Bravida

Reto de negocio

Bravida crece rápidamente en el fragmentado sector de la instalación y el mantenimiento de sistemas en los países nórdicos. Para impulsar una mayor expansión, deseaban equipar a los responsables de la toma de decisiones con información más exhaustiva sobre los datos financieros.

Transformación

Trabajando con IBM Business Partner Advectas, Bravida ha desplegado IBM Planning Analytics, alojado en IBM Cloud, para que la elaboración de presupuestos sea más flexible, fácil de usar y eficiente en el tiempo.

Resultados

Descripción del reto de negocio

Cómo impulsar la agilidad

Cuando utiliza una instalación como un bloque de oficinas o un centro comercial, es posible que no note sistemas básicos como la electricidad, el agua, la calefacción o la refrigeración hasta que dejen de funcionar, momento en el que queda claro lo importante que son.

Bravida es líder de mercado en la instalación y mantenimiento de estos servicios vitales en instalaciones en Suecia, Dinamarca, Noruega y Finlandia, y ha crecido rápidamente en los últimos años. A diferencia de otras partes de Europa, el sector de la instalación y mantenimiento de servicios en los países nórdicos está muy fragmentando, lo que ofrece a Bravida una excelente oportunidad para captar nuevas cuotas de mercado.

Para apoyar la próxima era de su expansión, Bravida vio la oportunidad de agilizar y optimizar los procesos de elaboración de presupuestos. La empresa crea cada año un presupuesto anual y tres previsiones adicionales. Su solución de presupuestos existente no proporcionaba la flexibilidad que Bravida necesitaba para adaptarse rápidamente a los cambios en el mercado, lo que limitaba la agilidad de la empresa.

Fredrik Larsson, controlador de negocios del grupo en Bravida, explica: "Nuestro negocio se basa en múltiples proyectos, cada uno con muchas partes móviles, que deben contabilizarse por completo en nuestros presupuestos. Antes, teníamos que traer a un asesor externo para ayudarnos con el proceso presupuestario anual y siempre que queríamos realizar cambios. Buscábamos un nuevo sistema que pudiera darnos un mayor control sobre el proceso de planificación, además de flexibilidad de ajuste para capitalizar las nuevas oportunidades".

Descripción de la transformación

Agilidad para cumplir plazos ajustados

Tras una extensa revisión de una amplia gama de proveedores, Bravida decidió implementar IBM Planning Analytics para transformar sus procesos de elaboración de presupuestos.

Fredrik Larsson recuerda: "Invitamos a varias compañías a presentar sus soluciones a nuestros usuarios empresariales y directivos, y les pedimos que demostraran cómo su sistema beneficiaría a las distintas divisiones de nuestra empresa. Estaba claro que IBM Planning Analytics ofrecía una funcionalidad muy sólida que se adaptaba a nuestros requisitos, además de una versatilidad excepcional, y también era más rentable que las ofertas de la competencia".

Bravida trabajó con IBM Business Partner Advectas para desplegar IBM Planning Analytics en un ambicioso plazo de cinco semanas, con el fin de completar la implementación antes de la siguiente fecha límite de presupuesto. Fredrik Larsson explica: "Hemos trabajado con Advectas durante varios años, por lo que sabíamos que estaban familiarizados con nuestros sistemas y procesos, y que realmente comprendían nuestros objetivos estratégicos.

"Cuando comentamos el plazo que nos habíamos fijado, nuestro asesor de Advectas se estresó, pero estaba decidido a cumplirlo. Advectas nos ayudó a planificar cada aspecto del despliegue hasta el último detalle, agilizando el proceso para que pudiéramos entregar la implementación a tiempo".

Bravida optó por IBM Planning Analytics alojado en IBM Cloud para acelerar el despliegue y simplificar la gestión en curso. Fredrik Larsson explica: "El alojamiento de nuestro nuevo sistema en IBM Cloud fue una decisión fácil. Queríamos que el sistema tuviera el mínimo mantenimiento posible, y éramos muy conscientes del alto rendimiento, la disponibilidad, la flexibilidad y la seguridad que ofrece IBM Cloud. El despliegue de IBM Planning Analytics en IBM Cloud también nos permitió implementar la solución rápidamente, lo que fue clave para cumplir la fecha límite: si hubiéramos elegido una opción local, nuestro plazo de despliegue habría sido imposible".

