Qu’est-ce que la gestion des actifs numériques ?
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Illustration d’une main déplaçant les pièces d’un jeu d’échecs avec une icône de nuage en arrière-plan
Qu’est-ce que la gestion des actifs numériques ?

Une solution de gestion des actifs numériques est une solution logicielle et système qui propose une approche systématique pour stocker, organiser, gérer, récupérer et distribuer efficacement les actifs numériques d’une organisation.

La gestion des actifs numériques (DAM) peut faire référence à la fois à un processus métier et à une forme de technologie de gestion de l’information ou à un système de gestion des actifs numériques. La fonctionnalité DAM permet à de nombreuses organisations de créer un emplacement centralisé où elles peuvent accéder à leurs actifs multimédias.

L’actif numérique est un élément clé du processus DAM. Il s'agit de tout fichier de valeur au format numérique appartenant à une entreprise ou à un particulier, qui peut être recherché grâce aux métadonnées et auquel sont assimilés des droits d’accès et d’usage. Voici quelques exemples d’actifs numériques (liste non exhaustive) :

  • Documents
  • Images
  • Contenu audio
  • Vidéo
  • Animations
  • Fichiers multimédia
  • Graphiques
  • Présentations
  • Tout support numérique avec droit d’usage

Une solution DAM rationalise la gestion des actifs et optimise la production de contenus multimédias riches, notamment au sein des organisations commerciales et marketing, en créant un système de gestion centralisé des actifs numériques. Il assure la cohérence de la marque grâce à la mise à jour automatique des actifs et au renforcement des directives de la marque, fournissant ainsi une source d’information unique au sein des entreprises et une expérience utilisateur plus cohérente pour les publics externes.

Les équipes modernes de gestion de contenu numérique et les spécialistes du marketing s’appuient également sur le DAM pour réutiliser le contenu, réduisant ainsi les coûts de production inutiles et les workflows en double grâce à ses fonctionnalités de recherche vraiment très utiles.

Compte tenu de la haute visibilité des actifs de marque et des actifs marketing sur les canaux numériques, comme les réseaux sociaux, les marques doivent rester cohérentes dans les images et les messages qu’elles utilisent pour renforcer leur autorité et générer la croissance de leur activité. Il n’est donc pas surprenant que les plateformes de gestion des actifs numériques deviennent une partie intégrante des efforts de transformation numérique.

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Fonctionnement des logiciels DAM

L’utilisation d’une solution DAM implique plusieurs étapes :

  1. Création de l’actif : Des modèles et des formats de fichiers standardisés préparent les fichiers numériques à l’encodage avant même qu’ils ne soient créés. Cette standardisation facilite la recherche et la récupération de documents.
  2. Encodage et indexation : Simplifiant la recherche d’actifs, les métadonnées permettent d’identifier le contenu numérique via des attributs comme le type d’actif (par exemple, un livre blanc), la version (par exemple, nouvelle), le type de média (par exemple, une vidéo) et la technologie utilisée (par exemple, Photoshop). Ces identifiants créent un index, regroupant les actifs présentant des étiquettes communes pour améliorer la recherche.
  3. Workflows : Cette indexation peut ensuite être utilisée dans les workflows basés sur des règles, permettant l’automatisation des tâches et des processus.
  4. Contrôle des versions : Le contrôle des versions devient de plus en plus important dans l’automatisation des workflows, car il garantit que l’actif le plus récent est utilisé dans le workflow existant. Lorsque de nouveaux workflows sont établis, il garantit également que seule la version la plus récente est accessible et incluse pour révision et utilisation.
  5. Gouvernance basée sur les autorisations : La gouvernance basée sur les autorisations garantit que seules les personnes auxquelles l’accès a été accordé peuvent utiliser l’actif de la manière définie. Cette capacité protège les actifs organisationnels contre le vol, la corruption accidentelle ou l’effacement.
  6. Audit : Effectuez des audits internes pour évaluer l’efficacité du DAM et identifier les domaines à améliorer. De même, les organismes de réglementation peuvent auditer une solution DAM pour s’assurer que la technologie et les processus d’une organisation sont conformes à la réglementation. Ces deux types d’audits se produisent régulièrement dans des secteurs hautement réglementés tels que la finance et les soins de santé.

Les solutions DAM peuvent être mises en œuvre sur site, dans le cloud ou dans un environnement hybride. L’option de stocker, gérer et distribuer vos actifs dans le cloud est rentable, sécurisée, évolutive et flexible.

