En utilisant la technologie IBM Robotic Process Automation, GAM a réalisé d’importantes économies. « Nous avons économisé environ 120 000 BRL par an sur les salaires des employés en automatisant les tâches manuelles et répétitives », explique M. Remor. « Les bots effectuent désormais ces tâches et les employés ont plus de temps pour effectuer des tâches intelligentes à plus forte valeur ajoutée. »
L’entreprise a également amélioré trois tâches essentielles. La première tâche concerne la préparation des devis. Par le passé, lorsqu’un client potentiel contactait GAM pour un devis, un employé passait des heures à rechercher des informations sur les sites Web. Aujourd’hui, un bot recherche en permanence ces devis, répond rapidement aux demandes et transmet les informations à un employé. Résultat : les clients potentiels reçoivent les informations dont ils ont besoin beaucoup plus rapidement, ce qui améliore le service.
GAM a également amélioré son processus d’intégration des fournisseurs. Avant les bots, 4 ou 5 personnes passaient chacune une heure à recueillir des informations pour valider un nouveau fournisseur. Aujourd’hui, c’est un bot qui s’occupe de cette tâche, ce qui libère chaque jour jusqu’à cinq heures de temps en personnel. Désormais, au lieu de remplir des formulaires, le personnel peut se concentrer sur la gestion des fournisseurs.
Le troisième avantage pour l’entreprise a trait à la collecte des attestations de paiement des taxes, appelés CND. Requises par la loi brésilienne, ces attestations confirment qu’une entreprise paie dans les temps les taxes fédérales, d'État et municipales. Un bot recueille désormais les attestations CND, garantissant ainsi que GAM possède toujours des documents valides.
La RPA libère les employés de GAM des processus chronophages et leur permet de se concentrer sur des tâches plus intéressantes et à plus forte valeur ajoutée. En outre, les capacités d’édition simples d’IBM permettent au personnel de programmer les bots sans dépendre du personnel informatique.
« Chez les employés, la méfiance envers les bots a été remplacée par une volonté d’adoption », explique M. Remor. « Ils ont plus de temps à consacrer à des tâches plus importantes. De plus, ils peuvent utiliser les bots pour développer des solutions aux problèmes quotidiens, ce qui rend leur travail encore plus gratifiant. »
En outre, GAM constate que les idées sont davantage partagées entre les différents secteurs de l’entreprise. « Lorsqu’un secteur souhaite automatiser un processus, j’explique les différentes solutions offertes par les bots. Lorsque tout le monde travaille ensemble, nous trouvons souvent un processus inattendu sur lequel les bots peuvent travailler. »
Au vu des résultats, la direction de GAM prévoit d’étendre l’utilisation des bots à d’autres domaines de l’entreprise. M. Remor conclut : « La collaboration entre les bots et le personnel a amélioré notre activité au-delà de toutes nos attentes. Maintenant qu’IBM est impliqué, nous attendons avec impatience d’autres innovations combinées à l’excellent service proposé par IBM. Cette association nous offre un avantage majeur sur un marché très concurrentiel. »
Remarque :
Le client présenté dans cette étude de cas a initialement collaboré avec WDG Soluções Em Sistemas E Automação De Proces LTDA, qui a commencé à exercer ses activités sous le nom d’IBM le 1er janvier 2021. Les produits WDG mentionnés dans cette étude de cas, WDG Studio et WDG RPA, s’appellent désormais respectivement IBM RPA Studio et IBM RPA Solution.