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Was ist ein Transportmanagementsystem (TMS)?
Ein Transportmanagementsystem (TMS) ist ein Echtzeit-Logistiktool, das die Fähigkeit eines Unternehmens optimiert, seinen ein- und ausgehenden Versand zu verwalten. TMS-Lösungen, die häufig als Software-as-a-Service (SaaS) bereitgestellt werden, können oft in die ERP- (Enterprise Resource Planning) oder Supply Chain Management (SCM)-Software eines Unternehmens integriert werden.
Ein TMS kann entweder als cloudbasierte oder als lokale Lösung existieren, wobei die erstere besser an die mobilen Mitarbeiter von heute angepasst werden kann.
Ein TMS hilft globalen Unternehmen, den Überblick über ihre wichtigen Sendungen zu behalten, ermöglicht Automatisierung in großem Maßstab und hilft verschiedenen Unternehmen innerhalb der Lieferkette, zusammenzuarbeiten, um die Weltwirtschaft am Laufen zu halten. Der Umstieg auf TMS-Software kann Unternehmen dabei helfen, ihre Abläufe in Bezug auf organisatorische Leistungsindikatoren besser zu betrachten.
Die letzten Jahre haben die Bedeutung einer global vernetzten Lieferkette deutlich gemacht, in der viele Aufgaben automatisiert werden. So weiß jedes Unternehmen zu jedem Zeitpunkt, wo sich die Waren befinden, und kann seine Maßnahmen anderen Beteiligten im Ökosystem der Lieferkette mitteilen.
Eine integrierte und softwaregesteuerte Lieferkette trägt dazu bei, dass Waren pünktlich und mit möglichst wenigen Problemen ihr Ziel erreichen. So können Groß- und Einzelhändler sowie E-Commerce-Anbieter die Waren erhalten, die sie für den Verkauf an die Endkunden der globalen Lieferkette benötigen: die Verbraucher.
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TMS nutzen häufig fortschrittliche Technologien wie maschinelles Lernen (ML) und künstliche Intelligenz (KI), um bestehende manuelle Prozesse in ihren Transportabläufen zu optimieren, die wertvolle Zeit der Mitarbeiter in Anspruch nehmen. Während einige Kunden ihr TMS auf der Grundlage des Preises kaufen, wählen andere die Lösungen aus, die sich durch die Bereitstellung einiger der folgenden Komponenten auszeichnen:
Lagerverwaltungssystem (WMS): Durch das Verständnis der aktuellen Ein- und Ausgangspläne für Waren können Lagerverwalter so viel Platz wie möglich maximieren, ohne die Kapazität zu überschreiten.
Workflows: TMS helfen bei der Einrichtung, Automatisierung und Überwachung von Workflows, die für einen reibungslosen Ablauf des Lebenszyklus der Lieferkette sorgen und die Routenoptimierung verbessern. Anstatt sich auf manuelle Arbeiten wie Anrufe, E-Mails oder Textnachrichten zu verlassen, können automatisierte Workflows die Weiterleitung, die Auswahl des Spediteurs, die Sendungsverfolgung und die Rechnungsstellung ohne unnötige menschliche Eingriffe übernehmen.
Beschaffung: Ein TMS hilft Unternehmen, ihren Beschaffungsansatz zu zentralisieren und zu verstehen, indem es Lieferanten und Distributoren vergleicht, alle Bedingungen auf einer einzigen Plattform speichert und die Auswirkungen von Lieferantenwechseln auf kurz- und langfristige Lieferungen effektiver beobachtet.
Auftragsmanagement: Damit wird die Erstellung und Fertigstellung von Aufträgen verfolgt. Wenn mehrere Bestellungen von demselben Kunden stammen, können TMS durch die Kombination dieser Bestellungen Verschwendung vermeiden und die Gesamteffizienz steigern.
Rechnungsstellung: Ein zeitaufwändiger Aspekt des Versands ist die Rechnungsstellung an Kunden und die Bezahlung von Rechnungen an Lieferanten. TMS-Lösungen können diesen Prozess automatisieren, sodass Zahlungsaufforderungen und Rechnungen auf ihre Richtigkeit geprüft werden und der Geldwechsel ohne menschliches Eingreifen erfolgt. Dadurch entfällt ein erheblicher Kostenabfluss für alle Unternehmen in der Lieferkette.
APIs: Eine Schlüsselkomponente eines jeden TMS ist die Möglichkeit, über APIs auf externe Software und Systeme zuzugreifen. Viele moderne TMS sind zum Kauf oder als Lizenz erhältlich und können über APIs mit vielen internen Softwares und Lösungen wie ERPs und SCMs zusammenarbeiten.
