Panduan langkah demi langkah untuk menyiapkan program tata kelola data

Tata kelola data adalah aspek penting dalam mengelola aset data organisasi. Tujuan utama dari setiap program tata kelola data adalah untuk mencapai tujuan bisnis yang diprioritaskan dan buka nilai data Anda di seluruh organisasi Anda.

Sadarilah bahwa program tata kelola data tidak dapat ada dengan sendirinya – itu harus menyelesaikan masalah bisnis dan memberikan hasil. Mulailah dengan mengidentifikasi tujuan bisnis, hasil yang diinginkan, pemangku kepentingan utama, dan data yang diperlukan untuk mencapai tujuan ini. Teknologi dan arsitektur data memainkan peran penting dalam memungkinkan tata kelola data dan mencapai tujuan ini.

• Orang mengacu pada struktur organisasi, peran, dan tanggung jawab mereka yang terlibat dalam tata kelola data, termasuk mereka yang memiliki, mengumpulkan, menyimpan, mengelola, dan menggunakan data.
• Kebijakan memberikan panduan untuk menggunakan, melindungi, dan mengelola data, memastikan konsistensi dan kepatuhan.
• Proses mengacu pada prosedur komunikasi, kolaborasi dan pengelolaan data, termasuk pengumpulan data, penyimpanan, perlindungan, dan penggunaan.
• Teknologi mengacu pada alat dan sistem yang digunakan untuk mendukung tata kelola data, seperti platform manajemen data dan solusi keamanan.

Sebagai contoh, jika tujuannya adalah meningkatkan retensi pelanggan, maka program tata kelola data harus berfokus pada lokasi di mana data pelanggan dihasilkan dan digunakan di seluruh organisasi, serta memastikan bahwa data pelanggan tersebut akurat, lengkap, terlindungi, dan dapat diakses oleh pihak yang membutuhkannya untuk mengambil keputusan yang dapat meningkatkan retensi pelanggan.

Penting untuk mengoordinasikan dan menstandardisasi kebijakan, peran, dan proses manajemen data untuk menyelaraskannya dengan tujuan bisnis. Ini akan memastikan bahwa data digunakan secara efektif dan bahwa semua pemangku kepentingan bekerja menuju tujuan yang sama.

Memulai program tata kelola data mungkin tampak seperti tugas yang menakutkan, tetapi dengan memulai dari hal kecil dan berfokus pada pencapaian hasil bisnis yang diprioritaskan, tata kelola data dapat berkembang menjadi bagian alami dari kegiatan bisnis sehari-hari.

Membangun program tata kelola data adalah proses iteratif dan inkremental.

Apa tujuan bisnis dan hasil yang diinginkan untuk organisasi Anda? Anda harus mempertimbangkan tujuan strategis jangka panjang dan tujuan taktis jangka pendek dan ingat bahwa tujuan dapat dipengaruhi oleh faktor eksternal seperti peraturan dan kepatuhan.

Strategi data mengidentifikasi, memprioritaskan, dan menyelaraskan tujuan bisnis di seluruh organisasi Anda dan berbagai lini bisnisnya. Di berbagai tujuan bisnis, strategi data akan mengidentifikasi kebutuhan data, ukuran dan KPI, pemangku kepentingan, dan proses manajemen data yang diperlukan, prioritas, dan kemampuan teknologi.

Penting untuk secara teratur meninjau dan memperbarui Strategi data Anda saat bisnis dan prioritas Anda berubah. Jika Anda tidak memiliki strategi data, Anda harus membangunnya – ini tidak membutuhkan waktu yang lama, namun Anda membutuhkan pemangku kepentingan yang tepat untuk berkontribusi.

Setelah Anda memiliki pemahaman yang jelas tentang tujuan bisnis dan kebutuhan data, tetapkan tujuan, dan prioritas tata kelola data. Misalnya, program tata kelola data yang efektif dapat:

• Meningkatkan kualitas data, yang dapat mengarah pada pengambilan keputusan yang lebih akurat dan andal
• Meningkatkan keamanan data untuk melindungi informasi sensitif
• Memungkinkan kepatuhan dan pelaporan terhadap peraturan industri
• Meningkatkan kepercayaan dan keandalan aset data Anda secara keseluruhan
• Jadikan data lebih mudah diakses dan dapat digunakan, yang dapat meningkatkan efisiensi dan produktivitas.

