Die Unternehmensanalysten von Insperity mussten sich ein besseres Bild von den Geschäftsprozessen machen, um sicherzustellen, dass alle Prozesse zur Unterstützung der geschäftlichen Effizienz und der Softwareleistung optimiert wurden.

Mit IBM Blueworks Live haben die Stakeholder Zugriff auf eine einzige, genaue Ansicht von Geschäftsprozessen, Prozessproblemen und potenziellen Verbesserungen, sodass Entwickler schnell fehlerfreie Geschäftsanwendungen mit weniger Trial-and-Error-Durchläufen erstellen können.

Gary Law und sein Kollege Lance Elston sind Business Analysis Manager bei Insperity und leiten gemeinsam eine Gruppe von 20 Unternehmensanalysten, von denen jeder als Bindeglied zwischen den 17 Geschäftsbereichsleitern/Produktverantwortlichen von Insperity und den Teams der Anwendungsentwickler des Unternehmens dient. Die Aufgabe der Unternehmensanalysten ist es, dafür zu sorgen, dass die Endprodukte aller Entwicklungsteams mit den Geschäftsanforderungen der Produktverantwortlichen übereinstimmen.

Law und Elston erkannten, dass ihre Unternehmensanalysten zwar mit der Technologie und den agilen Entwicklungspraktiken von Insperity vertraut waren, aber ein umfassenderes Verständnis der Geschäftsprozesse benötigten. Aus diesem Grund führten sie ein Programm mit dem Titel „Putting the Business Back in Business Analysis“ ein. „Wir sind eine agile Gruppe, also trafen sich unsere Unternehmensanalysten ein- bis zweimal pro Woche mit den Geschäftsinhabern, um deren Anforderungen zusammenzutragen. Sie wussten jedoch nicht genau, welche Geschäftsprozesse täglich ausgeführt wurden, sodass die Unternehmensanalysten nicht den nötigen Einblick hatten, was die Entwicklung von Software erschwerte“, sagt Law.

Gary Law zufolge führte die informelle Workflow-Umgebung von Insperity manchmal zu einem fragmentierten Verständnis der Geschäftsprozesse. „Unsere Teams hatten oft nur ein unvollständiges Verständnis der Berührungspunkte und Schnittstellen im Kopf.“ Die Modellierung von Geschäftsprozessen beschränkte sich oft auf Pläne auf Tafeln, und die Dokumentation war informell und improvisiert.

Die Unternehmensanalysten brauchten mehr Transparenz und einen besseren Einblick in die Prozesse aller Geschäftsbereiche. Manchmal kann eine geschäftliche Anforderung durch die Optimierung eines Prozesses statt durch die Entwicklung einer neuen Software erfüllt werden. Wenn es angebracht ist, führt dies in der Regel zu einer viel kostengünstigeren Alternative. Zur Verbesserung der Situation entschied sich Insperity für IBM Blueworks Live, eine Software zur Modellierung von Geschäftsprozessen. Damit sollte ermittelt werden, wo Prozessänderungen die beste Lösung sein könnten.

„Ohne die Erkenntnisse, die sich aus der tatsächlichen Darstellung eines Geschäftsprozesses ergeben, waren wir nicht in der Lage, eine konsistente Bewertung vorzunehmen“, sagt Elston. „Wir verließen uns auf das Verständnis des Produktverantwortlichen für die bestehenden Geschäftsprozesse.“

„Die Software IBM Blueworks Live bietet die richtige Struktur und Verantwortlichkeit für die Unternehmensanalysten, die sie gemeinsam mit ihren Softwareentwicklern, Scrum-Mastern und Produktverantwortlichen nutzen können“, sagt Law. „Die Teams können sich ein präzises Bild davon machen, was heute in diesen Geschäftsprozessen passiert, und genau verstehen, wo die Probleme liegen und welche Verbesserungen vorgenommen werden müssen. Sie können besser nachvollziehen, warum ein Produktverantwortlicher eine Änderung wünscht.“