Bravida completó su implementación básica de IBM Planning Analytics antes de lo revisto, creando un sistema de presupuestos fácil de usar para los usuarios empresariales. Cuando los directores regionales o de sucursales crean su presupuesto, el sistema integra sin problemas los datos de la planificación de recursos empresariales (ERP) y el software de nómina de la empresa, que los gestores de proyectos y servicios mantienen actualizados durante todo el año. La solución facilita la planificación del próximo período.

Tan pronto como la empresa cerró el proceso de presupuestación, reanudó su trabajo con Advectas para implementar características adicionales para aumentar aún más la eficiencia y la flexibilidad de su sistema presupuestario. La empresa también se asoció con IBM Business Partner Addedo para crear una aplicación de conformidad con la nueva normativa IFRS 16, que obliga a las empresas a incorporar los arrendamientos en sus balances. La política introduce una complejidad presupuestaria adicional para Bravida, que alquila alrededor de 7000 vehículos y unos cientos de instalaciones. Con la ayuda de IBM Planning Analytics y Addedo, la empresa podrá cumplir las nuevas directrices con facilidad.

Descripción de los resultados

Planificación del crecimiento

Utilizando IBM Planning Analytics, Bravida ha podido optimizar los procesos de elaboración de presupuestos, lo que ha permitido impulsar el ahorro de tiempo y complejidad.

Fredrik Larsson comenta: "La facilidad de uso de IBM Planning Analytics hace que las vidas de todos los implicados en el proceso presupuestario sean mucho más sencillas. El uso del nuevo sistema nos permitió reducir el tiempo necesario para crear un nuevo presupuesto de tres días (con la ayuda de un asesor) a dos horas sin necesidad de ninguna asistencia".

Bravida también se beneficia de la flexibilidad de IBM Planning Analytics. Un ejemplo clave es el pago de nóminas, donde la solución está ayudando a la compañía a incorporar las diferentes leyes laborales y códigos fiscales en cada uno de los cuatro países en los que opera.

"Nuestro anterior software de presupuestos no nos permitía crear reglas diferentes para integrar la información del pago de nóminas de cada país, lo que significaba que teníamos que introducir esa información manualmente", recuerda Larsson. "Para una compañía de alrededor de 10 000 empleados, era una tarea considerable que debíamos completar cada trimestre. IBM Planning Analytics elimina este problema al permitirnos crear varias reglas de negocio para distintos países, lo que agiliza considerablemente el proceso de elaboración de presupuestos".

Anteriormente, el gran número de sucursales de Bravida significaba que el control de versiones podía ser difícil de gestionar. Ahora, con el seguimiento de auditoría proporcionado por IBM Planning Analytics, que rastrea todas las entradas de los archivos de registro, es mucho más fácil para los usuarios buscar errores y resolver problemas de presupuesto rápidamente.

Fredrik Larsson concluye: "En última instancia, emprendimos este proyecto para mejorar la toma de decisiones en un momento crítico para Bravida: tenemos una excelente oportunidad para fortalecer nuestra posición de mercado. Al hacer que nuestros procesos de elaboración de presupuestos sean más flexibles y eficientes, IBM Planning Analytics en IBM Cloud impulsó nuestra capacidad de realizar previsiones bien informadas para impulsar futuras operaciones. Esto nos permite llevar nuestro negocio al siguiente nivel".

Bravida

Bravida (enlace externo a ibm.com) funciona con todos los sistemas que dan vida a los edificios. La compañía es un socio de principio a fin que ofrece servicios en varias áreas de tecnología: dispositivos eléctricos; calefacción y fontanería; ventilación; seguridad; rociadores; refrigeración; electricidad; y gestión de instalaciones técnicas.

Componentes de la solución

• Cognos Controller
• Planning Analytics

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Advectas (enlace externo a ibm.com) es un proveedor líder de soluciones de gestión del rendimiento e inteligencia empresarial. Los empleados colaboran todos los días con los clientes para mejorar sus capacidades para analizar su información empresarial, identificar factores de éxito y desviaciones, ver tendencias, y mejorar la transparencia de la información general dentro de la empresa.

Addedo (enlace externo a ibm.com) es una consultoría internacional en rápido crecimiento. A través de su gestión, aplicación y consultoría provisional, Addedo ayuda a sus clientes a extraer información más exhaustiva sobre su rendimiento empresarial.

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