Schottische Regierung und IBM
Die schottische Regierung (SG) ist zusammen mit den Ministern für die Entwicklung der Politik und der Gesetzgebungsagenda zuständig. Als zentrales Element des schottischen öffentlichen Sektors fördert und finanziert SG viele der öffentlichen Einrichtungen, die für die Erbringung von Dienstleistungen für die fünf Millionen Einwohner Schottlands zuständig sind.
Um effektiv mit zahlreichen anderen öffentlichen Stellen zusammenarbeiten zu können, muss SG hinter den Kulissen reibungslos funktionieren. Das war nicht immer einfach, insbesondere angesichts der fragmentierten, veralteten Technologie.
Das war die Realität, mit der die Personal- und Finanzabteilungen bei SG konfrontiert waren. Seit Jahrzehnten verwendeten ihre Teams zwei separate Oracle E-Business-Systeme für Finanzen und Einkauf sowie Personalwesen und Gehaltsabrechnung. Diese Altsysteme hatten mit dem Wachstum des Unternehmens und dem technologischen Wandel nicht Schritt gehalten, sodass die Benutzer auf Tabellenkalkulationen und manuelle Workarounds angewiesen waren, um ihre Arbeit zu erledigen.
Brian Reid, Director of Corporate Transformation, erklärt: „Es war ein klassischer Fall, in dem veraltete Technologie nicht mehr den Anforderungen des Unternehmens entsprach. Anstatt eine Hilfe zu sein, hinderten unsere Systeme die Menschen daran, effizient zu arbeiten und die benötigten Erkenntnisse zu gewinnen. Außerdem brachten sie ein hohes operatives Risiko mit sich. So wurde es beispielsweise auf unserer früheren Plattform immer schwieriger, die Gehaltsabrechnung zu verwalten.“
SG hatte seit langem das Ziel, die Bereiche Finanzen und Personalwesen auf eine gemeinsame Serviceplattform zu bringen, um Prozesse zu standardisieren, Kosten zu senken und die Erfahrungen für Beamte und Bürger gleichermaßen zu verbessern.
Reid merkt an: „Mit mehr als 30 öffentlichen Einrichtungen, die mit den Altsystemen arbeiteten, handelte es sich praktisch bereits um einen Shared Service. Aber die Plattform hatte die ursprüngliche Vision von SG von gemeinsamen Daten, optimierten Prozessen und gemeinsamen Einsparungen nie erfüllt. Unser Ziel ist es, dieses Shared-Services-Modell auszubauen und es zum Nutzen der Beschäftigten im öffentlichen Dienst und der Bevölkerung Schottlands wirklich zu nutzen.“
Um seine Vision für Shared Services zu verwirklichen, musste SG Altes hinter sich lassen und eine neue Arbeitsweise einführen. SG entschied sich für Oracle Cloud, um seine Herausforderungen zu bewältigen, da diese Lösung eine einheitliche Plattform bietet, die Finanz-, Personal- und Gehaltsabrechnungsfunktionen integriert. Dies ermöglicht standardisierte Prozesse mit dem Ziel, Kosten zu senken und die Erfahrungen für Beamte und Bürger gleichermaßen zu verbessern.
Als Nächstes konzentrierte sich SG auf die Suche nach einem Partner für die Implementierung und Systemintegration. Das Migrationsprojekt war ein gewaltiges Unterfangen, bei dem SG eine neue IT-Landschaft von Grund auf aufbauen, von Altsystemen migrieren und alle damit verbundenen Veränderungen im Laufe eines langen und anspruchsvollen Prozesses bewältigen musste. Die Suche nach dem richtigen Partner war daher entscheidend für den Erfolg von SG.
Die Oracle-Praxis von IBM Consulting wurde aufgrund ihrer soliden Kombination aus Fachwissen, innovativen Tools und bewährten Methoden ausgewählt, um die Transformation zu steuern. Aufbauend auf der IBM Public Sector Platform for Oracle Cloud hat IBM an der Integration von Prozessen und Daten in Übereinstimmung mit der Prozesstaxonomie des Common Operating Model (COM) gearbeitet. Intern hat IBM auf fortschrittliche Tools wie die Ignite Quality Platform zurückgegriffen, mit der sich der Testaufwand um bis zu 60 % reduzieren lässt, sowie das Oracle Data Migration Toolkit, mit dem sich der Aufwand für die Migration um bis zu 40 % senken lässt. Diese Vorgehensweise wird von einem Team aus über 400 engagierten Oracle Cloud-Experten im Vereinigten Königreich unterstützt, von denen viele über eine Sicherheitsüberprüfung verfügen und so ein hohes Maß an Fachwissen und Einsatzbereitschaft gewährleisten.