Mendefinisikan tujuan dan sasaran Anda dengan jelas akan memandu prioritas dan pengembangan program tata kelola data Anda, yang pada akhirnya mendorong pendapatan, penghematan biaya, dan kepuasan pelanggan.

Mengidentifikasi pemangku kepentingan utama dan peran untuk program tata kelola data dan siapa yang perlu terlibat dalam pelaksanaannya. Ini harus mencakup karyawan, manajer, staf TI, Data Architect, dan pemilik bisnis lini, dan penjaga data di dalam dan di luar organisasi Anda.

Sponsor eksekutif sangat penting – individu yang memahami pentingnya dan tujuan tata kelola data, mengakui nilai bisnis yang memungkinkan tata kelola data, dan yang mendukung investasi yang diperlukan untuk mencapai hasil ini.

Dengan adanya sponsor utama, kumpulkan tim untuk memahami narasi yang menarik, menentukan apa yang perlu dicapai, bagaimana meningkatkan kesadaran, dan bagaimana membangun model pendanaan yang akan digunakan untuk mendukung implementasi program tata kelola data.

Berikut ini adalah contoh tingkat pemangku kepentingan tipikal yang dapat berpartisipasi dalam program tata kelola data:

Dengan melibatkan pemangku kepentingan utama secara efektif, mengidentifikasi dan memberikan nilai bisnis yang jelas, penerapan program tata kelola data dapat menjadi keuntungan strategis bagi organisasi Anda.

Setelah tujuan bisnis Anda dipahami dan para sponsor serta pemangku kepentingan tata kelola data ditetapkan, penting untuk memetakan tujuan tersebut terhadap kemampuan SDM, Proses, dan Teknologi yang sudah ada agar tujuan tersebut dapat tercapai.

Kerangka kerja manajemen data seperti DCAM dan CDMC Dewan EDM menawarkan cara terstruktur untuk menilai kematangan data Anda terhadap tolok ukur industri dengan bahasa umum dan serangkaian praktik terbaik data.

Lihatlah bagaimana data saat ini diatur dan dikelola dalam organisasi Anda. Apa kekuatan dan kelemahan dari pendekatan Anda saat ini? Apa yang dibutuhkan untuk mencapai tujuan bisnis utama?

Ingat, Anda tidak harus (juga tidak harus) melakukan semuanya sekaligus. Identifikasi area untuk perbaikan, dalam konteks tujuan bisnis, untuk memprioritaskan upaya Anda dan fokus pada area yang paling penting untuk memberikan hasil kepada bisnis dengan cara yang bermakna. Program tata kelola data yang efektif dan efisien akan mendukung pertumbuhan dan keunggulan kompetitif organisasi Anda.

Kebijakan data adalah seperangkat pedoman terdokumentasi tentang bagaimana aset data organisasi diatur, dikelola, dilindungi, dan digunakan secara konsisten. Kebijakan data didorong oleh strategi data organisasi Anda, selaras dengan tujuan bisnis dan hasil yang diinginkan, dan dapat dipengaruhi oleh faktor peraturan internal dan eksternal. Kebijakan data dapat mencakup topik-topik seperti pengumpulan data, penyimpanan, dan penggunaan, kualitas, dan keamanan data:

Kebijakan data memastikan bahwa data Anda digunakan dengan cara yang mendukung tujuan keseluruhan organisasi Anda dan mematuhi hukum dan peraturan yang relevan. Hal ini dapat meningkatkan kualitas data, memperbaiki pengambilan keputusan, dan meningkatkan kepercayaan terhadap aset data organisasi, yang pada akhirnya menghasilkan organisasi yang lebih sukses dan berkelanjutan.

Tentukan peran dan tanggung jawab yang jelas dari mereka yang terlibat dalam tata kelola data, termasuk mereka yang bertanggung jawab untuk mengumpulkan, menyimpan, dan menggunakan data. Ini akan membantu memastikan bahwa setiap orang memahami peran mereka dan dapat secara efektif berkontribusi pada upaya tata kelola data.

