovuto sostenerci da soli."
La DCA ha iniziato a cercare opzioni per modernizzare i propri sistemi. Era pronta a sfruttare tutta la potenza delle sue applicazioni core business e a investire nell'innovazione per creare approfondimenti utilizzabili e consentire un processo decisionale più rapido. Sono state valutate piattaforme moderne ed è stata selezionata la piattaforma Microsoft Dynamics™ 365 su Azure™ Cloud. Elevator Safety sarebbe la prima di una nuova suite di soluzioni sulla piattaforma.
Allo stesso tempo, si è presentata l'opportunità di sviluppare una soluzione in tempi inaspettatamente ristretti. Il governatore del New Jersey ha firmato un'ambiziosa legislazione sulla tolleranza dei mutui per aiutare 30.000 proprietari di casa che non si erano ancora ripresi dal disastro dell'uragano Sandy nel 2012.
Riduzione del tempo del ciclo
Riduzione del 90% del tempo del ciclo di ispezione degli ascensori
Processi più rapidi
Il flusso di entrate è migliorato grazie a una più rapida elaborazione della fatturazione e dei pagamenti
Designata come agenzia principale per stabilire l'idoneità dei cittadini al nuovo programma, la DCA è stata incaricata di sviluppare un nuovo processo digitale per gestire il previsto flusso di domande online. Dal giorno in cui è stata firmata la nuova legge, la DCA ha avuto solo sei settimane per implementare un sistema completamente nuovo.
Al momento, il team IT della DCA stava consultando diversi potenziali fornitori IT per la nuova suite di soluzioni di ispezione, tra cui IBM Services per Microsoft. "IBM poneva le domande giuste durante il ciclo di vendita," afferma Harrison. "Questo mi ha fatto capire che avevano compreso e si stavano concentrando sulle cose giuste, quindi ho scelto il team IBM per la soluzione Sandy."
Fornendo l'integrazione di sistemi esperti, IBM ha aiutato la DCA ad accelerare il time to value sviluppando un nuovo strumento di idoneità online dei cittadini, basato sulla piattaforma dati dei clienti Microsoft Dynamics 365 su Azure Cloud. "Abbiamo trasmesso l'appuntamento in diretta ed è stato un grandissimo successo," afferma Harrison. "In effetti, si è trattato di una prova di concetto che ha reso IBM una scelta facile per il progetto più ampio della suite di soluzioni di ispezione—a partire dalla soluzione Elevator Safety."
All'inizio del suo progetto di trasformazione digitale, la DCA ha avviato un processo di sviluppo Agile Methodology Project Management (AMPM). "Avevamo bisogno di uno strumento per gestire i requisiti e monitorare i progressi e IBM—in qualità di sviluppatore principale—ha messo insieme questa soluzione per il progetto," afferma Harrison. "Ora utilizziamo AMPM per tutte le nostre soluzioni e IBM Blueworks Live per eseguire la modellazione dei processi aziendali."
IBM Blueworks Live è un software basato su cloud che fornisce un ambiente dedicato e collaborativo per creare e migliorare i processi aziendali attraverso la mappatura dei processi. Utilizzando metodi agili per tutti i suoi progetti di sviluppo, la DCA può accelerare il completamento dei progetti e aggiornare regolarmente le piattaforme attraverso iterazioni continue.
Dopo aver lanciato il progetto sulla piattaforma Microsoft Dynamics 365, la DCA ha preso un'altra importante decisione strategica. "Abbiamo deciso di utilizzare il cloud di default", afferma Harrison. "Facciamo tutto in modalità cloud-first, se possibile."
Utilizzando la piattaforma Microsoft Dynamics 365, DCA e IBM hanno creato una nuova applicazione per Elevator Safety (ELSA). Il portale di servizio rivolto al pubblico viene utilizzato dai proprietari di edifici e immobili, dagli agenti e da altri soggetti per:
- Registrare nuovi edifici e dispositivi per ascensori installati di recente
- Trasferire le proprietà e modificare le informazioni di registrazione
- Gestire gli account e cercare e stampare fatture e rapporti di ispezione
- Stampare i certificati di superamento delle ispezioni
- Pagare i bollettini di controllo annuali, le spese di registrazione e le sanzioni.
Trasferendo il processo di ispezione di sicurezza degli ascensori sul cloud, la DCA ha fornito l'infrastruttura digitale per consentire agli ispettori di eliminare moduli cartacei e condurre ispezioni e attività correlate utilizzando dispositivi tablet mobili.
La soluzione della piattaforma Microsoft Dynamics 365 offre inoltre ai responsabili DCA una visione chiara del processo di ispezione per ogni caso, ad esempio il numero di ispezioni di ogni tipo per ispettore, il numero di violazioni per ispettore, le violazioni più citate, le registrazioni di ogni tipo al giorno e i pagamenti.
Uno dei punti di forza dell'applicazione ELSA è la sua configurabilità. "L'intero sistema è stato costruito per unire mentalità e processi," afferma Harrison. "Tutti hanno la stessa comprensione di come le informazioni fluiscono nel processo ed è profondamente intuitivo per i nostri utenti interni."
