Optimisation de l’efficacité opérationnelle avec SAP

Japan Airlines Co., Ltd. (JAL), qui s’apprêtait à lancer la phase suivante de ses plans de transformation numérique, a été confrontée à un dilemme : devait-elle donner un coup de frein à l’innovation, ou poursuivre son ambitieux programme ?

JAL s’est fixé comme objectif de devenir la compagnie aérienne préférée des gens à l’échelle du monde. Pour se démarquer de la concurrence sur un marché saturé, l’entreprise a élaboré une stratégie totalement axée sur ses valeurs environnementales, sociales et de gouvernance (ESG). En guise de première étape vers son objectif, l’entreprise a poursuivi une transformation numérique de grande envergure.

M. Takafumi Asako, responsable dans le service Systèmes d’administration généraux et Planification et promotion IT chez JAL, se souvient : « Pendant de nombreuses années, nous nous sommes appuyés sur des applications SAP ERP pour gérer nos activités. Ensuite, nous avons été confrontés à la fin de service de SAP ECC (pour la finance et la comptabilité), de SAP EC-CS (pour la consolidation) et de Business Warehouse, qui arrivera en 2025. Nous avons dû relever le défi de concevoir un système financier nouvelle génération, et notamment déterminer s’il fallait continuer à utiliser SAP ERP avec des mises à niveau vers S/4HANA. »   

Chez JAL, l’amélioration de l’agilité opérationnelle est une vraie priorité depuis longtemps. En remplaçant les processus manuels et papier par des workflows automatisés dans SAP S/4HANA, l’entreprise a souhaité obtenir des informations plus approfondies sur ses performances financières pour évoluer plus efficacement dans un environnement commercial difficile.

Alors que JAL s’apprêtait à accélérer son projet de transformation, la pandémie a paralysé le secteur du transport aérien. L’entreprise a cependant choisi de poursuivre ses projets, à une seule condition que M. Asako explique : « Nous avons décidé de poursuivre notre initiative de transformation numérique avec ce projet, sachant qu’IBM pouvait nous fournir certaines personnes très expérimentées dans la migration de SAP S/4HANA. »

JAL a engagé IBM Consulting pour l’aider à créer une nouvelle plateforme d’analyse, comprenant de nouveaux workflows cohérents avec ses engagements ESG. Les deux entreprises ont une longue histoire de collaboration réussie. En 2002, JAL avait choisi IBM pour déployer eJAL, une plateforme de gestion financière et comptable personnalisée basée sur les solutions SAP. Pour l’infrastructure principale, l’entreprise a adopté une plateforme de cloud hybride nommée CIEL/S, basée sur Amazon Web Services (AWS).

« IBM a été notre partenaire depuis la mise en place de eJAL, et ils ont une connaissance approfondie de nos activités, indique M. Asako. IBM Consulting a fourni une proposition bien équilibrée, ce qui était un facteur décisif dans notre décision de choisir IBM pour ce projet. »

Après de nombreuses discussions, JAL et IBM Consulting ont décidé d’une mise à niveau complète de la plateforme eJAL vers SAP S/4HANA pour accélérer les processus métier et stimuler l’innovation. Pour être en ligne avec sa stratégie « cloud first », JAL a déployé le nouveau système sur  SAP HANA Enterprise Cloud (HEC) with AWS, ce qui permettait à l’entreprise de migrer ses données depuis ses applications SAP ECC/EC-CS.

M. Asako poursuit : « Nous avons choisi le cloud pour réduire le besoin de maintenance et de gestion, ce qui nous permet d’affecter notre personnel informatique à des activités à valeur ajoutée. Le cloud facilite également l’augmentation élastique des ressources serveur pendant les périodes de forte demande et la restauration de nos systèmes en cas de sinistre. Nous avons choisi SAP HEC with AWS, car il fonctionne de manière sécurisée et fluide avec CIEL/S, notre infrastructure de cloud hybride interne. »

Suivant les conseils fournis par IBM, JAL a choisi de déployer SAP Analysis for Microsoft Office et SAP Analytics Cloud. Ces solutions créaient une nouvelle plateforme de production de rapports financiers offrant à JAL plus de visibilité sur ses flux de trésorerie, ses coûts, ses actifs partagés, etc. Grâce à cette nouvelle plateforme, JAL a éliminé les processus d’analyse manuels reposant sur des fichiers Excel, améliorant ainsi la précision et la rapidité de ses activités de planification et de prévision.