Die gesamte Lieferkette ist ein heikles Ökosystem, das darauf angewiesen ist, dass verschiedene Unternehmen Informationen möglichst in Echtzeit austauschen, damit die Kette nicht unterbrochen wird. Jedes Unternehmen, das auf Flottenmanagement angewiesen ist, kann von einer Transportmanagement-Software profitieren.
Versandunternehmen
Unternehmen, die Waren besitzen oder herstellen, die mit unterschiedlichen Transportmitteln versendet werden. Zum Beispiel benötigen See-, Schienen-, Straßen- oder Luftverkehr oder eine Kombination davon, wie intermodal, sowohl Echtzeit- als auch langfristige Transparenz in der gesamten Lieferkette.
Das bedeutet, dass sie gut organisierte Informationen benötigen, um ihre Rechnungen zu verwalten, den Warenfluss zu überwachen, den aktuellen Status ihrer Produkte in ihren Flotten zu verstehen und Lieferungen zu verfolgen.
Transportunternehmen oder Frachtdienstleistern
Die Unternehmen, die ihre Flottenfahrzeuge zum Transport von Rohstoffen und Vorräten betreiben, sollten TMS zur Verfolgung der Fracht verwenden, die sie im Auftrag der Versender versenden.
Frachtmakler
Logistikdienstleister stehen zwischen Versendern und Frachtdienstleistern und organisieren spezielle Frachtausrüstung. Sie müssen den Status der Ausrüstung ihrer Kunden und die Anforderungen der erwarteten Lieferungen kennen, um sie bei Bedarf mit den richtigen Lösungen unterstützen zu können.
Schiffswerften und Lagerhäuser
Lagerleiter und Versandarbeiter sollten über ein Echtzeit-Dashboard verfügen, das sie sehen können, wo sich die Lieferungen befinden. Auf diese Weise können sie sie mit der entsprechenden Menge an Personal und Platz in den Gebäuden und Werften für eine effiziente Entladung und Lagerung bearbeiten.
Wiederverkäufer, E-Commerce-Anbieter und Einzelhändler
Am anderen Ende der Lieferkette müssen diese Unternehmen wissen, wann die Waren ankommen, um sie an die Verbraucher zu verkaufen. TMS bietet Echtzeit-Transparenz, damit sie ihre Regale auffüllen und mit Kunden kommunizieren können.
Transportmanagementsysteme bieten mehrere Vorteile, die allen Arten von Unternehmen entlang der Lieferkette helfen können, besser zusammenzuarbeiten und ihre Prozesse zu verwalten.
Kosteneinsparungen: Durch die Optimierung von Versandrouten und Zielorten können Unternehmen Kosten senken und die Effizienz steigern. Unternehmen investieren eine beträchtliche Menge an manueller Arbeit in die Pflege und Aktualisierung eines komplexen Netzes von Tabellenkalkulationen. Die TMS-Software hilft bei der Bewältigung dieser Komplexität, indem sie diese Informationen in einem einzigen Tool zentralisiert.
Dadurch werden die langfristigen Arbeitskosten gesenkt und die Mitarbeiter können sich auf wichtigere Probleme konzentrieren. Einige Verlader benötigen weniger als eine Lkw-Ladung (LTL), d. h. die Waren werden auf einem Lkw mit den Waren anderer Verlader kombiniert.
Es ist wichtig, dass die Möglichkeit besteht, ihre Sendungen unter den anderen Waren zu verfolgen. Durch die Automatisierung der Erstellung und Analyse interner und externer Daten können Versandunternehmen neue Erkenntnisse gewinnen, die ihnen helfen, die Rentabilität zu steigern und die Effizienz zu verbessern, z. B. durch eine schnellere Rechnungsstellung und Entladung von Waren.
Verstärkte Kollaboration: Der Transport in der globalen Lieferkette erfordert eine umfassende Kollaboration innerhalb des Transportnetzes – zwischen Versendern, Frachtmaklern, Frachtdienstleistern und anderen Stellen. Durch die Ausrichtung aller Lösungen auf einer cloudbasierten Software erhalten mehrere Unternehmen einen ganzheitlichen Überblick über die gesamte Lieferkette.
Verbesserte Prognosen: Der Versand in der globalen Lieferkette erfordert genaue Prognosen (Link befindet sich außerhalb von ibm.com), um die Sendungsverladung, die Abholung und die Routen zu planen.1 Diese Art der Transparenz in der Lieferkette ermöglicht es Unternehmen, die Effizienz für sich und ihre Kunden zu planen und zu optimieren. Durch die Verfolgung von Sendungen in unterschiedlichen Zeiträumen haben Unternehmen einen besseren Überblick über ihr Geschäft.
