Beranda Page Title The Insolvency Service - GBS The Insolvency Service
Memproses klaim hingga 4x lebih cepat dengan teknologi IBM Consulting dan Microsoft
Dua pebisnis berjabat tangan

The Insolvency Service adalah lembaga dengan misi: membantu orang-orang yang terlilit utang untuk memulai kembali hidupnya. Jadi, ketika memutuskan untuk memperbarui sistem pemrosesan kasusnya, The Insolvency Service menggandeng IBM Consulting™ untuk membangun platform cloud modern berdasarkan perangkat lunak Microsoft Dynamics™ 365 Customer Engagement, dan sekarang memproses klaim langsung hingga empat kali lebih cepat.

Tantangan bisnis

The Insolvency Service menjalankan serangkaian sistem manajemen kasus yang tidak terintegrasi. Sistem tersebut menghambat proses bisnis dan kemampuannya dalam memberikan layanan konstituen dengan cepat serta efisien.

Transformasi

Lembaga ini menggandeng IBM Consulting untuk memperbarui dan memadukan sistem TI-nya yang sudah kuno dengan Microsoft Dynamics 365 Customer Engagement serta teknologi layanan cloud.

Hasil Hingga 4x jumlah klaim dasar yang diproses setiap hari
menggunakan pemeriksaan otomatis, pemilihan data, dan kemampuan pemrosesan massal
Akan menyelaraskan 5 sistem dan mengintegrasikan 7 aplikasi
di satu platform dengan teknologi Microsoft Dynamics
Memberikan fleksibilitas dan ketangkasan bisnis baru
dengan alat dan teknologi Microsoft berbasis cloud
Kisah tantangan bisnis
Adaptif dengan perubahan

Bagi puluhan ribu warga yang mengalami kesulitan keuangan di Inggris, The Insolvency Service memberikan secercah harapan.

Lembaga pemerintah ini menawarkan solusi dan layanan terkait utang kepada individu serta karyawan perusahaan yang pailit. Kreditor pun dapat dibantu mendapatkan kembali uang mereka saat terjadi kebangkrutan serta likuidasi. Mengeluarkan keringanan pembayaran utang (debt relief order) ke-250.000 dan mengembalikan lebih dari GBP 61,3 juta dalam bentuk dividen kepada para kreditur pada tahun 2018 adalah bukti dampak positif yang diberikan oleh lembaga ini. Pun dalam satu dekade terakhir, keringanan pembayaran utang yang diberikan lembaga ini tercatat lebih dari GBP 2,3 miliar.

Namun, memberikan keringanan tersebut dan memproses pembayaran senilai miliaran dolar bukanlah perkara mudah. Unit bisnis Redundancy Payment Services (RPS) lembaga ini bertugas memproses klaim dan menghitung pembayaran. Mereka dapat menangani hingga 80.000 klaim dan (kadang-kadang) hingga 170.000 klaim setiap tahun. Terlebih lagi, kasus-kasusnya makin besar dan rumit.

Meskipun lembaga ini akan terus berupaya memberikan kepercayaan ekonomi, kondisi sektor kepailitan tempat lembaga ini bergerak terus berubah. Inilah yang menuntut The Insolvency Service untuk mengembangkan operasinya dan infrastruktur TI pendukungnya.

"Ada metode baru untuk meringankan utang dan metode baru dalam menangani kepailitan yang sedang dikembangkan." ujar Sharon Lewis, Deputy Chief Operating Officer di The Insolvency Service. "Jadi, kemampuan kami untuk beradaptasi dan mengembangkan sistem TI yang sejalan dengan hal tersebut sangatlah penting."

Sistem TI utama agensi ini mencakup lima aplikasi manajemen kasus yang berbeda dan kelimanya diandalkan oleh dalam operasional semua unit bisnis. Kurangnya konektivitas mengakibatkan duplikasi data dan tidak ada tampilan tunggal tentang pemohon atau perusahaan. Ini menyulitkan petugas terkait untuk mendapatkan informasi yang dapat ditindaklanjuti. Infrastruktur TI juga mencakup sejumlah sistem bisnis back-end untuk keuangan, dokumen, pembayaran, dan aplikasi lain yang belum sepenuhnya terintegrasi. Akibatnya, kecepatan dan kualitas layanan lembaga menjadi kurang efektif.

