OPTACARE implementa tecnología IBM para ayudar a los proveedores de asistencia sanitaria a diseñar horarios que aumenten la productividad y el bienestar de los empleados
El sistema sanitario francés se enfrenta a una profunda crisis operativa. El 99 % de los hospitales públicos y las instalaciones de atención a mayores señalan que no pueden cubrir sus necesidades de personal. Al mismo tiempo, solo el 15 % de los trabajadores sanitarios sienten que tienen un equilibrio saludable entre la vida laboral y personal.
Bajo esta creciente presión, la programación eficaz se ha vuelto crítica para el bienestar de los empleados y la estabilidad del sistema. Las listas bien diseñadas permiten a las instalaciones sanitarias gestionar el volumen de pacientes de forma eficaz y respaldar el acceso oportuno a la atención, al tiempo que reducen el estrés del personal sanitario.
Sin embargo, los arquitectos de estos horarios se enfrentan a una tarea difícil. Deben distribuir los turnos de la forma más equitativa posible, respetando al mismo tiempo las preferencias individuales y satisfaciendo las necesidades operativas. También deben respetar la estricta normativa europea que rige las horas de trabajo, los períodos de descanso entre turnos y los límites del trabajo nocturno.
Dado que muchos hospitales dependen de la planificación manual basada en hojas de cálculo, se necesita mucho tiempo y esfuerzo para crear horarios equilibrados. Cualquier hueco en la programación debe cubrirse con costosas horas extras, lo que supone una carga para unos presupuestos ya de por sí limitados y contribuye al agotamiento del personal sanitario.
Esta compleja red era precisamente lo que OPTACARE pretendía desentrañar. Fundada con el objetivo de ayudar a los centros sanitarios a resolver sus mayores retos en materia de eficiencia, esta startup de tecnología sanitaria se propuso convertir la carga que supone la planificación en una fuente de eficiencia y estabilidad.
Para impulsar su visión de un sistema de programación más inteligente y justo, OPTACARE eligió la tecnología IBM® watsonx, que incluye IBM ILOG CPLEX Optimization Studio. CPLEX Optimization Studio utiliza ciencia de datos y tecnología de optimización de decisiones para resolver problemas combinatorios complejos. OPTACARE HR Planner aprovecha estas capacidades para generar listas de personal optimizadas basadas en una compleja matriz de restricciones (normativas, estructurales y personales), al mismo tiempo que garantiza la equidad y el bienestar.
Gaëlle Coudert, directora de marketing de OPTACARE, afirma: “Nuestra solución de planificación de horarios se puede aplicar en todos los entornos sanitarios, desde hospitales hasta centros de atención a personas mayores. Al mismo tiempo, HR Planner se puede adaptar fácilmente a las necesidades únicas de cada organización, para obtener la máxima flexibilidad”.
La elección de un modelo de entrega en la nube en IBM Cloud permite a OPTACARE ofrecer HR Planner como plataforma de software como servicio (SaaS). Los clientes pueden utilizar una única suscripción para gestionar varias ubicaciones y los costes se basan en el consumo, lo que simplifica la concesión de licencias tanto para OPTACARE como para sus clientes. También permite la escalabilidad en tiempo real para gestionar los picos de actividad y el crecimiento.
Pedab France, business partner Platinum de IBM, desempeñó un papel crítico en la comercialización de la solución.
“Pedab France ha sido un partner de confianza en este proyecto, aportando un valioso apoyo y experiencia en todo momento”, afirma Yasmine Alaouchiche, propietaria de producto y directora de I+D de soluciones impulsadas por IA/OR para el sector sanitario en OPTACARE. “Pedab France ofreció una excelente orientación comercial, lo que nos ayudó a gestionar los acuerdos de licencia y la comunicación con IBM”.
Mediante una interfaz intuitiva, los usuarios empresariales pueden adaptar los algoritmos de HR Planner sin necesidad de soporte técnico especializado. Esto favorece la flexibilidad operativa: por ejemplo, un hospital puede mantener una configuración para operaciones estándar y otra para escenarios de emergencia, con normas menos estrictas sobre habilidades o horarios de turnos.
HR Planner genera horarios optimizados en segundos; OPTACARE estima que su plataforma puede ahorrar varias horas-persona al día. Elimina una carga mental importante a los equipos de planificación y los libera del tedioso trabajo manual, lo que les da más tiempo para centrarse en tareas de mayor valor. La plataforma también codifica y formaliza el conocimiento institucional y las buenas prácticas en torno a la planificación, lo que apoya la continuidad de las operaciones si un planificador principal está ausente o abandona la organización.
Igualmente importante, HR Planner aporta una equidad demostrable al proceso de planificación. El sistema puede demostrar matemáticamente por qué un programa generado es justo y óptimo. Esta explicabilidad elimina la percepción de sesgo en la asignación de turnos y ayuda a aumentar la moral y la confianza entre el personal.
Una programación justa que respete las preferencias y restricciones individuales también contribuye a un entorno de trabajo más saludable. El personal sanitario puede contar con horarios más predecibles, con menos cambios de última hora y menos horas extras complicadas, lo que contribuye a un mejor equilibrio entre la vida laboral y personal. Cuando el personal sanitario está más descansado y menos estresado, puede trabajar de forma más eficaz y segura, lo que mejora directamente la calidad de la atención al paciente.
Al asignar los recursos internos de manera más eficiente, los proveedores de asistencia sanitaria también reducen la costosa dependencia del pago de horas extras.
Yasmine Alaouchiche concluye: “Estamos ayudando a las organizaciones a abordar las causas raíz de la crisis de personal sanitario. Unos horarios fiables y equitativos protegen el bienestar del personal sanitario y mejoran la calidad de la atención al paciente. Nuestra tecnología respalda decisiones mejor informadas, simplifica tareas complejas y recupera un tiempo precioso para lo que más importa: cuidar a las personas”.
OPTACARE está comprometida con el avance de la gestión sanitaria a través de la tecnología. Fundada en 2013 y con sede en Troyes, Francia, OPTACARE desarrolla soluciones de software que ayudan a hospitales y centros de atención a prever con precisión el flujo de pacientes, mejorar la planificación del personal y los recursos, y elevar la eficiencia organizativa.
Distribuidora de valor añadido y broker tecnológico dedicado a IBM, Pedab colabora con proveedores de tecnología líderes para ofrecer soluciones y servicios a un ecosistema de socios y clientes. Pedab, una empresa familiar fundada hace más de 30 años en Suecia, emplea actualmente a 130 personas en ocho países de Europa.
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Ejemplos presentados únicamente a título ilustrativo. Los resultados reales variarán en función de las configuraciones y condiciones del cliente y, por lo tanto, no se pueden ofrecer resultados esperados de forma general.