La gestión de activos de TI (ITAM) es el seguimiento y la gestión integral de los activos informáticos para garantizar que cada activo se utilice, mantenga, actualice y elimine correctamente al final de su ciclo de vida.
La ITAM consiste en utilizar datos financieros, contractuales y de inventario con herramientas de gestión para hacer un seguimiento de los activos de TI y tomar decisiones estratégicas al respecto. El objetivo principal es garantizar que los recursos informáticos se utilicen con eficiencia y eficacia. La ITAM también ayuda a optimizar los costes reduciendo el número total de activos en uso y alargando la vida útil de los mismos, evitando costosas actualizaciones. Una parte importante de la ITAM es comprender el coste total de propiedad y encontrar formas de optimizar el uso de los activos.
Un activo de tecnología de la información (TI) es cualquier pieza de información o datos, software o hardware que una organización utiliza en el curso de sus operaciones comerciales. Los activos de hardware incluyen equipos informáticos físicos como servidores físicos en centros de datos, ordenadores de sobremesa, dispositivos móviles, ordenadores portátiles, teclados e impresoras. Los activos de software, por su parte, incluyen aplicaciones para las que se suelen emitir licencias por usuario o máquina, así como sistemas de software y bases de datos construidos utilizando recursos de código abierto. Los activos de software también incluyen activos basados en la nube y servicios en la nube, como las aplicaciones de software como servicio (SaaS).
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La gestión de activos de TI suele implicar los siguientes pasos.
El primer paso en cualquier proceso de gestión de activos de TI es crear un inventario detallado de todos los activos de TI. Esto permite identificarlos fácilmente y garantiza que los activos redundantes se optimicen para lograr una mayor eficiencia.
Se trata de utilizar una herramienta o sistema ITAM para supervisar continuamente los activos de TI. La información recopilada para el seguimiento de cada activo incluye datos financieros (costes de los activos), contractuales (garantías, licencias y acuerdos de nivel de servicio [SLA]) y de inventario (ubicación y estado de los activos físicos).
Los activos de TI se mantienen en función de la fase de su ciclo de vida. El mantenimiento implica la reparación, actualización y sustitución de los activos. Todas las actividades de mantenimiento realizadas en un activo de TI se registran como parte del proceso ITAM para que los datos puedan utilizarse para evaluar el rendimiento del activo.
Cada activo de TI tiene un ciclo de vida finito. La gestión de activos de TI (ITAM) consiste en gestionar el ciclo de vida de un activo para garantizar la máxima productividad. Aunque pueden variar de una organización a otra, los ciclos de vida de los activos de TI suelen incluir estas etapas:
Esto implica tomar decisiones sobre los activos que necesita una organización, su uso previsto y cómo adquirirlos. Las organizaciones también consideran alternativas competitivas y llevan a cabo análisis de coste-beneficio y TCO (coste total de propiedad) de todas las opciones posibles mientras planifican la adquisición de activos.
Los activos pueden adquirirse mediante compra (incluido el software como servicio), construcción, licencia o arrendamiento.
La implementación de activos puede implicar la instalación, la integración con otras herramientas, la concesión de acceso a los usuarios y la prestación de asistencia técnica.
Una vez implementados los activos, hay que prever su mantenimiento, actualización y reparación periódicos para optimizar su uso y maximizar su valor. Esto prolongará su vida útil, minimizará los costes y mitigará los riesgos.
Un activo se da de baja cuando se amortiza y los costes de mantenimiento dejan de ser viables. Es decir, un activo de TI llega al final de su ciclo de vida cuando el mantenimiento se hace más frecuente y la organización gasta en él más recursos que antes. Una organización también puede decidir retirar un activo si existen alternativas mejores en el mercado. La retirada de activos implica deshacerse de los activos antiguos, actualizar la información sobre los activos, rescindir los acuerdos de soporte y licencia y hacer planes para la transición a nuevos activos.
Una ITAM eficiente puede ayudar a las organizaciones a centralizar y simplificar el seguimiento de los activos, optimizar su uso, garantizar el cumplimiento de las licencias de software y mejorar la toma de decisiones relacionadas con los activos.
Los activos son difíciles de gestionar cuando se rastrean en distintos lugares. La imprecisión y el desorden pueden provocar ineficacia y malas decisiones empresariales. Disponer de una base de datos o inventario central de activos facilita su seguimiento y lo hace más eficiente. La organización puede ver en un solo lugar qué activos deben desecharse, actualizarse u optimizarse para obtener la máxima productividad.
La gestión de activos de TI conduce a un uso eficiente de los recursos, mitiga los riesgos, minimiza los residuos y reduce los costes. Al establecer un proceso de ITAM, una organización obtiene datos en tiempo real sobre el estado de todos sus activos y puede tomar decisiones informadas sobre su uso.
