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Contrôle efficace grâce à l’analytique métier, malgré une croissance fulgurante
BKW + IBM
Grâce à IBM Planning Analytics, la compagnie d’électricité suisse dispose en permanence d’une vue complète des KPI actuels sur l’ensemble de l’entreprise.
Le défi pour BKW
BKW fournit de l’électricité à sa région depuis plus de 125 ans. Selon les derniers chiffres, environ un million de personnes consomment son électricité, initialement produite dans des centrales hydroélectriques. L’entreprise a radicalement changé au fil des ans, ajoutant par la suite les divisions Infrastructure réseau et Technologie des bâtiments. BKW possède désormais près de 21 000 kilomètres de lignes à haute tension. Les derniers changements concernent les activités d’ingénierie et de services, lesquelles se sont considérablement développées. Plus d’une centaine d’entreprises de différentes tailles ont été intégrées au sein du groupe BKW, faisant passer le nombre d’employés d’environ 2 500 en 2013 à plus de 11 500 en 2023. Cependant, la reprise de toutes ces activités différentes impliquait de trouver un moyen d’intégrer différents systèmes et méthodes de reporting.
L’activité de services de BKW posait un problème au service financier lorsqu’il s’agissait de surveiller les performances financières du groupe et de communiquer les chiffres mensuels. La gestion financière pouvait certainement être améliorée en installant SAP S/4HANA 2017, mais, à l’époque, il était impossible d’effectuer le reporting à court terme. Certaines des entreprises acquises par BKW ne travaillaient pas du tout avec les logiciels SAP, de sorte que les différents systèmes utilisés produisaient un reporting fragmenté. Les méthodes basées sur Microsoft Excel précédemment en place étaient sujettes aux erreurs et difficiles à manier. Aucun résultat mensuel n’était disponible pour certaines parties des divisions Réseau et Énergie, par exemple. Une vue d’ensemble de l’activité n’était possible que lorsque les rapports semestriels et semestriels étaient établis, et le chiffre d’affaires de la division Énergie n’apparaissait dans la comptabilité que le 20e jour ouvrable du mois suivant la vente. En bref, les contrôleurs avaient besoin d’une vue d’ensemble récente et à court terme de la situation opérationnelle de chaque entreprise du groupe. Des informations plus actuelles étaient nécessaires pour pouvoir évaluer les résultats financiers de chaque division et éclairer les décisions au niveau de l’encadrement et de la direction.
Il fallait un système de contrôle financier flexible mais efficace incluant l’analytique métier, un progiciel utilisant les données disponibles et pouvant être enrichi par le directeur financier et la direction. La solution s’appuie sur des hypothèses modélisées provenant de sources internes et externes, fournies au plus tard le huitième jour du mois suivant. La solution logicielle devait être sécurisée mais simple à utiliser et donner aux contrôleurs un contrôle total sur les données.
Lors de l’élaboration de l’appel d’offres, certains critères ont été particulièrement étudiés par les contrôleurs de BKW. D’une part, la solution analytique devait avant tout soutenir les objectifs stratégiques et opérationnels de la direction. Le contrôle de gestion du groupe devait être en mesure d’apporter des modifications flexibles à la structure des données en quelques heures seulement, par exemple en tenant compte de nouvelles sources ou catégories de données. En outre, le nouveau progiciel analytique devait décrire divers indicateurs clés de performance, tels que des indicateurs financiers, non financiers, techniques et spécifiques au marché. Les rapports d’activité mensuels devaient être disponibles au plus tard le 10e jour du mois suivant. En outre, il devait être possible de simuler des changements organisationnels et de mettre à jour les rapports précédents. Il fallait aussi intégrer le workflow et la communication avec toutes les personnes impliquées dans le processus, de même que la distribution rapide et simple des rapports.
Toutefois, la question cruciale était de savoir qui pouvait offrir la meilleure solution pour le reporting des services de BKW pour lequel les feuilles de calcul Excel étaient encore utilisées. IBM a fait la meilleure impression avec son package IBM Planning Analytics, une version plus récente et plus performante d’IBM Cognos TM1. L’équipe a été particulièrement séduite par la flexibilité et la simplicité d’utilisation du logiciel. Les contrôleurs peuvent ajouter très rapidement de nouvelles organisations avec toutes leurs données de base, les réaffecter, afficher différentes structures organisationnelles en parallèle ou adapter les vues et les analyses à de nouvelles exigences. Ces points forts sont particulièrement importants compte tenu de la croissance rapide et hétérogène que connaît le groupe.
