Klarheit schaffen im Datenchaos: Wie Volkswagen Group Services die HR-Abteilung mit IBM Planning Analytics auf Hochtouren gebracht hat.
Volkswagen, ein führender globaler Automobilhersteller, ist in einer hoch wettbewerbsintensiven Branche tätig, in der Effizienz und Innovation im Mittelpunkt stehen. Ihr interner Dienstleister, Volkswagen Group Services, beschäftigt 10.000 Mitarbeiter und spielt eine entscheidende Rolle im gesamten Volkswagen-Konzern.
Das HR-Team von Volkswagen Group Services steckte jedoch in einer Sackgasse und hatte Schwierigkeiten, HR-Daten zu verwalten und zu analysieren. Die Berichtszyklen waren langwierig und ressourcenintensiv. Das Fehlen eines zentralen Systems für die Datenverwaltung war ein großes Hindernis, das zu Dateninkonsistenzen und Schwierigkeiten bei der Entscheidungsfindung führte. Das HR-Team musste umdenken und eine robuste Lösung finden, um diese Aufgaben zu automatisieren, die Datenqualität zu verbessern und Erkenntnisse in Echtzeit zur Unterstützung von HR-Prozessen und Entscheidungsfindung zu liefern.
Hier kam IBM® Planning Analytics ins Spiel – ein mächtiges Werkzeug, das ihnen helfen konnte, wieder auf Kurs zu kommen. Alexander Beil, HR-Controller bei Volkswagen Group Services, formulierte es so: „Wir brauchten ein System, das all unsere HR-Datenanforderungen erfüllen konnte, einschließlich Datenintegration und Reporting.“
Volkswagen Group Services entschied sich für IBM Planning Analytics aufgrund einer Empfehlung aus der eigenen Finanzabteilung, die die Lösung bereits seit acht Jahren erfolgreich einsetzte. Christoph Hein, IBM Business Partner und Berater für Volkswagen Group Services, half bei der Implementierung der Lösung – von der Prototypenentwicklung bis zur Bereitstellung. Das Ergebnis war ein System, das auf die Bedürfnisse von Volkswagen Group Services zugeschnitten war. Es automatisierte Berichtsprozesse, bot ein konsolidiertes System für die Datenverwaltung und ermöglichte Ergebnisse in Echtzeit.
„Alle, die mit HR-Daten arbeiten müssen, haben Zugriff auf die gleichen Datensätze, und zwar auf genaue und aktuelle Daten. Manager können Tages- und Monatsberichte in Sekundenschnelle anpassen. Mit einem Klick können Sie Filter auswählen, Dimensionen ändern und Metriken kombinieren. Zum Beispiel Adresse, Abwesenheit und Kompetenz. Die Lösung integriert sich nahtlos in bestehende Systeme, unterstützt durch automatisierte Qualitätskontrollen, die die Datenzuverlässigkeit erhöhen", sagt Beil.
Heute profitieren mehr als 600 Anwender im gesamten Unternehmen, darunter HR-Teams, Führungskräfte und der Betriebsrat, von der Lösung. IBM Planning Analytics hat die Personalabteilung mit einer zentralen Informationsquelle, verbesserter Datenqualität und Automatisierung von Routineaufgaben gestärkt. Die Lösung bietet einen vollständigen Überblick über Personalkennzahlen und KPIs aus verschiedenen Quellen sowie anpassbare Module, sodass Manager intelligentere Personalentscheidungen treffen können. „Im Auditor-Modul erhalten beispielsweise Teamleiter E-Mails über einzelne Mitarbeiter und können daraufhin gezielte Schulungen planen oder entsprechende Bildungsressourcen empfehlen“, erklärt Beil. „Durch die Automatisierung von Routineprozessen kann das HR-Team mehr Zeit für strategische Initiativen aufwenden, die dem gesamten Unternehmen zugutekommen“, fügt er hinzu.
