Travailler plus intelligemment pour maintenir les bâtiments en parfait état
HFL transforme son approche de la gestion immobilière avec MaxLogic et IBM Maximo
Représentation graphique d’un bâtiment

Les bâtiments sont parmi les actifs les plus importants et les plus chers que les entreprises doivent exploiter, c’est pourquoi de nombreuses entreprises britanniques s’appuient sur l’expertise de HFL Building Solutions pour assurer la sécurité, le confort et les performances de leurs propriétés.

HFL propose des services de maintenance, des services généraux intégrés et des services de construction environnementale. Véritable spécialiste dans son domaine, sa mission est de veiller à ce que les installations de ses clients soient gérées de la manière la plus efficace et la plus rentable possible. Pour cela, l’entreprise s’appuie sur une connaissance claire des activités de ses ingénieurs et de l’infrastructure construite qu’ils gèrent et entretiennent.

Comme l’explique Mark Roberts, directeur des finances chez HFL, « le travail que nous effectuons est relativement simple. Sa complexité, en réalité, vient du volume de nos opérations. Nous employons 150 personnes, qui travaillent sur plus de 400 sites, générant environ chaque mois 4 000 bons de fabrication ».

Dès qu’un ingénieur se rend sur un site pour répondre un bon de fabrication, comme pour réaliser un contrôle de maintenance préventif ou procéder à la réparation d’un système de chauffage, il ajoute un rapport écrit sur sa tâche au sein d’un registre conservé sur place.

Chaque registre agit comme un enregistrement vital des travaux entrepris pour un client, ce dernier contenant notamment d’importants documents justificatifs, dont un planificateur commercial, des conceptions, des certificats, etc. Les équipes HFL doivent donc accéder à ces informations dès que nécessaire pour pouvoir mener à bien leur travail, mais aussi suivre les coûts en cours et tenir les clients informés de l’état de leurs installations. Dans de nombreux cas, les informations sont également essentielles, puisqu’elles permettent aux clients de prouver qu’ils répondent aux exigences réglementaires et juridiques encadrant leurs installations.

Auparavant, HFL s’appuyait sur des registres physiques et des processus basés sur des feuilles de calcul pour gérer les flux de travaux complémentaires. Le problème ? Les retards qu’entraînait cette approche dans l’établissement des rapports liés aux bons de fabrication. Sans compter les documents souvent mal classés ou perdus, conduisant à des modifications chronophages et un risque accru pour l’entreprise et ses clients. Avec l’expansion de ses activités, HFL souhaitait trouver un moyen plus durable et plus sûr de gérer les bons de fabrication.

Gestion simplifiée



HFL a réduit son nombre de bons de fabrication ouverts de 95 % pour une gestion simplifiée

Plateforme de confiance

 

Maximo fournit une plateforme unique et fiable pour la gestion des interventions sur plus de 400 sites client

Il est nous est possible de consulter les performances d’un site spécifique par rapport au devis que nous avons établi en premier lieu. Nous pouvons ainsi savoir si nous réalisons des bénéfices, et si les coûts sont inférieurs ou supérieurs à nos estimations. Ce sont des informations que nous n’avions tout simplement pas avant de faire appel à MaxLogic. James Kissane Director of Business Development HFL Building Solutions
Grâce à MaxLogic Managed Service, nous nous occupons de gérer IBM Maximo et toutes les infrastructures associées. Nous travaillons en collaboration avec HFL pour configurer le système, et nous aidons l’entreprise à appliquer de bonnes pratiques en matière de flux de travaux et de processus métier. Cette approche aide les équipes HFL à maîtriser pleinement la conception et les résultats de la solution, tout en les libérant du fardeau de la gestion informatique. De notre point de vue, chacun y gagne. Ed Cohn CEO and Co-Founder MaxLogic
Tirer le meilleur parti de Maximo

Bien que le premier déploiement de la solution IBM Maximo EAM SAAS Flex ait permis à l’entreprise de répondre à ses besoins les plus basiques, HFL souhaitait passer à l’étape suivante.

C’est en tout cas ce que déclare Mark Roberts : « Nous étions déterminés à faire de ce système une vraie réussite, c’est pourquoi nous avons réexaminé le marché à la recherche d’un partenaire qui aurait non seulement une bonne connaissance des solutions Maximo, mais aussi une expérience éprouvée en matière de collaboration avec des entreprises de notre secteur. Cette recherche nous a conduits à MaxLogic. »

Aujourd’hui, HFL exploite tout le potentiel d’IBM Maximo en utilisant MaxLogic Managed Service (MMS) pour tirer le meilleur parti de la solution, sans devoir déployer plus de moyens administratifs et de gestion. L’entreprise a désormais bien entamé la transformation de ses processus opérationnels, en commençant par la planification et l’ingénierie, dont la gestion des bons de fabrication, avant de poursuivre par la gestion des comptes et des contrats.

