Ottimizzare l'efficienza operativa con SAP

Japan Airlines Co., Ltd. (JAL) stava per dare il via alla fase successiva dei suoi piani di trasformazione digitale proprio in quel momento, e si è così trovata di fronte a un dilemma: frenare l'innovazione o portare avanti la sua audace agenda?

JAL mira a diventare la compagnia aerea più amata al mondo. Per distinguersi dalla concorrenza in un mercato affollato, l'azienda ha creato una strategia incentrata sui valori ambientali, sociali e di governance (ESG). E, come primo passo verso il suo obiettivo, ha perseguito una trasformazione digitale di vasta portata.

Takafumi Asako, Manager, General Administration Systems, IT Planning & Promotion Department di JAL, ricorda: "Per molti anni ci siamo affidati alle applicazioni ERP di SAP per supportare la nostra attività. A un certo punto ci siamo trovati davanti alla dismissione di SAP ECC (per finanza e contabilità) e SAP EC-CS (per il consolidamento), e con Business Warehouse in arrivo nel 2025. Dovevamo quindi capire come progettare un sistema finanziario di prossima generazione e decidere se continuare con l'ERP di SAP aggiornato a S/4HANA".   

In JAL, il miglioramento dell'agilità operativa è da tempo un obiettivo chiave. Sostituendo i processi manuali e cartacei con flussi di lavoro automatizzati in SAP S/4HANA, l'azienda mirava a ottenere insight più approfonditi sulle proprie prestazioni finanziarie e affrontare così efficacemente un ambiente commerciale difficile.

Mentre JAL si preparava ad accelerare il suo progetto di trasformazione, la pandemia ha bloccato i viaggi aerei. L'azienda ha deciso di portare avanti i suoi piani, ma a una condizione. Come spiega Asako: "Abbiamo deciso di continuare la nostra iniziativa di trasformazione digitale con questo progetto, sapendo che IBM era in grado di fornirci personale selezionato con vasta esperienza nella migrazione in SAP S/4HANA".

JAL ha incaricatoIBM Consulting di aiutarla a creare una nuova piattaforma per gli insight, inclusi nuovi workflow allineati ai suoi impegni ESG. Le due aziende hanno alle spalle una lunga collaborazione di successo. Nel 2002, JAL aveva scelto IBM per implementare eJAL, una piattaforma personalizzata di contabilità e finanza basata sulle soluzioni SAP. Per l'infrastruttura primaria, l'azienda aveva adottato una piattaforma di cloud ibrido chiamata CIEL/S basata su Amazon Web Services (AWS).

"IBM è stata nostra partner sin dalla prima implementazione di eJAL e conosce a fondo il nostro business", commenta Asako. "IBM Consulting ha avanzato una proposta ben equilibrata, un fattore decisivo nella nostra scelta di IBM per questo progetto".

Dopo molte discussioni, JAL e IBM Consulting hanno deciso di eseguire un upgrade completo della piattaforma eJAL a SAP S/4HANA, in modo da accelerare i processi aziendali e promuovere l'innovazione. Per allinearsi alla sua strategia cloud-first, JAL ha implementato il nuovo sistema su SAP HANA Enterprise Cloud (HEC) con AWS, consentendo la migrazione dalle applicazioni SAP ECC/EC-CS.

Come ricorda Asako: "Abbiamo scelto il cloud per ridimensionare le esigenze di manutenzione e gestione, in modo da poter assegnare il nostro personale IT ad altre attività a valore aggiunto. Inoltre, il cloud semplifica l'aumento elastico delle risorse del server durante i periodi di forte domanda e il ripristino dei sistemi in caso di perdita di dati. Abbiamo selezionato SAP HEC con AWS perché è sicuro e funziona perfettamente con CIEL/S, la nostra infrastruttura cloud ibrida interna".
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Con la guida di IBM, JAL ha selezionato SAP Analysis for Microsoft Office e SAP Analytics Cloud. Le due soluzioni sono andate a costituire una nuova piattaforma di rendicontazione finanziaria, che offre a JAL visibilità su flusso di cassa, costi, asset condivisi tra le aziende e altro ancora. Grazie alla nuova piattaforma, JAL ha eliminato i processi di analisi manuali basati su fogli di calcolo, migliorando la precisione e accelerando le attività di pianificazione e previsione.