Salah satu contohnya adalah saat petugas RPS harus secara manual memilih penghitungan yang akan dibayarkan dari dua opsi yang ada dengan membandingkan antara data yang diberikan oleh pemohon (misalnya lama bekerja di sebuah perusahaan) dan data yang ada dalam catatan gaji. Mengubah sesuatu kerap kali tidak efisien. Keterbatasan sistem menuntut ditambahnya staf ketika banyak kasus yang harus diproses. Petugas terkait harus melacak dan mencatat beberapa proses bisnis di spreadsheet untuk "menutup" keterbatasan sistem yang ada saat ini sehingga membatasi visibilitas perusahaan. Selain itu, ada serangkaian aturan khusus yang harus dipatuhi.

Jika lembaga tersebut mengabaikannya, ada risiko bahwa keterbatasan sistem TI-nya dapat berdampak negatif terhadap pelanggan.

Baru-baru ini, The Insolvency Service meluncurkan Model Operasi Targetnya, yaitu One Service. Tujuannya adalah menyediakan layanan yang cepat dan bermutu kepada semua pemangku kepentingannya. Strategi ini menuntut komitmen berbagai unit bisnis untuk bertindak sebagai satu kesatuan dengan menerapkan perubahan infrastruktur utama.

"Inti dari strategi ini adalah menyatukan lima sistem manajemen kasus kami" ujar Sharon Lewis, "sehingga kami memiliki satu versi informasi di seluruh layanan."

Tim proyek IBM Consulting terus berupaya untuk mengembangkan dan menghadirkan sistem manajemen kasus berbasis Microsoft Dynamics yang baru dan bekerja dengan baik dengan tim delivery internal kami. Sharon Lewis Deputy Chief Operating Officer The Insolvency Service
Kisah transformasi
Migrasi ke platform modern

Pada bulan Mei 2018, The Insolvency Service merangkul IBM Consulting untuk membantunya mulai mengganti lima aplikasi manajemen kasusnya dengan satu platform modern berdasarkan perangkat lunak Microsoft Dynamics 365 Customer Engagement yang berjalan di cloud Microsoft Azure.

Selama proses pengadaan komprehensif yang dimulai pada bulan Februari 2017, lembaga ini memeriksa beberapa platform dan mitra pengiriman.

"IBM Consulting adalah pemasok dengan nilai tertinggi dalam kriteria evaluasi tender," kata Lydia Chown, Project Manager untuk Case Management Services Project di lembaga tersebut. "Dan Microsoft Dynamics sangat tangguh dan mudah dikonfigurasi. Kami sangat tertarik untuk beralih ke cloud karena lebih fleksibel dan ekonomis."

Demi meminimalkan risiko, lembaga ini mengganti sistemnya secara bertahap. Tahap 1, yang selesai pada Maret 2019, berfokus pada penggantian sistem manajemen kasus utama yang mendukung RPS.

Meski proyek ini dipimpin oleh IBM Consulting, departemen TI The Insolvency Service tetap turut berkontribusi. Tujuannya adalah mentransfer pengetahuan sekaligus merancang dan menerapkan platform utama, mengintegrasikan aplikasi bisnis yang ada, dan memigrasi data.

Migrasi data merupakan pekerjaan yang signifikan dan memunculkan beberapa tantangan. Misalnya, tim harus membuat algoritma pencocokan yang rumit untuk menggabungkan data duplikat pemohon dan perusahaan ke dalam data pelanggan yang unik. Migrasi pembayaran juga membutuhkan transformasi data yang rumit karena proses pembayaran yang baru sangat berbeda dengan yang sebelumnya.

Tim mengatasi masalah ini dengan alat dari beragam layanan cloud Microsoft Azure, termasuk teknologi Azure Data Factory (tautan berada di luar ibm.com), Azure SQL Database (tautan berada di luar ibm.com), Azure Key Vault (tautan berada di luar ibm.com) dan Azure Blob Storage (tautan berada di luar ibm.com). Layanan ini menghadirkan fleksibilitas dan kemudahan untuk meningkatkan kinerja tim melalui server SQL perangkat keras konvensional. Risiko yang mereka hadapi dalam proses migrasi untuk memenuhi tenggat migrasi data hingga sistem diluncurkan pun akan berkurang. Selain itu, kemampuan penanganan kesalahan Azure Data Factory dapat menandai data yang gagal sehingga hanya data tersebut yang perlu diproses ulang.

Secara keseluruhan, lembaga ini memigrasikan sekitar setengah juta kontak, setengah juta klaim, 1,6 juta pembayaran, dan 2,8 juta dokumen.

Sebagai bagian dari Tahap 1, tim juga mengintegrasikan tujuh sistem bisnis utama lembaga ini: dua portal digital; aplikasi keuangan, manajemen dokumen, dan produksi dokumen; serta mesin penghitung. Untuk mengintegrasikan sistem di cloud dengan aman, IBM mengandalkan platform Azure Service Bus (tautan berada di luar ibm.com), mekanisme berbasis antrean untuk integrasi asinkron dan teknologi Azure Hybrid Relay (tautan berada di luar ibm.com) untuk integrasi sinkron point-to-point.

