Enfoques inteligentes para las asignaciones en la planificación financiera y la operativa de las empresas

Una asignación es el proceso de trasladar los costes generales a toda una organización. Una empresa podría querer distribuir los costes entre unidades de negocio o departamentos. Otro podría querer asignar costes a productos o proyectos individuales. Fundamentalmente, el enfoque más inteligente para las asignaciones consiste en asignar adecuadamente los costes a las áreas que obtienen beneficio de esos costes.

Cuando las organizaciones asignan costes, obtienen un beneficio de informes financieros más precisos que muestran un mayor nivel de detalle. Al asignar correctamente los costes, podemos ver resultados reales de rentabilidad y tomar decisiones estratégicas basadas en esos resultados.

Estos resultados detallados dan a las organizaciones la capacidad de responder a preguntas como:

• ¿Estamos ganando dinero con este proyecto?
• ¿Deberíamos dejar de vender este producto?
• ¿Qué cambios de personal debemos hacer?

Hay cuatro frases clave asociadas con las asignaciones. Estos son:

1. Fuente: la fuente es simplemente el valor original. Este es el valor que se asignará o moverá a algún lugar.
2. Controlador: esta es la base para los cálculos de asignación. Los controladores pueden ser dólares, unidades vendidas, personal, etc. Se trata de elementos tangibles que se utilizan para determinar cómo distribuir los costes de origen.
3. Objetivo: el objetivo es el lugar al que desea mover el coste. El origen es el punto de partida, el destino es el lugar al que se mueve.
4. Compensación: una compensación suele ser un valor negativo asociado a ese objetivo. Esto se utiliza para crear una entrada contable equilibrada y garantizar que su resultado final sea el mismo que su valor inicial.

¿Cómo se realiza una asignación? En primer lugar, calcule el importe de la asignación. Utilizamos el controlador para ayudar a determinar un porcentaje para distribuir el costo. Por ejemplo, una empresa tiene una oficina con dos departamentos diferentes. Una asignación muy sencilla toma los costes generales de la oficina, los divide en dos y asigna una parte a cada departamento. En este ejemplo, el porcentaje de asignación es la mitad. Una vez definido el importe, contabilizamos una entrada en el diario para mover el importe asignado al objetivo y eliminar el importe del origen.

Esta es una explicación muy sencilla de las asignaciones. En el mundo real, algunas empresas adoptan un enfoque complejo de las asignaciones.

Un cliente de Revelwood del sector sanitario nos pidió que creáramos un modelo de asignación para su entorno IBM® Planning Analytics. Querían asignar una serie de costes de productos por territorio y combinaciones de clientes. La organización cuenta con múltiples categorías de productos, como productos comerciales, Medicare y Medicaid.

Abordamos este desafío diseñando un modelo de asignación que podría agregarse a su modelo existente de planificación e informes. El nuevo modelo permite a la empresa calcular los porcentajes de asignación utilizando una serie de métodos. Estos métodos incluyen:

• Uso de un enfoque de asignación estándar para calcular porcentajes a través de controladores que podrían redefinirse fácilmente
• Definir un porcentaje fijo para un solo producto y luego asignar el porcentaje restante a todos los demás productos
• Definir porcentajes fijos a subconjuntos de productos existentes y luego asignar esos porcentajes a los productos específicos dentro de cada subconjunto
• Definición de un porcentaje para un subconjunto ad hoc de productos y asignación exclusiva a dichos productos
• Incorporación de varias combinaciones de estos métodos

Este modelo de asignación de Planning Analytics utiliza un proceso de dos pasos. En primer lugar, calcula los porcentajes de asignación. A continuación, utiliza los porcentajes calculados para asignar costes por entidad, cliente, producto, territorio y más. El modelo ofrece al equipo financiero la flexibilidad de utilizar una serie asignada de gastos independientes utilizando una variedad de controladores y enfoques. Este enfoque único permite al equipo separar las asignaciones en partes y analizar los detalles a lo largo del proceso.

Este enfoque ahorró a la empresa una cantidad significativa de tiempo. Antes de Planning Analytics, la empresa pasaba días creando cálculos de asignación en Excel. Con Planning Analytics, la empresa ahora puede completar este proceso en aproximadamente cuatro minutos.

¿Está interesado en obtener más información sobre las asignaciones y los modelos de asignación? Vea el webinar de Revelwood sobre las asignaciones en IBM Planning Analytics o lea nuestra entrada de blog, IBM Planning Analytics Tips & Tricks: Allocations in IBM Planning Analytics.

¿Quiere ver cómo IBM Planning Analytics puede ayudar a su empresa? Visite el sitio web para obtener más información y acceder a una prueba sin coste.