Im Gegensatz zum hauptsächlich desktopbasierten Visio ist IBM Blueworks Live vollständig cloudbasiert und ermöglicht eine teamübergreifende Zusammenarbeit in Echtzeit. Auf diese Weise kann der Bedarf an ständiger Dateifreigabe und Versionskontrolle verringert werden, sodass mehrere Anwender problemlos zeitgleich Beiträge leisten können, insbesondere in Remote- oder Hybrid-Arbeitsumgebungen.

IBM Blueworks Live wurde mit Blick auf Geschäftsanwender entwickelt und bietet eine intuitive Benutzeroberfläche und eine vereinfachte Prozessgestaltung für nichttechnische Stakeholder, die zur Verbesserung von Prozessen beitragen. Visio ist zwar leistungsfähig, erfordert jedoch eventuell mehr technisches Fachwissen.

IBM Blueworks Live konzentriert sich stark auf die Prozessdokumentation und -steuerung. Es umfasst Funktionen wie automatische Versionskontrolle, Prüfpfade und Zuweisung von Prozessverantwortlichen, um Prozesse gut zu dokumentieren und an Unternehmensstandards anzupassen. Visio ist in erster Linie ein Tool zur Erstellung von Diagrammen und verfügt nicht über diese integrierte Steuerungsfunktion. *

IBM Blueworks Live bietet eine breite Palette an vorkonfigurierte Vorlagen und wandelt automatisch in BPMN (Business Process Model and Notation) 2.0 um, sodass die Anwender einen Vorsprung bei der Prozessdokumentation und -analyse erhalten. Bei den Visio-Vorlagen muss die BPMN-Konformität manuell per Drag-and-Drop überprüft werden. Daher ist Blueworks eine bevorzugte Wahl für Unternehmen, die ihre Prozesse an anerkannte Branchenstandards anpassen möchten.