Erhöhte Kundenzufriedenheit: Entlang jedes Schritts der Lieferkette findet eine Übergabe von Rohstofflieferanten an Hersteller, Versender, Wiederverkäufer und Einzelhändler an Kunden statt. Ihre Zufriedenheit und die Zufriedenheit ihrer Kunden hängen von pünktlichen Lieferungen oder Benachrichtigungen über Verspätungen ab, damit sie alternative Pläne schmieden können. Die Verwendung von TMS zur Verfolgung von Bewegungen und zur Benachrichtigung aller Beteiligten, wenn es zu Verzögerungen kommt (oder wenn etwas vor dem geschätzten Datum und der voraussichtlichen Uhrzeit geliefert wird), sorgt für zufriedene Stimmen.
Bessere Dokumentation: Durch die Automatisierung des Warenversands verbessert ein TMS die Dokumentation in mehrfacher Hinsicht. Dazu gehören die Standardisierung aller Dokumente im Hinblick auf die Compliance, die Schaffung einer digitalen Produktkette, die Ermöglichung von Versandaktualisierungen in Echtzeit und die automatische Erstellung eines archivierten Datensatzes von Dokumenten.
Automatisierte Ausschreibungen: Ausschreibungen sind der Prozess, bei dem Verlader mehrere Angebote von Spediteuren für einen bestimmten Versandbedarf einholen können. Das TMS kann alle Informationen, die Versender über potenzielle Spediteure haben, organisieren und diese automatisch kontaktieren (Link befindet sich außerhalb von ibm.com) mit den wichtigsten Informationen und Bedingungen teilen und Angebote annehmen, wodurch Kosten gespart und unnötige manuelle Arbeit reduziert wird.2
Mobilität: Während viele Unternehmen ihr TMS in erster Linie auf Desktop-Computern ausführen und ihre Workflows verwalten, ist eine mobile App für agile Unternehmen, in denen die Mitarbeiter ständig unterwegs sind, von entscheidender Bedeutung.
Unternehmen, die automatisierte TMS-Lösungen einführen möchten, könnten auf einige anfängliche Schwierigkeiten stoßen, aber letztendlich überwiegen die Vorteile einer Transportmanagementlösung die Herausforderungen.
Es gibt jedoch einige spezifische Probleme, die jedes Unternehmen bei der Umstellung auf automatisierte TMS-Software beachten sollte, damit es die Transformation erfolgreich durchsteht.
Benutzerakzeptanz: In Unternehmen, die bisher einen einzigartigen, manuellen Ansatz für das Logistikmanagement verfolgt haben, kann es schwierig sein, die Mitarbeiter für ein neues System zu gewinnen. Wenn Unternehmen neue Systeme einführen, kann es vorkommen, dass die Mitarbeiter auf ihre bestehenden Prozesse zurückgreifen, wenn das neue System zu komplex zu sein scheint.
Das Management muss klar kommunizieren und seine Entscheidungen mit Daten begründen, damit die Teams den Wert dieser Technologie für ihre Arbeit verstehen. Die Bereitstellung von Onboarding-Schulungen, um zu demonstrieren, wie die verschiedenen Module funktionieren, wird diesen Prozess ebenfalls beschleunigen.
Integration in bestehende ERPs und SCMs: Ein neues TMS erfordert die Integration in bestehende Software und Systeme. Die Komplexität dieser Integration hängt davon ab, welche Software und Systeme ein Unternehmen besitzt, wie hoch der IT-Support ist, wie hoch die Kosten für solche Integrationen sind und wie es die Integration angehen kann, ohne die bestehenden Geschäftsprozesse zu unterbrechen.
Beteiligung von Partnern: Während TMS für ein Unternehmen innerhalb der Lieferkette nützlich sein können, um ihren Teil des Transportprozesses zu verwalten, ist der Wert für jeden Partner und Lieferanten, der sie nutzt, exponentiell.
Wenn es einem Unternehmen nicht gelingt, die Partner in die Software zu integrieren und diese zu nutzen, bedeutet dies, dass es mehrere Kommunikations- und Logistikströme verwalten muss, wodurch die Effektivität der Lösung minimiert wird.
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Fußnoten
1 Creating value in Transportation and Logistics, McKinsey, 1. November 2015 (Link befindet sich außerhalb von ibm.com)
2 3 things CPOs should consider for efficient procurement automation, Supply and Demand Chain Executive, 19. April 2023 (Link befindet sich außerhalb ibm.com)
