Ein gut konzipiertes Wartungsprogramm maximiert die Ressourcen und verhindert Verschwendung

Im Jahr 2020 wurden die Gebäude und Einrichtungen der Hochschule in großem Umfang erweitert, aber die mobilen Lösungen konnten den vorgeschlagenen Änderungen nicht gerecht werden. Die Abteilung Facilities Management wollte ihre mobile Umgebung mit neuer Software aufrüsten und die neueste verfügbare Version von Maximo implementieren. Das Projekt sollte den Wartungsteams ermöglichen, den Zustand und die Anomalien von Assets mithilfe von Remote-Überwachung effizienter zu verfolgen, dem gesamten Betriebspersonal mobile Lösungen an die Hand zu geben und den Zugriff auf die Daten auch dann zu ermöglichen, wenn kein Netzwerk verfügbar ist.

Das Team wünschte sich außerdem eine neue, anpassbare Plattform zur Einbindung bestehender Entwicklungstools. Solche Funktionen würden den Mitarbeitern den Übergang erleichtern, ohne dass zusätzliche Schulungszeit zum Erlernen neuer Tools erforderlich wäre. Cornell wandte sich an IBM, um Unterstützung bei der Beratung in der nächsten Phase der Überarbeitung seiner Wartungsplattform zu erhalten.

„Wir hatten intern nicht viel Erfahrung mit der Implementierung des neuen Systems. Es war Maximo, aber es war nicht das, was es heute ist. Es war immer noch viel robuster als die internen Tools, an die wir gewöhnt waren“, sagt Becraft. „Wir haben uns auch viel Zeit genommen, um Namen in allen Bereichen zu standardisieren, zum Beispiel bei Lüftungsgeräten. Es gab so viele Komponenten der Standardisierung, dass wir sie alle unter einem Systemtitel zusammenfassen und Daten aufzeichnen wollten. Aber wir brauchten Unterstützung, um die Granularität dessen zu verstehen, was wir tun wollten, sowie Best Practices für Jobpläne für die Art von Assets und Ressourcen, die wir hatten.“ 

Mit der beratenden Unterstützung von IBM integrierte das Cornell-Team ältere Systeme in die neueste Version von Maximo gemäß der neuen mobilen Lösung, die mehr Benutzern zur Verfügung stehen würde. Für die Mitarbeiter wurde ein Schulungsprogramm eingerichtet, und innerhalb weniger Monate wuchs die Nutzerbasis von 10 Pilotbenutzern auf 260.

„Das war ein großer Gewinn für uns, denn alles, was wir in Maximo tun mussten, konnten wir dann innerhalb der mobilen Lösung erledigen“, erklärt Becraft. „Es gab keine eigene separate Datenbank von Maximo, sondern eine Erweiterung davon.“

Zu den Vorteilen von Maximo für Mobilgeräte zählen:

• Remote-Überwachung aller Abläufe
• KI-Unterstützung im Betrieb zur Erkennung von Anomalien
• Ein sichererer Arbeitsplatz für alle
• Wartungsmanagement — jederzeit und überall
• Höhere Produktivität für Techniker
• Erweitertes Wissen für Teams, um den Zustand von Assets besser zu verstehen und darauf zu reagieren

Als COVID-19 Cornell 2020 lahmlegte und keine Studenten und Mitarbeiter mehr auf dem Campus erlaubt waren, blieb der Bedarf an Facilities Management und Wartung trotzdem nicht aus. Das neue System verfügte zwar über eine Offline-Funktionalität, aber die meisten Nutzer mussten sich auf dem Campus aufhalten, um es gemeinsam zu nutzen - und das war nicht mehr machbar. Die Notwendigkeit, mehr Maximo-Lizenzen und mobile Geräte zu beschaffen, wurde immer deutlicher.

Vor COVID-19 hatte nicht jeder im Facilities Bereich ein mobiles Gerät. Maler zum Beispiel brauchten vor der Pandemie keinen Zugang zu Maximo. Sie füllten einen Zettel aus, gaben ihn bei einem Verwaltungskoordinator ab, und ihre Zeit und die einzelnen Arbeitsaufträge wurden eingetragen. Da die Verwaltungsmitarbeiter jedoch nicht mehr auf dem Campus vor Ort waren und die Stunden nicht erfassen konnten, war eine genaue Arbeitsberichterstattung schwieriger geworden.

„Als Covid ausbrach, hatten wir nicht viele Mitarbeiter auf dem Campus und Arbeitsprotokolle wurden für uns entscheidend, um zu verstehen, auf welchem Stand die Arbeiten waren. Da die Mitarbeiter für längere Zeit krankgeschrieben wurden, mussten wir außerdem wissen, an welchem Punkt andere Techniker für diese Personen einspringen konnten“, sagt Kristi Cooley, IT-Managerin bei Cornell. „Wir mussten auch an die Sicherheit denken, indem wir die Mitarbeiter räumlich voneinander trennten und die gemeinsame Nutzung von Geräten verhinderten.

Der Zugriff auf Maximo für Mobilgeräte unterstützt Techniker dabei, in Echtzeit auf Notfälle zu reagieren. Benutzer können im Außendienst an einer Sache arbeiten und Zugriff auf sofort eingehende Arbeitsaufträge erhalten. Sie können die Aufgabe an einem geeigneteren Ort oder mit geeigneteren Ressourcen neu zuweisen, selbst wenn es sich um ein Team in einem anderen Bereich handelt.

