Sécuriser la construction et l’analyse de son budget 
La solution IBM Planning Analytics (nouveau nom de TM1) - mise en place par les équipes de Next Decision - a permis à Asten Santé d’automatiser sa construction budgétaire et la génération de ses rapports d’analyse.
Femme afro-américaine vérifiant des produits dans une pharmacie

Filiale du groupe La Poste, Asten Santé souhaitait disposer d’un outil d’élaboration budgétaire avancé, afin de mieux piloter ses activités. IBM Cognos Analytics et IBM Planning Analytics (nouveau nom de TM1) ont permis de développer plusieurs modules clés pour les équipes. Un projet qui s’est déroulé sur plus de 3 ans.

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Solutions

IBM Cognos Analytics

IBM Planning Analytics (nouveau nom de TM1)

Challenge

Asten Santé est un prestataire de santé à domicile accompagnant au quotidien près de 120 000 patients répartis sur l’ensemble du territoire français. Cet acteur d’origine associative est aujourd’hui une filiale du groupe La Poste, rattachée à la branche La Poste Santé & Autonomie.

Il y a un peu plus de trois ans, Asten Santé lance la réflexion autour de la mise en place d’un outil permettant d’automatiser la construction budgétaire et d’en faciliter l’analyse. « Nous voulions disposer d’un outil d’aide à la décision et d’aide au pilotage à destination de notre direction, mais aussi de nos équipes opérationnelles », explique Laurence Paquereau, Responsable du Contrôle de Gestion Groupe, Asten Santé.

La diversité des activités de l’entreprise vient complexifier le processus de construction de son chiffre d’affaires… tout comme l’appartenance au groupe La Poste. « Faire partie du groupe La Poste c’est réaliser 5 étapes budgétaires par an : 1 budget et 4 estimés. Les phases de construction et d’élaboration budgétaires sont donc réalisées cinq fois par an, ce qui représente une charge de travail assez conséquente. Disposer d’un outil d’élaboration budgétaire nous permet d’accélérer, de fiabiliser et de sécuriser ces opérations. »

Rapidement, Asten Santé se tourne vers Next Decision, un partenaire qui l’accompagne déjà sur des projets de Business Intelligence, mais aussi vers les solutions IBM Cognos TM1 et IBM Planning Analytics. « Sur un poste précédent, un des contrôleurs de gestion de l’équipe avait travaillé avec ces solutions IBM : il connaissait les forces de ces outils et l’intérêt que nous pourrions en tirer » note Laurence Paquereau.

Results 3 Une solution qui a su évoluer en continu au cours des trois dernières années. 4 Quatre modules déjà déployés… et un cinquième prévu pour début 2024.  
La flexibilité offerte par IBM Planning Analytics est un élément important face à des solutions préconçues, souvent plus rigides. IBM Planning Analytics est totalement adaptable à notre cahier des charges. Thomas Guinchard Contrôleur de gestion Asten Santé
Transformation : Une construction module par module
 

Asten Santé décide de démarrer par un premier module purement comptable, le compte de résultat analytique. « Notre objectif était de relier IBM Planning Analytics à SAGE, pour en extraire le réel, afin de bâtir un module de construction budgétaire dédié au compte de résultat. Ce premier module est un socle indispensable avant de pouvoir aborder des sujets plus techniques et plus enrichissants, » analyse Laurence Paquereau, Responsable du Contrôle de Gestion Groupe, Asten Santé.

Plusieurs autres modules ont été par la suite développés :

Activité et chiffre d’affaires : ce module se connecte à l’outil métier Isadom afin d’en extraire des données clés (patients, prises en charge…) à partir desquelles une projection budgétaire sur l’année peut être déduite.

Consommation des patients : l’activité de prestataire de santé se traduit par d’importants besoins en consommables. Ce module permet de les évaluer et ainsi de calculer la marge. Il est notamment utilisé par les équipes opérationnelles, pour optimiser leurs consommations.

