Nell'arco di un anno, Hyland Software ha risparmiato più del 15% della spesa esistente per i costi di elaborazione in AWS e dei propri data center, mantenendo al contempo la qualità del servizio. Come ha fatto? Ha applicato IBM Turbonomic per ottenere il controllo del suo ambiente hybrid cloud altamente complesso. E questo potrebbe essere solo l'inizio in termini di risparmi.

In qualità di fornitore di soluzioni SaaS e PaaS per la gestione dei contenuti e l'automazione dei processi a oltre 14.000 clienti in tutto il mondo, le esigenze di Hyland in termini di risorse ed elaborazione sono enormi. L'azienda distribuisce le sue soluzioni, in hosting in un ambiente hybrid cloud, utilizzando i propri data center e il cloud pubblico Amazon Web Services (AWS). Inoltre, Hyland supporta più di 2.000 clienti che affidano all'azienda petabyte di dati attraverso tutti i suoi prodotti e il cloud pubblico opera su larga scala con migliaia di istanze cloud Elastic Compute (EC2) e cluster di memorizzazione Elastic Block (EBS).

L'ottimizzazione di tutte queste risorse informatiche rappresenta una sfida notevole, così come la riduzione degli sprechi e il mantenimento delle prestazioni del servizio per i clienti. Questa è la missione di Joseph Quinto, Cloud Business Operations Manager di Hyland, e del suo team. "Dobbiamo gestire le risorse attraverso insiemi di parametri molto diversi", afferma Quinto. "Ogni prodotto ha le proprie esigenze in termini di risorse, e all'interno dei set di prodotti ci sono clienti di diversi settori con esigenze molto diverse. Le variabili sono numerose e ognuna di esse rende la massimizzazione delle risorse una sfida diversa".

In passato, Hyland ha cercato di affrontare questa sfida potenziando i propri team. Tuttavia, ottenere visibilità su così tante risorse in un ambiente così ampio e complesso, per non parlare del bilanciamento dei loro utilizzi, era pressoché impossibile. Hyland si è quindi rivolta alla piattaforma Turbonomic. "C'erano ancora molte cose che volevamo migliorare", afferma Quinto. "Ma siamo arrivati a un punto in cui, da soli, non potevamo fare di più. È qui che la potenza di ciò che Turbonomic può fare, dal punto di vista dell'AI e del machine learning, ha funzionato davvero per noi".

Il team di Hyland ha applicato Turbonomic alle risorse del data center e a una parte crescente dell'ambiente AWS, ottenendo un impatto immediato. "Nel primo mese di utilizzo di Turbonomic nel nostro ambiente AWS, abbiamo intrapreso più di 2.000 azioni di resourcing e risparmiato più dell'8% della nostra spesa mensile media", afferma Quinto.

Secondo Quinto, un risparmio così rapido è stato possibile perché Turbonomic è pronto all'uso: "Non appena lo accendiamo, inizia a inserire dati ed è pronto ad agire". Turbonomic offre una panoramica dell'utilizzo delle risorse nell'intero stack tecnologico e utilizza l'AI per fornire consigli sul dimensionamento e sull'allocazione. Il team può quindi impostare policy e regole e automatizzare le azioni di resourcing appropriate su una scala molto più ampia di quanto fosse possibile in precedenza.

"La quantità di bilanciamento che siamo in grado di effettuare ora sarebbe impossibile da ottenere manualmente con la quantità di clienti, istanze e ambienti che stiamo gestendo", afferma Quinto. "Invece di avere delle persone che esaminano i sistemi e cercano di interpretare la capacità di cui necessitano, ora le persone forniscono un minimo e lasciano che Turbonomic gestisca i livelli di risorse in base alle necessità, aumentandoli o diminuendoli. Questa soluzione riduce tutti i ticket e tutto il rumore che si creava prima".

Hyland ha iniziato a utilizzare Turbonomic nel 2021, applicandolo quasi esclusivamente alle risorse dei data center per circa due anni prima di estenderlo all'ambiente AWS. Per quanto riguarda il data center, è diventato una piattaforma critica per massimizzare le risorse esistenti e limitare la necessità di acquistare altro hardware. "Non è più un optional per quanto riguarda il data center, è davvero un must", afferma Quinto. "E sta diventando sempre più un must per AWS."

