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Effektives Controlling mit Business Analytics – trotz rasantem Wachstum
BKW + IBM
Dank IBM® Planning Analytics hat das Schweizer Energieunternehmen immer einen Überblick über die aktuellen KPIs im gesamten Konzern.
Die Herausforderung für die BKW
Seit über 125 Jahren versorgt die BKW ihre Region mit Strom. Rund eine Million Menschen nutzen jüngsten Zahlen zufolge den Strom, der ursprünglich in Wasserkraftwerken erzeugt wurde. Über die Jahre hat sich das Geschäft grundlegend gewandelt – erst später kamen noch die Bereiche Netzinfrastruktur sowie Gebäudetechnik hinzu, so dass die BKW heute fast 22.000 Kilometer Stromleitungen besitzt. Die jüngsten Veränderungen betrafen die Bereiche Engineering und Services, die beide erheblich ausgebaut wurden. Mehr als einhundert Unternehmen unterschiedlicher Größe wurden in die BKW Group eingegliedert, wodurch die Zahl der Mitarbeiter von rund 2.500 im Jahr 2013 auf über 11.500 im Jahr 2023 angestiegen ist. Mit der Übernahme der unterschiedlichen Geschäftsbereiche musste die BKW allerdings auch eine Lösung für die Integration unterschiedlicher Systeme und Berichterstattungsmethoden finden.
Das Dienstleistungsgeschäft der BKW stellte eine besondere Herausforderung für die Finanzabteilung dar, was die Überwachung der finanziellen Leistung der Gruppe und die monatliche Berichterstattung betraf. Das Finanzmanagement konnte durch die Installation von SAP S/4HANA 2017 sicherlich verbessert werden, aber eine kurzfristige Berichterstattung war zu diesem Zeitpunkt nicht möglich. Einige der von der BKW übernommenen Unternehmen arbeiteten überhaupt nicht mit SAP-Software, sodass unterschiedliche Systeme im Einsatz waren und die Berichterstattung fragmentiert war. Die zuvor eingesetzten, auf Microsoft Excel basierenden Methoden waren fehleranfällig und nicht sehr benutzerfreundlich. In Teilen des Netz- und Energiesektors waren beispielsweise keine monatlichen Zahlen verfügbar. Ein Überblick über das Geschäft war nur bei der Erstellung der Halbjahres- und 12-Monatsberichte möglich, und der Umsatz aus dem Energiesektor war in der Buchhaltung erst am 20. des Monats nach dem Verkauf ersichtlich. Kurz gesagt: Die Controller brauchten einen aktuellen, kurzfristigen Überblick über die Geschäftslage in jedem Unternehmen der Gruppe. Es wurden aktuellere Informationen benötigt, um die finanziellen Leistungen der einzelnen Abteilungen zu bewerten und fundierte Entscheidungen auf der Ebene der Geschäftsführung und des Managements zu treffen.
Es wurde ein flexibles, aber effektives Finanzcontrolling-System benötigt, das Business Analytics beinhaltet, also ein Softwarepaket, das die vorhandenen Daten nutzt und vom CFO und dem Management ergänzt werden kann. Die Lösung sollte auf modellbasierten Annahmen aus internen und externen Quellen beruhen, die bis zum achten Tag des Folgemonats bereitgestellt werden. Die Softwarelösung musste sicher und dennoch einfach zu bedienen sein und den Verantwortlichen die volle Kontrolle über die Daten geben.
Bestimmte Kriterien waren den Controllern der BKW bei der Erstellung der Ausschreibung besonders wichtig. Zum einen musste der Schwerpunkt der Analyselösung auf der strategischen und operativen Unterstützung des Top-Managements liegen. Das Controlling des Konzerns musste in der Lage sein, in wenigen Stunden flexible Änderungen an der Datenstruktur vorzunehmen, indem beispielsweise neue Datenquellen oder Kategorien berücksichtigt wurden. Darüber hinaus musste das neue Analysepaket verschiedene KPIs wie finanzielle, nichtfinanzielle, technische und marktspezifische Indikatoren darstellen. Monatliche Geschäftsberichte mussten spätestens am 10. Tag des Folgemonats verfügbar sein. Darüber hinaus sollte es möglich sein, organisatorische Änderungen zu simulieren und vorherige Berichte zu aktualisieren. Der Workflow und die Kommunikation mit allen am Prozess Beteiligten mussten ebenso berücksichtigt werden wie die schnelle und einfache Verbreitung der Berichte.
Die entscheidende Frage am Ende des Tages war jedoch, wer die beste Lösung für die Berichterstattung über die Services der BKW anbieten könnte, da dies immer noch mithilfe von Excel-Spreadsheets erfolgte. IBM hat mit seinem IBM Planning Analytics-Paket – einer neueren und besseren Version von IBM® Cognos TM1 – den besten Eindruck gemacht. Es war die Flexibilität und Benutzerfreundlichkeit der Software, die das Team letztendlich überzeugte. Die Controller können sehr schnell neue Unternehmen mit all ihren Stammdaten hinzufügen, diese neu zuordnen, verschiedene Organisationsstrukturen parallel anzeigen oder die Ansichten und Analysen an neue Anforderungen anpassen. Diese Qualitäten sind angesichts des rasanten, heterogenen Wachstums der Gruppe besonders vorteilhaft.
