El tamaño del negocio de Karnov Group ha aumentado significativamente durante los últimos dos años y el equipo de finanzas se dio cuenta de que necesitaba modernizar sus procesos para respaldar una organización más grande y compleja. Al adoptar IBM® Planning Analytics, Karnov ha optimizado sus procesos de planificación, presupuestación y consolidación, ha mejorado la seguridad y la auditabilidad, y ha ahorrado horas de trabajo manual.
Karnov Group se ha convertido en un líder en los mercados danés y sueco de servicios de información legal, pero el rápido crecimiento de la compañía estaba ejerciendo presión sobre sus muchos procesos financieros basados en hojas de cálculo.
Al trabajar con Kapacity, Karnov Group utilizó IBM Planning Analytics para rediseñar sus procesos financieros de consolidación, presupuestación y planificación, introduciendo una mayor automatización y transparencia, y reduciendo el trabajo manual de hojas de cálculo.
Karnov Group es un ejemplo de una empresa que ha madurado las tormentas de la disrupción y ha salido más fuerte que nunca. Fundada hace más de 150 años como editorial para el sector jurídico, la organización se dio cuenta a principios de la década de 2000 de que necesitaba reorientar su modelo de negocio en torno a un futuro en línea. Hoy en día, la empresa es el mayor proveedor de servicios de información digital para profesionales jurídicos de Suecia y Dinamarca.
Kasper Andersen, director de inteligencia empresarial de Karnov Group, comenta: “Nuestro giro hacia los servicios digitales ha sido un gran éxito y el crecimiento de la empresa se está acelerando. En los últimos dos años, hemos crecido significativamente tanto de forma orgánica como mediante adquisiciones”.
El éxito plantea sus propios desafíos: con una organización más grande y compleja para supervisar, el equipo financiero de Karnov Groups comenzó a encontrar que sus procesos de análisis e informes financieros existentes no podían escalar para satisfacer las crecientes demandas de las partes interesadas internas y externas.
"Nuestra sede central está en Copenhague, pero legalmente somos una corporación sueca, propiedad de un fondo de renta variable británica", afirma Kasper Andersen. "Tenemos que lidiar con los efectos de las divisas y los efectos entre empresas, y tenemos que informar a la dirección, al consejo de administración, a nuestros bancos y a nuestros propietarios en Londres"
"La complejidad aumenta constantemente y, sin embargo, nuestro objetivo es cerrar nuestras cuentas cada vez más rápido cada mes. Habíamos llegado a un punto en el que solo había dos opciones: encontrar una manera de automatizar algunos de nuestros procesos financieros o enfrentarnos al hecho de que tendríamos que seguir contratando a más personas a medida que la empresa crecía".
La empresa identificó dos áreas en las que sus procesos existentes estaban particularmente restringidos: la presupuestación y la consolidación financiera.
"Cada otoño, enviábamos por correo electrónico plantillas de presupuestos en hojas de cálculo a todos los gerentes de nuestra empresa. Cuando nos enviaron sus comentarios, tuvimos que consolidar los datos en una hoja de cálculo más grande y cargarlos manualmente en nuestro sistema financiero. Era una tarea manual enorme y no era divertido ser controlador empresarial", afirma Kasper Andersen.
"También hacíamos la consolidación financiera y la elaboración de informes en hojas de cálculo y llegamos a un punto en el que los modelos de hojas de cálculo eran demasiado grandes y complicados. Queríamos un sistema más auditable que redujera el tiempo dedicado a preparar y conciliar las cifras. El objetivo era centrar nuestros recursos en aumentar la calidad de los análisis e informes financieros y liberar recursos para el apoyo a las empresas financieras”.
Mientras el equipo de finanzas de Karnov Group reflexionaba sobre sus próximos pasos, la compañía estaba en medio de un importante proyecto para construir un nuevo almacén de datos central que admitiría nuevas capacidades analíticas para todo el negocio.
"El almacén de datos era un facilitador vital", dice Kasper Andersen. "Nos dio una fuente de datos muy bien organizada y de alta calidad que podríamos utilizar para construir nuestros nuevos procesos de análisis financiero y generación de informes".
La empresa ha adoptado el mejor enfoque de su entorno analítico, lo que significa que no está bloqueado en un único proveedor o familia de productos.
"Básicamente, cuando buscamos una nueva solución de planificación y análisis financieros, tuvimos una opción gratuita", dice Kasper Andersen. "Elegimos IBM Planning Analytics debido a su flexible plan de precios basado en suscripción y al rendimiento comprobado de su motor de analítica TM1®, que ha tenido una muy buena reputación en el mercado durante muchos años".