Les avantages du DAM
  • Réduction des coûts de production, ainsi qu’une meilleure allocation des ressources. Centraliser ses actifs par le biais d’une solution DAM facilite leur localisation et leur réutilisation avec, à la clé, une réduction des coûts de production et des flux de travaux en double. Les économies réalisées favorisent une réallocation des ressources dans d’autres services de l’entreprise. Les gains d’efficacité ainsi obtenus permettent d’accélérer la mise sur le marché des actifs et des solutions.
  • Plus de transparence organisationnelle. Le DAM fournit aux utilisateurs une vue claire et complète des actifs numériques, créant ainsi un impact positif sur la planification et l’exécution du contenu. Il peut améliorer la collaboration entre les différentes parties prenantes ou introduire des workflows plus efficaces en éliminant les projets redondants.
  • Augmentation de la conversion et de la rétention client. Lorsque les entreprises organisent le contenu de manière appropriée, en fonction de l’étape du parcours de l’acheteur, elles peuvent proposer du contenu et des supports marketing au moment opportun pour leurs publics cibles. Le DAM permet aux organisations de personnaliser l’expérience client, en établissant et en entretenant des relations plus solides. Ce processus permet à son tour de faire avancer les clients potentiels et les clients existants le long du cycle d’achat, plus rapidement et plus efficacement.
  • Cohérence de la marque. Le DAM permet de garantir la cohérence des messages, du positionnement, des représentations visuelles et des autres moyens d’adhésion à la marque. Grâce au DAM, les domaines fonctionnels et les unités commerciales peuvent réutiliser les fichiers créatifs et d’autres actifs pour gagner en efficacité et présenter une image cohérente sur le marché.
  • Gouvernance et conformité. Les licences, la documentation juridique, les archives et autres actifs peuvent jouer un rôle clé pour répondre aux exigences de conformité en matière de réglementations sectorielles ou gouvernementales. La capacité à organiser et à récupérer rapidement ces documents peut permettre aux organisations de gagner du temps et de l’argent, et d’atténuer les perturbations au niveau des processus cœur de métier.
Histoire et avenir du DAM

L’émergence de la publication assistée par ordinateur à la fin des années 1980 permet aux imprimeurs, aux éditeurs et aux publicitaires de numériser les textes, les images et les photographies. Trop volumineux pour la plupart des disques durs internes, ces fichiers sont transférés sur des supports externes avec de simples étiquettes de métadonnées. Ils sont placés dans des fichiers et des dossiers hiérarchiques simples.

En 1992, Canto Software lance Cumulus, l’un des premiers systèmes DAM. Il s’agit d’une solution autonome sur site, dotée de capacités de prévisualisation par vignettes, d’indexation des métadonnées et de recherche. Alors que les premières solutions DAM facilitent la recherche, la vérification et la récupération des actifs, les fichiers ne sont toujours pas faciles à partager.

Au début des années 2000, un système DAM basé sur des serveurs permet le partage de fichiers sur Internet. Peu de temps après, le stockage dans le cloud propose un autre moyen de stocker, de gérer et de distribuer les actifs numériques.

Le DAM évolue rapidement pour devenir un ensemble de bibliothèques intégrées capables de fournir du contenu à divers appareils, systèmes et référentiels. Les interfaces de programmation d’applications (API) permettent aux actifs de se connecter à différentes applications et de répondre rapidement et efficacement à des exigences spécifiques.

Il est désormais courant d’intégrer des capacités d’IA dans le DAM pour étiqueter et référencer intelligemment les actifs, cela inclut la reconnaissance vidéo et la reconnaissance vocale. IBM Watson Video Enrichment peut analyser les flux vidéo à l’aide de technologies d’apprentissage profond, tandis qu’IBM Blockchain Platform garantit une plus grande sécurité du DAM. Grâce au machine learning, les systèmes DAM peuvent anticiper les besoins en contenu et faire des recommandations aux utilisateurs. Ces tâches marketing sont effectuées en moins de quelques minutes, ce qui permet aux organisations de réagir en temps quasi réel et d’acquérir ainsi un avantage concurrentiel.

Caractéristiques d’une solution DAM efficace

Au moment de choisir une plateforme DAM, vous devez déterminer si les solutions retenues offrent les capacités adaptées à vos besoins actuels et futurs. Une solution DAM performante offre les capacités suivantes :

