Travailler plus intelligemment pour maintenir les bâtiments en parfait état

Bien que le premier déploiement de la solution IBM Maximo EAM SAAS Flex ait permis à l’entreprise de répondre à ses besoins les plus basiques, HFL souhaitait passer à l’étape suivante.

C’est en tout cas ce que déclare Mark Roberts : « Nous étions déterminés à faire de ce système une vraie réussite, c’est pourquoi nous avons réexaminé le marché à la recherche d’un partenaire qui aurait non seulement une bonne connaissance des solutions Maximo, mais aussi une expérience éprouvée en matière de collaboration avec des entreprises de notre secteur. Cette recherche nous a conduits à MaxLogic. »

Aujourd’hui, HFL exploite tout le potentiel d’IBM Maximo en utilisant MaxLogic Managed Service (MMS) pour tirer le meilleur parti de la solution, sans devoir déployer plus de moyens administratifs et de gestion. L’entreprise a désormais bien entamé la transformation de ses processus opérationnels, en commençant par la planification et l’ingénierie, dont la gestion des bons de fabrication, avant de poursuivre par la gestion des comptes et des contrats.

« MaxLogic a repensé toutes nos tâches, nous aidant à mener une révision approfondie et à réinventer nos processus, révèle le directeur financier. L’équipe n’a pas eu peur de se retrousser les manches et de commencer directement à travailler à nos côtés. Un autre point fort de l’équipe de MaxLogic ? Ce sont des spécialistes techniques qui connaissent Maximo sur le bout des doigts, et qui combinent ces connaissances à une expertise dans notre secteur, de sorte qu’ils comprennent le travail que nous faisons et les exigences auxquelles nous sommes soumis. »

Une étape majeure de la transformation de HFL a consisté à rassembler les informations provenant de centaines de sites clients dans un magasin de données numérique partagé, pris en charge par IBM Maximo Application Suite. Outre l’abandon d’une montagne de documents papier au profit de registres virtuels, l’entreprise a également adopté un modèle standardisé pour la configuration des sites et des bons de fabrication dans Maximo.

Pour que ces informations numériques soient facilement accessibles aux équipes sur le terrain, MaxLogic a également proposé à HFL la solution Maximo Mobile, dans l’un des tout premiers déploiements conjoints de Maximo Application Suite et Maximo Mobile en Europe. Grâce à cette initiative, les ingénieurs peuvent désormais accéder aux bons de fabrication et aux documents justificatifs, à tout moment et en tout lieu, afin de gagner en productivité.

Mark Roberts décrit le fonctionnement de cette nouvelle approche : « Dès qu’un ingénieur ouvre un bon de fabrication dans Maximo Mobile, il peut voir l’intervention à réaliser à cette date, ainsi que les tâches pertinentes et spécifiques. La solution invite également les utilisateurs à effectuer leurs tâches et à confirmer qu’ils ont terminé chacune d’entre elles. Une fois qu’une liste de tâches pour une intervention est terminée, la solution date le bon de fabrication, crée un rapport et l’enregistre dans le registre. »

Aujourd’hui, les utilisateurs de toute l’entreprise, y compris les équipes d’assistance et conducteurs de travaux, bénéficient d’un accès immédiat à ces fichiers numériques via Maximo. HFL a également mis en place un portail Web qui donne aux clients un accès en libre-service aux registres pertinents pour la première fois.

Maintenant que HFL a transformé les fondamentaux de son processus de gestion des bons de fabrication, l’entreprise souhaite optimiser ses processus plus complexes de planification et d’analyse.

James Kissane, directeur du développement commercial chez HFL est unanime : « Grâce à la capture rapide des bons de fabrication et à l’unification de toutes les informations des sites et des opérations de nos clients dans un seul système, nous pouvons répondre à de nouveaux types de questions avec nos données. Il est nous est par exemple possible de consulter les performances d’un site spécifique par rapport au devis que nous avons établi en premier lieu. Nous pouvons ainsi savoir si nous réalisons des bénéfices, et si les coûts sont inférieurs ou supérieurs à nos estimations. Ce sont des informations que nous n’avions tout simplement pas avant de travailler avec MaxLogic. »

Grâce à sa collaboration avec MaxLogic, HFL a considérablement amélioré la qualité des informations disponibles pour ses équipes et ses clients, améliorant par extension la prise de décision.