Wenn ein Produktverantwortlicher an sie herantritt, sollten die Unternehmensanalysten als erstes den Status quo des Prozesses mit Hilfe von IBM Blueworks Live überprüfen, das allen Beteiligten einen einheitlichen Referenzrahmen bietet. Nur die Unternehmensanalysten verfügen über die entsprechenden Bearbeitungslizenzen für Blueworks Live, was ihnen die alleinige Verantwortung für die Erstellung von Prozessmodellen überträgt. Nichtsdestotrotz wird den Produktverantwortlichen eine beratende Funktion zugewiesen, sodass sie die Unternehmensanalysten mit ihrem Know-how über die Geschäftsprozesse unterstützen können. Häufig gewinnen die Produktverantwortlichen durch die Teilnahme an der Geschäftsprozessmodellierung Einblicke in ihre eigenen Prozesse.

„Blueworks hilft bei dabei, Geschäftsprozesse zu verstehen und ermöglicht es unseren Unternehmensanalysten, ihr Verständnis des Geschäftsprozesses zu skizzieren, bevor sie den Produktverantwortlichen einbeziehen, der später einschätzen kann, wie gut das Verständnis der Unternehmensanalysten ist“, sagt Law. „Es ermöglicht dem Team, sehr schnell auf einen gemeinsamen Nenner zu kommen, präzisere Fragen zu stellen und ‚Problemfälle’ zu identifizieren, die zu Verzögerungen führen könnten, wenn sie erst später im Softwareentwicklungsprozess entdeckt werden.“

Es kommt immer auf das Warum an. Warum fragt ein Produktverantwortlicher nach einer neuen Software oder einer Softwareänderung? Mit einer klaren, umfassenden und konsolidierten Übersicht über die Geschäftsanforderungen und -prozesse sind nun alle Stakeholder – der Unternehmensanalyst, der Produktverantwortliche und der Entwickler – besser gerüstet und schneller in der Lage, die Probleme zu identifizieren, die jeder Anfrage zugrunde liegen.

„Wir alle wollen gleich beim ersten Mal die richtige Lösung liefern und die Zeit bis zur Markteinführung der Lösung erheblich verkürzen“, sagt Elston. „Wir bringen bessere Software in kürzerer Zeit auf den Markt, einfach weil wir ein solides Verständnis der Geschäftsprozesse haben. Wenn man in einer agilen Umgebung arbeitet, die auf schnelle Bereitstellung ausgerichtet ist, ist es absolut entscheidend, eine Möglichkeit zu haben, Geschäftsprozesse zu visualisieren, anstatt lange darüber zu diskutieren. Blueworks Live bietet uns diese Möglichkeit. Wir können uns eine Anforderung schnell ansehen und genau erkennen, auf welchen Teil des Geschäftsprozesses wir Einfluss nehmen.“

Die Unternehmensanalysten sind jetzt auch in der Lage, die Geschäftsprozessmodellierung in jeder Phase des Lebenszyklus der Softwareentwicklung mit minimaler Unterbrechung durchzuführen. „Der optimale Zeitpunkt für die Erstellung eines Geschäftsprozessmodells ist der Beginn eines Projekts. Das ist aber nicht der einzige Zeitpunkt. Es kann sein, dass Sie Ihr Projekt ohne eine Darstellung Ihrer aktuellen Geschäftsprozesse beginnen und feststellen, dass einige Aspekte des Prozesses für das Team nicht so klar sind, wie Sie vorher dachten. Mit Blueworks können Sie diesen Teil des Prozesses schnell und klar darstellen, bevor Sie fortfahren.“

„Im Endeffekt erhalten alle – der Unternehmensanalyst, der Produktverantwortliche und das Projektteam – einen noch nie dagewesenen und realistischen Überblick über ihr Produkt und ihre Prozesse.“

Insperity (Link befindet sich außerhalb von ibm.com) ist ein Anbieter von Lösungen für Human Resources (HR) und Business Performance mit Hauptsitz in Houston, Texas. Das Unternehmen unterstützt mehr als 100.000 Firmen in den USA mit seinen Produkten und Services, darunter Personalmanagement, Recruiting Services, Altersvorsorge, Sozialleistungen, Gehaltsabrechnung, Einhaltung gesetzlicher Vorschriften, HR-Administration, Mitarbeiterschulung und -entwicklung und mehr.