Servir des analyses sur les talents pour créer une main d’œuvre tournée vers l’avenir

Depuis 2004, FGF propose des expériences gastronomiques exceptionnelles à ses clients dans toute l’Amérique du Nord. Grâce à ses installations de production de pointe, la société aide certaines des marques les plus importantes et les plus connues de la grande distribution, des restaurants et des cafés à servir de délicieuses viennoiseries à leurs clients, tout au long de l’année.

Lori Procher, vice-présidente principale, Talent et développement en Amérique du Nord chez FGF, explique : « Nos clients comptent sur nous pour les livrer à temps, sans exception. Notre partenariat avec de grandes entreprises nous oblige à préparer chaque commande selon les normes de qualité les plus strictes et à l’expédier conformément à des accords précis sur les niveaux de service. L’un de nos principes directeurs fondamentaux est la "passion de l’excellence". En ce qui concerne la fonction des talents, notre objectif est d’entretenir un environnement qui nous aide à être plus agiles, à nous adapter et à rechercher en permanence de meilleurs résultats pour nos clients. »

Pour atteindre ces objectifs, FGF a intégré la technologie à tous les aspects de ses exploitations. Outre des intégrations B2B automatisées avec ses clients et partenaires commerciaux pour échanger des données sur les commandes, les factures et les expéditions, l’approche technologique de la société comprend des terminaux IoT pour surveiller ses lignes de production et identifier de nouveaux gains d’efficacité.

Sundaram Sambamoorthy, directeur financier chez FGF, continue : « Dans la mesure où nous travaillons dans un espace où les volumes sont élevés et les marges faibles, il sera crucial de continuer à investir dans nos capacités numériques pour atteindre nos objectifs de croissance à long terme. L’Industrie 4.0, en particulier, nous semble une approche très prometteuse pour accroître le niveau d’automatisation de nos installations de production, ce qui nous permet d’augmenter le débit tout en gardant un contrôle étroit des délais, des coûts et de la qualité. »

Au cours des dernières années, cette approche pionnière axée sur la technologie a aidé FGF à parvenir à une croissance commerciale substantielle. Pour tirer parti d’opportunités supplémentaires sur le marché, la société prévoit d’investir dans de nouvelles installations de production afin d’augmenter sa capacité de fabrication. Pour pourvoir en personnel les nouvelles installations alimentées par l’IdO, FGF prévoit d’embaucher de nouveaux membres d’équipe motivés et engagés en plus de ses 3 000 employés.

Au cours de près de deux décennies de croissance organique, FGF a développé de nombreux processus et systèmes différents pour HCM dans différents secteurs de son entreprise. Lors des processus clés tels que la gestion du temps et la planification de la main d’oeuvre, il était souvent nécessaire de remplir des formulaires papier ou des tableurs complexes à partir de données stockées dans plusieurs systèmes numériques. Il fallait donc déployer deux fois plus d’efforts, ce qui réduisait l’efficacité. De même, les démarches des membres de l’équipe, tels que la mise à jour des coordonnées, la réservation des congés ou le changement d’équipe, étaient chronophages, et il était difficile pour l’équipe chargée des opérations de la société d’accéder en temps voulu aux informations les plus récentes à des fins de planification de la main d’œuvre.

Outre la consolidation de ses outils de gestion du capital humain et l’amélioration de l’efficacité de ses principaux processus HCM, FGF avait pour objectif d’améliorer sa capacité à prévoir et à préparer les besoins futurs en matière de main d’œuvre. La société était convaincue que le remplacement de ses multiples outils logiciels par une solution unique et centralisée constituerait la première étape pour obtenir les analyses dont elle avait besoin pour prendre des décisions stratégiques mieux informées en matière de talents.

Alors que son activité est appelée à croître rapidement, comment FGF pourrait-elle soutenir une entreprise en pleine expansion grâce à des capacités HCM intégrées et efficaces ?

