Apa itu knowledge management?

Ketika pengetahuan tidak mudah diakses di dalam suatu organisasi, hal tersebut dapat menimbulkan biaya besar bagi bisnis karena waktu yang berharga dihabiskan untuk mencari informasi yang relevan alih-alih menyelesaikan tugas yang berfokus pada hasil.

Sistem manajemen pengetahuan (KMS) memanfaatkan pengetahuan kolektif organisasi, yang berujung pada efisiensi operasional yang lebih baik. Sistem ini didukung oleh penggunaan basis pengetahuan. Basis pengetahuan biasanya sangat penting bagi manajemen pengetahuan yang sukses, karena menyediakan tempat terpusat untuk menyimpan informasi dan mengaksesnya dengan mudah.

Perusahaan dengan strategi manajemen pengetahuan mencapai hasil bisnis lebih cepat karena peningkatan pembelajaran organisasi dan kolaborasi antaranggota tim memfasilitasi pengambilan keputusan yang lebih cepat di seluruh bisnis. Hal ini juga menyederhanakan berbagai proses organisasi, seperti pelatihan dan onboarding, yang berujung pada tingkat kepuasan dan retensi karyawan yang lebih tinggi.

Definisi manajemen pengetahuan juga mencakup tiga jenis pengetahuan: pengetahuan tersirat, implisit, dan eksplisit. Jenis pengetahuan tersebut sebagian besar dibedakan oleh tingkat codification informasi.

• Pengetahuan tersirat: Jenis pengetahuan ini biasanya diperoleh melalui pengalaman dan dipahami secara intuitif. Akibatnya, pengetahuan ini sulit diartikulasikan dan dikodifikasi, sehingga sulit untuk mentransfernya ke orang lain. Contoh pengetahuan tersirat dapat mencakup bahasa, pengenalan wajah, atau keterampilan kepemimpinan.

• Pengetahuan implisit: Meskipun beberapa literatur menyamakan pengetahuan implisit dengan pengetahuan tersirat, beberapa akademisi memisahkan kedua jenis ini dan menyatakan bahwa definisi pengetahuan tersirat lebih bernuansa. Jika pengetahuan tersirat sulit dikodifikasi, pengetahuan implisit tidak selalu memiliki masalah tersebut. Sebaliknya, informasi implisit hanya belum didokumentasikan. Pengetahuan implisit cenderung melekat pada proses, dan dapat disebut sebagai pengetahuan know-how.

• Pengetahuan eksplisit: Pengetahuan eksplisit terekam dalam berbagai jenis dokumen seperti manual, laporan, dan panduan, yang memungkinkan organisasi berbagi pengetahuan dengan mudah antartim. Jenis pengetahuan ini mungkin yang paling dikenal, dan contohnya mencakup aset pengetahuan seperti database, white paper, dan studi kasus. Bentuk pengetahuan ini penting bagi upaya mempertahankan modal intelektual di dalam sebuah organisasi serta memfasilitasi transfer pengetahuan yang sukses kepada karyawan baru.

Beberapa akademisi meringkas proses manajemen pengetahuan sebagai rangkaian yang melibatkan akuisisi, penciptaan, penyempurnaan, penyimpanan, transfer, berbagi, dan pemanfaatan pengetahuan. Namun, proses tersebut dapat disintesis lebih lanjut. Sistem manajemen pengetahuan yang efektif biasanya melalui tiga langkah utama:

• Penciptaan pengetahuan: Pada langkah ini, organisasi mengidentifikasi dan mendokumentasikan pengetahuan yang sudah ada atau baru yang ingin disebarkan ke seluruh perusahaan.

• Penyimpanan pengetahuan: Selama tahap ini, sistem teknologi informasi biasanya digunakan untuk menyimpan pengetahuan organisasi agar dapat didistribusikan. Informasi mungkin perlu diformat dengan cara tertentu untuk memenuhi persyaratan repositori tersebut.

• Berbagi pengetahuan: Pada tahap akhir ini, proses berbagi pengetahuan dikomunikasikan secara luas di seluruh organisasi. Tingkat penyebaran informasi akan bervariasi, bergantung pada budaya organisasi. Perusahaan yang mendorong dan menghargai perilaku ini cenderung memiliki keunggulan kompetitif dibandingkan perusahaan lain di industrinya.

Terdapat sejumlah alat yang digunakan organisasi untuk memperoleh manfaat dari manajemen pengetahuan. Contoh sistem manajemen pengetahuan mencakup:

• Sistem manajemen dokumen berperan sebagai sistem penyimpanan terpusat bagi dokumen digital, seperti PDF, gambar, dan berkas pengolah kata. Sistem ini meningkatkan alur kerja karyawan melalui kemudahan pengambilan dokumen, seperti lessons learned.

• Sistem manajemen konten (CMS) adalah aplikasi pengelolaan konten web yang memungkinkan pengguna akhir mengedit dan memublikasikan konten. CMS sering kali tertukar dengan sistem manajemen dokumen, tetapi CMS dapat mendukung jenis media lain, seperti audio dan video.

• Intranet adalah jaringan pribadi yang hanya tersedia di dalam sebuah organisasi, yang memungkinkan berbagi informasi, alat, dan proses di antara stakeholder internal. Meskipun dapat memakan waktu dan biaya pemeliharaan yang mahal, intranet menyediakan sejumlah layanan groupware, seperti direktori internal dan pencarian, yang memfasilitasi kolaborasi.

• Wiki dapat menjadi alat manajemen pengetahuan yang populer karena kemudahan penggunaannya. Sistem ini memudahkan pengunggahan dan pengeditan informasi, namun kemudahan tersebut dapat menimbulkan kekhawatiran akan informasi yang salah karena pekerja dapat memperbarui konten dengan informasi yang tidak benar atau ketinggalan zaman.

