Haga que los procesos basados en papel sean cosa del pasado
Petroleum Development Oman LLC migra a una solución IBM Maximo basada en la nube
Contenedores de gas licuado de petróleo en el puerto de Sohar, Omán, con el sol de primera hora de la mañana proyectando sombras

Es difícil hablar del sector energético en el Sultanato de Omán sin mencionar a Petroleum Development Oman LLC (PDO).Fundada en 1937 en dirección a Sultan Said bin Taimur, la empresa es una de las principales empresas de exploración y producción de petróleo y gas del país.

Sin embargo, en los últimos años, PDO ha ampliado su alcance y está avanzando para convertirse en una compañía energética de pleno derecho, en la que las energías renovables y la agenda ecológica desempeñan un papel cada vez más importante.

Como compañía petrolera nacional de Omán, PDO también desempeña un papel importante en la expansión y diversificación económica del país, brindando apoyo en áreas como la creación de empleo y la formación, el desarrollo de la experiencia local y la promoción de numerosos programas de inversión social. Y para permitirle administrar los diversos activos, recursos y tecnologías que se requieren para sus funciones no relacionadas con los hidrocarburos, la empresa contrató a Carillion Alawi LLC para proporcionar gestión integrada de instalaciones (IFM) en sus 12 ubicaciones.

Desde el inicio de la relación en 2013, el equipo de IFM en PDO ha trabajado incansablemente para ayudar a implementar nuevas tecnologías e impulsar nuevas eficiencias. A principios de 2018, el equipo centró su atención en la plataforma ERP de la compañía, que se estaba utilizando para gestionar los procesos de IFM.

Procesos racionalizados

 

La racionalización de 46 pasos de aprovisionamiento individuales en 14 automatizados ahorra 2300 horas al año

Digitalización

 

La transición a los procesos de acciones electrónicas ahorra 70.000 hojas de papel al año

Visibilidad mejorada

 

La gestión de activos, instalaciones y procesos relacionados en una plataforma unificada permite una mayor visibilidad

Antes pasábamos por 46 pasos individuales entre la solicitud de un proyecto y la emisión de una orden de compra. Ahora son 14. Ibrahim Abri Operations Delivery Team Leader Petroleum Development Oman LLC

"Nuestro sistema existente no satisface las necesidades de nuestras actividades inmobiliarias corporativas", recuerda Ibrahim Abri, líder de equipo de prestación de operaciones para PDO Corporate Real Estate. "Aunque funcionaba bien para gestionar la parte de mantenimiento de nuestros procesos de hidrocarburos, tenía problemas con tareas más propias de un sistema CAFM [gestión de instalaciones asistida por ordenador]".

Y añade: "No había ningún módulo de cliente y la implementación de uno en nuestro sistema anterior tenía un coste prohibitivo. Además, el equipo solía estar al final de la cola cuando se trataba de la elaboración de informes personalizados o mejoras del sistema alineadas con los fines de la gestión inmobiliaria. Además, las limitaciones del sistema ERP al estar circunscrito a una red cerrada dificultaban la implementación de una solución de movilidad o la colaboración con los socios de la cadena de suministro".

Nueva plataforma, nuevas capacidades

Para dar soporte a los procesos empresariales CAFM e inmobiliarios deseados, Carillion Alawi ayudó a PDO a migrar de su solución anterior a una instancia basada en la nube de IBM® Maximo® Application Suite a finales de 2018. La nueva plataforma ahora supervisa las actividades de mantenimiento correctivo y planificado de PDO y, más recientemente, la gestión en línea de activos lineales, dispositivos de Internet de las cosas (IoT), movilidad y el portal de clientes de la empresa. La solución Maximo también maneja la elaboración de informes relacionados para más de 60.000 activos mantenibles.

“Abarca todo lo que se distribuye en 12 sitios de PDO”, explica Abri. "Mantenimiento duro, medio ambiente, restauración, limpieza... todas las funciones básicas habituales de gestión de instalaciones en nuestras ubicaciones, tanto en el interior como en la costa".

Junto con la migración, Carillion Alawi también pudo lanzar un nuevo portal de clientes y la aplicación Android correspondiente, respaldada por el software IBM Maximo Anywhere, que permite a los usuarios acceder al entorno CAFM desde sus propios dispositivos.

Con el sistema central lanzado a finales de 2018, PDO rápidamente quiso ampliar el alcance de la solución, haciendo uso de otros módulos ya integrados.

"También queríamos actualizar el control de inventario y existencias", continúa Abri. “Hasta ese momento, el equipo de IFM había estado utilizando en gran medida procesos manuales basados en papel que implicaban aprobaciones prolongadas (alrededor de 45 días) para adquirir repuestos nuevos. En conjunto, utilizábamos más de 70.000 hojas de papel cada año, lo que generaba altos costes energéticos y de impresión".

Para implementar esta siguiente fase, PDO y Carillion Alawi contrataron a Praxis Solutions, socio comercial de IBM.