Pour créer une approche normalisée du HCM dans toute l’entreprise, FGF a décidé d’adopter une plateforme centrale basée sur les solutions SAP SuccessFactors. Le premier objectif de la société était d’intégrer ses principaux processus HCM, et FGF a sélectionné SAP SuccessFactors Employee Central, SAP SuccessFactors Employee Central Payroll et SAP Time et Attendance Management par WorkForce Software pour lancer son processus de transformation RH. Dans le même temps, la société souhaitait utiliser les nouvelles solutions pour optimiser ses processus RH, ce qui lui permet de bénéficier des valeurs recommandées du secteur pour améliorer son efficacité.

Chander Batra, responsable des technologies de l’information chez FGF, déclare « Nos anciens outils de gestion du capital humain étaient devenus obsolètes et nous recherchions une plateforme dotée de capacités de niveau entreprise pour répondre à nos besoins à long terme. Les solutions SAP SuccessFactors ont répondu à toutes nos exigences clés en matière de plateforme HCM. En plus d’offrir des capacités avancées de libre-service à nos gestionnaires et membres d’équipe, nous avons constaté que certains des plus grands fabricants de produits alimentaires au monde avaient bâti leur entreprise sur les solutions SAP. Nous étions ainsi convaincus qu’elles soutiendraient notre croissance continue. »

Après un processus complet d’évaluation des fournisseurs, FGF a fait appel aux experts d’IBM Consulting et à RH Strategies Consulting, partenaire commercial IBM (lien externe à ibm.com), pour déployer, configurer et tester les nouvelles solutions SAP SuccessFactors.

Mme Procher poursuit : « IBM Consulting et HR Strategies Consulting ont passé beaucoup de temps avec nous pendant la phase de demande de proposition du projet, et ont vraiment fait l’effort de comprendre notre orientation stratégique en matière de talents. »

M. Batra ajoute : « En plus d’apporter des compétences sectorielles significatives, les équipes IBM et HR Strategies Consulting entretenaient des relations étroites avec SAP et WorkForce Software. Nous avons toujours eu le sentiment d’être entre de bonnes mains et que les équipes disposaient de la bonne combinaison d’expériences technologiques pour nous aider à intégrer étroitement les solutions et à surmonter tous les défis que nous avons rencontrés en cours de route. »

Pour commencer, FGF a travaillé avec IBM Consulting et HR Strategy Consulting pour évaluer ses processus HCM existants, identifier les opportunités d’amélioration et configurer les flux de travaux numériques dans les solutions SAP SuccessFactors pour prendre en charge les nouvelles méthodes de travail.

Au début du projet, la pandémie de COVID-19 a commencé à se propager dans le monde entier. Pour minimiser les perturbations du projet, IBM Consulting a rapidement déployé une stratégie de télétravail pour aider toutes les parties prenantes à rester connectées.

« Bien que la crise COVID ait inévitablement repoussé notre date de mise en service prévue, l’équipe IBM a mobilisé les ressources dont nous avions besoin pour veiller à ce que chaque partie prenante sache toujours quels étaient ses rôles et ses responsabilités », ajoute M. Batra. « Grâce à une solution de financement différé d’IBM Global Financing, nous avons également pu aligner notre investissement dans les solutions SAP SuccessFactors sur la date de lancement prévue, ce qui nous a permis de minimiser les risques commerciaux et d’optimiser le retour sur investissement dans les nouvelles fonctionnalités HCM. »

Mme Procher ajoute : « A certains égards, le travail à distance est devenu un réel avantage pour notre projet. Avec le support d’IBM, nous avons pu réunir de grands groupes en ligne facilement à l’aide d’outils numériques, ce que nous n'aurions pas pu faire n présentiel ; cela a contribué à rendre notre collaboration plus efficace. »

En collaboration avec les équipes d’IBM et de HR Strategies Consulting, FGF a réussi la transition vers les solutions SAP et WorkForce Software pour ses processus HCM au Canada. La nouvelle plateforme numérique permet à la société de fournir des flux de travaux en libre-service très efficaces au personnel salarié et horaire, éliminant ainsi les frictions dans les démarches utilisateur clés, tout en créant une source de données unique, de haute qualité et cohérente pour tous les membres de l’équipe. La solution répond également aux exigences spécifiques du Canada, notamment en ce qui concerne les retenues au titre du régime enregistré d’épargne-retraite et l’intégration avec le fournisseur tiers de prestations de la société.

