Ricoh arbeitet an der Modernisierung seiner zentralen Systeme, die seit mehr als 20 Jahren in Betrieb sind, und entwickelt gleichzeitig die Wartung und den Betrieb weiter. Seit 2015 unterhält das Unternehmen eine strategische Partnerschaft mit IBM Japan und fördert Reformen durch den Einsatz von KI und Automatisierung.
Die Ricoh Company, Ltd. (im Folgenden Ricoh), die seit langem für ihr Geschäft mit Multifunktionsdruckern bekannt ist, kündigte 2020 ihre Transformation zu einem „digitalen Dienstleistungsunternehmen“ an und signalisierte damit eine Abkehr vom traditionellen zu einem auf Equipment ausgerichteten Geschäftsmodell.
Durch M&A und die Ausweitung neuer digitaler Dienstleistungen hat Ricoh sein Geschäft weltweit ausgebaut und gleichzeitig die Initiativen seiner Kunden im Bereich der digitalen Transformation unterstützt. Zugleich hat das Unternehmen die betriebliche Effizienz und die interne digitale Transformation durch die schrittweise Modernisierung seiner zentralen Systeme, die zuvor über 20 Jahre lang von Fall zu Fall optimiert wurden, zu SaaS-zentrierten Plattformen weiterentwickelt.
Da der Umfang und die Erwartungen an die IT immer größer werden, besteht eine der größten Herausforderungen in der Weiterentwicklung von Wartung und Betrieb. Da der Systemwert tendenziell unmittelbar nach der Veröffentlichung sinkt, ist eine kontinuierliche Verbesserung erforderlich, um die Effektivität aufrechtzuerhalten. Da Wartung und Betrieb jedoch oft als Kosten für die Geschäftskontinuität betrachtet werden, blieb eine starke Kultur bestehen, in der Kostensenkungen gegenüber Bemühungen zur Verbesserung der Raffinesse oder zur Schaffung von Mehrwert priorisiert wurden.
Um diese Situation zu überwinden, begann Ricoh mit der Einführung einer strategischen Perspektive für die Wartung und den Betrieb, beginnend mit einer grundlegenden Änderung des Mindset.
Um die Wartung und den Betrieb weiter zu optimieren, konzentrierte sich Ricoh zunächst auf eine Umstellung seiner organisatorischen Denkweise. Wartung und Betrieb wurden nicht als einfache Kosten, sondern als strategische Aktivitäten zur Steigerung des Systemwerts neu positioniert, mit einer klaren Definition von Rollen und Erwartungen. Wie Yoshinobu Hamanaka, Geschäftsführer des Digital Transformation Planning Center der Digital Transformation Division, erklärt, „nehmen wir uns die Zeit, unsere Denkweise zu ändern – von der Ansicht, dass es eine Tugend ist, kein Geld auszugeben, hin zu notwendigen Investitionen, um den Systemwert zu steigern.“
Ricoh führte zudem moderne Verfahren wie eine ständige Leistungsüberwachung, kontinuierliche Integration und kontinuierliche Bereitstellung (CI/CD) sowie Leistungsmanagement ein, wodurch die Systemsichtbarkeit stetig verbessert und kontinuierliche Verbesserungen im Betrieb vorangetrieben wurden.
Im Jahr 2015 schloss IBM eine strategische Partnerschaft zur Unterstützung der IT-Transformation von Ricoh und arbeitete eng mit dem Unternehmen bei der Entwicklung, der Wartung und dem Betrieb seiner zentralen Systeme zusammen. In der ersten Phase umfassten die Initiativen Produktivitätssteigerungen durch RPA-basierte Automatisierung von Routineaufgaben, Testautomatisierung unter Nutzung vorhandener Assets und die kontinuierliche Verbesserung der Betriebsqualität.
In der zweiten Phase startete Ricoh Projekte zur Modernisierung produktionskritischer Systeme mit SAP und erweiterte die Wartungs- und Betriebsunterstützung auf die gesamte SAP-Umgebung. In einem Bereich, in dem ein stabiler Betrieb oft als selbstverständlich angesehen wird, verfolgte Ricoh einen strategischen Ansatz, bei dem inländisches und ausländisches Personal als ein einziges, integriertes Team proaktiv Systeme unterstützt.
Durch die Optimierung von Wartung und Betrieb mithilfe von KI und Automatisierung gelang es Ricoh, einen stabilen Systembetrieb zu gewährleisten und die Reaktionszeit bei Störungen zu verkürzen. Mithilfe der Application Management Services (AMS) von IBM konnte das Unternehmen den Personalbedarf (Vollzeitäquivalente, FTE) für Wartung und Betrieb bei rund 90 Anwendungen für den Vertrieb und die Zentrale über einen Zeitraum von etwa zehn Jahren – von September 2015 bis Oktober 2025 – um 28 % senken. Neben der Kostenreduzierung gelang es Ricoh auch, die Rolle der IT hin zur strategischen Wertschöpfung zu verlagern.
Im Rahmen dieser Initiative visualisierte und verfolgte Ricoh die kontinuierliche Wertschöpfung durch Co-Creation-Frameworks wie ein Pain-Gain-Sharing-Modell, bei dem Herausforderungen und Vorteile zwischen Ricoh und IBM geteilt werden, sowie ein Kostensenkungsprogramm, das die Kosten durch die Einführung neuer Lösungen senkt. In Kombination mit dem Einsatz hybrider nationaler und globaler Ressourcen trugen diese Bemühungen zu einer höheren Motivation innerhalb der IT-Organisation bei und stärkten die DX-Umsetzung im gesamten Unternehmen.
Mit Blick auf weitere Fortschritte stellt Yoshinobu Hamanaka fest, dass „die effektive Nutzung von Technologie unerlässlich ist und dass Wartung und Betrieb besonders gut für KI geeignet sind.“ Er fügt hinzu, dass IBMs tiefgehende Expertise im Bereich KI Ricoh viele wertvolle Einblicke in die praktische Nutzung von KI verschafft hat.
In Zukunft plant Ricoh, die Zusammenarbeit mit IBM durch den Einsatz generativer und agentischer KI voranzutreiben. IBM wird die Entwicklung einer nachhaltigen Betriebsgrundlage unterstützen, indem es Lösungen wie „KI-Lösung für die IT-Transformation“ anbietet und das Fachwissen und die Ressourcen nutzt, die im Rahmen seiner „Client Zero“ -Initiativen gesammelt wurden, bei denen IBM die neuesten Technologien auf seinen eigenen Betrieb anwendet. Diese Unterstützung wird über ein globales Hybridmodell bereitgestellt, das Teams in Japan, Indien und auf den Philippinen umfasst.
Nach der Abkehr vom Geschäft mit Multifunktionsdruckern, das einst das Unternehmen bestimmte, machte Ricoh Company, Ltd. einen entscheidenden Schritt auf dem Weg zu einem Unternehmen für digitale Dienstleistungen. Um den Kunden durch digitale Dienstleistungen einen größeren Mehrwert zu bieten, strebt Ricoh eine betriebliche Reform und die Schaffung neuer Werte durch den Einsatz von KI- und Automatisierungstechnologien an.
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