Une source d’information unique pour la planification de la chaîne d’approvisionnement

Bio-Rad Laboratories, Inc. est bien consciente de l’urgence sous-jacente aux besoins de ses clients en matière de produits et services de pointe. Avec des sites de fabrication et de distribution dans le monde entier, ce fournisseur de produits de sciences de la vie et de diagnostic clinique, établi depuis 70 ans, accorde une priorité absolue à la fourniture de solutions de haute qualité dans les délais impartis.

Dans la recherche en sciences de la vie, ces solutions comprennent des instruments, des logiciels intégrés et des réactifs pour la recherche biopharmaceutique, universitaire et gouvernementale dans des domaines tels que la génomique, la protéomique et la biologie cellulaire. Et dans les diagnostics cliniques, les produits et technologies de Bio-Rad permettent aux hôpitaux, aux laboratoires publics et commerciaux d’effectuer des tests, la surveillance et le traitement des maladies, la protection des réserves de sang et les contrôles de qualité clinique.

Pour prospérer sur des marchés aussi dynamiques et en constante évolution, Bio-Rad doit toujours garder une longueur d’avance. « Ce qui rend Bio-Rad unique, c’est notre engagement envers l’innovation, déclare Andres Ospina, directeur principal de la planification de la chaîne d’approvisionnement mondiale. Nous restons très proches des tendances du secteur de la santé, en travaillant avec les laboratoires pour recueillir des informations sur les besoins de l’industrie et sur la façon dont nous pouvons les satisfaire. »

En 2021, l’entreprise était prête à adopter la prochaine étape de son évolution technologique : une modernisation de ses processus de planification des ventes et des opérations. À l’époque, Bio-Rad réalisait une grande partie de sa planification de l’approvisionnement et de l’offre à l’aide de modèles de feuilles de calcul qui avaient peu, voire aucune uniformité entre les fonctions ou les emplacements géographiques. Les planificateurs devaient naviguer dans plusieurs systèmes pour générer des prévisions et des rapports de revenus improvisés, passaient de longues heures à évaluer manuellement les données et recréaient souvent les mêmes feuilles de calcul mois après mois.

Une plateforme unifiée de planification de la chaîne d’approvisionnement avait le potentiel de changer la donne. Non seulement elle pouvait permettre à Bio-Rad d’augmenter sa précision de prévision, mais elle pouvait également aider à éliminer les silos et à faciliter la communication dans toute l’entreprise. Grâce à une vision globale de l’offre et de la demande des clients, l’entreprise pouvait considérablement améliorer l’efficacité opérationnelle et des processus, les capacités de génération de rapports et la gestion des stocks.

Heureusement, les hauts dirigeants connaissaient bien les avantages qu’une telle plateforme pouvait apporter et étaient, en réalité, à la pointe de l’adoption. À cette fin, l’entreprise a élaboré une stratégie préliminaire, en documentant les exigences et en évaluant les plateformes basées sur le cloud pouvant accueillir la structure mondiale de Bio-Rad.

Une plateforme basée sur le cloud avec des capacités prêtes à l’emploi était essentielle pour accueillir la structure mondiale de l’entreprise et pour minimiser les besoins en formation et en personnel. Bio-Rad recherchait également un partenaire pour aider à planifier, développer et implémenter sa plateforme de planification des ventes et des opérations.

Bio-Rad a choisi IBM Consulting pour aider à la stratégie et à l’implémentation de sa nouvelle plateforme de planification des ventes et des opérations. Non seulement IBM était un collaborateur de longue date, mais elle possédait également une expérience approfondie et transsectorielle des processus et des plateformes de gestion de la chaîne d’approvisionnement.

Pour ses plateformes de planification des ventes et des opérations, Bio-Rad a choisi la plateforme RapidResponse du partenaire commercial d’IBM, Kinaxis Inc. La plateforme basée sur le cloud jouissait d’une excellente réputation et offrait des capacités de planification dans le domaine des sciences de la vie, notamment la planification de la durée de conservation, essentielle pour réduire la quantité de déchets due à la péremption des produits.

Tout au long du processus, les trois entreprises ont travaillé ensemble en une seule équipe. Bio-Rad a fourni les connaissances commerciales et organisationnelles, Kinaxis l’expertise de la plateforme et IBM les conseils stratégiques et la collaboration sur l’implémentation.

Pour s’appuyer sur la stratégie initiale de Bio-Rad, IBM a organisé une série d’ateliers avec des chefs d’entreprise, des planificateurs, des développeurs et d’autres parties prenantes. L’objectif était d’identifier et de clarifier les besoins et d’aider à retranscrire les objectifs de l’entreprise en résultats tangibles en utilisant la plateforme Kinaxis. Au cours du processus, l’équipe a rassemblé les commentaires des utilisateurs pour définir les capacités de base que la première itération de la solution fournirait.

« IBM a fourni des études de cas et des idées, et nous a aidés à élaborer des stratégies et à surmonter les hauts et les bas qui jalonnent notre parcours, explique M. Ospina. Parce que ce n’est pas facile, n’est-ce pas ? Nous parlons de gestion du changement. Nous parlons de personnes se trouvant à différents degrés d’adoption de la nouvelle plateforme. »

L’équipe a commencé à planifier la demande en avril 2021. « Nous sommes une organisation axée sur la demande, affirme M. Ospina. Nous devions savoir ce que voulaient nos clients et disposer d’un environnement permettant de recueillir des informations d’un point de vue à la fois commercial et technologique. Nous avions besoin de ces informations pour maîtriser les prévisions afin de pouvoir agir de manière stratégique plutôt que réactive. »

Grâce à la méthodologie Agile, l’équipe a travaillé en sprints pour atteindre les étapes qu’elle avait définies pour elle-même, en utilisant une approche itérative du développement qui comprenait les tests internes et utilisateur. En cours de route, elle a recueilli les commentaires des principales parties prenantes, ajoutant des témoignages d’utilisateurs à ceux que Bio-Rad avait déjà recueillis, pour un total de plus de 75 témoignages pour la planification de l’approvisionnement et de l’offre.