Para ayudar a implementar la solución, Karnov Group eligió a Kapacity, un socio comercial de IBM especializado en inteligencia empresarial, gestión del rendimiento, almacenamiento de datos y análisis avanzados.
"Kapacity es muy conocido en Dinamarca como socio sólido para proyectos de análisis financiero, por lo que la oportunidad de trabajar con ellos influyó tanto en nuestra elección como en la tecnología", dice Kasper Andersen. "Durante el proyecto, trabajamos con excelentes consultores sénior de Kapacity, que tenían la experiencia adecuada para ayudarnos a cumplir con éxito el proyecto".
Otro factor clave de éxito fue el enfoque de Karnov Group en la preparación detallada antes de que empezara la implementación.
Matilde Dueholm, gestor de cuentas de la práctica de análisis avanzado de Kapacity, comentarios: "Nos impresionó la forma muy profesional en que el equipo de Karnov había planificado el proyecto y su alto nivel de compromiso durante todo el proyecto.
“Nuestros consultores disfrutaron mucho trabajando con el equipo del Grupo Karnov porque realmente conocen sus números, contaron con una arquitectura de datos sólida desde el principio y tienen grandes ambiciones para Planning Analytics en el futuro, por lo que ha sido un proyecto muy interesante en el que trabajar."
Kasper Andersen añade: "No terminamos con nuestra implementación de Planning Analytics, pero ya sabemos que es un éxito. La siguiente fase incluye la previsión y, por lo que ya hemos visto, estamos completamente seguros de que la plataforma puede ofrecer lo que esperamos de ella”.
Karnov Group ya está utilizando IBM Planning Analytics para optimizar sus procesos de presupuestación y consolidación, creando flujos de trabajo más simples y automatizados tanto para los gerentes de centros de costos en toda la empresa como para el equipo de finanzas del grupo.
Hoy en día, cuando la empresa se embarca en un nuevo ciclo presupuestario, los gerentes del centro de costos pueden ingresar sus cifras directamente en el sistema IBM Planning Analytics a través de una interfaz web. Esto elimina la necesidad de circular hojas de cálculo por correo electrónico. Las cifras se validan instantáneamente para mejorar la calidad de los datos, y muchos campos se pueden calcular automáticamente, lo que ahorra tiempo y reduce la cantidad de datos que los usuarios necesitan introducir manualmente.
Desde la perspectiva del equipo financiero, se ha eliminado la tarea tediosa y propensa a errores de cotejar las cifras presupuestarias en una hoja de cálculo maestra: IBM Planning Analytics recopila las cifras y proporciona actualizaciones inmediatas. También es fácil ver qué gerentes de centros de costos han presentado sus cifras y cuáles deben recordarse. Esto ahorra tiempo en correos electrónicos y llamadas telefónicas de seguimiento.
"Dado que esta es la primera vez que hemos utilizado IBM Planning Analytics para nuestro presupuesto, pasamos mucho tiempo validando la precisión del nuevo sistema dice Kasper Andersen. "Pero ahora que confiamos en el proceso, esperamos ahorrar una enorme cantidad de tiempo durante nuestro próximo ciclo presupuestario".
IBM Planning Analytics también ha transformado el proceso de consolidación financiera de la compañía, acelerando su cierre de fin de mes y asegurando que los responsables de la toma de decisiones obtengan la información que necesitan rápidamente.
"Ya vemos nuestras cifras financieras consolidadas mensuales varios días antes de lo que hicimos", dice Kasper Andersen. "Nos da velocidad, estabilidad y confianza en los números. Estamos consolidando los números financieros de todo el grupo de forma mucho más estructurada y auditable, por lo que tenemos más confianza en los resultados. Esto significa que podemos dedicar menos tiempo a revisar las cifras y más tiempo a realizar análisis financieros reales".
Mientras busca el futuro inmediato, el equipo financiero de Karnov Group también está en proceso de trasladar sus procesos de previsión financiera a IBM Planning Analytics.
Kasper Andersen concluye: "Nuestro proceso de previsión actual es bastante laborioso, por lo que a los controladores les resulta difícil crear previsiones lo suficientemente rápido como para ofrecer las perspectivas financieras que necesitamos para el futuro. Para Karnov Group, IBM Planning Analytics se convertirá en un requisito previo para una previsión más rápida y regular".
Karnov Group (enlace externo a ibm.com) es el mayor proveedor de soluciones de información de Escandinavia para profesionales en las áreas legales, fiscales y contables. La empresa ofrece conocimientos e información que permiten a más de 40.000 usuarios tomar mejores decisiones, rápido cada día. Con oficinas en Copenhague, Estocolmo y Malmø, Karnov Group emplea a 230 personas.
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