Como director general de TI, Deepak Bhosale había supervisado una serie de proyectos de transformación impulsados por la tecnología, incluida la incorporación generalizada de análisis en la toma de decisiones comerciales. Ahora, con el cambio a la decoración del hogar, el imperativo era racionalizar, simplificar y acelerar los procesos de ventas para los equipos de ventas de campo y los distribuidores. "Somos conscientes de que una gama más amplia de ofertas cambia bastante la longitud, profundidad y amplitud de la interacción con el cliente, lo que lo hace más complejo", explica Bhosale. "En ese escenario, vimos un sólido caso de negocio para incorporar la automatización para simplificar esos procesos para nuestros equipos de ventas".

Algunos de los factores más importantes que controlan el pedido de un concesionario son los descuentos e incentivos para diversos productos, generalmente denominados esquemas, que a su vez se basan en parámetros como la actividad histórica de pedidos, las variables de estacionalidad y el historial crediticio del concesionario. Como parte de la planificación periódica de ventas, se implementan varios esquemas de este tipo para impulsar las ventas. Bajo el proceso tradicional, los distribuidores se comunican con su representante de ventas interno con su "lista de deseos" por teléfono o en el centro de contacto centralizado. A partir de ahí, el representante o el agente del centro de contacto se dedica a recopilar los datos de ese concesionario a partir de múltiples sistemas, hojas de cálculo y otras fuentes manuales para evaluar los logros con respecto a los objetivos del plan. Solo después de un proceso que puede tardar horas o a veces más de un día, el distribuidor realiza su pedido.

El Sr. Bhosale y su equipo reconocieron que la naturaleza basada en reglas de los cálculos de promociones y descuentos lo convertía en un caso práctico ideal para la automatización. Para abordar la cuestión clave restante (opciones de tecnología específicas), aprovecharon su larga asociación con IBM Consulting™. "IBM ha sido nuestro socio durante más de una década y nos ha apoyado en cada etapa de nuestro viaje de transformación", dice. "El historial de IBM, junto con su liderazgo de pensamiento en el espacio de automatización de procesos, nos dio un alto nivel de confianza en el enfoque propuesto".

La base del enfoque elegido es IBM® Operational Decision Manager (ODM), un elemento de la solución IBM Cloud Pak® for Business Automation utilizada para optimizar las decisiones empresariales basadas en reglas. Tal y como se diseñó, el proyecto fue un ejercicio de co-creación, en el que un equipo de IBM Lab Services implementó la solución y desarrolló la lógica empresarial inicial, y el personal de Asian Paints tomó el relevo para optimizar y seguir mejorando la solución. Los datos de ventas que impulsan las reglas empresariales provienen del sistema SAP S/4HANA ERP de Asian Paints.

Cuando los equipos de ventas inician sesión en la nueva solución basada en el portal, pueden ver los esquemas promocionales y de descuento que el modelo ODM ha calculado automáticamente para cada distribuidor. Con el mismo modelo y datos subyacentes, también pueden proponer la combinación de productos a pedido que maximizará los ingresos del distribuidor y minimizará sus costes. "Esa rapidez y eficacia eran sencillamente inconcebibles con el proceso tradicional de pedidos", afirma Akhil Gupta, director general adjunto de Sistemas de Asian Paints y figura clave del proyecto. "Es un poderoso ejemplo de cómo la automatización de los negocios, impulsada por los datos de la empresa, puede ofrecer una experiencia demostrablemente mejor e impulsar resultados empresariales clave para la organización y sus concesionarios simultáneamente".

Y eso, añade el Sr. Gupta, plantea la cuestión de qué es lo más importante para la importante red de distribuidores de Asian Paints. "Tanto si se trata de un taller de pintura como de una empresa de decoración, nuestros distribuidores quieren dedicar su tiempo y esfuerzo a vender a sus clientes, no a actividades 'generales'", explica. "Así que, a grandes rasgos, es muy estratégico para nosotros hacerles la vida más fácil y sus procesos más eficientes, porque ayuda a su crecimiento... y al nuestro".

