Im Gegensatz zum hauptsächlich desktopbasierten Visio ist IBM Blueworks Live vollständig cloudbasiert und ermöglicht eine teamübergreifende Zusammenarbeit in Echtzeit. Dies beschleunigt die Freigabe von Dateien und die Versionskontrolle und erleichtert mehreren Anwendern das gleichzeitige Einbringen von Beiträgen, insbesondere bei dezentralen oder hybriden Konfigurationen.
IBM Blueworks Live wurde für Geschäftsanwender entwickelt und bietet eine intuitive Benutzeroberfläche und eine vereinfachte Prozessgestaltung für nichttechnische Stakeholder, die zur Verbesserung von Prozessen beitragen. Visio ist zwar leistungsfähig, erfordert jedoch eventuell mehr technisches Fachwissen.
IBM Blueworks Live konzentriert sich stark auf die Prozessdokumentation und -steuerung. Es bietet Funktionen wie automatische Versionskontrolle, Prüfpfade und Zuweisung von Prozessverantwortlichen, um die Prozessdokumentation und die Anpassung an Unternehmensstandards zu verbessern. Visio ist in erster Linie ein Tool zur Erstellung von Diagrammen und verfügt nicht über diese integrierte Steuerungsfunktion. *
IBM Blueworks Live bietet eine breite Palette an vorkonfigurierte Vorlagen und wandelt automatisch in BPMN 2.0 (Business Process Model and Notation) um, sodass die Anwender einen Vorsprung bei der Prozessdokumentation und -analyse erhalten. Bei den Visio-Vorlagen muss die BPMN-Konformität manuell per Drag-and-Drop überprüft werden.