An der American University in Cairo (AUC) waren Informationen in Datensilos verstreut, was die Nutzung erschwerte. Die Universität benötigte eine neue BI- und Analyseplattform, die die Entscheidungsfindung unterstützen und Daten dezentralisieren konnte.

Die AUC implementierte die Software Db2 Data Warehouse on Cloud als zentralen Daten-Hub, um Daten aus den isolierten Systemen zu hosten, und das Cognos Analytics-Angebot, um die Informationen visuell darzustellen und verdeckte Muster aufzudecken.

Studierende aus mehr als 60 Ländern der Welt besuchen den hochmodernen, 260 Hektar großen New Cairo Campus der AUC in Ägypten. Sie lernen, kritisch zu denken und kreative Lösungen zu finden, die ihre Ausbildung über den Unterrichtsraum hinaus in die Gemeinschaft tragen. Durch Forschung, intellektuellen und kreativen Ausdruck und kommunalen Service engagiert sich die AUC für die Erforschung der Herausforderungen, mit denen Ägypten, die Region und die Welt konfrontiert sind.

Diese Vision wird jedoch herausgefordert, wenn die Informationsstruktur der Universität nicht robust und leistungsfähig genug ist, um eine rechtzeitige, fundierte Entscheidungsfindung zu unterstützen. Die AUC hat stark in den Aufbau ihrer Informationsinfrastruktur und die Einführung moderner ERP-Systeme investiert. Dieser Schwerpunkt auf Technologie stellte sicher, dass geschäftskritische und wertvolle Daten in klar strukturierten Formaten gespeichert wurden, und vereinfachte die Automatisierung der verschiedenen Geschäftsprozesse. Im Laufe der Zeit haben diese Systeme große Datenvolumen angesammelt.

Die Nutzung dieses großen Datenvolumens zur Gewinnung von Erkenntnissen wurde jedoch lange Zeit in den Hintergrund gerückt. Das Ergebnis waren Inkonsistenzen, Redundanzen und viele unterschiedliche Versionen der Daten. Darüber hinaus dauerte die Datenerstellung mit dem manuellen Prozess, auf den sich die AUC stützte, Wochen und war anfällig für Bedienungsfehler. Als die Informationen eintrafen, war es zu spät – die Entscheidungen waren getroffen.

Die AUC suchte eine BI-Plattform, die eine rechtzeitige und fundierte Entscheidungsfindung unterstützt, Daten dezentralisiert und eine grafisch orientierte und vielfältige Ausgabe ermöglicht.

Jede Strategie zur Vereinheitlichung der Datensilos der AUC musste mit einem harmonischen System beginnen, das keine manuellen Eingriffe erforderte und automatisch assemblierte, umfassende Daten produzieren konnte.

„Institutionelle Effektivität konzentriert sich auf die Transformation von Institutionen mithilfe eines datenorientierten und informationsgesteuerten Entscheidungsfindungsprozesses. Daten, Informationen und Wissen stehen dabei im Mittelpunkt“, erklärt Iman Megahed, Chief Strategy and Knowledge Officer der AUC.

Die Lösung musste außerdem die Daten in verschiedenen Medien und auf unterschiedliche Weise grafisch orientiert darstellen, beispielsweise in Form von Dashboards, Statistiken und Analysen. Da es sich bei der AUC um eine gemeinnützige Universität mit begrenzten Ressourcen handelt, musste die Lösung den Aufwand reduzieren und eine einfache Schulung des Personals im gesamten System ermöglichen.

Die AUC wählte IBM für die Bereitstellung einer Komplettlösung bestehend aus den Angeboten IBM DataStage, Cognos Analytics und Db2 Warehouse on Cloud. Mithilfe der Technologie von IBM war die Universität in der Lage, die Geschwindigkeit der Datenerfassung zu verbessern und Datenfragmente aus verschiedenen ERPs zu konsolidieren, sodass sie erstmals eine 360-Grad-Ansicht ihrer Mitglieder – Studierende, Lehrkräfte und Alumni – erstellen konnte.

„Nach all den Bemühungen des BI-Teams zahlt es sich sofort aus, wenn man in ein Meeting geht und der Rektor ein Dashboard über Lehrkräfte oder Studierende öffnet, den Zahlen voll vertraut und auf dieser Grundlage Entscheidungen trifft“, sagt Heba Atteya, Senior Director of Business Intelligence and Data Analytics an der AUC.