Depuis l’adoption des solutions SAP et WorkForce Software, FGF a commencé à tirer profit des avantages d’une approche HCM intégrée et pilotée par les données. En remplaçant plusieurs outils RH individuels par une solution unique, la société a pu se passer de plusieurs contrats logiciels, simplifiant ainsi le support technologique.

FGF bénéficie essentiellement des avantages liés au passage de processus manuels à des flux de travaux plus automatisés et intégrés. Les données relatives aux plannings des membres de l’équipe sont désormais disponibles instantanément dès qu’elles sont saisies dans la solution SAP, ce qui permet à l’équipe chargée des opérations de la société de prendre des décisions en matière de planning sur la base d'informations en temps quasi réel.

« Pour nous assurer que nous pouvons respecter les délais, à chaque fois, l’un de nos objectifs clés est de planifier nos besoins en main d'œuvre le plus tôt possible afin d’éviter les pénuries de talents », explique Mme Procher. « En adoptant les solutions SAP et WorkForce Software, nous disposons désormais d’une vue à 360 degrés de tous les membres de l’équipe à temps plein et des agences travaillant dans l’ensemble de l’entreprise, même au niveau des usines et des équipes. Grâce à ces analyses, nous pouvons prendre des décisions plus rapides et mieux informées en matière de personnel, par exemple en recrutant davantage de membres dans l’équipe de l’agence afin d’augmenter notre capacité et de répondre aux pics de demande à court terme. »

M. Sambamoorthy ajoute : « Chaque jour, nous fournissons un rapport sur les performances de chaque usine sur les précédentes 24 heures à notre équipe chargée des opérations, qui utilise les données pour identifier les problèmes potentiels et les résoudre rapidement. L’accès rapide à ces informations est vital, car il permet de faire face plus facilement aux problèmes auxquels nos usines sont confrontées. Grâce aux solutions SAP et WorkForce Software, nous pouvons désormais fournir des données clés aux décideurs en moyenne quatre heures plus vite chaque jour, soit une amélioration de 75 %. »

A l’avenir, FGF s’attend à ce que les flux de travaux en libre-service aient un impact positif. Par exemple, lorsqu’un membre de l’équipe souhaite demander un jour de congé, il ou elle pourra effectuer la tâche en quelques minutes en ligne ou sur une unité mobile.

« Nos équipes de gestion profiteront également des avantages potentiels des solutions SAP SuccessFactors en libre-service, car elles pourront utiliser ces solutions pour rationaliser de nombreux processus importants qui dépendaient auparavant des appels téléphoniques, des e-mails et des journaux », commente la vice-présidente.

Fondée en 2004 et basée à Toronto, au Canada, FGF (lien externe à ibm.com) se décrit comme une « société technologique spécialiste de la pâtisserie ». FGF fournit des produits alimentaires aux cafés, restaurants, détaillants et entreprises de services alimentaires au Canada et aux États-Unis. Elle emploie une équipe d'experts en recherche et développement, des testeurs goûteurs, des spécialistes du marketing et des professionnels de l'emballage.

Fondée en 1990 et basée à Richmond Hill, en Ontario, Canada, la société HR Strategies Consulting (lien externe à ibm.com) fournit des conseils en ressources humaines aux entreprises qui souhaitent tirer le meilleur parti de leurs investissements RH. Spécialiste de l’expérience des employés, HR Strategies Consulting aide les organisations à unir les RH et la technologie afin d’améliorer la vie professionnelle de tous.