"Tras las sesiones iniciales de descubrimiento, nos dimos cuenta de que, si bien Carillion Alawi había establecido un proceso integral de aprovisionamiento de PDO, seguía habiendo algunos problemas con los tiempos de respuesta de mantenimiento para el equipo de aprovisionamiento", relata Ankit Jain, arquitecto de soluciones y socio gerente de Praxis. "Así que trabajamos con el equipo de Carillion Alawi para digitalizar todo el proceso de gestión de contratos, aprovisionamiento e inventario, garantizando al mismo tiempo que tanto Carillion Alawi como PDO tuvieran una visibilidad total de los pasos del proceso".

El equipo de Praxis dirigió los esfuerzos de la cadena de suministro de IFM a través del software IBM Maximo Asset Management, utilizando la solución para supervisar la gestión de inventario, la reposición y la compra. Trabajando con Carillion Alawi, también estableció estándares de artículos para bienes inmuebles corporativos en PDO y desarrolló un catálogo de activos electrónicos para las necesidades de IFM, lo que llevó a la limpieza y catalogación de más de 11.000 productos.

"Ahora, estamos trabajando para mejorar aún más la visibilidad de los procesos y ampliar la implementación de IBM Maximo a través de análisis", añade Jain. "Estamos implementando varios KPI, informes y paneles de control, que permitirán a Carillion Alawi y a PDO disponer de información adicional y mensurable sobre la efectividad de sus procesos y les facultará para seguir ajustando esos procesos hacia la excelencia".

Estamos implementando varios KPI, informes y paneles de control, lo que permitirá a Carillion Alawi y PDO tener más información medible sobre la efectividad de sus procesos y permitirles ajustar aún más esos procesos hacia la excelencia. Ankit Jain Solutions Architect and Managing Partner IBM Business Partner Praxis Solutions
Véalo, conózcalo

Si bien la nueva solución de Maximo ha impulsado la eficiencia de los procesos en todo el negocio, los esfuerzos de gestión de inventario de PDO probablemente hayan reconocido la mayor mejora. En el transcurso de 2019, el negocio adquirió aproximadamente 192.000 artículos. Al automatizar y optimizar estos procesos, ahora PDO no necesita imprimir una sola hoja de papel para respaldar o aprobar sus transacciones, eliminando la necesidad de 25.579 firmas relacionadas.

"Antes pasábamos por 46 pasos individuales entre la solicitud de un proyecto y la emisión de una orden de compra", señala Abri. "Ahora son 14. Calculamos que todas estas nuevas eficiencias nos ahorrarían 2.300 horas a lo largo de un año, o aproximadamente un equivalente a tiempo completo (ETC)."

Al mismo tiempo, el equipo de operaciones de PDO tiene una mayor visibilidad de las tareas de gestión, aprovisionamiento y mantenimiento de sus instalaciones gracias a los paneles de control de rendimiento integrados. Además, dado que la mayoría de los procesos se dirigen a través de Maximo, los desencadenantes de flujos de trabajo integrados ayudan a acelerar los tiempos de resolución de los problemas y las tareas rutinarias.

Además, la integración de Maximo con el portal de clientes PDO también ha mejorado la recopilación de datos de satisfacción del cliente. El sistema importa ahora las necesidades y deseos de los clientes directamente al sistema de gestión de tareas de la compañía, lo que significa que estas solicitudes se abordarán más rápidamente y es menos probable que se pasen por alto.

Por último, la nueva integración móvil ha hecho que las tareas CAFM sean mucho más fáciles de gestionar en el front-end del proceso. "La accesibilidad era realmente buena", agrega Abri. "No tienes que ir a la oficina ni estar en el sitio para obtener informes. Puedes iniciar sesión desde casa y, como nos enfrentamos a continuas restricciones de COVID-19 en Omán, resulta realmente oportuno”.

Logotipo de Petroleum Development Oman LLC
Acerca de Petroleum Development Oman LLC

Fundada en 1937, PDO (enlace externo a ibm.com) es una de las empresas de petróleo y gas más grandes de la región, supervisando un área de 90.000 kilómetros cuadrados o aproximadamente un tercio de la zona geográfica de Oman. La empresa explota unos 200 yacimientos de petróleo, 55 de gas natural, 9.000 pozos activos y mantiene una plantilla nacional de más de 8.500 empleados y 70.000 contratistas.

Acerca de Carillion Alawi LLC

Carillion Alawi (enlace externo a ibm.com) proporciona soluciones de gestión de instalaciones integradas y de construcción a una amplia gama de clientes. La empresa está presente en Omán desde hace más de 50 años y ofrece sistemas de información inmobiliaria de primera clase que añaden valor a la gestión inmobiliaria de las empresas.

Acerca de Praxis Solutions

Praxis , socio comercial de IBM (enlace externo a ibm.com), ofrece soluciones de TI y servicios de asesoramiento centrados en la gestión de activos empresariales y la movilidad. La empresa tiene su sede en Dubai (Emiratos Árabes Unidos) y mantiene otras sedes en Kuwait e India.

De el siguiente paso

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Producido en los Estados Unidos de América, septiembre de 2021.

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