Internationales Fitnessunternehmen
Aufbau einer starken Basis mithilfe von IBM® Services
Personal Trainer mit junger Frau beim Hanteltraining

Ein führendes Unternehmen aus dem Fitnesssektor wollte sein globales Wachstum ankurbeln. Der Plan war, dies durch mehr Automatisierung, Innovation und Effizienz bei den Finanzoperationen zu erreichen. Das Unternehmen beauftragte IBM Services mit der Auswahl der richtigen ERP-Lösung für seine geschäftlichen Abläufe – einer cloudbasierten Microsoft Dynamics 365-Anwendung – sowie mit der Bereitstellung weltweiter Rollout- und Supportleistungen.

Aufgabenstellung

Ein internationaler Marktführer im Fitnessbereich suchte einen Serviceanbieter mit globaler Präsenz, lokalem Know-how in den wichtigsten Märkten und Best-Practice-Expertise, um sein ERP-System zu modernisieren und sein Wachstum anzukurbeln.

Umsetzung

Das Unternehmen entschied sich für IBM Services, um alle Lösungsphasen – von der Produktanalyse über die Bereitstellung bis hin zur Wartung – für das Microsoft Dynamics 365 for Finance and Operations-Angebot zu unterstützen.

Ergebnisse ~50 % Einsparungen bei den Verwaltungskosten vor Ort

durch Auslagerung des Supports an IBM®, bevor die neue cloudbasierte Lösung eingeführt wurde

Erhebliche Einsparungen bei den Softwarelizenzgebühren
durch die Nutzung der Erkenntnisse von IBM über das Microsoft Cloud Solution Provider-Programm
Nahezu keine Fehler in den Finanzberichten zum Monatsende
automatisch mithilfe der sofort einsatzfähigen Funktionen von Microsoft Dynamics 365
Aufgabenstellung – die Geschichte
Ein schlankes und leistungsfähiges ERP

Fitness und Motivation sind oft zwei Seiten derselben Medaille. Seit vielen Jahren setzt sich das hier vorgestellte Unternehmen dafür ein, dass sich Menschen für Fitness begeistern. Hierfür entwickelt es mitreißende Trainingsprogramme, die Musik und Choreographien mit Workouts kombinieren. Über ein Netzwerk aus Franchisenehmern und anderen Geschäftspartnern lizenziert das Unternehmen Gruppenfitnessprogramme für verschiedene Trainingskategorien an fast 20.000 Fitnessstudios in 100 Ländern. Jede Woche inspirieren die Programme Millionen von Menschen auf der ganzen Welt, Sport zu machen.

Das Unternehmen treibt sein Wachstum weiter voran, unter anderem durch die Ausweitung des Vertriebs von On-Demand-Angeboten, um die Zahl der gesamten kanalübergreifenden wöchentlichen Workouts auf 100 Millionen zu erhöhen.

Für ein Wachstum dieser Größenordnung braucht man die gleiche Zielstrebigkeit und Disziplin wie für ein erfolgreiches Trainingsprogramm. Zur Expansion des Geschäfts musste das Führungsteam die globalen Geschäftssysteme des Unternehmens konsolidieren und optimieren. Im Finanzbereich verließ sich das Unternehmen auf die ERP-Software Microsoft Dynamics AX 2009 mit einer lokalen veralteten Infrastruktur und manuellen, papierbasierten Workflows. Die Anwendung stand kurz vor dem Ende ihres Supportlebenszyklus. Darüber hinaus hatte sich die Benutzerbasis der Software schnell vergrößert, nachdem das Unternehmen kürzlich mehrere seiner weltweiten Franchises aufgekauft hatte. Im Zuge dessen brachten viele Benutzer ihre Unzufriedenheit mit dem veralteten Produkt zum Ausdruck. Das Unternehmen benötigte leistungsfähigere ERP-Funktionen, um ein höheres Maß an Automatisierung, Innovation und Effizienz im gesamten Unternehmen zu ermöglichen. Außerdem musste es Mitarbeitern, Geschäftspartnern und Kunden unabhängig von ihrem Standort eine gleichbleibend hervorragende Benutzererfahrung bieten.

