Öffentliche Gebäude spielen in unserer Gesellschaft oft mehrere Rollen. Als Schauplätze wichtiger historischer Ereignisse sind sie ein wichtiger Teil unseres Erbes, was sie zusammen mit ihrer architektonischen Bedeutung oft zu einem Anziehungspunkt für Besucher und Touristen macht. Gleichzeitig spielen viele dieser Gebäude immer noch eine aktive Rolle im täglichen Leben – als offizielle Wohnsitze, Regierungsgebäude, Rathäuser, Museen, Bibliotheken und andere öffentliche Einrichtungen.
In dieser Geschichte geht es um ein besonders ikonisches Gebäude, das sowohl eine enorme globale Touristenattraktion als auch ein Arbeitsplatz für mehr als 2.500 Menschen ist. Das Gebäude wurde im Mittelalter erbaut und zuletzt vor über 150 Jahren umgebaut. Es war schon immer schwierig, es instand zu halten. Größere Arbeiten können nur während kurzer Urlaubszeiten durchgeführt werden, was die Kosten in die Höhe treibt und den Umfang der Renovierungsarbeiten begrenzt.
Infolgedessen muss fast jeder Aspekt des Gebäudes erneuert werden: Heizung, Belüftung, elektrische Systeme, Dächer, Fenster, Mauerwerk und mehr. Unter dem Gesichtspunkt der Gesundheit und Sicherheit muss Asbest entfernt und die Brandschutzsysteme müssen modernisiert werden. Der Zugang für Behinderte und die Evakuierung im Notfall sind ebenfalls ein Problem, da das Gebäude einfach nicht für diese Bedürfnisse konzipiert wurde.
Im Oktober 2019 beschloss die für den Standort zuständige öffentliche Einrichtung zu handeln. Eine unabhängige Organisation wurde gegründet, die das Gebäude umfassend renovieren und Maßnahmen ergreifen sollte, die den Unterhalt des Gebäudes einfacher und kostengünstiger gestalten. Diese neue Organisation wurde in Form einer zweistufigen Organisation eingerichtet. Sie besteht aus einem Sponsorengremium (Sponsor Body), das den Umfang, das Budget und den Zeitplan verwaltet, und einer Durchführungsbehörde (Delivery Authority), die die Arbeit überwacht und abschließt.
Für die neue Organisation war es wichtig, schnell zu handeln. Innerhalb von sechs Monaten nach der ersten Ankündigung sollte sie die Verantwortung für das Onboarding, die Verwaltung und die Bezahlung der Lieferanten des Restaurierungsprogramms übernehmen. Außerdem müsste die Organisation ihr eigenes internes Team schnell aufstocken, von einer anfänglichen Notbesetzung von 25 Personen zu einem vollwertigen Programm.
Da die Organisation als völlig unabhängige Einrichtung gegründet wurde, war es nicht möglich, eine bestehende IT-Infrastruktur des öffentlichen Sektors mitzubenutzen. Daher hatte die Organisation ein Zeitfenster von etwa drei Monaten, um eine Lösung zu finden, die ihren Anforderungen in den Bereichen Finanzen, Beschaffung, Personalwesen und Personalbeschaffung gerecht wird und gleichzeitig flexibel genug ist, um sich mit der Ausweitung des Restaurierungsprogramms weiterzuentwickeln.
Schnellere Bereitstellung
Bereitstellung einer voll funktionsfähigen Lösung auf der Grundlage von Best Practices in nur 3 Monaten
Pünktliche Lieferungen
Sicherstellung der termingerechten Lieferung während der COVID-Krise durch Umstellung auf ein 60-prozentiges Remote-Arbeitsmodell
Da die Zeit drängte, beschloss die Organisation, sich auf das Wesentliche zu konzentrieren: eine solide Grundlage zu schaffen, die vom ersten Tag an die absolut notwendigen Funktionen bietet, und diese dann zu erweitern, wenn mehr Mitarbeiter und Lieferanten an Bord kommen.
