Apa itu manajemen pengetahuan?

Ketika pengetahuan tidak mudah diakses dalam suatu organisasi, itu bisa sangat mahal bagi bisnis karena waktu berharga dihabiskan untuk mencari informasi yang relevan dibandingkan menyelesaikan tugas yang berfokus pada hasil.

Sistem manajemen pengetahuan (KMS) memanfaatkan pengetahuan kolektif organisasi, yang mengarah pada efisiensi operasional yang lebih baik. Sistem ini didukung oleh penggunaan basis pengetahuan. Itu biasanya sangat penting untuk manajemen pengetahuan yang sukses, menyediakan tempat terpusat untuk menyimpan informasi dan mengaksesnya dengan mudah.

Perusahaan dengan strategi manajemen pengetahuan mencapai hasil bisnis lebih cepat karena peningkatan pembelajaran organisasi dan kolaborasi di antara anggota tim memfasilitasi pengambilan keputusan yang lebih cepat di seluruh bisnis. Hal ini juga menyederhanakan lebih banyak proses organisasi, seperti pelatihan dan orientasi, yang mengarah pada laporan kepuasan dan retensi karyawan yang lebih tinggi.

Definisi manajemen pengetahuan juga mencakup tiga jenis pengetahuan, pengetahuan tersirat, implisit, dan eksplisit. Jenis pengetahuan ini sebagian besar dibedakan oleh pengkodean informasi.

• Pengetahuan tersirat: Jenis pengetahuan ini biasanya diperoleh melalui pengalaman, dan dipahami secara intuitif. Akibatnya, sulit untuk mengartikulasikan dan mengkodekannya, sehingga sulit untuk mentransfer informasi ini ke orang lain. Contoh pengetahuan tersirat dapat mencakup bahasa, pengenalan wajah, atau keterampilan kepemimpinan.
• Pengetahuan implisit: Sementara beberapa literatur menyamakan pengetahuan implisit denagn pengetahuan tersirat, beberapa akademisi memecah jenis ini secara terpisah, menyatakan bahwa definisi pengetahuan taktik lebih bernuansa. Sementara pengetahuan tersirat sulit untuk dikodekan, pengetahuan implisit tidak selalu memiliki masalah ini. Sebaliknya, informasi implisit belum didokumentasikan. Itu cenderung ada dalam proses, dan itu dapat disebut sebagai pengetahuan “tahu-cara”.
• Pengetahuan eksplisit: Pengetahuan eksplisit ditangkap dalam berbagai jenis dokumen seperti manual, laporan, dan panduan, yang memungkinkan organisasi berbagi pengetahuan dengan mudah di seluruh tim. Jenis pengetahuan ini mungkin yang paling terkenal dan contohnya termasuk asset pengetahuan seperti database, white paper, dan studi kasus. Bentuk pengetahuan ini penting untuk mempertahankan modal intelektual dalam sebuah organisasi serta memfasilitasi transfer pengetahuan yang sukses kepada karyawan baru.

Sementara beberapa akademisi meringkasproses manajemen pengetahuan yang melibatkan akuisisi pengetahuan, penciptaan, penyempurnaan, penyimpanan, transfer, berbagi, dan pemanfaatan. Proses ini dapat disintesis sedikit lebih jauh. Sistem manajemen pengetahuan yang efektif biasanya melalui tiga langkah utama:

1. Penciptaan Pengetahuan: Pada langkah ini, organisasi mengidentifikasi dan mendokumentasikan pengetahuan yang sudah ada atau baru yang ingin disebarkan ke seluruh perusahaan.
2. Penyimpanan Pengetahuan: Selama tahap ini, sistem teknologi informasi biasanya digunakan untuk menyimpan pengetahuan organisasi untuk didistribusikan. Informasi mungkin perlu diformat dengan cara tertentu untuk memenuhi persyaratan repositori tersebut.
3. Berbagi Pengetahuan: Pada tahap akhir ini, proses untuk berbagi pengetahuan dikomunikasikan secara luas di seluruh organisasi. Tingkat penyebaran informasi akan bervariasi tergantung pada budaya organisasi. Perusahaan yang mendorong dan menghargai perilaku ini pasti akan memiliki keunggulan kompetitif dibandingkan perusahaan lain di industri mereka.