„Es ist uns wichtig, dass wir bei allem, was wir tun, 100 % effizient sind. Wir wachsen in einem Tempo, bei dem manuelle Prozesse nicht mehr ausreichen“, erklärt der Head of Technology des Unternehmens. „Wir wussten, dass wir etwas ändern mussten.“

Der Head of Technology setzte beim Upgrade der ERP-Software auf eine anbieterunabhängige Lösung und beschränkte die Auswahl auf das SaaS-Angebot Microsoft Dynamics 365 for Finance and Operations und zwei weitere Optionen. Er beschloss, externe Fachleute hinzuzuziehen, die ihm bei der gründlichen Evaluierung und dem Vergleich der Angebote helfen und die Lösung nach der Auswahl möglicherweise auf einer Cloud-Plattform bereitstellen und verwalten sollten. Das Team musste ein umfassendes Auswahlverfahren anwenden, das auf den Best Practices der Branche basierte. Außerdem benötigte es einen Anbieter mit globaler Präsenz und Erfahrung, um die Einführung mit minimalem Risiko und in Übereinstimmung mit den Regeln und Verordnungen des jeweiligen Landes durchzuführen.

Der Prozess von IBM hat mir das Vertrauen gegeben, vor den Vorstand zu treten und voller Überzeugung zu sagen, dass das die richtige Entscheidung ist. Head of Technology International Fitness Company
Umsetzung – die Geschichte
Starke Automatisierung und Innovation

Das Unternehmen entschied sich als Partner für die verschiedenen Phasen seiner globalen ERP-Einführung für IBM Services . „Wir brauchten einen lokalen Partner mit wirklich globaler Reichweite“, sagt der Head of Technology. „Das ist der Hauptgrund, warum wir uns für IBM entschieden haben. Hinzu kamen weitere Vorteile wie ein solider Auswahlprozess, flexible Bereitstellungsmodelle und Preise sowie die Möglichkeit, je nach Fähigkeiten und Kenntnissen Ressourcen an verschiedenen Standorten zu nutzen.“

Das Unternehmen arbeitete erstmals im März 2018 mit IBM Services zusammen. Es wurde ein IBM Microsoft Dynamics Value Assessment durchgeführt, wobei die IBM Consultants die IT- und Finanzteams durch eine umfassende Evaluierung der ERP-Software führten. Durch den Einsatz der IBM® Enterprise Design Thinking™-Methodik konnten sie die geschäftsorientierten Lösungsanforderungen des Unternehmens mit Best Practices in Einklang bringen. Während des gesamten Prozesses deckten sie praktisch alle Aspekte ab, die mit der Einführung der einzelnen Angebote verbunden sind. Dies umfasste unter anderem die Auswirkungen jedes Angebots auf die Budgetierung, die Prognosen, die Berichterstellungs- und andere Finanzprozesse, die IT-Infrastruktur und -Mitarbeiter, die Steigerung der Effizienz und die Reduzierung der Risiken des Unternehmens. Die IBM Consultants identifizierten auch potenzielle Probleme bei der Nutzung und erarbeiteten entsprechende Lösungsvorschläge. Anschließend führten sie eine Kosten-Nutzen-Analyse durch, um den voraussichtlichen Wert zu ermitteln, der mit der Lizenzierung und Implementierung der einzelnen Angebote verbunden ist.

Am Ende der Evaluierungsphase entschied sich der Head of Technology ohne zu zögern für Microsoft Dynamics 365. „Der Prozess von IBM hat mir das Vertrauen gegeben, vor den Vorstand zu treten und voller Überzeugung zu sagen, dass das die richtige Entscheidung ist,“ sagt er.