Cuando el equipo de Asian Paints buscó el próximo gran caso práctico para la automatización de procesos basada en reglas, encontró un gran candidato en el departamento de finanzas: específicamente, los pagos de impuestos relacionados con el impuesto sobre bienes y servicios (GST) de la India, un marco implementado por primera vez en 2017. Por ejemplo, un concesionario realiza un pedido de pintura. Como vendedor de la transacción, corresponde a Asian Paints no solo calcular el impuesto en el que incurren los concesionarios, sino también pagarlo al gobierno de la India en su nombre. Ese importe se añade a la factura enviada a los concesionarios. Del mismo modo, al realizar compras, Asian Paints debe asegurarse de que se realizan y contabilizan los cálculos correctos del GST, a fin de poder solicitar por completo el crédito fiscal de entrada del GST y mantener así la responsabilidad tributaria neta en el nivel correcto.

El punto más delicado es el proceso conocido como reconciliación de tasas, una etapa tediosa y lenta en la que los compradores comparan los datos de sus compras/facturas registradas con las declaraciones del GST presentadas por sus proveedores, para asegurarse de que sus cálculos fiscales se basan en la información correcta. En el peor de los casos de Asian Paints, las facturas de compra pueden no estar disponibles o, incluso cuando estén disponibles, indicar incorrectamente la responsabilidad fiscal y no descubrirse hasta que sea demasiado tarde. Esto puede hacer que Asian Paints pague potencialmente impuestos de más o incluso sanciones al gobierno. "En términos de beneficio de la optimización de decisiones basada en automatización, la conciliación del GST marcó todas las casillas", dice el Sr. Gupta.

Utilizando las reglas empresariales de ODM, el equipo de TI de Asian Paints y el equipo de IBM Lab Services crearon conjuntamente una herramienta de decisión que recupera automáticamente los datos de la factura de compra del sistema ERP de Asian Paints y los compara con las declaraciones de GST presentadas por los proveedores. Cuando se encuentra una no coincidencia en las facturas, ODM emite una alerta, marca la factura para su revisión y, lo más importante, bloquea su pago en la plataforma de proceso de facturas del proveedor, que se creó internamente utilizando la solución IBM Business Automation Workflow , otro componente de IBM Cloud Pak Business. La prevención de quebraderos de cabeza fiscales a los proveedores es una forma que tiene Asian Paints de facilitarles la vida, reforzando así su lealtad y su colaboración.

Pero como señala el Sr. Bhosale, la herramienta GST también demuestra los beneficios de la automatización en la eficiencia interna. “La conciliación de facturas GST manual tradicional llevaba hasta cuatro días, y eso es para miles de transacciones por día”, explica. “A través de la reconciliación y la automatización basadas en reglas, podemos reducir eso a un día, reduciendo significativamente el tiempo y el coste”.

Desde hace casi una década, la expansión de Asian Paints a otros ámbitos de la decoración (su incorporación más reciente ha sido la iluminación decorativa) ha sido todo un éxito. Entre bastidores, la transformación digital de la empresa prosigue a buen ritmo, y la automatización ocupa un lugar central en el esfuerzo. Trabajando con las líneas de negocio, el Sr. Bhosale y su equipo continúan definiendo nuevos casos prácticos y aplicando un enfoque pragmático y ágil para desarrollarlos. "Una vez que estamos de acuerdo con las prioridades, seguimos un enfoque ágil para probar el valor a través de pruebas rápidas de concepto", dice. "Si funciona, lo ampliamos a todo nuestro negocio".

A través de estos dos esfuerzos de transformación paralelos, Asian Paints se está posicionando para crecer más rápido y obtener una parte cada vez mayor del creciente gasto en decoración del hogar de la India. Preguntado acerca de si hay un tema subyacente al éxito de su empresa, el Sr. Bhosale fue claro: "Reconocemos la necesidad de adaptarse continuamente a los cambios con agilidad", explica.  "Culturalmente, ha habido una estrecha colaboración entre los equipos empresariales y de TI, además de con socios como IBM, lo que hace posible una adaptación tan rápida".

Con sede en Bombay, Asian Paints (enlace externo a ibm.com) es la principal compañía de pinturas y decoración de la India y ocupa el séptimo lugar entre las principales compañías de revestimientos del mundo. Asian Paints, junto con sus subsidiarias, tiene operaciones en 15 países de todo el mundo con 27 instalaciones de fabricación de pinturas, que atienden a consumidores en más de 60 países de Medio Oriente, Pacífico Sur, África y Asia a través de Asian Paints, Apco Coatings, Asian Paints Berger, Asian Paints Causeway, SCIB Paints, Taubmans y Kadisco Asian Paints. Asian Paints también ofrece una amplia gama de productos de decoración del hogar y es un potente actor emergente en el espacio de mejoras y decoración del hogar en la India.