Die Organisation erkannte, dass sie keine Zeit hatte, eine komplette IT-Infrastruktur von Grund auf aufzubauen, und entschied sich für eine moderne, zukunftssichere Technologie, um eine Software-as-a-Service-Lösung einzuführen. Gesucht wurde eine Plattform mit vernünftigen, branchenüblichen Prozessen, die sofort einsatzbereit waren. Wichtig war auch, dass die Plattform in der Cloud laufen sollte, denn so konnte sich das Programmmanagement-Team auf die Gestaltung seiner Geschäftsprozesse konzentrieren, ohne sich um die zugrundeliegende Software und Infrastruktur kümmern zu müssen, und das bei modernster Datensicherheit.
Nach Prüfung der Optionen entschied sich die Organisation für eine Suite von Oracle Cloud Applications als bevorzugte Plattform. Mit Oracle konnten die Entscheidungsträger der Organisation eine klare Roadmap für die Erweiterung von einer anfänglichen kleinen Lösung auf den geplanten zukünftigen Zustand sehen und wussten, wie man auf skalierbare und modulare Weise wachsen kann. Sie erkannten auch, dass Oracle eine große Präsenz bei anderen öffentlichen Einrichtungen hat, was ihnen das Vertrauen gab, dass es die richtige Entscheidung war.
Als nächstes wollte die Organisation einen Implementierungspartner finden, der Erfahrung mit der Bereitstellung von Oracle Cloud-Lösungen unter strengen Zeitvorgaben hatte. Oracle empfahl IBM Services®, das kürzlich ein sehr ähnliches Projekt für eine andere öffentliche Organisation im selben Land abgeschlossen hatte.
Die Organisation war beeindruckt von IBMs Ansatz, die Anforderungen zu verstehen und ein Minimum Viable Product (MVP) zu definieren. Der IBM Design Thinking-Ansatz half dabei, das Projekt auf Kurs zu halten, indem er sich genau auf den benötigten Umfang konzentrierte und zwischen Kernfunktionen, die unbedingt im MVP enthalten sein mussten, und erweiterten Funktionen, die die Organisation in einer späteren Phase des Projekts bereitstellen konnte, unterschied.
So wird beispielsweise das Onboarding von Lieferanten einer der wichtigsten Prozesse für die Organisation sein, wenn sie beginnt, eine große Anzahl von Auftragnehmern für die Arbeit an dem Gebäude zu verwalten. Zu Beginn musste jedoch nur eine relativ kleine Anzahl von Lieferanten aufgenommen werden, als die Organisation die Verantwortung für eine Reihe von bestehenden Verträgen und Aufträgen übernahm.
Das Team beschloss daher, den Onboarding-Prozess für diese erste Gruppe von Lieferanten manuell abzuwickeln und so Zeit zu gewinnen, um sich auf dringendere Prioritäten für die erste Oracle-Implementierung zu konzentrieren. Als Nebeneffekt ermöglicht die manuelle Durchführung dieses anfänglichen Onboarding-Prozesses den Mitarbeitern, die Daten zu bereinigen und ein tieferes Verständnis für die Anforderungen zu gewinnen. So können sie in der nächsten Phase des Projekts einen robusteren automatisierten Prozess entwickeln.
Eine der wichtigsten Lektionen, die wir von IBM gelernt haben, war die Vermittlung des MVP-Ansatzes und der Vorteile der Standardisierung an die Stakeholder der Organisation. Während der Entwurfsphasen nutzte das gemeinsame Team von IBM und dem Kunden IBM® Blueworks Live, um die Oracle-Prozesse abzubilden und einzubetten, damit jeder genau sehen konnte, wie sie funktionierten. Dies half den Mitarbeitern, sich auf eine standardisierte Best-Practice-Methode einzulassen, anstatt an ihren vorgefassten Meinungen darüber festzuhalten, wie ihre Prozesse funktionieren sollten.
Nach Fertigstellung des MVP-Entwurfs plante und führte das Team die Erstellung und das Testen der Oracle Cloud Applications durch, um die Lieferung innerhalb des Zeitrahmens sicherzustellen. Da das Team, wo immer es möglich war, integrierte Funktionen verwendet hatte, war der größte Teil der Geschäftslogik bereits gründlich von Oracle getestet worden. Das bedeutete, dass sich der Testaufwand vor allem auf Bereiche konzentrieren konnte, in denen ein hohes Transaktionsvolumen oder ein hohes Risiko zu erwarten waren. Auf diese Weise konnte das Prüfverfahren in der zur Verfügung stehenden Zeit ohne Qualitätseinbußen durchgeführt werden.
