¿Qué es un flujo de trabajo digital?

En términos generales, es una forma elegante de decir que se utilizan ordenadores y tecnología moderna para trabajar y que se aprovechan todas las características de un lugar de trabajo informatizado para hacer las cosas. Un flujo de trabajo manual es aquel que se realiza a mano, sin ordenadores ni software.

Cuando una organización digitaliza un flujo de trabajo, suele automatizarse para reducir o eliminar la participación humana. A menudo, esta transición a los flujos de trabajo digitales ayuda a que los procesos sean más eficientes y crea tiempo para que los empleados se centren en el trabajo de mayor valor. Un flujo de trabajo digital puede ser tan sencillo como enviar por correo electrónico una factura en PDF a un cliente en lugar de enviar una factura en papel, o tan complejo como automatizar completamente el proceso de incorporación de nuevos empleados.

Desde la pandemia de COVID-19, los flujos de trabajo digitales se han vuelto cada vez más populares (e indispensables) a medida que las organizaciones hacen la transición al teletrabajo. En un informe de Insight, la empresa de investigación informó de que uno de cada tres encuestados dijo que dejaría su trabajo si el teletrabajo ya no fuera una opción. En una encuesta de Statista, más del 60 % de las personas encuestadas dijeron que ya trabajan en un lugar donde los trabajadores tienen la opción de trabajar desde casa.

En el mundo empresarial moderno, los flujos de trabajo digitales son ahora tan habituales como los flujos de trabajo manuales que los precedieron.

Los flujos de trabajo digitales se utilizan para mejorar los procesos en una amplia variedad de industrias y casos de uso. Algunos ejemplos de flujos de trabajo digitales incluyen:

En un proceso manual, los currículos de los solicitantes deben analizarse a mano, lo que puede llevar mucho tiempo. Con el software de automatización, puede establecer filtros para palabras clave específicas que le ayuden a identificar a los mejores candidatos para pasar a la siguiente fase del proceso.

La entrega continua permite que el nuevo código en un programa que pasa los controles de calidad automatizados se agregue a una base de código y luego se envíe a producción. La integración continua coge todos los cambios de código nuevos y luego los combina automáticamente en la base de código principal. Realizar cambios de código manualmente requeriría un proceso de aprobación que ralentiza sustancialmente la implementación de las actualizaciones de código.

Procesar los pagos manualmente requiere a menudo la colaboración entre distintos departamentos para asegurarse de que la cantidad de dinero correcta va a la persona correcta. Si una factura que necesita aprobación llega automáticamente a la parte correcta para aprobarla, puedes reducir el tiempo que lleva completar esta tarea.

Para digitalizar y automatizar sus flujos de trabajo, debe comprender cómo funcionan los procesos manualmente. Para ello, realice una auditoría de flujo de trabajo:

Crear un mapa de todos sus procesos manuales puede ser difícil y llevar mucho tiempo, pero este proceso ayuda a identificar oportunidades de flujo de trabajo digital para su actual sistema de flujo de trabajo manual.

Los procesos que requieren mucho tiempo, pero que son repetitivos y relativamente fáciles de completar, son candidatos perfectos para la automatización, como la entrada de datos básicos.

Hay muchas aplicaciones disponibles para ayudar a digitalizar su flujo de trabajo. Aunque puede utilizar soluciones avanzadas como la inteligencia artificial, algunas herramientas de automatización son mucho más sencillas, como la creación de plantillas para facilitar la facturación.

Una vez que haya identificado los procesos manuales clave que debe automatizar, puede empezar a crear flujos de trabajo digitales. Algunas áreas habituales para la implementación de flujos de trabajo digitales son los procesos de recursos humanos, como la incorporación de empleados, los procesos empresariales, como la introducción de datos, y los procesos financieros, como la aprobación de facturas. Existe software de flujo de trabajo digital especializado en cada una de estas operaciones empresariales específicas.

Es posible que su nuevo flujo de trabajo digital no funcione a la perfección a la primera, y no pasa nada. Una vez que se ha digitalizado un proceso en particular, es aconsejable realizar auditorías periódicas del proceso para asegurarse de que el flujo de trabajo funciona según lo previsto y genera una mayor eficiencia.

Por ejemplo, si está utilizando un software de automatización para filtrar los currículos de posibles candidatos pero se da cuenta de que está pasando por alto a candidatos con talento, es posible que tenga que comprobar y ajustar las métricas y las palabras clave que el software ha sido entrenado para marcar.

Después de implementar el proceso, es importante seguir optimizando los flujos de trabajo a medida que evolucionan las necesidades y las tecnologías empresariales.