Pour surmonter les défis causés par les confinements nationaux et les restrictions de voyage pendant la pandémie, IBM Consulting a lancé une approche projet 100 % à distance. Comme M. Asako l’explique, cette approche à distance a entraîné des avantages inattendus et exceptionnels : « Avec le travail à distance, si un problème survient, les membres du projet peuvent immédiatement se réunir en ligne et avoir des discussions approfondies. Maintenir une communication étroite de cette façon est l’une des raisons pour lesquelles le projet n’a pas pris de retard. »

Grâce à IBM, JAL a pu mettre en place son nouveau système eJAL dans les délais prévus, ce qui signifie que l’entreprise a pu commencer à en tirer profit plus tôt. Mme Miho Samizu, vice-présidente Solutions et systèmes IT internes, ERP et solutions métier chez JAL Infotec, commente : « Notre système eJAL comporte de nombreux systèmes périphériques, et les équipes responsables sont réparties entre JAL et JAL Infotec, ce explique pourquoi répondre à des besoins métier différents était compliqué. Mais avec l’aide d’IBM Consulting, nous avons soigneusement écouté nos parties prenantes tout au long des répétitions et avons répondu avec succès à leurs préoccupations concernant la migration. »

M. Tomohiko ShiModa, directeur du service Systèmes d’administration généraux et Planification et promotion IT chez JAL, ajoute : « En raison de la pandémie de COVID-19, il était difficile de respecter le planning de projet prévu. Il était donc très important de terminer la migration dans les délais. Le succès que nous avons remporté avec ce projet a été retenu comme une connaissance de référence en interne. »

Aujourd’hui, JAL a rationalisé et optimisé ses solutions SAP stratégiques. En travaillant avec IBM, l’entreprise a réduit le nombre de modules complémentaires SAP de 1 260 à 500. L’entreprise a également mis en place de nouvelles fonctionnalités, notamment la prise en charge des paiements BACS (Bankers’ Automated Clearing System) pour les employés de JAL basés au Royaume-Uni.

Depuis la migration d’eJAL vers SAP HEC with AWS, JAL a bénéficié d’une plateforme conçue pour offrir une haute disponibilité et des performances constantes, avec une assistance assurant une continuité de service exceptionnelle tant pour l’entreprise que pour ses clients.

M. Asako fournit plus de détails : « Comme prévu, nous avons pu réduire les coûts liés à l’exploitation et à la maintenance du système central. Lorsque la charge du serveur a augmenté dans certains de nos systèmes périphériques, peu de temps après la migration, nous avons temporairement ajouté des ressources de calcul. Cela nous a permis de réduire progressivement les ressources et de passer à un fonctionnement stable, ce qui constitue un autre avantage d’AWS. »

En migrant vers le cloud, l’entreprise a réduit la charge de gestion pesant sur ses équipes informatiques. M. Hiroshi Takamura, service Solutions et systèmes IT internes et ERP chez JAL Infotec, explique : « Nous avons demandé à IBM de personnaliser le front-end SAP S/4HANA afin qu’il soit plus proche de nos habitudes, ce qui nous permet de travailler efficacement. »

Alors que les pressions liées à la pandémie s’estompent, JAL utilise les nouvelles informations fournies par le système eJAL pour améliorer le service qu’elle offre à ses clients et accroître son efficacité. Par exemple, l’entreprise analyse le coût par vol de façon encore plus détaillée que jamais, en visualisant les données et en créant des tableaux de bord pour permettre décisions basées sur les données quasiment en temps réel.

Et M. ShiModa de poursuivre : « Suite au projet mené avec IBM, nous avons pu traiter non seulement nos comptes mensuels, mais aussi nos comptes trimestriels et annuels sans retard. Les résultats que nous avons obtenus ont été remarqués très positivement dans toute l’entreprise. »

M. Asako conclut ainsi : « Nous évoluons progressivement vers des capacités d’analyse plus complexes et plus agiles. Nous sommes très satisfaits d’IBM, qui nous a fourni l’équipe et le savoir-faire qui ont permis la réussite de notre projet SAP S/4HANA. Nous serons ravis de continuer à travailler avec IBM pour tirer le plus de valeur métier possible de notre investissement dans SAP S/4HANA. »

Japan Airlines Co., Ltd. (JAL) (lien externe à ibm.com) a été fondée en 1951 en tant que première compagnie aérienne privée du pays après la guerre. Aujourd’hui, l’entreprise propose des services de transport de passagers et de fret. JAL, dont le siège social est situé à Tokyo, emploie plus de 12 700 personnes et assure un total de 191 liaisons nationales et internationales.