« MaxLogic a repensé toutes nos tâches, nous aidant à mener une révision approfondie et à réinventer nos processus, révèle le directeur financier. L’équipe n’a pas eu peur de se retrousser les manches et de commencer directement à travailler à nos côtés. Un autre point fort de l’équipe de MaxLogic ? Ce sont des spécialistes techniques qui connaissent Maximo sur le bout des doigts, et qui combinent ces connaissances à une expertise dans notre secteur, de sorte qu’ils comprennent le travail que nous faisons et les exigences auxquelles nous sommes soumis. »

Une étape majeure de la transformation de HFL a consisté à rassembler les informations provenant de centaines de sites clients dans un magasin de données numérique partagé, pris en charge par IBM Maximo Application Suite. Outre l’abandon d’une montagne de documents papier au profit de registres virtuels, l’entreprise a également adopté un modèle standardisé pour la configuration des sites et des bons de fabrication dans Maximo.

Pour que ces informations numériques soient facilement accessibles aux équipes sur le terrain, MaxLogic a également proposé à HFL la solution Maximo Mobile, dans l’un des tout premiers déploiements conjoints de Maximo Application Suite et Maximo Mobile en Europe. Grâce à cette initiative, les ingénieurs peuvent désormais accéder aux bons de fabrication et aux documents justificatifs, à tout moment et en tout lieu, afin de gagner en productivité.

Mark Roberts décrit le fonctionnement de cette nouvelle approche : « Dès qu’un ingénieur ouvre un bon de fabrication dans Maximo Mobile, il peut voir l’intervention à réaliser à cette date, ainsi que les tâches pertinentes et spécifiques. La solution invite également les utilisateurs à effectuer leurs tâches et à confirmer qu’ils ont terminé chacune d’entre elles. Une fois qu’une liste de tâches pour une intervention est terminée, la solution date le bon de fabrication, crée un rapport et l’enregistre dans le registre. »

Aujourd’hui, les utilisateurs de toute l’entreprise, y compris les équipes d’assistance et conducteurs de travaux, bénéficient d’un accès immédiat à ces fichiers numériques via Maximo. HFL a également mis en place un portail Web qui donne aux clients un accès en libre-service aux registres pertinents pour la première fois.

Maintenant que HFL a transformé les fondamentaux de son processus de gestion des bons de fabrication, l’entreprise souhaite optimiser ses processus plus complexes de planification et d’analyse.

James Kissane, directeur du développement commercial chez HFL est unanime : « Grâce à la capture rapide des bons de fabrication et à l’unification de toutes les informations des sites et des opérations de nos clients dans un seul système, nous pouvons répondre à de nouveaux types de questions avec nos données. Il est nous est par exemple possible de consulter les performances d’un site spécifique par rapport au devis que nous avons établi en premier lieu. Nous pouvons ainsi savoir si nous réalisons des bénéfices, et si les coûts sont inférieurs ou supérieurs à nos estimations. Ce sont des informations que nous n’avions tout simplement pas avant de travailler avec MaxLogic. »

Nouvelles perspectives, nouvelles possibilités

Grâce à sa collaboration avec MaxLogic, HFL a considérablement amélioré la qualité des informations disponibles pour ses équipes et ses clients, améliorant par extension la prise de décision.

C’est en tout cas ce que confirme le directeur financier : « Lorsque nous avons lancé Maximo pour la première fois, nous n’étions pas encore au point pour ce qui était de comprendre nos données et la façon dont nous les gérions. Au départ, nous avions 200 000 bons de fabrication ouverts dans Maximo. Avec l’aide de MaxLogic, nous avons réduit ce nombre à moins de 20 000. L’entreprise a permis à notre équipe de comprendre exactement quelles données nous capturons et conservons, mais aussi d’optimiser nos directives de gestion en la matière. »

Avant d’ajouter : « Ces données seront indispensables pour mieux comprendre nos performances, pas seulement sur le plan opérationnel, mais aussi sur le plan financier. À l’heure actuelle, nous connaissons notre marge globale, notre chiffre d’affaires et notre résultat net. Maximo ajoutera à cela une vision très précise de la rentabilité au niveau du site. De cette façon, nous pouvons identifier les coûts au niveau du site et prendre des mesures plus ciblées pour contrôler les coûts des interventions. Résultat ? Tout le monde profite d’importantes économies, aussi bien nos clients que nous-même. »

Cette base solide de données et d’informations, associée à des processus de gestion des bons de fabrication et des travaux véritablement optimisés, permettra à HFL de prendre un tournant plus lean et agile.

