Cambridgeshire Fire and Rescue Service

Pemotongan dana mengharuskan Cambridgeshire untuk meningkatkan efisiensi dan mengurangi biaya prosesnya.

Untuk membangun model kolaboratif berstandar terbuka untuk penemuan dan pengembangan proses bisnis, Cambridgeshire mengintegrasikan IBM® Blueworks Live™ dengan IBM Business Process Manager on Cloud.

Beban untuk melakukan lebih banyak hal dengan lebih sedikit adalah hal yang universal, tanpa membedakan antara sektor publik dan swasta.'Efisiensi' telah menjadi mantra, dan para pemimpin TI yang ingin meningkatkan efisiensi sering kali berfokus pada manajemen proses bisnis organisasi mereka.

Martin Franklin adalah manajer proyek untuk Service Transformation and Efficiency Programme (STEP) di Cambridgeshire dan membantu CFRS dalam menanggapi pemotongan anggaran operasional yang diamanatkan oleh pemerintah di sektor keselamatan publik."Program ini benar-benar tentang meningkatkan efisiensi back-office sehingga kami dapat menghemat uang untuk mencegah pemotongan yang harus dilakukan pada lini depan kami - petugas pemadam kebakaran dan mobil pemadam kebakaran," katanya."Kami harus menemukan cara untuk menjadi lebih efektif dan lebih murah tanpa mengorbankan integritas operasional."

Rekan Franklin, James Thompson, pengembang BPM di CFRS, mengepalai transformasi otomatisasi proses organisasi, yang menjadi penentu keberhasilan STEP."Kami menyadari bahwa banyak proses yang tidak memiliki visibilitas terhadap kinerja dan data," katanya.“Manual, proses yang tidak dikelola harus menjadi lebih efisien.Konsep yang membuat kami bersemangat adalah Smarter Process—bukan hanya menggantikan spreadsheet, namun juga mengotomatisasi proses."

Menurut Thompson, CFRS telah merealisasikan penghematan waktu sebesar 60 persen dan 90 persen dalam pengembangan dan penerapan proses."Proses yang membutuhkan waktu seminggu untuk dilakukan sekarang hanya membutuhkan waktu sehari atau mungkin hitungan jam," katanya.“Jadi, BPM on Cloud sangat revolusioner bagi kami.Para pengembang menemukan proses pengembangan proses yang lebih cerdas di IBM BPM on Cloud jauh lebih fleksibel.Hal ini memungkinkan kami untuk fokus pada proses bisnis daripada mengkhawatirkan infrastruktur."

Fokus awal para pengembang adalah pada proses administrasi."STEP membantu kami memahami bagaimana proses administrasi kami bekerja, memperbaikinya dan mendemonstrasikan perbaikan tersebut sebelum melihat operasional," ujar Franklin."Kami menyediakan fondasi untuk membangun proses-proses yang berkaitan dengan pencegahan masyarakat, tanggap darurat, pendidikan publik, dan perekrutan petugas pemadam kebakaran."

Landasan ini telah memungkinkan CFRS menjadi pelopor di antara layanan pemadam kebakaran di Inggris, karena menggunakan teknologi cloud IBM untuk berbagi sistem administrasi, data, dan proses dengan sesama layanan.Rencananya, CFRS akan bermitra dengan Pemerintah Inggris untuk mendorong kolaborasi dan adopsi dalam skala nasional.

Tujuan tersebut telah tercapai sampai batas tertentu.Langkah pertama CFRS dalam proses public-facing berbasis cloud, perekrutan petugas pemadam kebakaran baru, dikembangkan bersama 14 dinas pemadam kebakaran lainnya untuk memeriksa rekrutmen.Proses ini dirancang secara kolaboratif dengan tujuan menetapkan prosedur umum untuk semua layanan kebakaran.Efisiensi juga meningkat di sana.

"Kami telah mengukur penghematan waktu sebanyak 80 persen dengan menghilangkan entri data ganda atau bahkan tiga kali lipat," ujar Thompson."Tidak hanya itu, kami juga dapat menangkap data dengan kualitas yang jauh lebih baik, dan data dengan kualitas yang lebih baik membantu kami mendapatkan pemahaman yang lebih baik tentang siapa yang melamar untuk menjadi petugas pemadam kebakaran yang siap dipanggil—dari mana mereka berasal, apa latar belakang mereka, dan bisnis apa yang mereka jalani sebagai pekerjaan sehari-hari.Kami sekarang menangkap data tersebut dengan cara yang jauh lebih kualitatif."

Dia berencana untuk memindahkan semua proses cerdas internal CFRS ke Cloud.“Kami hanya merasa itulah masa depan.Ini lebih fleksibel dan tentu saja jauh lebih cepat untuk dikembangkan.Namun yang lebih penting lagi, kami dapat berkolaborasi dalam proses back office dan dengan sistem yang mengirimkan petugas pemadam kebakaran ke lokasi kejadian."

Platform IBM Cloud juga telah memperluas kolaborasi dengan layanan darurat lainnya."Kami menjangkau layanan pemadam kebakaran dan penyelamatan lainnya dan menunjukkan kepada mereka apa yang telah kami lakukan dan efisiensi yang telah kami capai," ujar Thompson."Hampir tidak ada biaya awal untuk menjalankan proses yang lebih cerdas di Cloud, sehingga layanan lain lebih tertarik untuk bergabung dengan kami.Kami dapat mencapai efisiensi besar di seluruh negeri.IBM BPM on Cloud dan BlueWorks merupakan kerangka kerja yang sangat menjanjikan untuk bersatu sebagai layanan pemadam kebakaran dan menemukan cara-cara umum untuk bekerja tidak hanya di sisi manusia, tetapi juga untuk mengembangkan paradigma teknis yang sama untuk integrasi sistem dan berbagi data.Itu sangat dahsyat.Dan mungkin hal yang paling menarik bagi saya tentang peningkatan proses pada BPM on Cloud adalah kita bisa mengambil pendekatan inkremental dan melihat bagaimana menangani peningkatan kecil bisa tiba-tiba menghasilkan manfaat yang sangat besar."

Cambridgeshire Fire and Rescue Service (CFRS) (tautan berada di luar ibm.com) adalah layanan pemadam kebakaran dan penyelamatan untuk wilayah non-metropolitan Cambridgeshire dan otoritas kesatuan Peterborough di Inggris.Layanan ini mengoperasikan 28 stasiun pemadam kebakaran.