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Replanteamiento de los eventos de marketing
RainFocus cambia rápidamente a un formato virtual en IBM® Cloud
Todo iba según lo planeado. El equipo responsable del evento IBM Think, el evento insignia anual de IBM, se estaba preparando para otra exitosa ronda en mayo de 2020.
Las sedes estaban reservadas, los hoteles se llenaban, los materiales de marketing se encontraban en las últimas fases de preparación... y la nueva plataforma de marketing de eventos RainFocus de IBM estaba preparada para atender a los 40.000 asistentes previstos.
Entonces llegó la pandemia de COVID-19 y todos los planes se interrumpieron de manera abrupta. Rápidamente se hizo evidente que el evento IBM Think no iba a celebrarse, al menos no en un lugar físico de San Francisco. En lugar de cancelar el evento por completo, los equipos de IBM y RainFocus tomaron una decisión audaz: pasar de un formato presencial a uno virtual. ¿La trampa? Sólo faltaban 46 días para el evento.
Ambos equipos entraron en acción, trabajando días, noches y fines de semana. Gran parte de la preparación técnica para el evento físico estaba casi terminada. Hubo que rehacer muchos aspectos.
La carrera había comenzado.
Escala a demanda
Escalado de 40.000 inscripciones esperadas para un evento físico a 122.000 inscripciones para un evento virtual
Migraciones más rápidas
Migración de un evento físico a un formato de evento virtual en 46 días
Afortunadamente, en 2019, IBM lanzó un plan para migrar sus sistemas de marketing de eventos (una variedad dispar de herramientas propias y soluciones específicas para proveedores) a la plataforma de software como servicio (SaaS) RainFocus, alojada en tecnologías de IBM Cloud.Una plataforma escalable que utiliza las capacidades de IBM Cloud no solo hizo posible una transición rápida a un formato virtual, sino que también brindó nuevas oportunidades para la innovación.
La estrategia de nube para la plataforma todavía estaba en el objetivo. RainFocus e IBM se encontraban en medio de una implementación por fases, ejecutando inicialmente la plataforma en un entorno híbrido en IBM Cloud y otras tecnologías alojadas en la nube, con planes de migrar completamente a IBM Cloud a mediados de 2021.
En ese momento, RainFocus utilizaba IBM Cloud for Kubernetes Service para la implementación en la nube, lo que permitió a la compañía adoptar un enfoque independiente de la nube estándar del sector. También utilizaba IBM Cloud Object Storage para almacenar los activos multitudinarios necesarios para ejecutar un evento de IBM, IBM Content Delivery Network para ofrecer esos activos con velocidad y coherencia, y los equilibradores de carga globales de IBM para mantener una alta disponibilidad, alojando la plataforma en centros de datos de IBM en Dallas y Washington D.C.
Con la infraestructura en la nube implementada, los dos equipos se centraron en reconfigurar la plataforma RainFocus para realizar un evento en línea. La plataforma proporciona un extraordinario conjunto de características perfectamente adaptadas a las necesidades de marketing de eventos de IBM: una única interfaz integrada, una arquitectura abierta y escalable, un front-end fácil de usar, integración con los sistemas back-end de IBM y sólidas capacidades de elaboración de informes y analítica.
En primer lugar, los equipos reestructuraron la conferencia en torno a áreas en las que los eventos digitales podrían hacer bien, como la entrega de contenido relacionado con la sesión, el desarrollo de habilidades a través de formación técnica y laboratorios, y oportunidades para establecer contactos.
Desde una perspectiva técnica, los equipos abordaron problemas como cómo recopilar información de los asistentes en el registro, rastrear la asistencia y la participación, habilitar el inicio de sesión único e integrar el intercambio de información entre la plataforma y los sistemas back-end de IBM.
El reto de la escalabilidad cobraba gran importancia. Las inscripciones suelen producirse de forma un tanto previsible para los eventos físicos, aumentando gradualmente en las semanas previas al día de la inauguración. Pero nadie podía anticipar la cadencia y el volumen de registro de un evento virtual.
Para prepararse, RainFocus e IBM realizaron pruebas de escalado de las características de registro de la plataforma RainFocus y sus integraciones en la infraestructura de IBM. RainFocus creó una función de vestíbulo (una sala de espera que se activaba cuando los registros alcanzaban un umbral) para manejar el tráfico desbordado, configurarlo y realizar pruebas de carga para asegurarse de que pudiera satisfacer la demanda.
Y entonces, después de 46 días, todo estuvo listo (y comenzó la verdadera prueba).
La plataforma RainFocus, alojada en la nube híbrida de IBM, funcionó a la perfección durante toda la conferencia. Al final, se registraron más de 122.000 asistentes, frente a los 30.000 registrados en el evento presencial de 2019. Fue un logro sin precedentes. "IBM Think fue una de las mayores conferencias en línea celebradas hasta la fecha", dice Sherman. "Fue la primera de su envergadura y pasó a mitad de camino de un evento físico a un evento virtual: ¡increíble!"
Ese grado de éxito se traduce en una poderosa prueba del impacto que la tecnología de marketing puede tener en los resultados de una compañía. "Si eres el director de sistemas de información de una gran corporación y estás evaluando una plataforma de marketing de eventos para implementarla de manera global, quiere una credibilidad seria en esa plataforma", dice Sherman. "Ofrecer una plataforma que puede ser independiente de la nube y ejecutarse completamente en IBM Cloud (y tener este tipo de entorno SaaS con la redundancia y las capacidades que hemos creado como resultado de esta colaboración) nos diferencia de cualquier otro en nuestro espacio".
Uno de los aspectos más interesantes del formato virtual son las experiencias personalizadas que ofrece a los asistentes, con recomendaciones sobre contenidos, sesiones y reuniones, y oportunidades de colaboración. La experiencia IBM Think, por ejemplo, se adaptó a los intereses y actividades de cada asistente, lo que dio lugar a 122.000 eventos Think individuales.
Juntos, RainFocus e IBM también lograron un objetivo crucial del proyecto: la creación de una plantilla de evento durante la IBM Think 2020 que pudiera escalarse para los más de 600 eventos anuales de IBM. La plantilla alivia la carga de los 300 gestores de eventos regionales de IBM, proporcionando una única plataforma de eventos centralizada con capacidades preconfiguradas que pueden utilizar para sus propios eventos.
La relación entre IBM y RainFocus sigue prosperando. La migración a un entorno 100% IBM Cloud aún está en curso y está previsto que se lance a mediados de 2021, tras la conferencia virtual IBM Think 2021. Ambas compañías siguen impulsándose entre sí hasta alcanzar niveles de innovación cada vez mayores. "IBM realmente subió nuestra apuesta en términos de pasar datos casi en tiempo real a sistemas de terceros", dice Sherman. "Aunque en este caso, no es un proveedor independiente, sino varios sistemas de TI, marketing y datos de IBM". Ahora que las dos compañías unen sus fuerzas en otra conferencia virtual IBM Think, esperan poder mostrar los últimos logros de su trabajo en equipo.
Fundada en 2013, RainFocus (enlace externo a ibm.com) es una plataforma de marketing de eventos de última generación creada desde cero para capturar, analizar y aprovechar una cantidad de datos sin precedentes para eventos y conferencias significativamente mejores.Como una verdadera plataforma SaaS, RainFocus simplifica el registro de eventos, la gestión de contenido y la activación de expositores de manera fluida en experiencias físicas, virtuales e híbridas, todo desde un único panel de control.La compañía tiene sede en Lehi (Utah).
Legal
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Producido en los Estados Unidos Unidos de América, mayo de 2021.
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