« Nous sommes sur le point de tout intégrer à Maximo, s’enjoue Mark Roberts. Non seulement cela simplifie les choses pour nos équipes, mais cela les aide également à réagir plus rapidement lorsque les plans changent, ce qui est souvent le cas dans notre secteur d’activité. Un ingénieur pourrait par exemple prévoir de se rendre sur le site d’un client, mais ensuite recevoir un appel d’urgence de dernière minute sur un autre site, l’empêchant de se déplacer comme prévu. Avec Maximo, nous pouvons suivre ces changements au fur et à mesure qu’ils se produisent, afin de ne pas être pris au dépourvu et d’orchestrer nos ressources pour minimiser les interruptions. »

« De même, maintenant que les ingénieurs gèrent les bons de fabrication en temps réel dans Maximo, nous sommes en mesure de clôturer ces interventions plus rapidement et de le signaler aux clients en temps voulu. Plus vite nous pouvons réaliser des travaux, mieux nos activités se portent, et plus nos clients sont satisfaits. »

À l’avenir, Maximo servira de tremplin pour la réalisation d’améliorations et d’innovations encore plus importantes chez HFL. Poursuivant sa collaboration avec MaxLogic, l’entreprise prévoit d’introduire de nouvelles capacités de surveillance intelligente des actifs et de maintenance prédictive afin d’accroître la disponibilité des actifs et la productivité de la main-d’œuvre.

Mark Roberts conclut : « L’une des choses les plus précieuses que nous avons gagnées en travaillant avec MaxLogic, c’est la compréhension exacte de toute la puissance de Maximo. Cela nous pousse aujourd’hui à pousser encore plus loin notre utilisation de la solution, qui nous aidera à mieux gérer nos activités et à offrir des services d’encore meilleure qualité à nos clients. »

Logo HFL
À propos de HFL

HFL Building Solutions (lien externe à IBM.com) est une société de services de construction de premier plan dont le siège se trouve à Manchester, en Angleterre. Elle fournit des services de gestion de bâtiments, opérationnels et techniques à des centaines de clients à travers le Royaume-Uni, couvrant des sites tels que des parcs d’activité commerciale, des centres de loisirs, des établissements d’enseignement et des locaux commerciaux.

 

Logo MaxLogic
À propos de MaxLogic

Partenaire commercial IBM Gold, MaxLogic est une société de solutions et de conseil passionnée par la transformation numérique et axée sur la gestion des actifs d’entreprise. La société a été fondée en 2020 et opère depuis son siège social à Leeds, au Royaume-Uni.

Mentions légales

© Copyright IBM Corporation 2022. IBM Corporation, IBM Systems, New Orchard Road, Armonk, NY 10504

Produit aux États-Unis, octobre 2022.

IBM, le logo IBM, ibm.com et IBM Z sont des marques commerciales d’International Business Machines Corp., déposées dans de nombreux pays. Les autres noms de produits et de services peuvent être des marques d’IBM ou d’autres sociétés. La liste actualisée de toutes les marques d’IBM est disponible sur la page Web « Copyright and trademark information » à l’adresse ibm.com/legal/copytrade.

Les informations contenues dans le présent document étaient à jour à la date de sa publication initiale. Elles peuvent être modifiées sans préavis par IBM. Les offres mentionnées dans le présent document ne sont pas toutes disponibles dans tous les pays où la société IBM est présente.

Les données de performance et les exemples de clients cités sont présentés à titre informatif uniquement. Les résultats des performances peuvent varier en fonction des configurations et des conditions de fonctionnement. LES INFORMATIONS CONTENUES DANS LE PRÉSENT DOCUMENT SONT FOURNIES « EN L’ÉTAT », SANS AUCUNE GARANTIE EXPLICITE OU IMPLICITE, NOTAMMENT SANS AUCUNE GARANTIE DE QUALITÉ MARCHANDE, D’ADÉQUATION À UN USAGE PARTICULIER ET SANS AUCUNE GARANTIE OU CONDITION D’ABSENCE DE CONTREFAÇON. Les produits IBM sont garantis conformément aux dispositions des contrats qui régissent leur utilisation.

Déclaration de bonnes pratiques de sécurité : la sécurité des systèmes informatiques consiste à protéger les systèmes et les informations par la prévention, la détection et la réponse aux accès inappropriés depuis et en dehors de votre entreprise. Tout accès non autorisé peut conduire à la modification, à la destruction, au détournement ou à l'utilisation abusive d'informations, ainsi qu'à l'endommagement ou à l'utilisation abusive de vos systèmes, notamment pour les utiliser dans des attaques contre d'autres personnes. Aucun système ou produit informatique ne devrait être considéré comme entièrement sécurisé et aucun produit, service ou mesure de sécurité ne peut être totalement efficace pour empêcher l'utilisation ou l'accès abusif. Les systèmes, produits et services d'IBM sont conçus pour fonctionner dans le cadre d'une stratégie de sécurité globale et conforme à la loi qui implique nécessairement des procédures opérationnelles supplémentaires, et peuvent nécessiter des performances maximales des autres systèmes, produits et services. IBM NE GARANTIT PAS QUE LES SYSTÈMES, PRODUITS OU SERVICES SONT PROTÉGÉS CONTRE LES AGISSEMENTS MALVEILLANTS OU ILLÉGAUX D'UN TIERS OU QU'ILS PROTÉGERONT VOTRE ENTREPRISE CONTRE DE TELS AGISSEMENTS.