Obwohl mehr als 60 % des Projekts aufgrund der COVID-19-Pandemie aus der Ferne durchgeführt werden mussten, konnte das Team die Fristen einhalten. Die Module HR, Beschaffung und Personalbeschaffung wurden in weniger als drei Monaten in Betrieb genommen, das Finanzmodul folgte einen Monat später. Alle Umstellungs-Ereignisse waren erfolgreich, und die Systeme waren rechtzeitig online, sodass die neuen Mitarbeiter sofort nach ihrem Eintritt in die Organisation produktiv arbeiten konnten.
Mit den Oracle Cloud Applications verfügt die Organisation nun über die Tools, die es braucht, um sein Tagesgeschäft zu verwalten, während es sein Team aufstockt und mit der Einbindung von Zulieferern beginnt, um die Planung und Durchführung von Dutzenden wichtiger Renovierungsprojekte zu unterstützen.
Durch die Einführung von standardisierten Lösungen für Finanzierung, Einkauf, HR und Personalbeschaffung verfügt die Organisation nun über eindeutige, klar und umfassend dokumentierte Geschäftsprozesse. So können auch Expansionen intelligent, effizient und skalierbar durchgeführt werden. In der Zwischenzeit wird die zugrundeliegende Oracle-Cloud-Plattform weiterentwickelt, um mit den gesetzlichen Anforderungen Schritt zu halten und mehr Funktionalität zu bieten, sodass sich die Organisation auf geschäftliche Belange konzentrieren kann und sich nicht mit der IT-Infrastruktur beschäftigen muss.
Die Lösung ermöglicht eine starke Governance und vollständige Transparenz, was für eine Organisation, die öffentliche Gelder investiert, von entscheidender Bedeutung ist. Standardisierte Berichte aus den Oracle Cloud Applications helfen dem Sponsorengremium und der Durchführungsbehörde der Organisation zu verstehen, wofür das Geld ausgegeben wird, und Kommentare und Analysen zu Verträgen, Anforderungen und Bestellungen zu erstellen. Außerdem lassen sich finanzielle und operative Entscheidungen leicht überprüfen, sodass eine vollständige Rechenschaftspflicht gewährleistet ist.
Wenn die Arbeit anläuft, wird die Organisation in der Lage sein, über die jährlichen Kontrollsummen auf Gesamtorganisationsebene zu berichten und Bereiche zu identifizieren, in denen das Programm zu viel oder zu wenig Geld ausgibt. Es wird auch in der Lage sein, die Lieferkette zu analysieren, sicherzustellen, dass die richtigen Genehmigungen vorhanden sind und zu überprüfen, ob die Lieferanten fair, genau und pünktlich bezahlt werden.
Da die Organisation letztlich sowohl gegenüber der Regierung als auch gegenüber dem Steuerzahler rechenschaftspflichtig ist, ist es von entscheidender Bedeutung, dass sie in der Lage ist, über jeden Penny der für das Restaurierungsprogramm ausgegebenen Gelder Rechenschaft abzulegen. Mit Hilfe von IBM und Oracle ist die Organisation zuversichtlich, dass sie in der Lage sein wird, das Vertrauen der Öffentlichkeit zu erhalten, dass das Restaurierungsprogramm effizient verwaltet wird und den besten Gegenwert für die öffentlichen Gelder bietet, während es eines der weltweit ikonischsten öffentlichen Gebäude auf einen modernen Standard bringt.
Dieser IBM-Kunde ist für die Renovierung eines der wichtigsten historischen öffentlichen Gebäude der Welt verantwortlich. Die Organisation wird 2019 als eigenständiges Unternehmen gegründet. Ihre Hauptaufgabe wird die Beschaffung und Verwaltung der Auftragnehmer und der Lieferkette für das Projekt sein.
Fußnoten
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Hergestellt in den Vereinigten Staaten von Amerika, März 2021.
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