C’est en tout cas ce que confirme le directeur financier : « Lorsque nous avons lancé Maximo pour la première fois, nous n’étions pas encore au point pour ce qui était de comprendre nos données et la façon dont nous les gérions. Au départ, nous avions 200 000 bons de fabrication ouverts dans Maximo. Avec l’aide de MaxLogic, nous avons réduit ce nombre à moins de 20 000. L’entreprise a permis à notre équipe de comprendre exactement quelles données nous capturons et conservons, mais aussi d’optimiser nos directives de gestion en la matière. »

Avant d’ajouter : « Ces données seront indispensables pour mieux comprendre nos performances, pas seulement sur le plan opérationnel, mais aussi sur le plan financier. À l’heure actuelle, nous connaissons notre marge globale, notre chiffre d’affaires et notre résultat net. Maximo ajoutera à cela une vision très précise de la rentabilité au niveau du site. De cette façon, nous pouvons identifier les coûts au niveau du site et prendre des mesures plus ciblées pour contrôler les coûts des interventions. Résultat ? Tout le monde profite d’importantes économies, aussi bien nos clients que nous-même. »

Cette base solide de données et d’informations, associée à des processus de gestion des bons de fabrication et des travaux véritablement optimisés, permettra à HFL de prendre un tournant plus lean et agile.

« Nous sommes sur le point de tout intégrer à Maximo, s’enjoue Mark Roberts. Non seulement cela simplifie les choses pour nos équipes, mais cela les aide également à réagir plus rapidement lorsque les plans changent, ce qui est souvent le cas dans notre secteur d’activité. Un ingénieur pourrait par exemple prévoir de se rendre sur le site d’un client, mais ensuite recevoir un appel d’urgence de dernière minute sur un autre site, l’empêchant de se déplacer comme prévu. Avec Maximo, nous pouvons suivre ces changements au fur et à mesure qu’ils se produisent, afin de ne pas être pris au dépourvu et d’orchestrer nos ressources pour minimiser les interruptions. »

« De même, maintenant que les ingénieurs gèrent les bons de fabrication en temps réel dans Maximo, nous sommes en mesure de clôturer ces interventions plus rapidement et de le signaler aux clients en temps voulu. Plus vite nous pouvons réaliser des travaux, mieux nos activités se portent, et plus nos clients sont satisfaits. »

À l’avenir, Maximo servira de tremplin pour la réalisation d’améliorations et d’innovations encore plus importantes chez HFL. Poursuivant sa collaboration avec MaxLogic, l’entreprise prévoit d’introduire de nouvelles capacités de surveillance intelligente des actifs et de maintenance prédictive afin d’accroître la disponibilité des actifs et la productivité de la main-d’œuvre.

Mark Roberts conclut : « L’une des choses les plus précieuses que nous avons gagnées en travaillant avec MaxLogic, c’est la compréhension exacte de toute la puissance de Maximo. Cela nous pousse aujourd’hui à pousser encore plus loin notre utilisation de la solution, qui nous aidera à mieux gérer nos activités et à offrir des services d’encore meilleure qualité à nos clients. »

HFL Building Solutions (lien externe à IBM.com) est une société de services de construction de premier plan dont le siège se trouve à Manchester, en Angleterre. Elle fournit des services de gestion de bâtiments, opérationnels et techniques à des centaines de clients à travers le Royaume-Uni, couvrant des sites tels que des parcs d’activité commerciale, des centres de loisirs, des établissements d’enseignement et des locaux commerciaux.

Partenaire commercial IBM Gold, MaxLogic est une société de solutions et de conseil passionnée par la transformation numérique et axée sur la gestion des actifs d’entreprise. La société a été fondée en 2020 et opère depuis son siège social à Leeds, au Royaume-Uni.