Effektives Controlling mit Business Analytics trotz Turbowachstum
BKW + IBM
Zwei Installateure erklettern ein riesiges Solardach (image © Valeriano Di Domenico)

Dank IBM Planning Analytics hat der Schweizer Energieversorger jederzeit den Überblick über aktuelle Kennzahlen aus allen Bereichen des weit verzweigten Konzerns.

Die Herausforderung für die BKW

Seit über 125 Jahren versorgt die BKW ihre Region mit Energie. Zuletzt nutzten rund eine Million Menschen den Strom, den die BKW ursprünglich vor allem aus Wasserkraft produzierte. Im Laufe der Zeit hat sich das Unternehmen grundlegend gewandelt. Das Geschäft mit der Netzinfrastruktur und der Gebäudetechnik kam hinzu – heute umfassen die Leitungen der BKW rund 22.000 km. Zuletzt wurden die Bereiche Engineering und Dienstleistungen stark ausgebaut. Über 100 Unternehmen unterschiedlicher Größe wurden Teil der BKW-Gruppe. Die Zahl der Mitarbeitenden stieg von rund 2500 im Jahr 2013 auf über 11 500 im Jahr 2023. Mit der Übernahme dieser Unternehmen stand die BKW vor der Herausforderung, verschiedene Systeme und Reportingmethoden zu integrieren.

Insbesondere das flexible Dienstleistungsgeschäft stellte die Finanzabteilung beim Monitoring der finanziellen Performance des Konzerns und beim Reporting der Finanzzahlen des abgeschlossenen Monats vor Herausforderungen. Mit der Installation von SAP S/4HANA 2017 konnte das Finanzmanagement zwar grundsätzlich verbessert werden. Jedoch war ein zeitnahes Reporting damit noch nicht möglich. Nicht alle der akquirierten Gesellschaften nutzten SAP, die Systemlandschaft war entsprechend fragmentiert. Und die bisherigen Excel-basierten Methoden waren dafür zu fehleranfällig und schwer zu handhaben. Für Teile der Bereiche Netze und Energie gab es beispielsweise keine Monatszahlen, man wusste erst zum Halbjahres- und Jahresabschluss, wo man stand, Energieumsätze wurden erst am 20. Werktag des Folgemonats in den Buchungen sichtbar. Insgesamt fehlte den Controllern also ein zeitnaher Überblick über den aktuellen Stand in den einzelnen Unternehmen der Gruppe. Um die finanzielle Leistung der Unternehmensbereiche zu bewerten und Entscheidungen durch den CFO und das Management zu treffen, war mehr Aktualität nötig.

Benötigt wurde daher ein flexibles, effektives Controlling mit Business Analytics, das die Daten aufnimmt und von den Finanzverantwortlichen und dem Management angereichert werden kann, z.B. auf Basis von modellbasierten Annahmen aus internen und externen Quellen, die bereits am achten Arbeitstag des Folgemonats vorliegen. Die Lösung sollte sicher und einfach zu bedienen sein und den Controllern die volle Kontrolle über die Daten zurückgeben.

60% Beschleunigung Verfügbarkeit von Berichten von 20 auf 8 Werktage 70% Beschleunigung Budgetierung von 26 auf 8 Wochen
Für ganze Bereiche gab es keine monatsaktuellen Zahlen, wir wussten erst nach dem Halbjahres- und Jahresabschluss, wo wir stehen. Wir brauchten also ein flexibles System, um die nötige Transparenz zu erhöhen. Nils Kohler Leiter Group Controlling BKW
Effektives Controlling mit Business Analytics

Bei der Ausschreibung waren den Controllern der BKW folgende Kriterien besonders wichtig: Der Fokus der Analytics-Lösung sollte auf der strategischen und operativen Unterstützung des Top-Managements liegen. Das Konzerncontrolling sollte in der Lage sein, innerhalb weniger Stunden flexible Änderungen an den Datenstrukturen vorzunehmen, also beispielsweise neue Datenquellen oder -Kategorien zu berücksichtigen. Darüber hinaus sollte die neue Analytics-Lösung verschiedene KPIs wie finanzielle, nicht-finanzielle, technische und marktbezogene Indikatoren abbilden. Das Reporting sollte monatlich spätestens am zehnten Arbeitstag nach Monatsende zur Verfügung stehen. Darüber hinaus sollte es möglich sein, organisatorische Veränderungen zu simulieren und vergangene Berichte zu aktualisieren. Der Workflow und die Kommunikation mit den Prozessbeteiligten sollten ebenso berücksichtigt werden wie die einfache und schnelle Verteilung der Berichte.