„Angesichts von COVID-19 mussten wir unsere Wartung und die verschiedenen Aufgaben in unserem Verantwortungsfeld rationalisieren“, erklärt Becraft. „Wir hatten eine neue Führung in unserer Abteilung, die von der datengesteuerten Entscheidungsfindung überzeugt war. Wir brauchten das System für Antworten, die uns sonst niemand geben konnte. Die Führungskräfte begannen zu prüfen, was in den einzelnen Arbeitsaufträgen enthalten war und wer diesem und anderen Teams zugewiesen war. "Mussten sie Ressourcen teilen? Wenn ein Team in einem Bereich einen erheblichen Rückstand hätte, könnte dann jemand in einem anderen Bereich Unterstützung anbieten, um diesen Rückstand aufzuholen?'“

Zuvor nutzte Cornell Maximo als System zur Arbeitsabwicklung und Abrechnung. Jetzt wird es auch als Verwaltungstool für das Forecasting präventiver Wartung und die Integration von korrektiver Wartung und Projektarbeit verwendet. Das neueste Update von Maximo unterstützt täglich mehr als 800 Serviceanfragen und sorgt für Effizienz und Optimierung. Es eliminiert unnötige manuelle Prozesse und das kostspielige perforierte Spezialpapier und verbessert den Kundenservice und die Unterstützung für Maximo-Benutzer.

„Dank Maximo kommen wir nun völlig ohne Papier aus“, fügt Becraft hinzu. „Für Arbeiten oder Wartungsprojekte verwendet niemand mehr Papier. Und wir sind zu einer noch hochwertigeren Wartungsorganisation in der Lage, da wir alle Informationen zu allen Gebäuden und allen darin enthaltenen Systemen in einem System speichern können.“

Das Verwaltungsteam kann nun Ressourcen wie den Personalbedarf effizienter zuweisen. Arbeiten, für die früher fünf IT-Entwickler erforderlich waren, werden jetzt von zwei IT-Entwicklern betreut, sodass das Team Mitarbeiter in andere wichtige Bereiche versetzen kann. Bis heute ist die aktuelle Anzahl mobiler Lizenz und Geräte auf 377 Benutzer gestiegen.

Die zusätzlichen Kosteneinsparungen, allein bei der Inspektion, sprechen für sich. Die neue Umgebung bietet einen Ersatz für eine eigenständige Inspektionslösung, sodass der Austausch von Maximo Daten mit diesem System nicht mehr ständig erfolgen muss. Die Compliance- und Regulierungskomponenten von Maximo haben auch die Effizienz der Wartungsabteilung der Universität verbessert.

„Wir freuen uns unter anderem über das neue Inspektionsmodul von Maximo“, fügt Becraft hinzu. „Allein in den letzten sechs Monaten hat es so viele Effizienz- und Effektivitätsmöglichkeiten für alle unsere Gruppen geschaffen. Wir können jetzt Maximo anstelle von Papierprotokollen für die Berichterstellung verwenden, und die Daten reichen bis zu den zu inspizierenden Assets.“

Cooley fügt hinzu: „Compliance spielt eine wichtige Rolle. Wir haben ein System, das alles nachverfolgen kann, was wir für die Anforderungen der verschiedenen Behörden tun müssen. Wir verfügen über ein Tool, das uns die Kommunikation auf allen Ebenen der Organisation ermöglicht und ein gewisses Maß an Vertrauen und Verantwortlichkeit bei der Arbeit vermittelt. Es zeigt, was es wirklich braucht, um einen Campus zu erhalten.“

Auch in Zukunft wird die Abteilung Facilities Management daran arbeiten, ihre Vision vollständig umzusetzen und alle Einrichtungen der Organisation zugunsten eines nachhaltigeren Betriebs zu standardisieren. Ein Ziel ist es, den Campus von Materialabfällen zu befreien und die bereits vor Ort vorhandenen Ressourcen weiter zu nutzen. Die Universität plant ein KI-gestütztes Upgrade von Maximo, um ihren Außendienstmitarbeitern zu helfen, Leistungsfaktoren zu identifizieren, die Wartungszuverlässigkeit zu verbessern und die Asset-Auslastung zu erhöhen und so die Wartungskosten zu senken.

„Wir konnten einige große Erfolge verzeichnen, doch es gibt in allen Bereichen Verbesserungsmöglichkeiten. Aber die Assets haben im Allgemeinen einen langen Weg zurückgelegt“, sagt Becraft. „Was die Nachhaltigkeit angeht, arbeiten wir an der Optimierung der Lieferkette. Wir nutzen das System, um nicht Unmengen von Materialien auf dem Campus zu haben oder vorzubestellen, bevor wir sie brauchen, und sie rechtzeitig zur Hand zu haben. Es steht auch auf unserer Roadmap, mehr Benutzer einzubinden und mehr präventive Wartungen durchzuführen. Wir haben ein neues Gebäudeautomatisierungssystem, das wir gerne vollständiger integrieren würden.“

Becraft fährt fort: „Wir achten oft mehr auf das, was wir noch tun müssen, als auf das, was wir bisher erreicht haben, aber vom Anfang bis jetzt ist ein unglaubliches Wachstum zu verzeichnen. Maximo hilft uns wirklich dabei, datengesteuerte Entscheidungen zu treffen. Es hat uns ermöglicht, die richtigen Ressourcen zu erhalten, um alles Notwendige zu tun, um die Universität und ihre Aufgaben zu unterstützen.“

Cornell (Link befindet sich außerhalb von ibm.com) mit Sitz in Ithaca im Bundesstaat New York ist eine 1865 gegründete private, staatliche Forschungsuniversität der Ivy League. Die Studierendenschaft umfasst mehr als 15.500 Bachelor- und 10.000 Masterstudenten aus allen 50 US-Bundesstaaten und 119 Ländern. Die Einrichtung ist auf ihrem Hauptcampus in sieben Undergraduate-Colleges und sieben Graduate-Abteilungen unterteilt.