Im Juli 2018, vor der weltweiten Implementierung von Microsoft Dynamics 365, übernahm IBM Services die Verwaltung und Lizenzierung der lokalen Microsoft Dynamics AX-Software des Unternehmens. Dadurch, dass die örtlichen IT-Support-Services durch ausgelagerte Ressourcen des IBM Client Innovation Center (CIC) in Indien ersetzt wurden, konnte das Unternehmen während der Übergangsphase, in der IBM bei der Planung einer mehrstufigen ERP-Einführung half, erhebliche Kosteneinsparungen erzielen.

Gemeinsam konzipierten die beiden Unternehmen neue Geschäftsmodelle und Finanzprozesse unter Verwendung der standardisierten Funktionen von Microsoft Dynamic 365 mit sehr wenigen Anpassungen. „Sowohl IBM als auch unser Team haben sich strikt an den sofort einsatzfähigen Funktionen orientiert, und das hat uns enorme Vorteile gebracht“, erklärt der Head of Technology und nennt als Beispiele den schnelleren Rollout, die Optimierung der monatlichen Software-Updates und die deutlich geringeren Gesamtbetriebskosten. Wenn das Unternehmen erst einmal seine wichtigsten Finanzvorgänge mit standardisierten Funktionen automatisiert und konsolidiert hat, können weitere, innovativere Funktionen eingeführt werden, wobei IBM bei Bedarf auf seine fundierten Kenntnisse der Microsoft-Produkt-Roadmap zurückgreifen kann“, fügt er hinzu. „Bei IBM steht Innovation im Mittelpunkt. Das Team sucht immer nach Möglichkeiten, unser Geschäft zu verbessern. Was die Anwendung Microsoft Dynamics 365 angeht, weiß ich, dass ich gut beraten bin“, sagt er.

Der globale Rollout begann am Hauptsitz des Unternehmens. IBM nutzte die Vorteile der Datenmigrationstools von Microsoft Dynamics 365 und übertrug die Daten von der vorherigen lokalen Anwendung schnell auf die neue SaaS-Lösung, die auf einer Cloud-Computing-Plattform von Microsoft Azure bereitgestellt wurde. Als Early Adopter von Cloud-Technologien hatte das Unternehmen seine anderen geschäftskritischen Systeme bereits auf eine Cloud-Plattform umgestellt. IBM Spezialisten halfen dabei, die Cloud-Strategie zu optimieren, um Microsoft Dynamics 365 zu integrieren. Im Juli 2019 ging die Lösung pünktlich und unter Einhaltung des Budgets in Betrieb. IBM kümmerte sich anschließend um den Rollout in anderen Regionen.

IBM kann bei jedem Rollout einen Mehrwert bieten, indem es Datenschutz-, Steuer- und andere Experten hinzuzieht, welche die lokalen Komplexitäten der einzelnen Regionen kennen. So sorgt IBM beispielsweise dafür, dass das Unternehmen den Diebstahl von Karteninhaberdaten verhindert, indem der Payment Card Industry Data Security Standard (PCI DSS) überall eingehalten wird, wo das Unternehmen tätig ist. Darüber hinaus kann IBM schnellen Zugang zu Microsoft Dynamics Software-Spezialisten in jeder Region bereitstellen und als erste Anlaufstelle für die Kontaktaufnahme mit Microsoft dienen, falls Probleme auftreten sollten. Nach Abschluss der Implementierung bietet IBM über sein weltweites Rechenzentrumsnetzwerk fortlaufende Wartungs- und Supportleistungen an.