Per superare le sfide poste dai lockdown nazionali e dalle restrizioni ai viaggi durante la pandemia, IBM Consulting ha deciso di approcciare il progetto interamente da remoto. Come spiega Asako, questo ha prodotto vantaggi inaspettati ed eccezionali: "Quando si lavora da remoto, se si presenta un problema, i membri del progetto possono riunirsi immediatamente online e discutere attentamente la questione. E proprio questa stretta comunicazione è stata uno dei motivi per cui il progetto si è svolto senza intoppi e senza ritardi".

Grazie a IBM, JAL è riuscita ad avviare il nuovo sistema eJAL nei tempi previsti e iniziare subito a raccoglierne i frutti. Miho Samizu, Vice President, ERP & Internal IT Systems Solutions, Business Solutions presso JAL Infotec, commenta: "Il nostro sistema eJAL conta molti sistemi periferici e i team responsabili sono distribuiti tra JAL e JAL Infotec, il che rende difficile soddisfare le diverse esigenze aziendali. Ma, con l'aiuto di IBM Consulting, abbiamo ascoltato attentamente i nostri stakeholder durante tutti i test e abbiamo affrontato con successo le loro preoccupazioni sulla migrazione".

Tomohiko Shimoda, Director, General Administration Systems, IT Planning & Promotion Department di JAL, aggiunge: "A causa della pandemia di COVID-19, era difficile mantenere il progetto in linea con le tempistiche previste. Per questo è stato molto importante riuscire a completare la migrazione entro la scadenza. Il nostro successo con questo progetto è anzi diventato un punto di riferimento".

Oggi, JAL ha semplificato e ottimizzato le sue soluzioni SAP mission-critical. Lavorando con IBM, l'azienda ha ridotto il numero di componenti aggiuntivi SAP da 1.260 a 500. L'azienda ha inoltre attivato nuove funzionalità, tra cui il supporto per i pagamenti Bankers' Automated Clearing System (BACS) per i dipendenti JAL nel Regno Unito.

Con la migrazione di eJAL a SAP HEC con AWS, JAL ha beneficiato di una piattaforma progettata per offrire disponibilità elevata e prestazioni costantemente elevate, con supporto per una continuità del servizio eccezionale a beneficio dell'azienda e dei suoi clienti.

Asako dichiara: "Siamo stati in grado di ridurre i costi relativi al funzionamento e alla manutenzione del sistema centrale come previsto. Quando il carico del server è aumentato in alcuni dei nostri sistemi periferici poco dopo la migrazione, abbiamo temporaneamente aggiunto risorse di calcolo. Successivamente, siamo stati in grado di ridurre gradualmente le risorse e passare a un funzionamento stabile, altro vantaggio di AWS".

Passando al cloud, l'azienda ha ridotto l'onere di gestione dei propri team IT. Hiroshi Takamura, EPR & Internal IT Systems Solutions di JAL Infotec, spiega: "Abbiamo chiesto a IBM di personalizzare il front-end di SAP S/4HANA, in modo che corrispondesse a quello a cui eravamo abituati, consentendoci di lavorare in modo efficiente".

Una volta superata la fase più acuta della pandemia, JAL ha utilizzato le nuove conoscenze ricavate da eJAL per migliorare il servizio ai clienti e aumentare l'efficienza. Ad esempio, l'azienda ha iniziato ad analizzare il costo per volo in modo più dettagliato che mai, visualizzando i dati e creando dashboard per consentire un processo decisionale guidato dai dati in tempo quasi reale.

Continua Shimoda: "A seguito del progetto con IBM, siamo stati in grado di elaborare senza ritardi non solo i conti mensili, ma anche quelli trimestrali e annuali. I risultati che abbiamo ottenuto sono stati apprezzati da tutta l'azienda".

Conclude Asako: "Stiamo gradualmente facendo progressi verso un'analisi più complessa e agile. Siamo molto soddisfatti di IBM, che ci ha fornito il team e il know-how necessari per fare del nostro progetto SAP S/4HANA un successo. Ci auguriamo di continuare a collaborare con IBM per massimizzare il valore aziendale del nostro investimento in SAP S/4HANA".

Japan Airlines Co., Ltd. (JAL) (link esterno a ibm.com) è stata fondata nel 1951 come prima compagnia aerea privata del Paese nel dopoguerra. Oggi, l'azienda offre sia servizi passeggeri sia merci. Con sede a Tokyo, JAL impiega più di 12.700 persone e opera su un totale di 191 rotte sia nazionali sia internazionali.