Las organizaciones que adquieren licencias de software de terceros suelen someterse a auditorías de software por parte de los proveedores de software, que quieren asegurarse de que estas organizaciones cumplen los términos y condiciones de la licencia. El incumplimiento de estos acuerdos puede acarrear graves multas. Por lo tanto, las organizaciones utilizan el software ITAM para supervisar automáticamente todo el software instalado en todos los ordenadores de sus redes y asegurarse de que cumplen los acuerdos de licencia pertinentes.
Los datos de ITAM ayudan a evaluar las compras e implementaciones anteriores, lo que sirve de base para las acciones posteriores. La ITAM puede mejorar la compra de activos de TI y los procesos empresariales.
A medida que crecen los activos de TI de una organización, su gestión mediante sistemas manuales, basados en papel u hojas de cálculo resulta engorrosa. El software de gestión de activos de TI (ITAM) es una aplicación centralizada que se utiliza para la gestión y el seguimiento del ciclo de vida de los activos. Las soluciones de software ITAM suelen incluir características y funciones que proporcionan a las organizaciones un mejor control de su entorno de TI y les permiten realizar un seguimiento de los activos, tanto en las instalaciones como en la nube:
Detección automatizada: la mayoría de los sistemas de gestión de activos de TI detectan automáticamente todo el hardware y software instalado en la red de ordenadores de una organización.
Base de datos de gestión de la configuración (CMDB): la CMDB es una base de datos centralizada que almacena información sobre los activos de TI de una organización y las relaciones entre activos.
Gestión de licencias: al poder cruzar las licencias de los activos con los datos de inventario pertinentes, el software ITAM puede alertar a la organización de los próximos vencimientos de las licencias, de los activos con licencias insuficientes que corren el riesgo de incumplir una licencia o de los activos con licencias excesivas (infrautilizados).
Gestión de solicitudes: algunos software ITAM pueden realizar un seguimiento de todas las solicitudes de activos de TI y permiten a las organizaciones definir flujos de trabajo de solicitud de activos. Evalúan los requisitos de licencia para estos activos y gestionan el proceso de adquisición e implementación.
Gestión de versiones y parches: el software de gestión de activos realiza un seguimiento de la implementación de nuevos parches y versiones de software para mantener el conjunto de ordenadores de una organización seguros, actualizados y funcionando sin problemas.
Gestión de inventario: las herramientas ITAM mantienen un registro de todos los activos utilizados por una organización. El inventario de activos registra datos como el nombre, el tipo de acuerdo de licencia, el precio y la versión.
Gestión de activos fijos: la mayoría de las soluciones de gestión de activos informáticos disponen de un repositorio específico para gestionar los datos de los activos fijos. Los activos fijos incluyen principalmente hardware.
Gestiónde activos digitales: esta función del software ITAM implica la gestión de derechos digitales y rich media (por ejemplo, contenidos multimedia como vídeos, música y fotos).
Mientras que la gestión de activos de TI consiste en gestionar los activos de TI a lo largo de su ciclo de vida, la gestión de servicios de TI (ITSM) consiste en gestionar y prestar servicios de TI.
La gestión de servicios de TI es el proceso de gestión de los servicios de los departamentos de TI y las suscripciones de TI en una organización. Incluye muchos componentes, desde la planificación e implantación de los servicios de TI hasta su supervisión y auditoría para asegurarse de que funcionan sin problemas y con eficiencia. Los servicios de TI incluyen help desk y servicio de asistencia técnica (como orientar a un usuario sobre cómo cambiar su contraseña o las capacidades de autoservicio) y los procedimientos de gestión de cambios, que implican una gestión eficiente de los cambios en la infraestructura de TI.
El objetivo de la gestión de servicios de TI es proporcionar servicios de TI fiables y de alta calidad que satisfagan las necesidades de la empresa y sus usuarios finales, incluidos clientes, empleados y socios comerciales. El objetivo de ITSM es mejorar la experiencia del usuario y la calidad del servicio.
La biblioteca de infraestructura de TI (ITIL) se considera el mejor enfoque para ofrecer una ITSM eficiente, ya que proporciona buenas prácticas y un marco de trabajo. La versión más reciente de ITIL, ITIL 4, consta de cinco volúmenes (Estrategia del Servicio, Diseño del Servicio, Transición del Servicio, Operación del Servicio y Mejora Continua del Servicio) que detallan 34 prácticas de ITSM.
En cierto modo, la ITSM abarca la ITAM. La gestión de activos y configuraciones es uno de los muchos procesos de la ITSM, y una CMDB, que es la herramienta dedicada a este proceso, es un repositorio centralizado de los activos de TI de una organización y las relaciones entre ellos.
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