Platform lama tidak lagi mendukung kebutuhan Bisnis dan harganya kian tinggi. Sistem perawatan kesehatan yang efektif sangat penting bagi kesejahteraan individu dan masyarakat.  Namun, sistem yang besar dan kompleks terkadang tidak dapat mengimbangi kebutuhan perawatan kesehatan yang terus berkembang. Seiring dengan meningkatnya permintaan perawatan kesehatan dan meningkatnya ekspektasi pasien, penting untuk memodernisasi sistem ini demi memberikan perawatan yang efisien, mudah diakses, dan berkualitas tinggi. Ini adalah tantangan besar yang sedang dihadapi oleh Negara Bagian California.

Departemen Layanan Perawatan Kesehatan California (DHCS) mengoperasikan California Medicaid Management Information System (CA-MMIS), sebuah sistem kompleks yang melayani penerima manfaat Medicaid California, yang dikenal sebagai Medi-Cal. CA-MMIS memproses sekitar 200 juta klaim setiap tahun untuk hampir 15 juta penerima manfaat, populasi Medicaid terbesar di negara ini. Namun, aplikasi CA-MMIS yang telah berjalan selama puluhan tahun dan sangat penting bagi kelancaran fungsi sistem, menjadi penghambat kemajuan.

DHCS bermitra dengan IBM Consulting, dan langkah awal ini mengarahkan kedua mitra untuk memulai sebuah perjalanan transformatif.

Ketika IBM Consulting memasuki kancah ini pada tahun 2009-2010, mereka harus menelusuri lingkungan yang kompleks dan tidak pasti. Terlepas dari tantangan awal dan kekurangan vendor sebelumnya, IBM Consulting menunjukkan komitmen yang kuat terhadap inovasi selama proyek berlangsung. Tim ini menelusuri kendala teknologi dan budaya Negara Bagian California, dengan mempertimbangkan secara cermat infrastruktur dan norma operasional klien yang ada. Dengan mengemukakan potensi perubahan transformatif dan secara konsisten bergerak bersama menuju visi bersama, IBM berhasil memperluas pemahaman awal Negara Bagian California tentang hal yang mungkin terjadi dan membantu mewujudkannya. Komitmen mereka terhadap proyek dan ketekunan dalam memahami klien menjadi dasar bagi terobosan yang signifikan: kontrak yang diberikan oleh Negara Bagian California pada tahun 2018-2019. Ini menandai momen penting, yang memberdayakan IBM untuk mengambil kendali dalam mengelola seluruh rangkaian aplikasi CA-MMIS.

Dengan akses langsung ke klien, IBM Consulting menetapkan bahwa jalan menuju transformasi harus dimulai dengan menangani layanan yang berhadapan langsung dengan publik dan pendekatan keamanan hingga  peningkatan teknologi untuk sistem mereka. Tim konsultan pertama-tama membangun kredibilitas dengan menunjukkan keahlian dan pemahaman mereka tentang kemampuan IBM. Selanjutnya, mereka menghabiskan waktu berbulan-bulan untuk memahami aspirasi, tujuan dan sasaran yang diinginkan oleh klien—bukan hanya organisasi, dan teknologi, tetapi juga orang-orang yang mewakili klien. Dengan memetakan kebutuhan organisasi klien, IBM Consulting mengembangkan pendekatan menyeluruh yang mengidentifikasi titik-titik masalah dan peluang yang tersembunyi, tetapi tetap dapat diterima dan disukai oleh organisasi klien. Pendekatan empati ini menumbuhkan rasa memiliki tujuan bersama dan menyelaraskan upaya IBM Consulting dengan tujuan strategis klien.

Demi mewujudkan visi mereka, tim IBM Consulting memanfaatkan keahlian dan sumber daya mereka, dengan menempatkan klien sebagai inti dari pendekatan mereka. Dengan menggunakan metodologi pemikiran desain IBM Garage dan pola pikir tangkas, mereka menekankan bahwa penawaran mereka lebih dari sekadar teknologi dan dimaksudkan untuk melayani masyarakat California dengan lebih baik. Mereka menunjukkan pemahaman yang mendalam tentang orang-orang klien, cara berpikir mereka yang unik, dan motivasi mereka—khususnya, bagaimana mengubah pola pikir administrator CA-MMIS dari "manajer proses" menjadi "pemilik produk" yang mendorong inovasi lebih dari sekadar peningkatan teknologi. Pendekatan yang berpusat pada manusia ini, ditambah dengan rekam jejak IBM Consulting yang telah terbukti dalam proyek-proyek TI Medicaid yang sukses, menumbuhkan lingkungan yang kolaboratif dan saling percaya. Semangat kolaboratif yang dibangun di atas rasa saling menghormati dan komunikasi yang terbuka ini memungkinkan tim IBM Consulting untuk secara efektif mengatasi kekhawatiran divisi, menelusuri kompleksitas proyek, dan memastikan solusi akhir benar-benar memenuhi kebutuhan dan aspirasi spesifik klien, termasuk kebutuhan penting untuk meningkatkan kepuasan penyedia dan menyederhanakan proses administratif.