Die entscheidende Frage war jedoch, wer die beste Lösung für das bestehende, noch Excel-basierte Service-Reporting anbieten konnte. Hier konnte IBM mit IBM Planning Analytics – früher bekannt als IBM Cognos® TM1® – am meisten punkten. Vor allem die Flexibilität und Benutzerfreundlichkeit der Software überzeugte das Team. So können die Controller beispielsweise sehr schnell selbstständig neue Organisationen samt Stammdaten hinzufügen, diese neu zuordnen, verschiedene Organisationsstrukturen parallel abbilden oder die Darstellung bzw. Analysen an neue Anforderungen anpassen. Angesichts des schnellen und heterogenen Wachstums des Unternehmens sind diese Eigenschaften besonders vorteilhaft.

Die Installation von IBM Planning Analytics verlief schnell und unkompliziert. Ein kleines Team aus dem Konzerncontrolling führte das Projekt parallel zum Tagesgeschäft durch und wurde dabei von IBM Experten gecoacht. Durch den Blick über die Schulter lernten die Controller der BKW sehr schnell, wie sie mit relativ einfachen Mitteln aus ihren Daten die für ihre Zwecke benötigten Modelle generieren konnten. Bereits nach wenigen Tagen waren sie in der Lage, eigene Berichte zu erstellen; nach wenigen Wochen konnten sie sogar Änderungen am Model oder den Daten vornehmen.

Schnelligkeit vor Genauigkeit: Vom Buchhalter zum Navigator

Als Ergebnis der Implementierung konnte die BKW nicht nur das Reporting und die Budgetierung massiv beschleunigen. Den Controllern steht jetzt ein multifunktionales Werkzeug zur Verfügung, mit dem sie viele geschäftliche Herausforderungen kreativ lösen können. So können sie beispielsweise mithilfe des Tools effizient verschiedene Erfolgsrechnungen für die unterschiedlichen Unternehmensbereiche darstellen. Spannend ist auch, wie sie mit der Software ein eigenes, effizientes Berichtswesen für all die kleinen Organisationen im Engineering-Bereich aufbauen konnten. Denn noch immer kommen jedes Jahr neue Gesellschaften hinzu, die mit ihren Zahlen und KPIs erfasst werden müssen. Mit der IBM Lösung lässt sich das einfach über eine eigene Eingabemaske bewerkstelligen. Das Analytics-System führt die Zahlen zusammen und gibt eine Konzernsicht für das Engineering als Ganzes aus. So kann die Engineering-Abteilung mit geringem Aufwand eigene Aussagen zur aktuellen Geschäftslage treffen und ihre Daten an den Konzern zurückmelden.

Zwar kann IBM Planning Analytics ein komplettes Rechnungswesen mit SAP nicht vollständig ersetzen – dies ist auch nicht das eigentliche Ziel. Den Controllern geht es vielmehr darum, dem Management schnell valide strategische und operative Entscheidungshilfen zu liefern. Trotz des ausstehenden Monatsabschlusses und der Beteiligung mehrerer Finanzabteilungen (Accounting, Tax) sowie des umfangreichen Konsolidierungsbedarfs können die Controller nun die entsprechenden Finanzinformationen bereits am achten Arbeitstag des Folgemonats bereitstellen – und das mit hoher Genauigkeit. Das wirft auch ein Licht auf die gestaltende Rolle, die Controller heute in einem Unternehmen einnehmen können. Im Fall der BKW haben sie sich von Buchhaltern zu verlässlichen Navigatoren entwickelt, die mit Kreativität und der Beherrschung ihrer Instrumente immer wieder neue Anforderungen meistern.

Über die BKW

Die BKW-Gruppe ist ein internationales Energie- und Infrastrukturunternehmen aus Bern mit über 11.500 Mitarbeitenden Sie plant, baut und betreibt Energieproduktions- und Versorgungsinfrastrukturen für Unternehmen, Private sowie die öffentliche Hand und bietet digitale Geschäftsmodelle für erneuerbare Energien. Das Portfolio der BKW-Gruppe reicht heute von der Planung und Beratung im Engineering für Energie-, Infrastruktur- und Umweltprojekte über integrierte Angebote im Bereich der Gebäudetechnik bis zum Bau, Service und Unterhalt von Energie-, Telekommunikations-, Verkehrs- und Wassernetzen.

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Image source: BKW; leadspace image © Valeriano Di Domenico.

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