Die Arbeit in Spreadsheets gehört jetzt der Vergangenheit an: Finanzplanung mit KI

„Für Menschen im Ausland ist es schwierig, die Komplexität des Bankwesens in diesem Land zu verstehen. Es gibt so viele mögliche Szenarien für Wechselkurse, Inflationsraten und makroökonomische Faktoren“, sagt Guillermo Palombella, Consulting Director beim IBM Business Partner KMG Analytics. „Das Planungsteam blieb oft bis 2:00 Uhr morgens im Büro und arbeitete an Wochenenden mit all den geöffneten und miteinander verknüpften Tabellenkalkulationen. Außerdem haben sie viel Zeit mit Excel-Berechnungen verbracht, um die Stimmigkeit der Daten zu überprüfen."

Durch die Arbeit mit so vielen Spreadsheets konnte es zu Fehlern und Verzögerungen kommen. „Viele der Fehler wurden beim Ausfüllen der Tabellen gemacht“, sagt Carranza. „Aufgrund der unzähligen Verknüpfungen in den Tabellen erhielten wir nicht immer die Ergebnisse, die wir eigentlich erwartet hatten, sodass wir daraufhin alles noch einmal überprüfen mussten. Deshalb haben wir uns zu diesem Zeitpunkt nach Planungssoftware umgesehen. KMG Analytics hat uns dann IBM Planning Analytics with Watson vorgestellt, das damals unter dem Namen TM1 bekannt war.“

In Zusammenarbeit mit KMG Analytics stellte die ICBC Argentina die IBM® Planning Analytics with Watson-Plattform bereit, um weiter mit der vertrauten Excel-Oberfläche zu arbeiten, die Planung zu vereinheitlichen und zu optimieren und dafür zu sorgen, dass alle Benutzer dieselben Daten sehen und mit ihnen arbeiten können. „Durch die Integration sind alle Bereiche auf derselben Plattform und miteinander verbunden“, sagt Palombella. „Alles kann sehr schnell konsolidiert werden.“

Anfangs wurde die IBM Planning Analytics with Watson-Lösung zur Überarbeitung der Finanzplanung und -analyse eingesetzt. Später wurde die Funktionalität aber auch auf andere Einsatzgebiete ausgeweitet. Die Bank nutzte agile Methoden für das Deployment, um Tools für die Verwaltung von Betriebsausgaben und Personalressourcen hinzuzufügen. Dank der modularen und skalierbaren Architektur der Software implementierte die Bank auch eine dringend benötigte Lösung für die Durchführung der von der Regierung geforderten komplizierten Bankenbelastungstests.

In enger Zusammenarbeit mit dem Planungs-, Budgetierungs- und Berichtsteam der Bank richtete KMG Analytics die IBM Planning Analytics with Watson-Lösung für ein Höchstmaß an Flexibilität ein. So konnte das Team Gewinn- und Verlustrechnungen und Bilanzen für die ICBC Argentina, die Führungskräfte der ICBC in China, staatliche Regulierungsbehörden und die argentinische Zentralbank individuell anpassen.

„Die Bank ist von der IBM Planning Analytics-Plattform begeistert und freut sich darüber, nun sicherer und schneller mit ihren Daten arbeiten zu können“, sagt Palombella. „Die Teams sind jetzt nicht mehr für Fehler und Inkonsistenzen bei der Eingabe oder Verknüpfung von Daten mit Spreadsheets verantwortlich.“

Das Team von Carranza setzte auch agile Methoden zur Entwicklung von Planungsanalyseprozessen ein. „Wir ergänzen das Tool derzeit um weitere Funktionen und alle Personen, die Daten eingeben, nehmen daran teil“, sagt Carranza. „Wir integrieren zum Beispiel eine automatische Inflationsanpassung in die Zahlen, was mit Spreadsheets nicht möglich wäre.“

Eine der wichtigsten Lektionen, die wir beim Deployment gelernt haben, war, dass eine enge Partnerschaft mit Experten für Planungsanalysen für eine erfolgreiche Umsetzung entscheidend ist. „Wir mussten eine langfristige Beziehung zu unserem KMG Analytics-Provider aufbauen und einen fortlaufenden Wartungsvertrag abschließen“, sagt Carranza. „Bei einem Projekt dieser Größenordnung braucht man einen Partner an seiner Seite.“