Ada sejumlah alat yang digunakan organisasi untuk menuai manfaat dari manajemen pengetahuan. Contoh sistem manajemen pengetahuan dapat meliputi:

• Sistem manajemen dokumen bertindak sebagai sistem penyimpanan terpusat untuk dokumen digital, seperti PDF, gambar, dan berkas pengolah kata. Sistem ini meningkatkan alur kerja karyawan dengan memungkinkan pengambilan dokumen secara mudah, seperti pelajaran yang dipelajari.
• Sistem manajemen konten (CMS) adalah aplikasi yang mengelola konten web di mana pengguna akhir dapat mengedit dan mempublikasikan konten. Ini biasanya dibingungkan dengan sistem manajemen dokumen, tetapi CMS dapat mendukung jenis media lain, seperti audio dan video.
• Intranet adalah jaringan pribadi yang hanya ada di dalam sebuah organisasi, yang memungkinkan berbagi pemberdayaan, alat, dan proses di antara para pemangku kepentingan internal. Meskipun bisa memakan waktu dan biaya pemeliharaan yang mahal, itu menyediakan sejumlah layanan groupware, seperti direktori internal dan pencarian, yang memfasilitasi kolaborasi.
• Wiki dapat menjadi alat manajemen pengetahuan yang populer karena kemudahan penggunaannya. Sistem ini memudahkan untuk mengunggah dan mengedit informasi, namun kemudahan ini dapat menimbulkan kekhawatiran akan informasi yang salah karena pekerja dapat memperbaruinya dengan informasi yang tidak benar atau ketinggalan zaman.
• Gudang data menggabungkan data dari berbagai sumber ke dalam satu penyimpanan data tunggal, terpusat, dan konsisten untuk mendukung analisis data, penambangan data, kecerdasan buatan (AI), dan machine learning. Data diekstraksi dari repositori ini sehingga perusahaan dapat memperoleh insight, memberdayakan karyawan untuk membuat keputusan berbasis data.

Meskipun solusi manajemen pengetahuan dapat membantu dalam memfasilitasi transfer pengetahuan di seluruh tim dan individu, solusi ini juga bergantung pada adopsi pengguna untuk menghasilkan hasil yang positif. Sebagai hasilnya, organisasi tidak boleh meminimalkan nilai dari elemen manusia yang memungkinkan keberhasilan dalam manajemen pengetahuan.

• Budaya Organisasi: Praktik manajemen akan memengaruhi jenis organisasi yang dipimpin oleh para eksekutif. Manajer dapat membangun organisasi pembelajaran dengan memberikan penghargaan dan mendorong perilaku berbagi pengetahuan di seluruh tim mereka. Jenis kepemimpinan ini menjadi dasar bagi tim untuk saling percaya dan berkomunikasi secara lebih terbuka untuk mencapai hasil bisnis.
• Komunitas praktik: Pusat keunggulan dalam disiplin ilmu tertentu menyediakan forum bagi karyawan untuk mengajukan pertanyaan, memfasilitasi pembelajaran dan transfer pengetahuan. Dengan cara ini, organisasi meningkatkan jumlah pakar subjek di area tertentu perusahaan, mengurangi ketergantungan pada individu tertentu untuk melaksanakan tugas tertentu.