L’équipe a mis en place des fonctionnalités de base de planification de la demande en octobre 2021 et a continué à affiner l’implémentation jusqu’au début de l’année 2022. L’étape suivante était la planification de l’approvisionnement. « Nous avons utilisé un processus similaire à celui que nous avions utilisé pour la planification de la demande, explique Steven Caron, directeur informatique associé chez Bio-Rad. Nous avons fait face à plusieurs obstacles en matière de planification de l’approvisionnement. La construction était beaucoup plus complexe et comportait de nombreuses exigences supplémentaires. »

« En juin 2022, nous avons organisé un grand atelier avec les responsables de la chaîne d’approvisionnement d’Europe pour nous assurer que nos décisions concernant le nouveau système étaient soutenues dans le monde entier, explique M. Ospina. Nous leur avons montré l’ébauche du schéma directeur du projet, puis nous avons intégré leurs commentaires à notre plan. IBM était là à nos côtés, pour recueillir les exigences détaillées et clarifier les questions. »

« À la fin de la pandémie, il y a eu d’énormes perturbations dans la chaîne d’approvisionnement, poursuit-il. Les planificateurs ont dû contourner les pénuries de matériaux, rechercher des fournisseurs alternatifs et élaborer des plans en fonction de la disponibilité des produits. IBM a été un excellent partenaire tout au long de cette période, à la fois dans les moments les plus faciles et les plus difficiles. » Heureusement, l’équipe a pu appliquer les leçons apprises pendant la phase de planification de la demande et a lancé la fonctionnalité de planification de l’approvisionnement en avril 2022.

Avec les fonctions de planification de la demande et de l’approvisionnement opérationnelles sur sa nouvelle plateforme, Bio-Rad en voit déjà les avantages. « Tout le monde travaille dans un seul système pour la planification de la demande, la planification de l’approvisionnement, les achats et la fabrication, explique M. Ospina. C’est beaucoup plus stable que le système précédent. En disposant d’un système réunissant l’ensemble du personnel, nous pouvons réussir, et d’autres bonnes choses nous attendent. »

M. Caron est d’accord. « Nos équipes chargées de la chaîne d’approvisionnement, du commerce et des finances, ainsi que nos dirigeants, y adhèrent clairement, déclare-t-il. Nous pouvons maintenant générer une prévision pour Bio-Rad qui montre à la fois les unités que nous allons fabriquer et livrer, et le chiffre d’affaires que nous collectons. Les rapports et les segmentations que nous pouvons faire sont assez impressionnants. Nous sommes en mesure de planifier des scénarios de simulation, ce que nous ne pouvions vraiment pas faire auparavant. »

Il poursuit : « Nous avons également considérablement amélioré la façon dont nous prévoyons nos ventes de matériaux de construction. Nous avons des exigences élevées en ce qui concerne les modèles de vente en consignation, qui comportent à la fois des aspects liés aux revenus et des aspects non liés aux revenus. »

Bien que l’entreprise ait fait de grands progrès, le travail vient de commencer. « Nous disposons désormais de fonctionnalités de base, déclare M. Ospina. Mais pour y parvenir, nous avons temporairement laissé de côté certains domaines tels que la planification des composants pour la fabrication. Nous travaillons avec IBM pour effectuer une évaluation et déterminer les prochaines étapes de notre feuille de route. L’alliance stratégique se poursuit. »

« En travaillant avec IBM, nous disposons d’un carnet d’améliorations continues clairement défini et hiérarchisé afin d’apporter une valeur ajoutée à nos utilisateurs professionnels, ajoute M. Caron. Nous fournissons ces améliorations mensuellement. Lorsque nous sommes confrontés à des défis, IBM nous aide à analyser la situation et recommande des options pour les solutions les mieux adaptées à nos besoins. »

« IBM est le moteur du projet, conclut M. Ospina. Avec IBM, nous sommes comme une machine qui continue d’avancer. La société est vraiment centrée sur l’engagement, la coordination avec les équipes de développement et la capacité à atteindre ces objectifs. »

Fondée en 1952, la société Bio-Rad développe, fabrique et commercialise des produits pour la recherche en sciences de la vie et les marchés de diagnostic clinique. La société a son siège à Hercules, en Californie, et possède des sites de fabrication et de distribution en Amérique, en Europe et en Asie. Ses divers clients comprennent, entre autres, des hôpitaux, des instituts universitaires et de recherche, des laboratoires de santé publique et commerciaux, ainsi que les industries biotechnologiques et pharmaceutiques.

Fondée en 1984, la société Kinaxis, partenaire commercial IBM, est spécialisée dans les logiciels de gestion de la chaîne d’approvisionnement et de planification des ventes et des opérations. Le siège social de l’entreprise est situé à Ottawa, au Canada. Kinaxis RapidResponse est le logiciel de planification de l’entreprise qui aide à mettre en place des processus métier dans les domaines des opérations de vente, de la demande, de l’approvisionnement, des stocks et de la planification de la production.