Jika digabungkan; fleksibilitas, keandalan, keamanan, dan kinerja layanan cloud Microsoft Azure dapat dimanfaatkan IBM Consulting untuk mendesain serta mengonfigurasi platform dengan cepat dan minim kustomisasi. Platform ini dirancang agar klien dapat mengubahnya sesuai dengan kebutuhan bisnis mereka. Ini juga memberikan fondasi yang kuat untuk tahap konsolidasi aplikasi berikutnya.

Saat ini, IBM Consulting–Layanan Manajemen Aplikasi menyediakan layanan pemeliharaan dan dukungan aplikasi. "Dukungan dari IBM pasca-peluncuran sangat luar biasa," ujar Lydia Chown. "Lead support engineer kami sangat luar biasa dan bekerja dengan baik bersama tim kami."

Microsoft Dynamics sangat tangguh dan dapat dikonfigurasi. Kami sangat tertarik untuk beralih ke cloud karena lebih fleksibel dan ekonomis." Lydia Chown Project Manager, Strategy and Change Directorate The Insolvency Service
Kisah hasil
Sigap membantu mereka yang membutuhkan

Selama tahap pertama modernisasi infrastruktur TI, The Insolvency Service terus berkomitmen mewujudkan tujuan utamanya: membantu mereka yang mengalami masalah keuangan. Dan mereka berhasil menunaikannya.

Otomatisasi platform mempercepat pemrosesan lebih banyak klaim oleh petugas terkait. Artinya, para pemohon juga dapat segera dilayani. Integrasi dengan aplikasi bisnis utama memberikan efisiensi proses dan visibilitas di seluruh lini bisnis sekaligus meningkatkan kualitas layanan konstituen. Fleksibilitas platform ini membuat agensi dapat beradaptasi dengan teknologi seiring perkembangan kebutuhan bisnis dan publik.

Perubahan tersebut memberikan perbedaan yang nyata. Sebelumnya, setiap klaim harus ditangani satu per satu karena keterbatasan sistem ketika kasus-kasus besar masuk.

"Setelah adanya pemeriksaan otomatis, pemilihan data, dan kemampuan pemrosesan massal dari sistem yang baru, seorang petugas terkait yang berpengalaman dapat memproses empat kali lebih banyak klaim langsung dalam sehari dibanding sistem yang lama," ujar Lydia Chown.

Dengan demikian, The Insolvency Service tidak perlu menambah tenaga kerja saat beban kerja melonjak. Petugas terkait pada akhirnya dapat fokus menangani masalah dan klaim yang lebih kompleks.

Baru-baru ini misalnya, RPS mengirimkan 3.000 surat manfaat (benefit letter) dalam satu hari yang sebelumnya harus diproses satu per satu. “Jadi kami telah mengotomatiskan area kerja yang baru,” tambah Sharon Lewis.

Integrasi aplikasi bisnis utama, seperti mesin penghitung, juga menghadirkan fleksibilitas dan efisiensi proses di seluruh lembaga ini. Sebagai contoh, platform ini otomatis membandingkan dan memilih data pemohon dengan catatan gaji sehingga kami tidak perlu melakukannya secara manual.

Sharon Lewis setuju: "Salah satu hal keunggulan platform ini adalah fleksibilitasnya. Jadi, jika kami perlu menyesuaikan atau mengubah penghitungan, atau mendapatkan undang-undang perpajakan baru, keputusan kasus, atau ada bagian dari undang-undang yang masuk, kami dapat segera menyesuaikannya tanpa merogoh kantong dalam-dalam."

Petugas terkait lebih leluasa memantau proses bisnis penting setelah integrasi sistem yang sama tersebut.

"Proses bisnis yang tadinya ditangani secara efektif di luar sistem, kini menjadi bagian dari sistem utama," tambah Sharon Lewis. "Sistem ini secara efisien mengelola banyak kasus pengadilan hubungan kerja dengan melacak jadwal dan hasil pemeriksaan untuk ribuan orang."

Keahlian IBM dalam layanan cloud Microsoft, metode penerapan yang sudah terbukti, dan gaya kolaboratifnya sangat krusial dalam keberhasilan Tahap 1, seperti yang disampaikan oleh Lydia Chown dan Sharon Lewis.