L’installation d’IBM Planning Analytics s’est déroulée sans problème et a été achevée rapidement. Une petite équipe de contrôleurs du groupe a mené le projet parallèlement à son travail quotidien, encadrée par des experts d’IBM pendant le processus. Grâce à cette supervision personnelle, les contrôleurs de BKW ont rapidement compris comment générer, à partir de leurs données, les modèles dont ils avaient besoin pour des objectifs particuliers. Ils ont ainsi pu créer leurs propres rapports en quelques jours et apporter eux-mêmes des modifications aux modèles ou aux données quelques semaines plus tard.
L’implémentation réussie du logiciel signifiait que l’objectif du nouveau système, à savoir la production de rapports mensuels, était désormais atteint. IBM Planning Analytics a également apporté d’autres modifications utiles, telles que l’accélération du processus de budgétisation. L’approbation du budget prenait auparavant jusqu’à 26 semaines. Aujourd’hui, il n’en faut plus que huit. La planification à moyen terme a également été incluse, et des prévisions stratégiques peuvent maintenant être générées jusqu’en 2050. La demande initiale de BKW portant sur une vue d’ensemble à court terme de tous ses domaines d’activité a donc été élargie à une planification complète pour les années à venir. Grâce à la structure modulaire du nouveau système, à sa flexibilité et à sa facilité d’utilisation, les contrôleurs ont pu tirer parti de ces possibilités et de bien d’autres sans avoir à acquérir des compétences informatiques particulières au préalable.
La vitesse avant la précision : le passage de comptable à copilote
Grâce à cette mise en œuvre, BKW a pu accélérer considérablement son reporting et sa budgétisation. Ses contrôleurs disposent désormais d’un outil multifonctionnel avec lequel ils peuvent résoudre toutes sortes de défis métier de manière créative. Ils sont notamment en mesure d’établir différents états financiers pour les différentes branches de l’entreprise. Il est également intéressant de voir comment ils ont utilisé le logiciel pour mettre en place leur propre système de reporting efficace couvrant toutes les petites organisations de la division Ingénierie. De nouvelles entreprises sont en effet ajoutées chaque année et doivent être enregistrées avec leurs données financières et leurs KPI. Grâce à la solution ERP d’IBM, un écran de saisie dédié permet de le faire facilement. Le système analytique fusionne toutes les données et offre une vue d’ensemble des activités d’ingénierie de BKW. La division Ingénierie peut ainsi produire des états de situation actuels de façon rationnelle et communiquer ses propres données directement au groupe.
IBM Planning Analytics ne peut pas remplacer entièrement un système de comptabilité SAP, mais ce n’est pas son but. Les contrôleurs financiers ont intérêt à fournir à la direction des données stratégiques et opérationnelles valides afin de faciliter la prise de décision. Malgré l’attente de la déclaration mensuelle et l’implication de plusieurs services financiers (fiscalité et comptabilité), outre une large consolidation devenue nécessaire, les contrôleurs sont désormais en mesure de fournir les données financières adéquates et d’une extrême précision pour le huitième jour ouvrable du mois suivant. Cela met en lumière la créativité dont certains contrôleurs font preuve aujourd’hui au sein des entreprises. Dans le cas de BKW, ils sont passés du rôle de comptable à celui de copilote de confiance en s’attaquant aux nouveaux défis qui émergent avec créativité et compétence.
Le groupe BKW (lien externe à ibm.com) est une compagnie internationale d’électricité et d’infrastructures basée à Berne, en Suisse, qui compte actuellement plus de 11 500 employés. Le groupe planifie, met en œuvre et exploite l’infrastructure technique pour produire et fournir de l’électricité aux entreprises, aux particuliers et au secteur public, ainsi que des modèles de gestion numériques pour les énergies renouvelables. Le portefeuille du groupe s’étend actuellement de la planification et du conseil dans le secteur de l’ingénierie pour des projets énergétiques, d’infrastructures et environnementaux jusqu’aux offres intégrées pour les services du bâtiment et de la construction, l’entretien et la maintenance des réseaux d’électricité, de télécommunications et de transport, ainsi que des systèmes d’approvisionnement en eau.
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