Die Installation von IBM Planning Analytics verlief reibungslos und konnte schnell abgeschlossen werden. Ein kleines Team aus dem Konzern-Controlling führte das Projekt parallel zu seiner täglichen Arbeit durch und wurde dabei von Experten von IBM gecoacht. Dank dieser persönlichen Betreuung lernten die Controller der BKW schnell, wie sie aus ihren Daten die für ihre Zwecke benötigten Modelle erstellen können. Sie waren sogar in der Lage, innerhalb weniger Tage eigene Berichte zu erstellen, und einige Wochen später konnten sie sogar selbst Änderungen an den Modellen oder Daten vornehmen.
Die erfolgreiche Implementierung der Software bedeutete, dass das Ziel des neuen Systems – für die monatliche Berichterstattung – nun erreicht war. IBM Planning Analytics ermöglichte aber auch andere nützliche Änderungen, beispielsweise die Beschleunigung des Budgetierungsprozesses. Früher dauerte die Genehmigung des Budgets bis zu 26 Wochen, heute sind es nur noch acht. Auch die mittelfristige Planung wurde berücksichtigt, und es können strategische Zahlen für die Zukunft bis zum Jahr 2050 erstellt werden. Die ursprüngliche Forderung der BKW nach einem kurzfristigen Überblick über alle ihre Geschäftsfelder wurde daher zu einer umfassenden Planung für die Zukunft erweitert. Dank des modularen Aufbaus des neuen Systems sowie seiner Flexibilität und Benutzerfreundlichkeit konnten die Controller diese und weitere Möglichkeiten nutzen, ohne sich zuvor spezielle IT-Kenntnisse aneignen zu müssen.
Schnelligkeit vor Genauigkeit: Vom Buchhalter zum Navigator
Durch die Implementierung konnte die BKW ihre Berichterstattung und Budgetierung enorm beschleunigen. Den Controllern steht nun ein multifunktionales Tool zur Verfügung, mit dem sie alle möglichen geschäftlichen Herausforderungen auf kreative Weise lösen können. Zum einen können sie eine Reihe von Gewinn- und Verlustrechnungen für die verschiedenen Unternehmenszweige erstellen. Interessant ist auch, wie sie mithilfe der Software ein eigenes, effizientes Berichtssystem aufgebaut haben, das alle kleinen Organisationen im Geschäftsbereich Engineering abdeckt, denn jedes Jahr kommen neue Firmen hinzu, die mitsamt ihrer Finanzdaten und KPIs erfasst werden müssen. Dank der ERP-Lösung von IBM ist dies ganz einfach über eine spezielle Eingabemaske möglich. Das Analysesystem führt alle Daten zusammen und ermöglicht eine spezifische Sicht auf den gesamten Engineering-Bereich der BKW. So kann die Engineering-Abteilung mit relativ geringem Aufwand Aussagen über ihre aktuelle Geschäftslage treffen und ihre eigenen Daten direkt an den Konzern melden.
IBM Planning Analytics kann ein komplettes SAP-Buchhaltungssystem nicht vollständig ersetzen, aber das ist auch nicht seine eigentliche Aufgabe. Das Interesse der Controller liegt darin, der Führungsebene valide strategische und operative Daten vorzulegen, um so die Entscheidungsfindung zu erleichtern. Trotz des anstehenden Monatsabschlusses und der Einbindung mehrerer Finanzabteilungen (Steuer- und Rechnungswesen) sowie der Notwendigkeit einer umfassenden Konsolidierung sind die Controller nun in der Lage, die entsprechenden Finanzdaten bis zum achten Werktag des Folgemonats mit hoher Datengenauigkeit bereitzustellen. Dies wirft ein neues Licht auf die kreative Rolle, die Controller heute in einem Unternehmen einnehmen können. Im Fall der BKW haben sie sich von Buchhaltern zu zuverlässigen Navigatoren entwickelt und gehen immer wieder neue Herausforderungen mit Kreativität und Geschick an.
Die BKW Group (Link befindet sich außerhalb von ibm.com) ist ein internationales Energie- und Infrastrukturunternehmen mit Sitz in Bern, Schweiz, das derzeit mehr als 11.500 Mitarbeiter beschäftigt. Es plant, implementiert und betreibt die technische Infrastruktur zur Stromerzeugung und -versorgung für Unternehmen, Privatpersonen und den öffentlichen Sektor und bietet digitale Geschäftsmodelle für erneuerbare Energien. Das Portfolio der Gruppe reicht derzeit von der Planung und Beratung im Ingenieursektor für Energie-, Infrastruktur- und Umweltprojekte bis hin zu integrierten Paketen für Gebäudeservices und den Bau, die Instandhaltung und die Wartung von Strom-, Telekommunikations- und Verkehrsnetzen sowie Wasserversorgungssystemen.
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