Los flujos de trabajo digitales, la gestión de procesos empresariales (BPM) y la automatización de procesos de negocio (BPA) están estrechamente relacionados. BPA se refiere al proceso de automatización de tareas repetitivas y que consumen mucho tiempo para que los empleados tengan el tiempo y la energía mental para concentrarse en tareas más críticas. La automatización de dichas tareas ayuda a construir un flujo de trabajo digital.

BPM es una filosofía para mejorar la gestión del flujo de trabajo alineando los procesos empresariales, incluidos los flujos de trabajo automatizados y digitales, bajo una estrategia unificadora. Una sólida práctica de BPM que incluya auditorías periódicas de los flujos de trabajo ayuda a comprender qué tareas deben digitalizarse y automatizarse.

Transformar su lugar de trabajo a través de flujos de trabajo digitales puede ayudar a su empresa a ahorrar tiempo y dinero. También puede crear más transparencia en la forma en que se completan las tareas. Con el tiempo, los flujos de trabajo digitales pueden ayudarle a comprender cómo perfeccionar aún más sus procesos empresariales.

Los flujos de trabajo digitales le permiten simplificar y agilizar los procesos empresariales que requieren mucha mano de obra. Aunque no todos los procesos de flujo de trabajo digital son eficientes, muchos tipos de flujos de trabajo manuales son inherentemente ineficientes.

Por ejemplo, hacer toda la contabilidad a mano crea oportunidades para el error humano y puede llevar mucho tiempo. La contabilidad digital reduce parte del riesgo inherente a pedirle a un ser humano que haga sus propios cálculos.

La automatización del flujo de trabajo digital reduce la cantidad de tiempo que se dedica a tareas repetitivas, como el envío de un correo electrónico de bienvenida a un nuevo empleado durante su incorporación. Cuanto menos tiempo se dedique a estas tareas manuales, más tiempo podrá dedicarse a tareas más esenciales, aumentando la productividad en general.

Los flujos de trabajo digitales crean un registro compartido que ayuda a todos los miembros del equipo a mantenerse al día sobre el progreso de una tarea o un proceso. Esta transparencia ayuda a que todas las partes interesadas rindan cuentas por su parte del proyecto y ayuda a mantener los proyectos en marcha. Un registro de proceso compartido también puede ser valioso para aclarar cualquier duda o discrepancia que pueda surgir.

Cuando se automatizan los procesos manuales, también se crean datos sobre cuánto tiempo se dedica a estos procesos. Esto puede darle una mejor idea de dónde están sus cuellos de botella y permitirle seguir ajustando sus flujos de trabajo.

Durante la pandemia de COVID-19, el teletrabajo se hizo increíblemente popular. Si bien ir a la oficina solía ser la norma, cada vez más empleados se han adaptado a pasar al menos parte de su tiempo trabajando fuera de la oficina. Los flujos de trabajo digitales son el andamiaje del teletrabajo, y sin ellos no sería posible.

Los flujos de trabajo digitales pueden aportar un valor sustancial a su organización, pero no están exentos de desafíos. Algunos obstáculos comunes incluyen:

Para implementar un flujo de trabajo digital, debe comprender la tecnología y cómo beneficia a su lugar de trabajo. No todo el software de automatización del flujo de trabajo digital es igual y es posible que algunas soluciones no sean apropiadas para su lugar de trabajo o la tarea en cuestión.

Por ejemplo, si trabaja en una oficina pequeña donde se espera que todos comparezcan en persona, quizás no necesites implementar un flujo de trabajo digital para las reuniones.

La introducción de un nuevo proceso en un flujo de trabajo a menudo requiere formación o recapacitación, pero los procesos digitales pueden ser más complicados. No es un pecado no saber utilizar un ordenador, pero la transformación digital de su lugar de trabajo puede requerir una formación que no resulte fácil para todos sus empleados.

Además, los flujos de trabajo digitales son, bueno, digitales, y especialmente en el caso del teletrabajo, requieren ordenadores y estabilidad de Internet que puedan manejar los nuevos flujos de trabajo. Si un flujo de trabajo es completamente digital y su empleado no puede acceder a las herramientas que necesita debido a una interrupción de Internet, no podrá completar sus tareas.

Ciertos procesos empresariales no necesitan digitalizarse, o al menos no del todo. Es cierto que enviar y recibir correos electrónicos crea un registro de una conversación con capacidad de búsqueda que mantiene a las personas responsables. Pero si es necesario tomar una decisión rápidamente, una llamada telefónica probablemente sea más eficiente.