Apa itu rencana pengelolaan data (DMP)?

Meskipun dokumen-dokumen ini biasanya digunakan untuk proyek penelitian untuk memenuhi persyaratan penyandang dana, mereka dapat dimanfaatkan dalam lingkungan perusahaan serta untuk menciptakan struktur dan keselarasan antara pemangku kepentingan.

Karena DMP menyoroti jenis data yang akan digunakan dalam proyek dan membahas pengelolaannya sepanjang siklus hidup data, para pemangku kepentingan, seperti tim tata kelola, dapat memberikan masukan yang jelas tentang penyimpanan dan penyebaran data sensitif, seperti informasi identifikasi pribadi (PII), di awal proyek. Dokumen-dokumen ini memungkinkan tim menghindari jebakan kepatuhan dan regulasi, dan dapat berfungsi sebagai templat tentang cara mendekati dan mengelola data untuk proyek masa mendatang.

Rencana manajemen data biasanya memiliki lima komponen:

1. Pernyataan tujuan
2. Definisi data
3. Pengumpulan dan akses data
4. Pertanyaan yang sering diajukan (FAQ)
5. Keterbatasan data penelitian

Masing-masing area fokus ini memungkinkan lembaga penelitian dan penyandang dana penelitian (atau mungkin tim manajemen data Anda) untuk menilai jumlah risiko yang terkait dengan proyek tertentu. Rencana manajemen data juga membahas cara mengelola risiko itu. Misalnya, jika data sensitif digunakan dalam proyek, apakah tepat untuk menggunakan kembali data itu untuk proyek masa depan? Tergantung pada sensitivitas data tersebut, mungkin tidak sesuai, atau mungkin memerlukan persetujuan pengguna tambahan.

Setiap komponen dari rencana manajemen data berfokus pada informasi tertentu, kami akan mempelajari lebih lanjut masing-masing.

1. Pernyataan tujuan: Hal ini menjelaskan mengapa tim perlu memperoleh jenis data tertentu selama proyek berlangsung. Ini harus dengan jelas menguraikan pertanyaan yang coba dijawab tim dengan kumpulan data ini.

2. Definisi data: Deskripsi data membantu pengguna akhir dan audiens mereka memahami konvensi penamaan dan korespondensi mereka dengan kumpulan data tertentu. Beberapa informasi ini juga dapat disimpan di dalam metadata, yang biasanya melabeli data berdasarkan sumber data dan format file. Menciptakan dan mematuhi standar metadata yang telah ditentukan sebelumnya selama proses akuisisi data juga akan memastikan pengumpulan yang lebih konsisten dan proses integrasi yang lebih lancar.

3. Pengumpulan dan akses data: Bagian DMP ini menyoroti bagaimana data akan dikumpulkan, disimpan, dan diakses dari repositori data. Kemungkinan akan mengatasi sumber data dari data yang ada atau pendekatan yang akan diambil untuk membuat data baru, seperti eksperimen. Ini juga harus berisi informasi seputar waktu pengambilan data—misalnya seberapa sering akan diperbarui dan dalam jangka waktu berapa lama. Jenis dan waktu data pada umumnya akan menginformasikan penyimpanan dan aksesnya ke pihak ketiga. Misalnya, data tidak terstruktur akan memerlukan sistem non-relasional dibandingkan dengan sistem relasional, dan kumpulan data yang lebih besar akan memerlukan daya komputasi yang lebih besar dibandingkan dengan yang lebih kecil. Mungkin juga ada pembatasan seputar pembagian data karena privasi atau hak kekayaan intelektual. Karena pemangku kepentingan proyek mengharapkan data sensitif, seperti informasi identifikasi pribadi (PII), diperlakukan dengan sangat hati-hati dan aman, penting bagi pemilik data untuk memperjelas praktik pengelolaan data mereka, khususnya di area ini. Ini akan mencakup jawaban atas pertanyaan seputar penyimpanan data jangka panjang, seperti pengarsipan data atau penggunaan kembali data. Untuk data yang sifatnya tidak sensitif, akan ada harapan untuk menyediakan jalur bagi pihak ketiga untuk mengakses data mentah dan hasil penelitian.

4. Pertanyaan yang Sering Diajukan: Bagian ini dapat dianggap sebagai "semua pertanyaan" untuk pertanyaan populer lainnya dalam proyek manajemen data, seperti rencana berbagi, preferensi kutipan, dan metode cadangan data. Peneliti atau pemilik data dapat menyoroti pengidentifikasi objek digital (DOI) untuk pemilik proyek yang berdekatan atau terkait. Selain itu, jika pemilik proyek mengarsipkan data, mereka juga harus mempertimbangkan lama keberadaan arsip tersebut. Apakah ia akan hidup selama satu tahun, lima tahun, atau mungkin tanpa batas waktu?

5. Keterbatasan data penelitian: Bagian ini membahas batasan di muka dengan kumpulan data, yang akan membatasi kemampuannya untuk menggeneralisasi lebih luas ke populasi. Misalnya, data dapat difokuskan pada demografi tertentu, seperti geografi, jenis kelamin, ras, kelompok usia, dan lain-lain.

Rencana pengelolaan data sebagian besar digunakan dalam pengaturan akademis, terutama untuk program yang didanai pemerintah, seperti National Institutes of Health (NIH) dan National Science Foundation (NSF), tetapi perusahaan juga dapat memanfaatkan dalam penelitian atau fungsi tata kelola data mereka. Meskipun akademisi dan peneliti harus mematuhi persyaratan penyandang dana dalam aplikasi hibah, banyak lembaga penelitian membuat alat DMP untuk menyediakan templat yang relevan untuk proyek penelitian mereka. Tim tata kelola data dalam organisasi dapat mengatur protokol serupa untuk menyerap permintaan data dari pemangku kepentingan yang menganjurkan inisiatif data baru.

Para peneliti di sektor swasta dan publik mencari lembaga pendanaan yang berbeda untuk mensponsori inisiatif penelitian dan inovasi. DMP memitigasi risiko bagi kedua belah pihak, memastikan bahwa pemilik data telah menilai nilai serta tanggung jawab pribadi mereka sendiri (yaitu langkah-langkah keamanan dan pemulihan bencana) untuk penelitian pengelolaan data.

Rencana pengelolaan data juga sangat membantu untuk inisiatif data baru dalam lingkungan bisnis, membantu semua pemangku kepentingan dalam memahami pentingnya sumber data baru dan bagaimana hal itu dapat dikaitkan dengan hasil bisnis. Seiring perkembangan dalam hybrid cloud, kecerdasan buatan, internet of things (IoT), dan komputasi edge terus memacu pertumbuhan big data, perusahaan perlu menemukan cara untuk mengelola kompleksitasnya dalam sistem data mereka.