"Tim proyek IBM Consulting bekerja tanpa kenal lelah untuk mengembangkan dan menghadirkan sistem manajemen kasus berbasis Microsoft Dynamics yang baru dan bekerja sama dengan baik dengan tim internal kami," ujar Sharon Lewis. “Mereka adalah tim yang kompeten dan berkomitmen.”

Sekarang, dengan pemeriksaan otomatis sistem baru, pemilihan data, dan kemampuan pemrosesan massal, petugas kasus yang berpengalaman dapat memproses empat kali jumlah klaim langsung dalam sehari daripada yang mereka bisa di sistem lama. Lydia Chown Project Manager, Strategy and Change Directorate The Insolvency Service
Logo The Insolvency Service
The Insolvency Service

Berkantor pusat di Stratford, London, The Insolvency Service (tautan berada di luar ibm.com) adalah lembaga eksekutif dari Department for Business, Energy and Industrial Strategy (Departemen Bisnis, Energi dan Strategi Industri) untuk pemerintah Inggris Raya. Salah satu tujuan dan tanggung jawabnya adalah mendukung bisnis dan individu yang mengalami masalah keuangan, menyelidiki kesalahan dan pelanggaran terkait keuangan, memaksimalkan pengembalian bagi kreditur, mengelola kebangkrutan, dan kegiatan lainnya. Agensi ini beroperasi di 22 lokasi di seluruh Britania Raya dan mempekerjakan sekitar 1.500 orang.

Ambil langkah selanjutnya

Untuk mempelajari lebih lanjut tentang solusi IBM yang ditampilkan dalam cerita ini, silakan hubungi perwakilan IBM atau Mitra Bisnis IBM Anda.

Lihat lebih banyak cerita klien Hubungi IBM
Hukum

© Hak Cipta IBM Corporation 2022. IBM Corporation, IBM Cloud, New Orchard Road, Armonk, NY 10504

Diproduksi di Amerika Serikat, Oktober, 2022.

IBM, logo IBM, ibm.com, dan IBM Consulting adalah merek dagang dari International Business Machines Corp, yang terdaftar di banyak yurisdiksi di seluruh dunia. Nama produk dan layanan lain mungkin merupakan merek dagang dari IBM atau perusahaan lain. Daftar merek dagang IBM saat ini tersedia di web di "Informasi hak cipta dan merek dagang" di ibm.com/legal/copyright-trademark.

Logo Microsoft, Dynamics, Windows, dan Windows adalah merek dagang dari Microsoft Corporation di Amerika Serikat, negara lain, atau keduanya.

Dokumen ini adalah yang terbaru pada tanggal awal publikasi dan dapat diubah oleh IBM kapan saja. Tidak semua penawaran tersedia di setiap negara tempat IBM beroperasi.

Data kinerja dan contoh klien yang dikutip disajikan hanya untuk tujuan ilustrasi. Hasil kinerja aktual dapat bervariasi, tergantung pada konfigurasi dan kondisi pengoperasian tertentu. INFORMASI DALAM DOKUMEN INI DISEDIAKAN "SEBAGAIMANA ADANYA" TANPA JAMINAN APA PUN, BAIK TERSURAT MAUPUN TERSIRAT, TERMASUK TANPA JAMINAN UNTUK DAPAT DIPERJUALBELIKAN, KESESUAIAN UNTUK TUJUAN TERTENTU, DAN JAMINAN ATAU KETENTUAN APA PUN YANG TIDAK MELANGGAR. Produk IBM dijamin sesuai dengan syarat dan ketentuan perjanjian yang mengatur penyediaan produk tersebut.

Azure Blob Storage, Azure Data Factory, Azure Hybrid Relay, Azure Key Vault, Azure Service Bus, Azure SQL, Microsoft Azure, dan Microsoft Dynamics 365 Customer Engagement bukanlah produk atau penawaran dari IBM. Azure Blob Storage, Azure Data Factory, Azure Hybrid Relay, Azure Key Vault, Azure Service Bus, Azure SQL, Microsoft Azure, dan Microsoft Dynamics 365 Customer Engagement dijual atau dilisensikan, tergantung kasusnya, kepada pengguna berdasarkan syarat dan ketentuan Microsoft, yang disediakan bersama produk atau penawaran tersebut. Ketersediaan, dan setiap serta semua jaminan, layanan, dan dukungan untuk Azure Blob Storage, Azure Data Factory, Azure Hybrid Relay, Azure Key Vault, Azure Service Bus, Azure SQL, Microsoft Azure, dan Microsoft Dynamics 365 Customer Engagement, merupakan tanggung jawab langsung dari, dan disediakan langsung kepada pengguna oleh Microsoft.