„Als ich erfuhr, dass wir mit IBM zusammenarbeiten würden, war ich sehr glücklich“, erinnert sich Reid. „IBM ist ein Qualitätsunternehmen mit qualifizierten Mitarbeitern, einem guten Ruf und globaler Reichweite. Ich war zuversichtlich, dass sie uns auf diesem Weg der Transformation treu bleiben würden.“
Die Implementierung eines ERP-Systems ist nie schnell oder einfach. Für SG war der Wandel eine mehrjährige Reise mit anhaltenden Herausforderungen. Die enge Zusammenarbeit mit IBM war entscheidend, um die Komplexität zu bewältigen, den Wandel zu managen und eine gemeinsame Serviceplattform zur Unterstützung aller Finanz- und Personalabläufe zu schaffen.
Reid erklärt: „Wir hatten keine transaktionale Vereinbarung, bei der IBM alles entworfen und dann umgesetzt hat. Gemeinsam mit IBM haben wir einen Plan und einen Weg mitgestaltet, um diese sehr komplexe Implementierung zu bewältigen. Die Stärke der Partnerschaft und die Führungskompetenz von IBM waren für unsere bisherigen Erfolge von entscheidender Bedeutung.“
Im Rahmen des Plans arbeiteten SG und IBM eng zusammen, um die neuen Oracle Cloud-Anwendungen zu entwerfen, zu konfigurieren und zu testen. Das IBM-Team unterstützte SG bei der Erstellung eines neuen Zielbetriebsmodells, das auf standardisierten Prozessen und Richtlinien basiert. Außerdem wurden die Daten, Prozesse und Mitarbeiter von SG auf den Umstieg in die Cloud vorbereitet, indem umfangreiche ETL-Arbeiten (Extrahieren, Transformieren, Laden), Systemintegrationen und Schulungen durchgeführt wurden.
SG entschied sich für eine umfassende Migration, bei der alle Finanz- und Personal-Module in der Oracle Cloud an einem Tag in Betrieb genommen wurden. Es war ein mutiger Schritt – und es hat sich ausgezahlt. Die neue Cloud-Plattform konnte reibungslos in Betrieb genommen werden und bot 20.000 Mitarbeitern in den zentralen SG-Abläufen und 32 öffentlichen Einrichtungen eine brandneue Arbeitsweise.
Innerhalb von drei Wochen nach der Inbetriebnahme führte SG seinen ersten großen Test der neuen Oracle-Plattform durch und führte die monatliche Gehaltsabrechnung für 20.000 Mitarbeiter durch. Die Lösung wurde mit Bravour bestanden und hat SG seitdem dabei geholfen, mehrere Monate lang die monatliche Gehaltsabrechnung erfolgreich abzuwickeln.
„Seit der Inbetriebnahme haben wir viele wichtige Meilensteine erreicht und alle potenziellen Probleme vermieden, die uns am meisten Sorgen bereitet haben“, sagt Reid. „Die kritischen Prozesse – wie Gehaltsabrechnung, Zahlungen und Finanzberichterstattung – richtig zu gestalten, war ein entscheidender erster Schritt. Oracle Cloud Applications bieten uns die effektive Konstanz, Transparenz und Kontrolle, die wir gesucht haben.“
Wie von Anfang an erwartet, war das Projekt nicht ohne Herausforderungen. Noch sind nicht alle Teile des Systems und die damit verbundenen Prozesse optimal. Reid weist auch darauf hin, dass einige Stakeholder noch dabei sind, sich auf die neuen Arbeitsweisen umzustellen, und dass die Organisation mit den unvermeidlichen Problemen nach der Einführung zu kämpfen hat, die bei einer Veränderung dieser Größenordnung und Komplexität üblich sind. Infolgedessen erkennen noch nicht alle Teile von SG die Vorteile der Transformation. Reid ist jedoch zuversichtlich, dass das Unternehmen über die erforderliche Kernplattform und die notwendigen Fähigkeiten verfügt, um darauf aufzubauen und Optimierungen vorzunehmen. Das Ausmaß der Veränderung ist sehr groß. Reid sagt, dass die kontinuierliche Verbesserung, die regelmäßigen Upgrades und die Partnerschaften mit Oracle und IBM die Bereiche adressieren werden, die noch nicht optimal sind.
„Das IBM Team hat eine entscheidende Rolle beim Support nach der Inbetriebnahme gespielt und uns kontinuierlich mit Fachwissen und Know-how versorgt“, sagt Reid. „Gemeinsam haben wir schnell auf Probleme nach der Inbetriebnahme reagiert, wichtige Designentscheidungen in einer Live-Umgebung erneut überprüft und sichergestellt, dass die Lösung und die Plattform allen Benutzern den vollen Nutzen der Transformation bieten.“
Es gibt zwar noch viel zu tun, aber bereits jetzt können Teams in der gesamten SG eine einheitliche Übersicht über Personal- und Finanzdaten in der Cloud erhalten, was zu einer verbesserten Entscheidungsfindung führt.