Christoph Hein, jetzt Country Manager DACH bei der Intito Group, fasst die Wirkung der Lösung folgendermaßen zusammen: „Dank der außergewöhnlichen Flexibilität und Skalierbarkeit von IBM Planning Analytics konnte Volkswagen Group Services Führungskräfte auf allen Organisationsebenen erfolgreich mit einem sicheren, transparenten und zeitnahen Zugriff auf kritische HR-Daten ausstatten. Was als bescheidene Implementierung für eine kleine Benutzergruppe begann, hat sich mittlerweile zu einer unternehmensweiten Lösung entwickelt, die Hunderte von Managern bei ihren täglichen HR-Entscheidungsfindungsprozessen unterstützt.“
Mit der Implementierung der Lösung hat Volkswagen Group Services erhebliche Fortschritte in der Produktivität und Effizienz der Personalabteilung erzielt. Beil formuliert es so: „Mit IBM Planning Analytics haben wir die Zeit, die wir für die Erstellung monatlicher Berichte benötigen, von 7 Tagen auf nur wenige Sekunden reduziert. Unsere Produktivität hat sich um 85 % erhöht!“
Zu den wichtigsten Ergebnissen gehören:
- Genaue und aktuelle HR-Daten
- Einheitlicher, rechtekontrollierter Zugriff auf HR-Daten für 550 Manager
- Automatisierte HR-Berechnungen in einer Sekunde für ca. 10.000 Mitarbeiter
Mit der neuen Lösung lassen sich Berichte nun in Sekundenschnelle erstellen, und Hunderte von Benutzern im gesamten Unternehmen profitieren von einem schnellen und zuverlässigen Zugriff auf genaue Personaldaten. „Mit IBM Planning Analytics hat Volkswagen Group Services eine einheitliche und konsistente Datengrundlage geschaffen.“ Heute arbeiten alle Nutzer mit denselben zuverlässigen Datensätzen, was Abstimmung und Transparenz gewährleistet", fügt Beil hinzu.
Er führt weiter aus: „IBM Planning Analytics ermöglicht Managern direkten On-Demand-Zugriff auf HR-Erkenntnisse, sodass sie fundierte Entscheidungen schneller und effektiver treffen können. Unsere maßgeschneiderte Lösung hat großes Potenzial und kann verschiedene Arten von Berichten generieren; alles, was die Nutzer tun müssen, ist, die Möglichkeiten zu erkunden", sagt Beil.
Volkswagen Group Services hat eine skalierbare Grundlage für HR-Analysen geschaffen – eine, die die Effizienz heute steigert und das Unternehmen für zukünftige Innovationen positioniert. Mit IBM Planning Analytics haben sie eine Grundlage für Agilität geschaffen, die sich jetzt über Finanzen und Personal hinaus auf den Betrieb erstreckt. Es ist eine Erinnerung daran, dass Unternehmen, die Reibungsverluste beim Datenzugriff beseitigen und Teams mit intelligenter Automatisierung ausstatten, Raum für strategisches Denken, schnellere Ausführung und nachhaltige Wirkung schaffen.
Volkswagen Group Services ist ein strategischer Dienstleistungspartner des Volkswagen Konzerns, der maßgeschneiderte operative Dienstleistungen entlang der gesamten automobilen Wertschöpfungskette anbietet, sei es in den Bereichen Business Operations, Technologie, IT-Support, technische Dienstleistungen, kommerzielle Dienstleistungen oder Logistik. Mit rund 10.000 Mitarbeitern bietet das Unternehmen integrierte Lösungen, die den Volkswagen Konzern und seine Marken weltweit unterstützen.
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Die Beispiele dienen nur zur Veranschaulichung. Die tatsächlichen Ergebnisse variieren je nach Kundenkonfiguration und -bedingungen. Daher können keine allgemein erwarteten Ergebnisse bereitgestellt werden.