En 2019, KNPC a commencé à utiliser Easy Memo, une application métier développée par la société EBLA Computer Consultancy, partenaire commercial d’IBM, qui permet aux entreprises de rédiger, d’examiner, d’approuver et de distribuer des notes internes ou des courriers par voie électronique. Easy Memo utilise les fonctionnalités de gestion de contenu d’IBM Cloud Pak for Business Automation pour stocker en toute sécurité les notes internes et la correspondance critiques de KNPC.
La solution permet également à KNPC de signer numériquement des documents conformément aux exigences énoncées par les tribunaux koweïtiens, de les classer en fonction de la taxonomie unique de KNPC et d’assurer le suivi tout au long des processus de révision et d’approbation. De plus, Easy Memo permet à KNPC de répondre aux notes internes électroniques de la même manière, d’inclure des pièces jointes et d’effectuer des recherches de contenu complet.
Les employés des quatre premiers services KNPC à adopter l’application Easy Memo commençaient à peine à prendre en main le nouveau workflow lorsque la pandémie est arrivée. Pour Anfal Al Rashed et le service informatique, il était clair qu’il fallait déployer la solution numérique dans l’ensemble de l’entreprise, mais obtenir l’adhésion des 29 autres services de KNPC était une toute autre affaire.
Heureusement, Anfal et son équipe savaient précisément comment s’y prendre. « Notre responsable informatique a envoyé une note interne électronique signée numériquement à tous les chefs de service. Cela a déclenché une réaction en chaîne, les services demandant à utiliser Easy Memo les uns après les autres », explique-t-il.
L’équipe a ensuite procédé à l’intégration de nouveaux services dans la plateforme à raison de 2 à 4 chaque mois. « Nous n’avons même pas eu besoin d’organiser des sessions de formation. Une courte séance de prise en main a largement suffi pour que les employés comprennent ce que c’était et comment l’utiliser », observe Anfal Al Rashed.