Früher brauchte die AUC Wochen und eine immense Menge an manuellen Eingriffen, um Ergebnisdaten zu erhalten. Jetzt dauert es nur noch wenige Minuten. Daten sind nicht mehr über mehrere Datensilos verteilt. Mit den Lösungen Cognos Analytics und Db2 Warehouse on Cloud wurden die verschiedenen, voneinander getrennten Systeme abgeschafft, sodass die AUC eine schnelle, umfassende Analyseplattform nutzen kann.

Auch wenn BI für die AUC ein langer Weg ist, war der Anfang intensiv und vielversprechend. Der Umstieg wurde von vielen auf dem Campus begrüßt und anerkannt. Nicht nur wurde dem Bedarf an einer effektiven Infrastruktur zur Unterstützung des Entscheidungsfindungsprozesses Rechnung getragen, sondern die Umstellung hatte auch mehrere indirekte Auswirkungen auf die Leistung verschiedener Einheiten auf dem Campus.

Zu den ersten BI-Ergebnissen gehörte ein allmählicher Wandel der Organisationskultur hin zu einem stärker evidenzbasierten Entscheidungsfindungsprozess; eine Verbesserung der Datenqualität und -Governance sowie eine Verringerung der Auswirkung von Silos durch mehr integrierte Transparenz; eine Transformation der Universität in ihrem Kern und eine Betonung der Notwendigkeit von Veränderungen; sowie eine Steigerung des Vertrauens und der Ausrichtung auf allen Leitungsebenen durch die Schaffung eines zentralen Point of Truth, der die Ansichten der Universität konsolidiert und das gemeinsame Handeln steuert.

Grundsätzlich hat die erfolgreiche Implementierung von BI an der AUC eine bedeutende Rolle bei der Umwandlung einer 100 Jahre alten Universität in eine proaktivere, moderne Hochschule in jedem Aspekt ihrer Verwaltung und ihres Betriebs gespielt.

Stakeholder können an Meetings teilnehmen, diskutieren, Daten überprüfen und sofort fundierte Entscheidungen auf der Grundlage quantitativer Informationen treffen, anstatt sich auf Vermutungen zu verlassen. „Wenn Informationen im Rahmen des Entscheidungsfindungsprozesses verfügbar sind, ist alles klar und es sind keine langwierigen Diskussionen oder Debatten mehr darüber erforderlich, was die Leute denken“, erklärt Megahed. „Es ist einfach eine Tatsache. Wir stellen keine Fragen mehr, hinterfragen nichts und machen auch keine Vorschläge mehr, es ist einfach da.“ Die Teilnehmer können jede Diskussion mit unmittelbar verfügbaren Fakten anstelle von Theorien und Meinungen beginnen und ohne Wartezeit entscheiden. Stakeholder können nun proaktiv statt reaktiv agieren, was eine höhere Qualität der Bildung unterstützt.

Die neue Dateninfrastruktur bietet der AUC noch einen weiteren Wettbewerbsvorteil. Die Universität kann mit dieser neuen Lösung nicht nur akademische Statistiken erheben, sondern auch soziale Netzwerke anzapfen, um Wissen über ihre Alumni zu sammeln. Die AUC ist nicht mehr nur auf die Informationen von Studierenden, Lehrkräften und Alumni aus ihrem Datenpool angewiesen. Die Universität blickt in die Zukunft und nutzt zusätzlich soziale Netzwerke, Big Data, KI und das Internet der Dinge (IoT).

Die AUC (Link befindet sich außerhalb von ibm.com) wurde 1919 gegründet und trägt maßgeblich zum sozialen, intellektuellen und kulturellen Leben im arabischen Raum bei.Sie ist eine wichtige Brücke zwischen Ost und West und verbindet Ägypten und die Region durch wissenschaftliche Forschung, Partnerschaften mit akademischen Institutionen und Forschungseinrichtungen und Auslandsstudienprogramme mit dem Rest der Welt.Die AUC ist eine unabhängige, nicht kommerzielle, überparteiliche, nicht-konfessionelle und auf Chancengleichheit bedachte Institution, die in Ägypten und den USA vollständig akkreditiert ist.