Cómo ayudan las tecnologías sostenibles a que las instalaciones funcionen mejor
IBM Global Real Estate utiliza IBM Sustainability Software para integrar información en las decisiones operativas diarias con el fin de lograr una gestión más sostenible de las instalaciones
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Un grupo de personas celebrando una conferencia en la oficina

Cuando IBM Global Real Estate (GRE) ganó el Sheila Sheridan International Facilities Management Award (IFMA)¹ y el Institute of Directors Golden Peacock Award² por sus iniciativas impulsadas por la sostenibilidad en septiembre de 2022 (apenas unos meses después de obtener la Gold Accreditation como Green Lease Leader³ en 2022), fueron hitos adicionales en el largo historial de IBM de comportamiento responsable con el medio ambiente. En un sentido más amplio, estos premios mostraron cómo IBM como compañía se ha mantenido fiel a los valores que su entonces directores generales Thomas J. Watson Jr. incrustó en el ADN de IBM hace casi 60 años, "estar a la vanguardia de las compañías que trabajan para hacer de nuestro mundo un lugar mejor".

Con más de 50 millones de pies cuadrados de espacio gestionado, en unos 800 emplazamientos en 100 países, IBM es consciente de que una gestión de los bienes inmuebles responsable puede reducir nuestro impacto ambiental.

IBM mantiene su compromiso de más de cinco décadas y sus programas de gestión ambiental responsable, desde la reducción de sus emisiones de gases de efecto invernadero (GEI) hasta el reciclaje de residuos no peligrosos, pasando por el rastreo de su rendimiento y la comunicación de resultados de forma creíble y auténtica. Muchos de estos programas se entrecruzan con las operaciones inmobiliarias de IBM y, dada la diversidad de nuestra cartera de instalaciones, conseguir el rendimiento deseado de forma coherente no está exento de desafíos. Repartida en más de 100 países, esta cartera incluye oficinas, laboratorios de investigación, centros de fabricación y distribución y centros de datos, algunos situados en campus propios y otros en entornos de varios arrendatarios.

Comprometida con la mejora continua de la eficiencia de sus operaciones y su rendimiento ambiental, IBM Global Real Estate está llevando a cabo una transformación de gran alcance de muchas facetas de las prácticas de gestión de bienes inmuebles y de activos de IBM, facilitada por una amplia base de tecnología IBM. Global Real Estate está utilizando la tecnología para rastrear las medidas operativas e informar sobre ellas de manera oportuna y precisa, y utilizando los conocimientos que genera para ayudar a tomar decisiones fundamentadas que tengan sentido tanto desde el punto de vista empresarial como ambiental.

¹ Sheila Sheridan International Facilities Management Award (IFMA)
  (enlace externo a ibm.com)
² Institute of Directors Golden Peacock Award (enlace externo a ibm.com)
³ Gold Accreditation as a 2022 Green Lease Leader (enlace externo a ibm.com)

Además, IBM Global Real Estate ve los beneficios de compartir su propia transformación y aprendizaje con los clientes actuales y futuros a medida que persiguen sus objetivos de sostenibilidad. Los clientes buscan soluciones maduras y reales que puedan acortar su camino hacia operaciones y procesos más sostenibles, a la vez que ayudan a mejorar su eficiencia y rendimiento empresarial. En ese sentido, IBM (utilizando su propia tecnología) es "cliente cero", y está deseando contarlo.

Jane Muir-Sands conoce bien los valores. Cuando se incorporó a IBM como vicepresidenta de Global Real Estate y Operaciones en 2020, lo primero que tenía en mente era marcar la diferencia. "Veo mi propósito personal y profesional como la creación de un futuro más sostenible para mis hijos, mis nietos y todo aquel que venga después", dice Muir-Sands. "Veo a IBM como una compañía única en el espacio de la sostenibilidad, donde uno puede ser un auténtico catalizador para resolver un problema profundo y ayudar a que el mundo funcione mejor. Estoy muy orgullosa de trabajar para IBM".

Las líneas generales de las iniciativas más recientes de IBM Global Real Estate relacionadas con la energía empezaron a tomar forma a los pocos días de su llegada, primero en una reunión con el director general de Software de Sostenibilidad de IBM, el Dr. Kareem Yusuf. Para Muir-Sands, la clave de estas conversaciones fue la oportunidad de ampliar las capacidades de las plataformas informáticas integrales de GRE: la solución IBM® TRIRIGA® para la gestión de instalaciones y la solución IBM Maximo® para la gestión de activos. "El claro consenso fue la necesidad de concienciar a los usuarios de las herramientas informáticas sobre el impacto de sus decisiones en la sostenibilidad y el medio ambiente", explica. "Y, lo que es igual de importante, integrarlas en el tejido de nuestras decisiones cotidianas sobre bienes inmuebles, instalaciones y gestión de activos".