Per ottenere una profonda esperienza tecnica e di settore durante l'implementazione di ELSA, la DCA ha consultato i Client Innovation Center IBM GBS. "Ci siamo avvalsi di un gran numero di dipendenti del CIC di Baton Rouge e questi si sono rivelati una grande squadra," afferma Harrison. "Spesso li abbiamo fatti passare per il New Jersey, ma in generale abbiamo lavorato con loro a distanza."
Durante l'implementazione del progetto, DCA e IBM hanno collaborato regolarmente per preparare le versioni, programmare la distribuzione e monitorare i progressi dello sviluppo. "Tutto ciò che facciamo riguarda la comunicazione," afferma Harrison. "Per quanto riguarda la reattività di IBM nei nostri confronti, IBM ha agito come una piccola azienda. Non siamo stati vittima di quell'atteggiamento da grande azienda di consulenza che inizia a prendere le distanze al termine del ciclo di vendita. Sapevo di avere la squadra giusta."
Automatizzando i workflow digitali sulla piattaforma Microsoft Dynamics 365, la DCA ha ottenuto miglioramenti nelle prestazioni che hanno trasformato l'unità di sicurezza degli ascensori. La riduzione del tempo del ciclo di ispezione degli ascensori da 21 a 28 giorni a due o tre giorni ha ridotto i tempi di consegna del 90%.
L'accelerazione del ciclo di ispezione ha inoltre migliorato il flusso di entrate grazie a una fatturazione più rapida e a un pagamento più veloce delle spese relative all'ispezione. Grazie a una migliore visibilità sulle fatture scadute, la DCA è stata in grado di inviare nuovamente le fatture e generare 800.000 dollari di entrate aggiuntive su fatture risalenti a più di 18 mesi.
Attualmente, 45 ispettori sul campo e cinque membri del personale d'ufficio utilizzano la piattaforma per supportare un elevato volume di ispezioni. Nel 2019 sono state effettuate 14.900 ispezioni del ciclo totale, insieme ad ulteriori 2.221 nuove ispezioni.
"In realtà, guardiamo più al guadagno in termini di funzionalità che al risparmio sui costi," afferma Harrison. "Prima il nostro personale svolgeva attività tipicamente legate all'invio degli ordini. Ora possono concentrarsi su altri lavori. In questo modo si libera il personale per andare alla ricerca dei conti insoluti. Ad esempio, se qualcuno ha problemi a pagare le bollette e sta tagliando i fondi, questo potrebbe diventare un problema di sicurezza, e noi possiamo esaminarlo."
Condividendo piattaforme e dashboard comuni, gli addetti all'help desk e ai servizi di rete gestiscono gli stessi problemi, acquisendo al tempo stesso competenze sul set di strumenti. I grafici e le dashboard forniti dalla nuova piattaforma hanno inoltre offerto ai supervisori e al personale di back office della DCA una migliore visibilità e un maggiore controllo sui dati.
"Man mano che il nostro personale lo utilizza, si rende conto di quanto sia facile navigare e lavorare — di come tutto sia collegato," afferma Harrison. "È estremamente utile mantenerci organizzati e tenere tutti, letteralmente, sulla stessa pagina. Quando guardiamo tutti la stessa dashboard, questo favorisce la comunicazione."
Con il portale ELSA attivo e in esecuzione per un anno, la DCA continua a utilizzare la piattaforma Microsoft Dynamics 365 per creare nuove soluzioni per i servizi di ispezione. Nel dicembre 2020 è prevista l'attivazione di un nuovo portale per il Bureau of Housing Inspection, mentre un portale successivo per il Bureau of Fire Code Enforcement è previsto per il 2021. La DCA prevede miglioramenti prestazionali simili in quanto i nuovi portali semplificano i workflow attraverso processi digitali.
Harrison riceve spesso domande sulla trasformazione digitale che sta portando avanti e su come è stata implementata presso la DCA. "La gente mi chiede: "Perché lavori con IBM su una piattaforma Microsoft?" Questo non ha senso," dice Harrison. "Tuttavia, non è così che funziona il mondo della consulenza IT. L'esperienza del team Microsoft Dynamics 365 all'interno dell'ambiente IBM è di livello mondiale ed è imbattibile. Anche la loro comunicazione è di altissimo livello."
Informazioni sul New Jersey Department of Community Affairs
Il New Jersey DCA (link esterno a ibm.com) è l'agenzia statale creata per fornire indicazioni amministrative, supporto finanziario e assistenza tecnica a governi locali, organizzazioni per lo sviluppo della comunità, aziende e individui per migliorare la qualità della vita nel New Jersey. DCA offre programmi e servizi che rispondono a questioni di pubblico interesse, tra cui la sicurezza antincendio e degli edifici, la costruzione di alloggi, la pianificazione e lo sviluppo della comunità, nonché la gestione e la finanza del governo locale.
Legale
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Prodotto negli Stati Uniti d'America, marzo 2021.
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