“Un bot per amico”

Nel caso del Bureau voor Normalisatie (NBN), l'organizzazione belga per l'elaborazione e la pubblicazione di norme, questo piccolo cambiamento è avvenuto sotto forma di bot basato sul software IBM® Robotic Process Automation.

Le norme hanno un ruolo non trascurabile: migliorano la qualità di prodotti e servizi, promuovono l'efficienza e facilitano gli scambi commerciali, supportando inoltre le economie nazionali e il commercio globale livellando il campo da gioco. Solo in Belgio, lo sviluppo e la pubblicazione di una norma aggiuntiva incrementa, in media, il prodotto interno lordo (PIL) di USD 2,04 milioni all'anno, secondo uno studio pubblicato nel 2020 da VUB (Vrije Universiteit Brussel).

In qualità di membro del Comitato Europeo di normazione (CEN) belga, l'NBN contribuisce allo sviluppo e alla pubblicazione delle norme europee (EN). In media, il CEN pubblica circa 1.100 norme EN all'anno, pubblicate poi in Belgio dall'NBN, per mandato legale, come norme nazionali (NBN EN).

L'NBN è anche l'ente nazionale membro dell'Organizzazione Internazionale per la Standardizzazione (ISO) e contribuisce allo sviluppo e contemporaneamente alla pubblicazione degli standard ISO. Sebbene l'NBN non sia tenute ad adattare tutti gli standard ISO come standard belgi (NBN ISO), tradizionalmente ne pubblica una selezione ogni anno. Negli ultimi anni, però, la domanda da parte delle industrie belghe di standard NBN ISO è aumentata. Nel 2020, l'NBN si è concentrato sulla pubblicazione di un maggior numero di standard ISO.

Nell'ottobre 2020, l'NBN ha ingaggiato Parplex, un'azienda tecnologica specializzata in soluzioni software di automazione dei processi robotici (RPA). Ellen Bartholomeeusen, Operations Manager NBN, afferma: “Il fatto che Parplex fosse un Business Partner IBM ha rappresentato per noi un fattore importante. Abbiamo scelto Parplex perché ci ha proposto la soluzione migliore.”

La collaborazione è iniziata con un progetto pilota incentrato sull'elaborazione di un piccolo sottoinsieme di schede. Nel gennaio 2021, dopo il successo del pilota, Parplex si è focalizzata sull'automazione dell'intero processo di implementazione degli standard ISO come standard belgi e alla configurazione del bot Otis. Parplex, lavorando in maniera costante, ha perfezionato e convalidato il bot per ogni fase. Dopo i test end-to-end, l'NBN ha introdotto Otis a maggio 2021.

Nordine Vandezande, titolare di Parplex, spiega: “Il software RPA di IBM ha tutte le funzionalità necessarie per costruire un bot e automatizzare il processo di votazione di NBN. Abbiamo configurato il processo completo: creazione delle schede e raccolta delle informazioni dalle norme. Il bot è attivo ogni sera, e funziona in base a fogli di calcolo che contengono metadati relativi all'ISO, come il numero e la descrizione della norma. Analizzando i fogli di calcolo, il bot sa quali schede deve creare e quali invece deve chiudere”.

Otis viene eseguito su una workstation completamente configurata da Parplex. Si integra con il sistema PIM (Product Information Management) interno, con il sito Web ISO e con le piattaforme SaaS (Software as a Service) dell'NBN. Ciò garantisce che le informazioni arrivino a destinazione in tempo reale.

“Ogni mattina vediamo immediatamente quali schede elettorali sono state implementate correttamente", aggiunge Michel, "sono contrassegnate con 'ok'. In alcuni casi, il bot non può compilare un campo perché mancano le informazioni nei sistemi ISO o per altri motivi. In questi casi, il bot evidenzia che è necessario l'intervento umano sul campo per correggere o compilare il campo mancante".

Bartholomeeusen apprezza inoltre la capacità del sistema di segnalare errori e bug. "Ci semplifica il lavoro mostrandoci cosa non ha funzionato, così da permetterci di completare i nostri compiti molto rapidamente", afferma. "Direi che solo il 5% delle implementazioni degli standard richiede l'intervento manuale. Dal punto di vista della velocità e della qualità, l'adozione del bot è stato un grande valore aggiunto".