Reid merkt an: „Mit IBM und Oracle haben wir die klassische Single-Source-of-Truth umgesetzt. Wir sind nun in der Lage, Berichte und Analysen basierend auf einem vollständigen HR-Finanzdatensatz zu erstellen, anstatt mit zwei separaten Datensätzen zu arbeiten. Die Auswirkungen werden erheblich sein. Menschen und Geld gehörten bisher nicht zusammen. Jetzt tun sie es. Ein wichtiger Schritt, um aus Sicht des Managements deutlich fundiertere Entscheidungen treffen zu können.“
Er fährt fort: „Die Arbeit an einer gemeinsamen Plattform hat die Kollegen aus den Bereichen Personalwesen und Finanzen näher zusammengebracht, um die Daten besser zu verstehen und zu verbessern, Veränderungen auf der Plattform zu verwalten und Kontrollen zu integrieren. Wir sehen bereits zahlreiche weitere Verbesserungsmöglichkeiten, die durch gemeinsam genutzte Technologien, einen gemeinsamen Datensatz und den Wunsch, das Betriebsmodell so gut wie möglich zu gestalten, ermöglicht werden.“
Reid erklärt: „Wir haben in Oracle eine höhere Transparenz der Finanzdaten als jemals zuvor mit dem alten System. Finanzfachleute können das Hauptbuch und den Kontenplan detailliert durchgehen und jede Rechnung und jede Ausgabenposition einsehen. Natürlich braucht es Zeit, um sich mit diesen neuen Tools vertraut zu machen, aber es gibt bereits Anzeichen dafür, dass die Datenqualität und Transparenz einen viel schnelleren und klareren Einblick in die Ausgaben ermöglichen werden.“
Ebenso sorgen die Einführung branchenüblicher Lösungen und die Einhaltung von Best Practices für die Prozessgestaltung für mehr Disziplin im Betrieb, senken die Kosten und eröffnen Möglichkeiten für das Wachstum von Abteilungen und Organisationsbereichen.
„Die im System integrierten Kontrollen funktionieren gut und das Unternehmen kann direkt von den Vorteilen profitieren“, bestätigt Reid. „Das ein großes potenzielles Plus im Hinblick auf Audits. Es unterstützt auch eine größere Sorgfaltspflicht im täglichen Finanzmanagement. Wir wissen, dass Menschen gerne einheitlichen Prozessen folgen, anstatt Dinge auf ihre eigene Art und Weise zu erledigen.“
Mit modernen Cloud-Anwendungen und standardisierten Prozessen ist SG auf dem Weg, seine Ambitionen für effektive Shared Services zu verwirklichen. Das Unternehmen arbeitet derzeit gemeinsam mit IBM an einer Reihe von Informationsveranstaltungen mit anderen Behörden, um weitere öffentliche Einrichtungen Schottlands auf dieselbe gemeinsame Serviceplattform zu bringen.
Reid fügt hinzu: „Jede dieser öffentlichen Einrichtungen muss Gehaltsabrechnungen, Personalakten, Finanzen und Berichtswesen verwalten. Nun haben sie die Möglichkeit, mit uns zusammenzuarbeiten und einer gemeinsamen Plattform beizutreten. Dadurch müssen öffentliche Behörden nicht mehr das gesamte Problem und alle damit verbundenen Kosten intern bewältigen. Die Möglichkeit, Daten zu deduplizieren und gemeinsam Technologiedienstleistungen in großem Maßstab aufzubauen und weiterzuentwickeln, wird nun zur Realität. Wenn besagte Einrichtungen unsere gemeinsame Plattform nutzen würden, könnten sie von einer beschleunigten Transformation und niedrigeren Betriebskosten profitieren. Das ist unser ultimatives Ziel.“
Im Hintergrund hat SG gemeinsam mit IBM weiter an der Optimierung der neuen Systeme und Arbeitsabläufe gearbeitet. Reid kommt zu dem Schluss: „Bei einem so großen Projekt sind Probleme unvermeidlich. Entscheidend ist, wie Sie diese Probleme angehen, ruhig bleiben und einen starken Teamgeist bewahren. Es ist entscheidend, einen Partner zu haben, der seinen Kurs hält, harmonisch mit Ihren internen Teams zum gemeinsamen Nutzen zusammenarbeitet und erkennt, wann Sie Unterstützung benötigen, um die richtigen Entscheidungen zu treffen. Ich denke, IBM ist genau dieser Partner, und wir sind froh, ihn an unserer Seite zu haben, während wir unseren Weg fortsetzen.“
Die schottische Regierung (SG) ist zusammen mit den Ministern für die Entwicklung der Politik und der Gesetzgebung zuständig. Als zentrales Element des schottischen öffentlichen Sektors fördert und finanziert die SG viele der öffentlichen Einrichtungen, die für die Erbringung von Dienstleistungen für die fünf Millionen Einwohner Schottlands zuständig sind.
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