Bei IBM steht Innovation im Mittelpunkt. Das Team sucht immer nach Möglichkeiten, unser Geschäft zu verbessern. Was die Anwendung Microsoft Dynamics 365 angeht, weiß ich, dass ich gut beraten bin. Head of Technology International Fitness Company
Erfolgsgeschichte
Kosten senken und Zufriedenheit steigern

Das Unternehmen profitiert in mehrfacher Hinsicht von der Zusammenarbeit mit IBM. Im Jahr 2018 konnte es etwa 50 % der Kosten einsparen, indem es die Verwaltung seiner lokalen Microsoft Dynamics AX-Anwendung auf IBM übertrug. Dank der Kooperation mit Microsoft und der Erfahrung mit Cloud-Lizenzen hat IBM dem Unternehmen auch bei der Auswahl des richtigen Microsoft Dynamics AX-Lizenzmodells für seine Geschäftsanforderungen geholfen, was 2018 zu erheblichen Einsparungen bei den Lizenzkosten führte.

Darüber hinaus kann das Unternehmen durch die Zusammenarbeit mit IBM bei der Implementierung der Microsoft Dynamics 365-Lösung mit standardisierten Funktionen die Bereitstellung erheblich vereinfachen und beschleunigen. Durch die Vermeidung zahlreicher Anpassungen, wie sie zuvor mit der Microsoft Dynamix AX-Anwendung vorgenommen wurden, kann es außerdem die Gesamtbetriebskosten niedrig halten, die mit Software-Updates verbundenen Risiken minimieren und hohe Effizienzgewinne erzielen, insbesondere bei unternehmensinternen Transaktionen.

So erstellt das Unternehmen jetzt wichtige Finanzberichte, einschließlich der Monatsberichte, mit automatisierten, rationalisierten Prozessen. Früher mussten die internen Kostenstellen des Unternehmens oft bis zu mehrere Tage warten, bis sie die Monatsendberichte von einem externen Berichtstool erhielten. Jetzt kann jede Kostenstelle ihren eigenen detaillierten Monatsbericht erstellen, in dem ausstehende Transaktionen deutlich hervorgehoben werden. Dadurch werden die internen Kontrollen gestärkt und die Fehlerquote wird auf nahezu Null reduziert. Das Unternehmen senkt außerdem die unternehmensweiten Kosten für Büromittel, da der Papierverbrauch reduziert wird.

Mit vollständig automatisierten Prozessen, die von einer Lösung unterstützt werden, die auf hohe Verfügbarkeit und Leistung ausgelegt ist, verfügt das Unternehmen nun über ein leistungsstarkes ERP-System, das die Zufriedenheit von Mitarbeitern und Geschäftspartnern erhöht. Es kann ein besseres Kundenerlebnis bieten, z. B. durch schnellere Rechnungsstellung und PCI DSS-konforme Kreditkartenzahlungsprozesse.

Durch die kontinuierliche Zusammenarbeit mit IBM ist das Unternehmen letztlich besser positioniert, um Automatisierung, Innovation und Effizienz in der gesamten Organisation voranzutreiben und seine Wachstumsziele zu erreichen. „Mit IBM habe ich eine enorme Flexibilität und Abdeckung“, so der Head of Technology. „Mir stehen verschiedene Funktionsebenen zur Verfügung, auf die ich bei der Problemlösung zurückgreifen kann. Ich muss nicht mehr zu einem Partner gehen und warten. Und so habe ich insgesamt ein sehr großes Vertrauen in die umfangreichen Fähigkeiten von IBM, uns effektiv zu unterstützen.“

Internationales Fitnessunternehmen

Das Unternehmen entwickelt und vertreibt Gruppenfitnessprogramme, welche die Nutzer durch Bewegung und Musik motivieren sollen. Die Angebotspalette umfasst Trainingsprogramme für Krafttraining, HIIT, Yoga, Cycling, Tanz, Kampfsport und andere Bereiche. Das Unternehmen ist weltweit tätig.

Machen Sie den nächsten Schritt

Wenn Sie mehr über die in diesem Artikel vorgestellten IBM Lösungen erfahren möchten, wenden Sie sich bitte an Ihren IBM Ansprechpartner oder IBM Business Partner.

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Hergestellt in den USA, April 2020.

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