Ahorro de costes


Reducción de los costes del software de elaboración de informes en materia de energía en un 30% mediante la sustitución de varias herramientas por una única plataforma automatizada    

Rastreo exhaustivo


Rastreo de datos operativos en 800 ubicaciones en 100 países

Veo a IBM como una compañía única en el ámbito de la sostenibilidad, en la que uno puede ser un auténtico catalizador para resolver un problema profundo y ayudar a que el mundo funcione mejor. Jane Muir-Sands Vice President Global Real Estate and Operations IBM
La innovación crea nuevas vías para optimizar las instalaciones

Cuarenta por ciento⁴. Esa es aproximadamente la proporción de las emisiones anuales de dióxido de carbono que se calcula que proceden de los edificios en todo el mundo, y una razón por la que IBM GRE desempeña un papel clave en la consecución de los objetivos ambientales de la compañía. A un alto nivel, la misión de GRE es proporcionar la combinación adecuada de edificios e instalaciones que permitan la mejor y más productiva experiencia para los empleados de IBM en todo el mundo, ya trabajen en oficinas, fábricas, centros de datos u otros tipos de entornos. Se trata de gestionar el espacio.

Para GRE, la ejecución de esta misión implica un asombroso número de decisiones, que van desde la configuración de las salas y las condiciones de arrendamiento, hasta la planificación de proyectos de capital y el mantenimiento de las instalaciones. Para ayudar a optimizar estas decisiones, GRE está aprovechando una base cada vez mayor de sensores de IoT (desde los montados en la pared hasta los integrados en los equipos) para capturar grandes cantidades de datos en tiempo real. Un ejemplo emblemático de la innovación en este ámbito es la aplicación de sofisticados modelos de IA para "exprimir" más información de los sensores existentes. Por ejemplo, ¿esos sensores de ocupación de las paredes de las salas de conferencias? Antes se utilizaban para apagar y encender las luces, pero ahora informan en tiempo real de la disponibilidad de salas y, con el tiempo, ayudarán a GRE a predecir las necesidades de espacio en diferentes instalaciones.

⁴ Fuente: architecture2030.org (enlace externo a ibm.com)

Al hacer balance, el equipo de soluciones de sostenibilidad de GRE reconoció que, a pesar de las numerosas ventajas que ofrecían las plataformas TRIRIGA y Maximo de IBM para las operaciones de GRE, se podían obtener aún más beneficios estandarizándolas, integrándolas y centralizándolas. Esto era especialmente cierto en el ámbito de la comunicación de datos de operaciones que alimentan las medidas que la compañía utiliza para rastrear los avances en relación con sus objetivos y sustentar las divulgaciones ambientales de la compañía. En conjunto, estos cambios supusieron no solo unos requisitos para la elaboración de informes más detallados, sino también más frecuentes.

Decidido a superar estos retos, el equipo de GRE empezó a trabajar con expertos en procesos de IBM Consulting™ para crear las líneas maestras de un plan. En su escenario ideal, los datos operativos se extraerían y capturarían automáticamente y en tiempo real de TRIRIGA y Maximo, donde se generaban, y se almacenarían en un repositorio de toda la empresa. Pero el equipo pronto se dio cuenta de que las barreras prácticas para llegar a ese punto eran significativas. Por un lado, GRE dependía de un gran número de herramientas dispares (algunas de terceros) para extraer y procesar datos operativos y elaborar informes al respecto. Además, las personalizaciones que se habían creado en sus implementaciones de TRIRIGA y Maximo dificultaban enormemente las actualizaciones de versiones, lo que hacía que la automatización de la elaboración de informes fuera mucho más difícil.

La consecuencia aún más fundamental de las implementaciones descentralizadas y en silos de GRE eran las incoherencias en los propios datos. La base de los sistemas de gestión de activos e instalaciones son los convenios de denominación conocidos como jerarquías de datos, que definen tanto las ubicaciones (por ejemplo, una sala de conferencias en una determinada planta de un edificio concreto) como las clases de activos. Muir-Sands pone como ejemplo la elaboración de informes sobre datos energéticos: la falta de coherencia entre las jerarquías de datos de las distintas partes de la empresa puede complicar la elaboración de informes consolidados y hacer perder mucho tiempo con ello. "Hemos aprendido que, cuando se trata de elaborar informes puntuales y precisos", explica, "disponer de una base de datos coherente (una 'única fuente de la verdad' que subyazca a todas las instalaciones y activos) puede hacer realmente que sea más sencillo y rápido".