Berbekal alat dan strategi yang tepat, praktik manajemen pengetahuan telah berhasil dalam aplikasi tertentu, seperti:

• Orientasi karyawan: Sistem manajemen pengetahuan membantu alamat kurva pembelajaran yang besar bagi karyawan baru. Alih-alih membebani karyawan baru dengan ‘banjir data’ di minggu-minggu pertama mereka, terus-menerus dukung mereka dengan alat pengetahuan yang akan memberi mereka informasi yang berguna kapan saja. Pelajari lebih lanjut
• Tugas karyawan sehari-hari: Memungkinkan setiap karyawan memiliki akses ke jawaban yang akurat dan informasi penting. Akses ke jawaban yang sangat relevan pada waktu yang tepat, untuk orang yang tepat, memungkinkan tenaga kerja menghabiskan lebih sedikit waktu untuk mencari informasi dan lebih banyak waktu untuk aktivitas yang mendorong bisnis. Pelajari lebih lanjut
• Layanan pelanggan mandiri: Pelanggan berulang kali mengatakan bahwa mereka lebih suka mencari jawaban sendiri, daripada harus mengangkat telepon untuk menghubungi dukungan. Jika dilakukan dengan baik, sistem manajemen pengetahuan membantu bisnis mengurangi biaya dukungan pelanggan dan meningkatkan kepuasan pelanggan. Pelajari lebih lanjut

Perusahaan mendapatkan sejumlah manfaat ketika mereka menerapkan strategi manajemen pengetahuan. Beberapa keuntungan utama meliputi:

• Identifikasi kesenjangan keterampilan: Ketika tim membuat dokumentasi yang relevan seputar pengetahuan implisit atau tersirat atau mengonsolidasikan pengetahuan eksplisit, hal itu dapat menyoroti kesenjangan dalam kompetensi inti di seluruh tim. Hal ini memberikan informasi berharga bagi manajemen untuk membentuk struktur organisasi baru atau merekrut sumber daya tambahan.
• Membuat keputusan yang lebih baik: Sistem manajemen pengetahuan memperlengkapi individu dan departemen dengan pengetahuan. Dengan meningkatkan aksesibilitas ke pengetahuan perusahaan saat ini dan historis, tim Anda dapat meningkatkan keterampilan dan membuat lebih banyak keputusan berdasarkan informasi yang mendukung tujuan bisnis.
• Memelihara pengetahuan perusahaan: Jika karyawan Anda yang paling berpengetahuan pergi besok, apa yang akan dilakukan bisnis Anda? Mempraktikkan manajemen pengetahuan internal memungkinkan bisnis untuk menciptakan memori organisasi. Pengetahuan yang dimiliki oleh karyawan jangka panjang Anda dan pakar lainnya, kemudian membuatnya dapat diakses oleh tim Anda yang lebih luas.
• Efisiensi operasional: Sistem manajemen pengetahuan menciptakan tempat yang memungkinkan para pekerja pengetahuan menemukan informasi yang relevan dengan lebih cepat. Hal ini, pada gilirannya, mengurangi jumlah waktu untuk penelitian, yang mengarah pada pengambilan keputusan yang lebih cepat dan penghematan biaya melalui efisiensi operasional. Meningkatkan produktivitas tidak hanya menghemat waktu, tetapi juga mengurangi biaya.
• Peningkatan kolaborasi dan komunikasi: Sistem manajemen pengetahuan dan budaya organisasi bekerja sama untuk membangun kepercayaan di antara anggota tim. Sistem informasi ini memberikan transparansi yang lebih besar di antara para pekerja, menciptakan lebih banyak pemahaman dan keselarasan di sekitar tujuan bersama. Kepemimpinan yang terlibat dan komunikasi terbuka menciptakan lingkungan bagi tim untuk merangkul inovasi dan masukan.
• Keamanan Data: Sistem manajemen pengetahuan memungkinkan organisasi untuk menyesuaikan kontrol izin, kontrol penayangan, dan tingkat keamanan dokumen untuk memastikan bahwa informasi hanya dibagikan di saluran yang benar atau dengan individu tertentu. Beri karyawan Anda otonomi untuk mengakses pengetahuan dengan aman dan percaya diri.