Il team sta adottando un approccio graduale con AWS. Le fasi iniziali riguardano tre prodotti principali e utilizzano Turbonomic per comprendere chiaramente i livelli minimi di risorse di cui necessitano e per stabilire delle regole che consentano di mantenere automaticamente tali valori di riferimento. "Il nostro ambiente e i nostri dati sono molto complessi", afferma Quinto. "Non abbiamo creato policy o regole per ogni diversa permutazione dei nostri prodotti. Siamo stati strategici nel far sì che Turbonomic intraprendesse azioni nelle aree in cui sappiamo di avere i dati giusti per supportare le decisioni giuste".   

Quinto aggiunge che Turbonomic integra le funzionalità di scalabilità di AWS in modo prezioso. "Alcuni dei nostri prodotti non sono stati sviluppati su AWS e non possono utilizzare al meglio la scalabilità di AWS. Turbonomic ci fornisce ciò di cui abbiamo bisogno".

Proteggere l'esperienza del cliente

Quindi, in che modo il controllo più stretto sull'utilizzo delle risorse ha influito sulle prestazioni del servizio per i clienti?

"Supportare e migliorare l'esperienza dei clienti è la base di tutto ciò che facciamo", afferma Quinto. "Stiamo usando Turbonomic per assicurarci che i clienti ricevano la capacità di cui hanno bisogno. Quando ne hanno bisogno. Come ne hanno bisogno. Abbiamo aggiunto altri clienti e siamo stati in grado di supportarli con le nostre risorse esistenti, nel rispetto degli obiettivi stabiliti".

In meno di un anno dall'applicazione di Turbonomic ai primi tre prodotti nell'ambiente AWS, Hyland ha risparmiato circa il 15% sulla spesa esistente. E ha ottenuto quasi gli stessi 15% risparmi relativi al data center, attraverso l'ottimizzazione delle risorse e la riduzione dei costi.

Tuttavia c'è molto altro in arrivo. "I risparmi finora sono significativi, ma penso che siamo ancora solo all'inizio in termini di ciò che possiamo fare", afferma Quinto. Di fatto, mentre collegano Turbonomic a un maggior numero di ambienti AWS e prodotti Hyland, Quinto e il suo team si sono impegnati a raggiungere un obiettivo impressionante per il futuro: 300 mila dollari di risparmi, ogni mese.

Un fattore che contribuirà a raggiungere questo obiettivo è la combinazione di Turbonomic con la piattaforma IBM Cloudability, poiché queste soluzioni funzionano come due leve complementari. Il team utilizza Cloudability per ottenere insight sui costi del cloud e per fornire informazioni dettagliate sulle spese eccessive e le anomalie, così da capire più facilmente dove Turbonomic può e deve essere applicato per ottenere i maggiori risparmi.    

Quinto mira inoltre a continuare a perfezionare i dati dei sistemi inseriti in Turbonomic per ottenere un'ottimizzazione più intelligente, sfumata e continua di tutte le variabili del tipo di prodotto, del profilo del cliente e dei modelli di utilizzo. "Un prodotto potrebbe richiedere più capacità a livello di front-end, un altro potrebbe richiedere più capacità a livello di back-end o negli indici di ricerca. Non so se siamo ancora così bravi con Turbonomic, ma vogliamo arrivarci. Il vero obiettivo è quello di continuare a migliorare la sostenibilità e la redditività dei nostri ambienti cloud, continuando a supportare e migliorare l'esperienza dei nostri clienti".

Hyland Software, Inc. sviluppa e fornisce soluzioni di contenuti intelligenti per l'acquisizione, l'elaborazione e la gestione di volumi elevati di contenuti diversificati. Queste soluzioni aiutano più di 14.000 clienti in tutto il mondo a migliorare, accelerare e automatizzare le decisioni operative e i workflow. Hyland è stata fondata nel 1991 e ha sede a Westlake, Ohio.