Immobilisations : l’entreprise a mis en place un module permettant d’élaborer les prévisions de CAPEX à partir des prévisions d’activité. L’outil est utilisé principalement par le contrôle de gestion.

D’autres travaux ont été menés, afin par exemple, de produire des comptes de résultat par agence.

Pour chaque module, le mode de construction est le même : « notre expert Next Decision part d’une page blanche et recueille nos besoins lors des journées d’atelier. Le module se construit ainsi progressivement au cours de nos échanges. Nous voyons le module prendre vie sur le papier, avant même qu’il n’existe dans l’outil ! »

Notre EPM est en développement depuis 3 ans. Nous l’avons progressivement enrichi de nouveaux modules, afin d’aller le plus loin possible dans notre processus de construction budgétaire. Laurence Paquereau Responsable du Contrôle de Gestion Groupe Asten Santé
Bénéfices : Un module ETP en cours de finalisation
 

Au fur et à mesure du développement de nouveaux modules, Asten Santé est sorti de la simple construction budgétaire pour se doter d’un véritable outil de pilotage financier. La solution est robuste, avec une mise à jour quotidienne des données, comptables comme opérationnelles.

« Aujourd’hui, nous utilisons IBM Planning Analytics de plusieurs façons », explique Laurence Paquereau, Responsable du Contrôle de Gestion Groupe, Asten Santé. « En plus de la prévision budgétaire, nous produisons des rapports une fois par mois à destination de la direction, des directeurs de région, des responsables d’agence et des différents responsables des services support (commerciaux, marketing, etc.). Une fois par mois, nous produisons des analyses plus détaillées, notamment sur les marges, à destination des équipes opérationnelles. Enfin, nous utilisons cette solution au quotidien au sein du contrôle de gestion, pour nos travaux de contrôle et d’analyse. »

Les équipes d’Asten Santé et de Next Decision travaillent aujourd’hui à un module ETP (équivalent temps plein) qui permettra d’évaluer les ressources humaines nécessaires pour réaliser l’activité prévue dans le cadre de la projection budgétaire. Une solution qu’Asten Santé souhaiterait finaliser au cours du premier trimestre 2024. Autre projet, la fourniture de comptes de résultat par activité, ce qui permettrait à la direction de connaître de façon plus précise la performance de l’entreprise, activité par activité. Là encore, un projet programmé pour 2024.

Enfin, des départs et des arrivées dans l’équipe du contrôle de gestion vont nous aener à former de nouveaux contrôleurs de gestion et des transferts de compétence seront réalisés au sein de l’équipe. « L’année 2024 sera celle de la consolidation de notre EPM », conclut Laurence Paquereau.

Au sujet d'Asten Santé

Acteur du système de santé et maillon essentiel de la prise en charge à domicile, Asten Santé intervient et suit les patients tout au long du parcours de soins dans le cadre de pathologies aiguës, chroniques ou de pertes d’autonomie liées au vieillissement ou au handicap.

L’origine associative d’Asten Santé et son appartenance au groupe La Poste font de ce groupe un acteur unique de la prestation de santé à domicile, porteur d’une culture forte d’engagement et de proximité auprès des patients mais également des équipes soignantes.

Asten Santé propose une large gamme de services et de prestations médico-techniques au domicile du patient dans plusieurs domaines d’intervention : Apnée du Sommeil, Insuffisance respiratoire chronique, Perfusion, Nutrition, Insulinothérapie, Maladie de Parkinson, ...

Depuis 50 ans, nos équipes pluridisciplinaires d'experts s’engagent auprès des professionnels de santé pour assurer une prise en charge globale et personnalisée des patients et garantir l’observance du traitement.

Parce que, pour Asten Santé, chaque patient est unique, avec sa propre histoire, ses besoins spécifiques et ses préoccupations, nous donnons toujours la priorité à la dimension humaine de notre métier.