  • Prise en charge du cycle de vie des actifs et des autorisations basées sur les rôles : Votre solution DAM devrait vous permettre de gérer vos actifs numériques, de l’idée à la conception, et tout au long de leur cycle de vie. Elle devrait également fournir des droits d’accès et des autorisations avec la granularité dont vous avez besoin pour préserver l’intégrité de vos actifs.
  • Intégration : votre solution DAM doit s’intégrer aux outils dont vous disposez actuellement, comme ceux conçus pour créer et distribution vos actifs, ainsi qu’à tout système que vous comptez utiliser à l’avenir.
  • Flexibilité bidirectionnelle : Une solution DAM flexible et agile permet de rechercher des actifs dans n’importe quelle direction. Une flexibilité bidirectionnelle vous permet de rechercher des métadonnées, comme la marque, pour trouver un actif, ou bien de rechercher des actifs spécifiques pour trouver des métadonnées. Cette capacité prend en charge la recherche et la réutilisation des actifs par d’autres groupes fonctionnels au sein de l’organisation.
  • Capacité d’importation et d’exportation : votre solution DAM ne doit pas créer un îlot de données isolé. Veillez à choisir une solution qui offre la possibilité de partager actifs numériques, résultats de recherche et autres données.
  • Infrastructure de stockage et de transfert stable : La solution DAM que vous choisissez est tout aussi importante que la manière dont les actifs sont stockés et leur emplacement de stockage, de même que la capacité à transférer les actifs là où ils sont nécessaires. Que vous choisissiez un stockage défini par logiciel sur site ou un stockage basé sur le cloud, tenez compte de la fiabilité, de la flexibilité, de l’évolutivité, des performances et de la capacité de récupération de ces systèmes pour protéger vos actifs.
  • Efficacité du transfert de fichiers : La rapidité et l’efficacité du transfert de fichiers sont essentielles, car elles affectent directement le rythme de votre activité. La possibilité de partager et d’utiliser les actifs quand et où vous en avez besoin contribuera à l’efficacité de la solution choisie.
IBM et DAM

Le DAM aide les organisations du monde entier à maintenir les droits d’accès, le contrôle et l’intégrité de leurs actifs numériques, et ce à de nombreuses fins. La mise en œuvre du DAM en tant que solution globale centralisée connectée aux stratégies d’entreprise et fonctionnelles peut fournir une expérience client plus cohérente et plus percutante.

Selon Forrester, « plus de deux tiers des entreprises cherchent à diffuser leur contenu plus efficacement. Loin de voir le DAM comme une solution ponctuelle, les entreprises à succès l’intègrent désormais dans leurs stratégies d’expérience numérique et de contenu ». 1 Découvrez IBM Aspera on Cloud, un service hébergé pensé pour accélérer et fiabiliser le transfert, ainsi que le partage de vos fichiers et jeux de données, quels que soient leur type et leur taille, dans un environnement cloud hybride.

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Cas d’utilisation

Le DAM est utilisé dans tous les secteurs impliquant l’utilisation d’actifs numériques. Voici deux exemples d’utilisation du DAM :

Offices de brevets

Les offices de brevets gèrent généralement d’importants volumes d’actifs numériques à différents stades d’achèvement. Les mises à jour étant effectuées tout au long du cycle de vie de l’actif, les fonctionnalités de transférabilité, de contrôle des versions et de droits d’accès sont essentielles pour leur maintenance. D’autres fonctionnalités, comme la fonctionnalité de recherche, permettent également de dimensionner efficacement les processus au sein des offices de brevets. 

Entreprises technologiques

Les entreprises technologiques utilisent le DAM dans divers services, souvent sur plusieurs sites. Le DAM centralise les actifs à des fins de consultation et d’utilisation. Les domaines fonctionnels au sein d’une organisation utilisent le DAM dans différents buts. Voici quelques exemples :

  • Les RH utilisent le DAM pour gérer les dossiers des employés, leurs avantages sociaux, les demandes d’ouverture de postes, les demandes de congés et de vacances, et les fiches de paie.
  • Le service des achats utilise le DAM pour stocker les coordonnées, les factures et les spécifications de leurs fournisseurs préférés.
  • Les équipes de développement utilisent le DAM pour stocker les plans de conception et de développement de produits propriétaires, la planification des ressources de production et les images.
  • Les équipes commerciales et marketing utilisent le DAM pour la gestion de l’image de la marque et la maintenance des actifs créés et utilisés dans toute l’organisation. 

Nombre d’utilisateurs de ces organisations doivent pouvoir accéder aux actifs, les utiliser, les modifier et les suivre, d’où l’importance cruciale des autorisations d’accès. Ces autorisations peuvent être basées sur l’unité commerciale, le service fonctionnel et le rôle. Elles peuvent restreindre l’accès des employés internes à certains actifs.

Les autorisations peuvent également étendre l’accès à d’autres actifs à des utilisateurs externes tels que des partenaires ou des clients. Par exemple des logos et des propositions d’engagement qui pourraient soutenir les initiatives de partenariat et de commerce électronique.

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Source

The Digital Asset Management Cookbook, Forrester, Inc., Nick Barber, 26 juin 2020