Cuando se trata de elaborar informes puntuales y precisos, disponer de una base de datos coherente (una "única fuente de la verdad" que englobe todas las instalaciones y activos) puede hacer realmente que sea más sencillo y rápido. Jane Muir-Sands Vice President Global Real Estate and Operations IBM
Preparación del terreno para la elaboración automatizada de informes

Ese reconocimiento dio lugar a dos acontecimientos importantes que ayudaron a sentar estas bases. El primero, explica Sal Rosato, director de Transformación Tecnológica y miembro clave del equipo de sostenibilidad de GRE, fue una estrecha colaboración con la Oficina Principal de Datos de IBM. "Como parte de nuestra transformación, trabajamos con la oficina para crear un nuevo programa de gobierno de datos que se ajusta a las normas de datos empresariales de IBM y hace hincapié en la propiedad de los datos", explica Rosato. "Para que cualquier elemento de datos de bienes inmuebles entre en nuestro diccionario de datos, los encargados de datos de dominio tienen que definirlo y aprobarlo, y no se puede cambiar sin que todos los encargados de datos lo revisen y aprueben."

El segundo gran paso fue la decisión de GRE de utilizar el software de energía y sostenibilidad Envizi (ahora una compañía de IBM) para ayudar a consolidar los datos que sustentan la elaboración de informes de sostenibilidad, incluidos los elementos clave de TRIRIGA y Maximo, en un único sistema de registros auditable. Tras evaluar unas 35 soluciones de elaboración de informes de sostenibilidad existentes en el mercado, Muir-Sands y su equipo eligieron la solución Envizi por su capacidad de automatización, su facilidad de integración con sistemas básicos como TRIRIGA y Maximo y su capacidad para ofrecer información valiosa basada en paneles de control. "En términos de recopilación, consolidación y elaboración de informes de datos de nuestros sistemas", afirma Muir-Sands, "vimos que su combinación de flexibilidad y automatización encajaba a la perfección." La posterior decisión de IBM de adquirir la compañía con sede en Australia (cuya oferta se conoce ahora como IBM Envizi ESG Suite) es un fuerte voto de confianza en sus capacidades.

Si bien la medición y elaboración de informes del impacto de las operaciones es una parte importante de la transformación de los procesos de GRE, la otra cara de la historia (la forma en que GRE está integrando la información en las decisiones operativas cotidianas) es igualmente cautivadora. Hay una cita muy conocida asociada al gurú de la gestión Peter Drucker: "Si no puedes medirlo, no puedes gestionarlo". En el contexto del impacto de las operaciones sobre el entorno, lo que mides y gestionas incluye el consumo de energía y agua, las emisiones de gases de efecto invernadero y la generación de residuos. La clave para pasar de la medición a la gestión es el diseño de los procesos.

Para ello, el equipo de GRE colaboró con especialistas de IBM Consulting, proveedores de gestión de instalaciones y el equipo de IBM Sustainability Software en una serie de talleres inmersivos de Design Thinking. A través de estos talleres se identificaron más de 450 casos prácticos centrados en la gestión de instalaciones, la optimización de la cartera, la experiencia en el lugar de trabajo y la sostenibilidad. Mediante la solución IBM Blueworks Live , los equipos rediseñaron los procesos empresariales de GRE para alinearlos con las capacidades listas para usar de TRIRIGA, Maximo y Envizi.

Como director tecnológico de Asset Management Solutions (responsable técnico de las plataformas Maximo y TRIRIGA), Eric Libow, miembro del equipo de GRE, desempeñó un papel fundamental en el proyecto. En su opinión, el enfoque práctico y basado en valores de los talleres es una especie de plantilla para que los clientes de IBM trabajen en la consecución de sus propios objetivos de sostenibilidad. "Nuestros clientes no quieren comprar tecnología 'interesante', sino obtener resultados reales", explica Libow. "Lo que estamos haciendo les proporciona un marco realista (utilizando datos reales) para mostrar la rentabilidad de sus inversiones impulsadas por la sostenibilidad".