Als KI-gestützte Planungslösung automatisiert IBM Planning Analytics with Watson Workflows, um mehr Einblick in Prozesse zu gewinnen und allen Benutzern anpassbare Arbeitsbereiche für die Analyse bereitzustellen. Die KI-Tools unterstützen die Suche in natürlicher Sprache und MDX-Abfragen (Multi-Dimensional Expressions) für schnelle und leistungsfähige Analysen, und die eingebetteten Funktionen für vorausschauende Vorhersagen ermöglichen genauere Prognosen.

Nachdem die ICBC Argentina die Lösung IBM Planning Analytics with Watson mehr als zwei Jahre lang eingesetzt hat, konnte die Bank bei einigen ihrer kompliziertesten Aufgaben zur Finanzberichterstellung erhebliche Zeiteinsparungen feststellen. Als es beispielsweise um die Entwicklung von „Was-wäre-wenn“-Planungsszenarien ging, konnte das Tool einen Prozess, der bisher zwei Tage dauerte, auf wenige Sekunden reduzieren. „Mit dem von uns entwickelten Modell brauchen wir nur ein paar Klicks“, sagt Carranza. „Wir sind mit der Lösung sehr zufrieden.“

Die Erstellung von Berichten zur Erfüllung der von der Regierung vorgeschriebenen Stresstests für Banken dauerte früher vier Wochen. Jetzt können die Stresstests in zwei Wochen durchgeführt werden, was eine Zeitersparnis von 50 % bedeutet.

Aus strategischer Sicht hat der Einsatz von Planning Analytics with Watson dazu beigetragen, die Abteilung von Carranza zu transformieren. „Da wir eine Kostenstelle sind, generieren wir keine Einnahmen. Wir produzieren nur Ausgaben. Unser Hauptziel ist es deshalb, effizienter zu werden. Zudem müssen wir unsere internen Prozesse so verändern, dass wir bessere Services anbieten können“, erklärt Carranza. „Jetzt können wir auch mehr Zeit für die Analyse von Informationen aufwenden, anstatt die Informationen einfach nur zu verarbeiten.“

Aufgrund der dynamischen Bedingungen im argentinischen Bankensektor muss die ICBC Argentina schnell reagieren können, wenn neue Verordnungen erlassen werden und sich die wirtschaftlichen Umstände ändern. Die IBM Planning Analytics with Watson-Lösung unterstützt die Optimierung von Geschäftsprozessen und die Skalierung, um die Workloads zu bewältigen. „Jedes Jahr ändert sich etwas, also werden wir die Tools weiter nutzen und noch mehr Funktionen integrieren, um Zeit und Ressourcen zu sparen“, so Carranza. „Wir glauben, dass wir mit Planning Analytics auf dem richtigen Weg sind.“

Die im Jahr 1998 unter dem Namen Standard Bank gegründete und 2011 von der ICBC übernommene ICBC Argentina (Link befindet sich außerhalb von ibm.com) hat ihren Sitz in Buenos Aires und verfügt über 100 Filialen in 17 Provinzen. Mit mehr als 3.500 Mitarbeitern betreut die Bank eine Million Privatkunden und 40.000 Firmenkunden. Sie gehört zur ICBC, der größten Bank der Welt mit Vermögenswerten in Höhe von über 4,9 Billionen US-Dollar. Die ICBC wurde 1984 gegründet und hat ihren Hauptsitz in Peking.

Mit Niederlassungen in Buenos Aires und Santiago de Chile verfügt KMG Analytics (Link befindet sich außerhalb von ibm.com) über mehr als 20 Jahre Erfahrung in der Unterstützung von Unternehmen bei der Maximierung der Datennutzung, beim Zugriff auf selbst verwaltbare Berichte, um bessere Entscheidungen zu treffen, und bei der Verbesserung von Prognosen durch KI und maschinelles Lernen. Zu den weiteren Services des Unternehmens gehören Softwarelizenzierung, Personaleinsatzplanung, Vertrieb und Operations sowie rollierende Vorhersagen.