Struktur tata kelola data dapat bervariasi tergantung pada organisasi. Dalam perusahaan besar, tata kelola data mungkin memiliki tim khusus yang mengawasinya (seperti pada tabel di atas), sementara dalam bisnis kecil, tata kelola data dapat menjadi bagian dari peran dan tanggung jawab yang ada. Pendekatan hybrid mungkin juga cocok untuk beberapa organisasi. Sangat penting untuk mempertimbangkan budaya perusahaan dan mengembangkan kerangka kerja tata kelola data yang mempromosikan praktik berbasis data. Kunci sukses adalah memulai dari yang kecil, belajar dan beradaptasi, sambil berfokus pada memberikan dan mengukur hasil bisnis.

Memiliki pemahaman yang jelas tentang peran dan tanggung jawab peserta tata kelola data dapat memastikan bahwa mereka memiliki keterampilan dan pengetahuan yang diperlukan untuk melakukan tugas mereka.

Proses tata kelola data memastikan pengambilan keputusan yang efektif dan memungkinkan praktik manajemen data yang konsisten dengan mengoordinasikan tim di seluruh (dan di luar) organisasi Anda. Selain itu, proses tata kelola data juga dapat memastikan kepatuhan terhadap standar peraturan dan melindungi data sensitif.

Proses data menyediakan saluran formal untuk arah, eskalasi, dan resolusi. Proses tata kelola data harus ringan untuk mencapai tujuan bisnis Anda tanpa menambah beban yang tidak perlu atau menghambat inovasi.

Proses dapat diotomatisasi melalui alat, alur kerja, dan teknologi.

Penting untuk menetapkan proses ini sejak dini untuk mencegah masalah atau kebingungan yang mungkin timbul kemudian dalam implementasi manajemen data.

Setelah Anda menentukan komponen program tata kelola data Anda, saatnya untuk menerapkannya. Ini bisa termasuk menerapkan teknologi atau proses baru atau membuat perubahan pada yang sudah ada.

Penting untuk diingat bahwa program tata kelola data hanya bisa berhasil jika menunjukkan nilai bagi bisnis, jadi Anda perlu mengukur dan melaporkan hasil bisnis yang diprioritaskan. Memonitor dan mengulas strategi Anda secara teratur akan memastikan bahwa itu memenuhi tujuan dan tujuan bisnis Anda.

Terus mengevaluasi tujuan dan sasaran Anda dan sesuaikan sesuai kebutuhan. Ini akan memungkinkan program tata kelola data Anda untuk berkembang dan beradaptasi dengan perubahan kebutuhan organisasi dan industri. Pendekatan perbaikan berkelanjutan akan memungkinkan program tata kelola data Anda tetap relevan dan memberikan nilai maksimum kepada organisasi.

Kesimpulannya, dengan mengikuti pendekatan terstruktur bertahap dan melibatkan pemangku kepentingan utama, Anda dapat membangun program tata kelola data yang selaras dengan kebutuhan unik organisasi Anda dan mendukung penyampaian hasil bisnis yang dipercepat.

Menerapkan program tata kelola data dapat menghadirkan tantangan unik seperti sumber daya yang terbatas, resistensi terhadap perubahan, dan kurangnya pemahaman tentang nilai tata kelola data. Berbagai tantangan ini dapat diatasi dengan mengkomunikasikan nilai dan manfaat program secara efektif kepada seluruh pemangku kepentingan, memberikan pelatihan dan dukungan kepada mereka yang bertanggung jawab atas pelaksanaannya, serta melibatkan para pengambil keputusan utama dalam proses perencanaan.

Dengan menerapkan program tata kelola data yang memberikan hasil bisnis utama, Anda dapat memastikan keberhasilan program Anda dan mendorong nilai bisnis yang terukur dari aset data organisasi Anda sambil mengelola data secara efektif, meningkatkan kualitas data, dan menjaga integritas data sepanjang siklus hidupnya.

Jadi, di mana Anda dalam perjalanan tata kelola data Anda? Hubungi IBM® Expert Labs –kami akan dengan senang hati membantu.