Kolaborasi yang sukses antara IBM Consulting dan klien menghasilkan persetujuan atas bukti konsep (POC)  untuk mengembangkan portal berbasis cloud untuk CA-MMIS.  Keberhasilan POC membangun kepercayaan diri di bidang teknologi, membuktikan bahwa metode kolaboratif antara DHCS dan IBM dalam berkreasi bersama sistem TI secara bersama-sama dapat dilakukan dan bermanfaat bagi semua pihak.  Tim IBM dan DHCS memastikan bahwa portal tersebut berpusat pada pengguna dan efisien. Lebih jauh lagi, tim DHCS dan IBM menantang cara-cara lama dalam menjalankan bisnis sehingga proses bisnis yang tidak efisien tidak terbawa ke dalam solusi teknologi modern.  Contohnya adalah transisi dari proses bisnis berbasis kertas menjadi sepenuhnya elektronik dan proses bisnis yang memiliki sedikit atau tanpa nilai dinonaktifkan.  Proses bisnis yang sebelumnya membutuhkan waktu berminggu-minggu dan berbulan-bulan, dengan upaya manusia yang cukup besar, kini hanya membutuhkan waktu beberapa menit dengan interaksi manusia yang minimal atau bahkan tidak ada sama sekali.  Langkah-langkah keamanan yang kuat diterapkan untuk memenuhi standar kepatuhan HIPAA. Portal ini mendemonstrasikan manfaat teknologi cloud, seperti waktu yang lebih cepat untuk memasarkan dan penerapan yang efisien, dan juga menunjukkan bahwa IBM dapat memberikan pekerjaan yang inovatif dan transformatif, yang mengilhami klien untuk mempertimbangkan migrasi seluruh rangkaian aplikasi CA-MMIS ke cloud.

Beberapa pencapaian dengan perjalanan hybrid cloud CA-MMIS:

• 96,7% volume pengguna Medi-Cal di cloud
• 60% volume transaksi bisnis harian di cloud
• 76% aplikasi EOS/EOL lama bermigrasi ke cloud
• Pengurangan biaya pengiriman sebesar 30% sejak dimulainya perjalanan cloud
• 5 program baru yang memanfaatkan hybrid cloud
• 2+ fitur rata-rata yang diterapkan per minggu
• Lebih dari 3.100 organisasi mengadopsi proses tanpa kertas
• Banyak proses bisnis merancang ulang dan diberlakukan melalui alur kerja otomatis

IBM Consulting juga mengakui potensi teknologi cloud untuk meningkatkan operasi dan efisiensi. Itulah sebabnya tim pengembangan, pemeliharaan, operasi, dan infrastruktur bekerja sama dengan tim klien untuk mengembangkan peta jalan untuk bermigrasi ke IBM Z Cloud multi-penyewa yang lebih aman. Menggunakan RedHat OpenShift on AWS (ROSA), tim yang memulai dengan bukti konsep memicu transformasi yang lebih luas. Hal ini mengakibatkan migrasi lebih dari 30 fungsi dari sistem lama ke platform cloud AWS dengan aplikasi fungsional yang tersisa dalam proses migrasi.

Fitur-fitur yang dikembangkan untuk portal penyedia, seperti aplikasi masuk tunggal dan aplikasi biaya bersama, telah berhasil diterapkan dan tersedia untuk semua organisasi penyedia aktif. Inisiatif ini telah merangkul lebih dari 30.000 penyedia dan membantu komunitas penyedia dan pengirim dengan waktu penyelesaian layanan yang lebih cepat, misalnya mengatur ulang PIN secara real time, alih-alih 30 hari. Inisiatif ini juga memberikan kemampuan baru untuk manajemen pengguna organisasi CA-MMIS, migrasi elektronik catatan kertas dan kerangka kerja yang dapat diskalakan, semuanya pada sistem yang memiliki ketersediaan tinggi dan berkinerja tinggi.

Kemitraan yang sukses antara IBM Consulting dan klien tidak hanya mengubah sistem lama CA-MMIS yang telah disesuaikan dan menyempurnakannya dengan teknologi dan kerangka kerja terbaru, tetapi juga menetapkan standar baru untuk inovasi dan kolaborasi dalam industri ini. Dengan merangkul teknologi cloud AWS dan pendekatan yang berpusat pada pengguna, proyek ini telah memberikan nilai yang signifikan dan membuka jalan bagi inisiatif transformasi digital di masa depan dalam program CA-MMIS.

Dengan memodernisasi sistem CA-MMIS dan meningkatkan portal penyedia, proyek ini berdampak langsung pada kehidupan warga California. Akses ke perawatan kesehatan yang bermutu merupakan hak dasar bagi semua orang, dan program Medi-Cal berperan penting dalam memastikan bahwa jutaan individu berpenghasilan rendah dan rentan menerima perawatan yang mereka butuhkan. Pemrosesan klaim yang lebih sederhana dan berkurangnya beban administratif bagi penyedia layanan kesehatan menjadikan akses ke perawatan kesehatan yang lebih cepat dan efisien. Lebih lanjut, keamanan data dan privasi yang ditingkatkan melindungi informasi sensitif penerima Medi-Cal, sementara komunikasi dan kolaborasi yang lebih baik antara penyedia dan negara memfasilitasi koordinasi perawatan yang lebih baik dan pada akhirnya mendorong peningkatan hasil kesehatan bagi penerima.

Departemen Layanan Perawatan Kesehatan California (DHCS) (tautan berada di luar ibm.com) adalah agen perawatan kesehatan utama negara bagian, yang melayani lebih dari 14 juta warga California melalui Medi-Cal, program Medicaid negara bagian. DHCS berkomitmen untuk menyediakan akses yang adil ke kesehatan berkualitas bagi semua warga California dengan berfokus pada perawatan seluruh orang, memperluas akses, meningkatkan hasil kesehatan, dan memperkuat tenaga kerjanya. Melalui inisiatif seperti CalAIM dan peningkatan program yang sedang berlangsung, DHCS berupaya meningkatkan kesehatan dan kesejahteraan semua warga California sambil memastikan penggunaan uang pembayar pajak yang efisien dan efektif.