Eliminar las reuniones de seguimiento gracias a los análisis con IA

Era un escenario muy común. Los responsables del proyecto IBM Systems Assurance calcularon que dedicaban entre dos y cuatro horas a la semana a preparar y participar en reuniones periódicas de seguimiento. Los ingenieros y testers a menudo esperaban durante largas llamadas o reuniones presenciales para entregar breves actualizaciones, mientras que los responsables de proyecto consolidaban manualmente la información de hojas de cálculo, diapositivas de PowerPoint, tableros murales y múltiples herramientas de seguimiento. A pesar del esfuerzo, es posible que los responsables siguieran sin disponer de las perspectivas oportunas y coherentes que necesitaban. Los informes de estado podían estar desactualizados, muy resumidos e incoherentes cuando llegaban a los ejecutivos. IBM necesitaba una forma más sencilla y en tiempo real de entender la salud del proyecto, reducir la carga administrativa y mejorar la transparencia entre los equipos.
 

Los resultados descritos reflejan la implementación interna de IBM del sistema de informes GPS en toda la organización de Cumplimiento de Hardware, dentro de IBM Systems Assurance, y reflejan las propias estimaciones de dichos participantes. Los resultados individuales varían y no son necesariamente típicos. 

Un equipo de base formado por expertos técnicos de IBM Systems Assurance fue el primero en identificar la necesidad de una solución más eficaz, basada en IA, para el seguimiento y la visibilidad de los proyectos. Reconociendo que IBM watsonx Orchestrate ofrecía las capacidades necesarias, participaron en el IBM watsonx Challenge 2025 de toda la empresa, ganando visibilidad y recursos adicionales para desarrollar la idea. El resultado fue una aplicación de generación de informes con IA sobre el estado de los proyectos globales (GPS), que ofrece perspectivas estructuradas en tiempo real sobre portfolios de proyectos complejos mediante consultas en lenguaje natural.

La aplicación GPS entró en fase de producción en octubre de 2025 y se ha extendido a unos 45 usuarios de la organización de Cumplimiento de Hardware, dentro de la división de Garantía de Sistemas. Los miembros del equipo, cuyo número sigue aumentando en todas las organizaciones de IBM, crean y envían actualizaciones de los proyectos directamente desde GPS, que notifica automáticamente a las partes interesadas a través de Slack. Los responsables del equipo ejecutivo y los jefes de proyectos y programas pueden evaluar rápidamente el estado de los proyectos mediante paneles de control, filtros y resúmenes generados por IA adaptados a diferentes necesidades, entre los que se incluyen actualizaciones textuales, resúmenes centrados en los riesgos, vistas de las 3 P (Plan, En curso y Problemas) e instrucciones personalizadas. Este enfoque sustituye muchas actividades manuales de recopilación de estados que antes dependían de reuniones y seguimiento por correo electrónico.

El equipo seleccionó IBM Cloud e IBM watsonx Orchestrate como base para la solución de informes GPS. El equipo concluyó que watsonx Orchestrate era la mejor opción para construir la solución porque proporciona modelos de lenguaje avanzados y grandes que elevan significativamente la capacidad del agente de IA para generar contenido de alta calidad y adaptado al contexto. Además, proporcionó una vía clara para hacer evolucionar la solución de generación de informes de GPS, pasando de ser un simple asistente conversacional a un agente más autónomo, diseñado para ejecutar flujos de trabajo de varios pasos, integrarse con los sistemas de la empresa y ofrecer una automatización de principio a fin.

Para garantizar que la solución respondiera a las necesidades operativas reales, el equipo reunió a expertos de los departamentos de gestión de la calidad de los sistemas, ingeniería de IA, gestión de programas y diseño centrado en el usuario con el fin de recabar su feedback. Las aportaciones de ejecutivos y compañeros dieron forma al gobierno y la escalabilidad, mientras que los especialistas en UX/IU crearon una experiencia intuitiva y estándar de IBM. La comunicación interna dirigida creó conciencia y aceleró la adopción, lo que ayudó a pasar la solución del concepto a la producción. Desarrollada inicialmente como prueba de concepto durante el Challenge, la solución GPS demostró rápidamente el valor práctico de la inteligencia de proyectos impulsada por IA.

La presentación de informes de proyectos a través de GPS es ahora obligatoria en la organización Hardware Compliance de IBM y se está extendiendo a otros equipos dentro de las organizaciones de Systems Assurance y en toda IBM. Muchas reuniones de estado se han reducido, eliminado o reinventado, dando a los ingenieros más tiempo para centrarse en el trabajo crítico. Ahora, los directivos tienen acceso a perspectivas detalladas que les permiten abordar los riesgos, celebrar reuniones estratégicas centradas en las cuestiones más críticas y priorizar los debates en función del impacto en el negocio, en lugar de la periodicidad de los informes. George Fax, vicepresidente de Systems Assurance en IBM, dijo: "Lo que el equipo de Systems Assurance logró a través de los informes de GPS es un testimonio de su impulso y determinación. Desafiaron el status quo, se mantuvieron basados en las necesidades reales del negocio y obtuvieron resultados que ya están cambiando nuestra forma de trabajar".

La iniciativa GPS también refleja una cultura más amplia de innovación impulsada por IA dentro de Systems Assurance. El compromiso del equipo con la innovación continua va más allá del propio GPS. A partir de diciembre de 2025, al incorporar IBM Bob a su flujo de trabajo de desarrollo, el equipo de GPS utiliza un entorno de desarrollo de IA agéntica que admite herramientas, flujos, habilidades y servidores MCP, que pueden integrarse directamente en el agente.

Los equipos de IBM Client Zero actúan como innovadores internos, probando tecnologías emergentes para mejorar la productividad, la agilidad y los resultados empresariales en IBM. Las soluciones que dan buenos resultados suelen convertirse en modelos a seguir para la transformación a escala empresarial.