• Data warehouse menggabungkan data dari berbagai sumber ke dalam satu penyimpanan data yang tunggal, terpusat, dan konsisten untuk mendukung analisis data, data mining, kecerdasan buatan (AI), dan machine learning. Data diekstraksi dari repositori tersebut sehingga perusahaan dapat memperoleh insight, serta memberdayakan karyawan untuk membuat keputusan berbasis data.

Meskipun solusi manajemen pengetahuan dapat membantu dalam memfasilitasi transfer pengetahuan antartim dan antarindividu, solusi tersebut juga bergantung pada adopsi pengguna untuk menghasilkan hasil yang positif. Oleh karena itu, organisasi tidak boleh meminimalkan nilai dari elemen manusia yang menentukan keberhasilan dalam manajemen pengetahuan.

• Budaya organisasi: Praktik manajemen akan memengaruhi jenis organisasi yang dipimpin para eksekutif. Manajer dapat membangun organisasi pembelajar melalui pemberian penghargaan dan dorongan atas perilaku berbagi pengetahuan di seluruh timnya. Jenis kepemimpinan ini menjadi dasar bagi tim untuk saling percaya dan berkomunikasi secara lebih terbuka guna mencapai hasil bisnis.

• Communities of practice: Center of excellence dalam disiplin ilmu tertentu menyediakan forum bagi karyawan untuk mengajukan pertanyaan, serta memfasilitasi pembelajaran dan transfer pengetahuan. Dengan cara ini, organisasi meningkatkan jumlah subject matter expert di bidang tertentu dalam perusahaan, sehingga mengurangi ketergantungan pada individu tertentu untuk melaksanakan tugas tertentu.

Dengan alat dan strategi yang tepat, praktik manajemen pengetahuan telah berhasil diterapkan pada aplikasi tertentu, seperti:

• Onboarding karyawan: Sistem manajemen pengetahuan membantu mengatasi kurva pembelajaran yang curam bagi karyawan baru. Alih-alih membebani karyawan baru dengan data dump pada minggu-minggu pertamanya, dukung mereka secara berkelanjutan dengan alat pengetahuan yang memberikan informasi yang berguna kapan pun dibutuhkan. Pelajari lebih lanjut

• Tugas karyawan sehari-hari: Memastikan setiap karyawan memiliki akses terhadap jawaban yang akurat dan informasi yang penting. Akses terhadap jawaban yang sangat relevan pada waktu yang tepat, bagi orang yang tepat, memungkinkan tenaga kerja menghabiskan lebih sedikit waktu untuk mencari informasi dan lebih banyak waktu pada aktivitas yang mendorong bisnis. Pelajari lebih lanjut

• Customer self-service: Pelanggan berulang kali menyatakan bahwa mereka lebih suka mencari jawaban sendiri daripada harus menghubungi dukungan. Jika dilakukan dengan baik, sistem manajemen pengetahuan membantu bisnis mengurangi biaya dukungan pelanggan dan meningkatkan kepuasan pelanggan. Pelajari lebih lanjut

Perusahaan memperoleh sejumlah manfaat ketika menerapkan strategi manajemen pengetahuan. Beberapa keuntungan utama meliputi:

• Identifikasi kesenjangan keterampilan: Ketika tim membuat dokumentasi yang relevan mengenai pengetahuan implisit atau tersirat, atau mengonsolidasikan pengetahuan eksplisit, hal tersebut dapat menyoroti kesenjangan pada kompetensi inti di seluruh tim. Hal ini menghadirkan informasi yang berharga bagi manajemen untuk membentuk struktur organisasi baru atau merekrut sumber daya tambahan.

• Membuat keputusan yang lebih baik: Sistem manajemen pengetahuan membekali individu dan departemen dengan pengetahuan. Melalui peningkatan aksesibilitas terhadap pengetahuan perusahaan saat ini dan historis, tim Anda dapat meningkatkan keterampilan dan membuat keputusan yang lebih berdasarkan informasi untuk mendukung sasaran bisnis.

• Memelihara pengetahuan perusahaan: Jika karyawan Anda yang paling berpengetahuan pergi besok, apa yang akan dilakukan bisnis Anda? Mempraktikkan manajemen pengetahuan internal memungkinkan bisnis menciptakan memori organisasi. Praktik ini menangkap pengetahuan yang dimiliki karyawan senior dan pakar lainnya, lalu membuatnya dapat diakses tim Anda yang lebih luas.

• Efisiensi operasional: Sistem manajemen pengetahuan menghadirkan wadah yang memungkinkan pekerja pengetahuan menemukan informasi yang relevan lebih cepat. Hal ini, pada gilirannya, mengurangi waktu yang dibutuhkan untuk riset, yang berujung pada pengambilan keputusan yang lebih cepat dan penghematan biaya melalui efisiensi operasional.

• Peningkatan kolaborasi dan komunikasi: Sistem manajemen pengetahuan dan budaya organisasi bekerja bersama untuk membangun kepercayaan antaranggota tim. Sistem informasi ini menghadirkan transparansi yang lebih besar antarpekerja, sehingga menciptakan pemahaman dan keselarasan yang lebih baik terhadap sasaran bersama. Kepemimpinan yang terlibat dan komunikasi yang terbuka menciptakan lingkungan yang memungkinkan tim merangkul inovasi dan masukan.

• Keamanan data: Sistem manajemen pengetahuan memungkinkan organisasi menyesuaikan kontrol izin, kontrol tampilan, dan tingkat keamanan dokumen untuk memastikan bahwa informasi hanya dibagikan melalui saluran yang benar atau dengan individu tertentu. Berikan karyawan Anda otonomi untuk mengakses pengetahuan secara aman dan percaya diri.