GRE rastrea unos 188.000 activos en todo el mundo, por lo que los casos prácticos en materia de tecnología, incluidos los relacionados con la sostenibilidad, son numerosos y diversos. Pero pocos ilustran mejor el potencial de optimización centrada en la sostenibilidad que los centros de datos, cuyo consumo energético (para cómputo y refrigeración) los convierte en una oportunidad especialmente atractiva. Tomemos como ejemplo el mantenimiento: con Maximo Monitor, GRE analizará los datos de los sensores para pasar de una planificación basada en el tiempo (por ejemplo, cambiar la correa de la bomba de refrigeración cada seis meses) a otra basada en las condiciones, activada por el tiempo de funcionamiento real, el calor excesivo o las vibraciones.

 

Nuestros clientes no quieren comprar tecnología 'interesante', sino obtener resultados reales. Lo que estamos haciendo les proporciona un marco realista (utilizando datos reales) para mostrar la rentabilidad de sus inversiones impulsadas por la sostenibilidad. Eric Libow Distinguished Engineer, CTO Asset Management Solutions - IBM Sustainability Software IBM
La transparencia de los datos introduce la sostenibilidad en la toma de decisiones

Como señala Libow, los beneficios para la sostenibilidad del mantenimiento basado en la condición van en dos direcciones. "Al permitir a los técnicos omitir reparaciones innecesarias, se evitan los impactos de carbono incidentales que causan, como los viajes y el envío de piezas", explica. "Por otra parte, al detectar y solucionar los problemas antes de que los detecte el mantenimiento programado (cualquier cosa, desde un cojinete sin engrasar hasta una fuga de refrigerante), se elimina el consumo de energía adicional, los residuos y las emisiones que causarían las piezas que fallan de forma invisible. Es un gran ejemplo de cómo se entrelazan la eficiencia y la sostenibilidad".

He aquí otro ejemplo. Cuando se trata de planificar el capital en función de la sostenibilidad, es esencial establecer prioridades, es decir, saber qué inversiones tendrán el mayor impacto. Aprovechando sus jerarquías de datos comunes, IBM está trabajando para integrar las evaluaciones de salud del sistema de Maximo directamente en la herramienta de planificación de capital incorporada de TRIRIGA. Esto significa que los planificadores podrán utilizar información en tiempo real basada en paneles de control para asignar los escasos fondos a las inversiones adecuadas. Y ejemplifica la capacidad de "gestionar en el cristal", a partir de paneles de control estratégicos e informes analíticos en lugar de hojas de cálculo, que es el núcleo de la visión de GRE para la toma de decisiones en la gestión de instalaciones y activos.

Una persecución más ágil de los objetivos de sostenibilidad

Con sus recientes inversiones, IBM también está mejorando sus capacidades de elaboración de informes. Gracias a la automatización y la centralización de los datos, los informes internos de IBM sobre energía y medio ambiente (cuya recopilación, que duraba meses, solo permitía publicaciones anuales) pronto estarán disponibles trimestralmente y, en última instancia, casi en tiempo real. Además, el hecho de que IBM Envizi ESG Suite sustituya a las numerosas herramientas de terceros con licencia que se utilizaban en esas tareas ha permitido reducir en aproximadamente un 30% los costes del software de elaboración de informes energéticos.

GRE espera que las instalaciones basadas en la condición y las prácticas de gestión del mantenimiento conduzcan a reducciones no solo de las emisiones y los residuos, sino también de los costes de funcionamiento. Una de las razones, dice Libow, es compartir estas prácticas optimizadas para la sostenibilidad (junto con los conocimientos y datos que las sustentan) con la red de socios de mantenimiento de confianza de GRE en todo el mundo. "Cuanto mayor sea la escala de nuestras prácticas basadas en datos, más agilidad ganaremos para alcanzar nuestros objetivos de reducción de emisiones de gases de efecto invernadero".

"Estamos comprometidos con la mejora continua de nuestro rendimiento operativo y ambiental y seguiremos aprovechando la tecnología como herramienta para ayudar a conseguirlo", afirma Brody Wilson, director de Energía Global y Medioambiente de GRE. "También me entusiasma la idea de compartir nuestras experiencias de ser 'cliente cero' con los clientes y, como el resto de nuestro equipo, estoy orgulloso de haber desempeñado un papel en este proyecto."

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Acerca de IBM Global Real Estate

El equipo de GRE supervisa aproximadamente 800 oficinas que cubren 50 millones de pies cuadrados en 100 países. Con una huella global tan grande, el grupo GRE integra nuevas capacidades de IA de la cartera de IBM Sustainability Software para ayudar a superar su reto de crear una cartera que atienda las necesidades de los empleados a la vez que ayuda a controlar los costes y ofrece el mejor valor a la empresa.

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Producido en los Estados Unidos de América. Marzo𓢂2023.

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