Menghilangkan rapat status dengan wawasan yang didukung AI

Itu adalah skenario yang terlalu umum. Para pemimpin proyek IBM® Systems Assurance memperkirakan bahwa mereka menghabiskan sekitar dua hingga empat jam setiap minggu untuk mempersiapkan dan berpartisipasi dalam pertemuan status berulang. Insinyur dan penguji sering kali harus menunggu melalui panggilan panjang atau pertemuan tatap muka untuk memberikan pembaruan singkat, sementara pemimpin proyek mengonsolidasikan informasi secara manual dari spreadsheet, slide PowerPoint, papan Mural, dan beberapa alat pelacakan. Terlepas dari upaya tersebut, para pemimpin mungkin masih kekurangan wawasan yang tepat waktu dan konsisten yang mereka butuhkan. Laporan status dapat menjadi kedaluwarsa, sangat diringkas, dan tidak konsisten saat mencapai eksekutif. IBM® membutuhkan cara yang lebih sederhana dan real-time untuk memahami kesehatan proyek, mengurangi beban administratif, dan meningkatkan transparansi antartim.
 

Hasil yang dijelaskan mencerminkan penerapan internal pelaporan GPS IBM® di seluruh organisasi Hardware Compliance dalam IBM® Systems Assurance dan mencerminkan perkiraan dari para peserta itu sendiri. Hasil individu bervariasi dan belum tentu bersifat tipikal. 

Tim pakar teknis akar rumput dalam IBM® Systems Assurance pertama kali mengidentifikasi kebutuhan akan solusi AI yang lebih efektif untuk pelacakan dan visibilitas proyek. Menyadari bahwa IBM® watsonx Orchestrate menawarkan kemampuan yang dibutuhkan, mereka mengikuti IBM® watsonx Challenge 2025 secara korporat, memperoleh visibilitas dan sumber daya tambahan untuk mengembangkan ide tersebut. Hasilnya adalah aplikasi pelaporan status proyek global (GPS) yang didukung AI, yang menyediakan wawasan terstruktur secara real-time di seluruh portofolio proyek yang kompleks melalui kueri bahasa alami.

Aplikasi GPS memasuki tahap produksi pada Oktober 2025 dan telah diperluas menjadi sekitar 45 pengguna di organisasi Hardware Compliance dalam Systems Assurance. Anggota tim, yang terus berkembang di seluruh organisasi IBM®, membuat dan mengirimkan pembaruan proyek secara langsung dalam GPS, yang secara otomatis memberi tahu pemangku kepentingan melalui Slack. Pemimpin tim, pemimpin proyek, dan program dapat dengan cepat meninjau kesehatan proyek melalui dasbor, filter, dan ringkasan yang dihasilkan AI serta disesuaikan dengan kebutuhan yang berbeda, termasuk ulasan kata demi kata, ringkasan yang berfokus pada risiko, tampilan 3P (Rencana, Dalam Proses, dan Masalah), serta prompt khusus. Pendekatan ini menggantikan banyak aktivitas pengumpulan status manual yang sebelumnya mengandalkan rapat dan tindak lanjut melalui email.

Tim memilih IBM® Cloud dan IBM® watsonx Orchestrate sebagai dasar untuk solusi pelaporan GPS. Tim menyimpulkan bahwa watsonx Orchestrate merupakan pilihan terbaik untuk membangun solusi karena menyediakan model bahasa besar yang canggih, yang secara signifikan meningkatkan kemampuan agen AI dalam menghasilkan konten berkualitas tinggi dan sadar konteks. Perangkat ini juga menyediakan jalur yang jelas untuk mengembangkan solusi pelaporan GPS dari asisten percakapan sederhana menjadi agen yang lebih otonom, yang dirancang untuk menjalankan alur kerja multi-langkah, terintegrasi dengan sistem perusahaan, dan menghadirkan otomatisasi menyeluruh.

Untuk memastikan solusi memenuhi kebutuhan operasional nyata, tim melibatkan para pakar dari kepemimpinan Systems Assurance, AI, manajemen program, dan peran desain yang berpusat pada pengguna untuk memberikan masukan. Input dari eksekutif dan rekan kerja membentuk tata kelola dan skalabilitas, sementara spesialis UX/UI menciptakan Pengalaman yang intuitif dan sesuai standar IBM®. Komunikasi internal yang ditargetkan membangun kesadaran dan mempercepat adopsi, membantu memindahkan solusi dari konsep ke produksi. Awalnya dikembangkan sebagai bukti konsep selama Tantangan, solusi GPS dengan cepat menunjukkan nilai praktis dari kecerdasan proyek berbasis AI.

Pelaporan proyek melalui GPS kini diamanatkan dalam organisasi Hardware Compliance IBM® dan telah diperluas ke tim tambahan di dalam organisasi Systems Assurance serta di seluruh IBM®. Banyak pertemuan status telah dikurangi, dihilangkan, atau ditata ulang, sehingga memberikan lebih banyak waktu kepada para insinyur untuk fokus pada pekerjaan penting. Para pemimpin kini dapat mengakses wawasan yang memungkinkan mereka mengatasi risiko, mengadakan pertemuan strategis yang berfokus pada berbagai isu penting, dan memprioritaskan diskusi berdasarkan dampak bisnis, bukan irama pelaporan. George Fax, Vice President, Systems Assurance di IBM®, mengatakan, “Apa yang telah dicapai tim Systems Assurance melalui pelaporan GPS merupakan bukti dorongan dan tekad mereka. Mereka menantang status quo, tetap berlandaskan pada kebutuhan bisnis nyata, dan memberikan hasil yang telah mengubah cara kami bekerja.”

Inisiatif GPS juga mencerminkan budaya inovasi berbasis AI yang lebih luas dalam Systems Assurance. Komitmen tim terhadap inovasi berkelanjutan melampaui GPS itu sendiri. Mulai Desember 2025, dengan mengintegrasikan IBM® Bob ke dalam alur kerja pengembangan mereka, tim GPS menggunakan lingkungan pengembangan AI agen yang mendukung alat, alur kerja, keterampilan, dan server MCP yang dapat disematkan langsung ke dalam agen.

Tim IBM® Client Zero berfungsi sebagai inovator internal, menguji coba teknologi baru untuk meningkatkan produktivitas, kelincahan, dan hasil bisnis di seluruh IBM®. Solusi yang berhasil sering kali menjadi cetak biru untuk transformasi dalam skala perusahaan.