Servicio de Bomberos y Rescate de Cambridgeshire

Los recortes de fondos requirieron que Cambridgeshire mejorara la eficiencia y redujera los costos de sus procesos.

Para construir un modelo colaborativo de estándar abierto para el descubrimiento y desarrollo de procesos de negocio, Cambridgeshire integró IBM Blueworks Live™ con IBM® Business Process Manager on Cloud.

La carga de hacer más con menos es universal, sin hacer distinción entre el sector público y el privado. "Eficiencia" se ha convertido en el mantra, y los líderes de TI que esperan mejorar la eficiencia a menudo se centran primero en la gestión de procesos de negocio de su organización.

Martin Franklin es director de proyectos del Programa de Transformación y Eficiencia de Servicios (STEP, por sus siglas en inglés) de Cambridgeshire y está ayudando con la respuesta de CFRS a los recortes exigidos por el gobierno a los presupuestos operativos en el sector de seguridad pública. “El programa se trata realmente de mejorar la eficiencia administrativa para que podamos ahorrar dinero y evitar que se tengan que hacer recortes en nuestra primera línea: bomberos y camiones de bomberos”, dice. "Tuvimos que encontrar formas de ser más rentables y más baratos sin sacrificar la integridad operativa".

El colega del Sr. Franklin, James Thompson, desarrollador de BPM en CFRS, encabeza la transformación de automatización de procesos de la organización, un eje para el éxito de STEP. "Reconocimos que muchos procesos carecían de visibilidad del rendimiento y los datos", dice. "Los procesos manuales no gestionados tuvieron que ser más eficientes. Un concepto que nos entusiasmó fue Smarter Process —no solo reemplazar hojas de cálculo, sino automatizar procesos".

Según el Sr. Thompson, CFRS ha logrado un ahorro de tiempo del 60 por ciento y del 90 por ciento en el desarrollo e implementación de procesos. "Un proceso que tardaba una semana en realizarse ahora solo lleva un día o quizás unas horas", afirma. “Entonces, BPM en la nube ha sido revolucionario para nosotros. Los desarrolladores encuentran el proceso de desarrollar procesos más inteligentes en IBM BPM on Cloud mucho más flexible. Nos permite centrarnos en el proceso empresarial en lugar de preocuparnos por la infraestructura".

El enfoque inicial de los desarrolladores está en los procesos administrativos. "STEP nos ayuda a entender cómo funcionan nuestros procesos administrativos, mejorarlos y demostrar esa mejora antes de mirar las operaciones", dice Franklin. "Proporcionamos una base sobre la que construir procesos relacionados con la prevención de la comunidad, la respuesta de emergencia, la educación pública y la contratación de bomberos".

Esta fundación ha permitido a CFRS convertirse en pionera entre los servicios de bomberos del Reino Unido, ya que utiliza la tecnología en la nube de IBM para compartir sistemas, datos y procesos administrativos con sus otros servicios. Los planes son que CFRS se asocie con el Gobierno del Reino Unido para impulsar la colaboración y la adopción a escala nacional.

Ese objetivo ya se ha logrado de forma limitada. El primer proyecto de CFRS en un proceso público basado en la nube, el reclutamiento de nuevos bomberos de guardia, se desarrolló con otros 14 servicios de bomberos para la selección de personal. El proceso fue diseñado en colaboración con la intención de establecer un procedimiento común para todos los servicios de bomberos. Las eficiencias también están mejorando en esta cuestión.

"Hemos observado un ahorro de tiempo del 80 por ciento al eliminar la entrada de datos duplicada o incluso triplicada", dice Thompson. "No sólo eso, sino que hemos podido recopilar datos de mucha mejor calidad, y unos datos de mejor calidad nos ayudan a comprender mejor quién solicita ser bombero de guardia: de dónde son, cuál es su formación y en qué trabajan en su día a día. Ahora capturamos esos datos de una manera mucho más cualitativa".

Planea trasladar a la nube todos los procesos internos más inteligentes de CFRS. "Sinceramente, sentimos que ese es el futuro. Es más flexible y ciertamente mucho más rápido de desarrollar. Pero lo que es más importante, podemos colaborar en los procesos administrativos y con los sistemas que envían a los bomberos a los incidentes”.

La plataforma IBM Cloud también ha ampliado la colaboración con otros servicios de emergencia. "Nos ponemos en contacto con otros servicios de bomberos y rescate y les mostramos lo que hemos hecho y las eficiencias que hemos logrado", dice Thompson. "El coste inicial de ejecutar procesos más inteligentes en la nube es casi nulo, por lo que esos otros servicios son más propensos a unirse a nosotros. Podríamos lograr enormes eficiencias en todo el país. IBM BPM on Cloud y BlueWorks es un marco muy prometedor para reunirse como servicios de bomberos y encontrar formas comunes de trabajar no solo por la parte humana, sino para desarrollar paradigmas técnicos comunes para la integración de sistemas y el intercambio de datos. Eso es muy potente. Y quizá lo que más me entusiasma de la mejora de procesos en BPM on Cloud es que podemos adoptar un enfoque incremental y ver cómo abordar pequeñas mejoras puede reportar de repente enormes recompensas."

El Servicio de Bomberos y Rescate de Cambridgeshire (CFRS) (enlace externo a ibm.com) es el servicio de bomberos y rescate del condado no metropolitano de Cambridgeshire y de la autoridad unitaria de Peterborough en el Reino Unido. El servicio opera 28 estaciones de bomberos.